Cómo configurar la nómina para su primer empleado

¿Qué debo configurar antes del primer pago?

Antes de pagar sueldos, configure la identidad fiscal del empleador, las cuentas de nómina, los registros del empleado, el método de retención y el método de depósito. Un pago de sueldo crea obligaciones de impuestos y de declaración aunque el negocio tenga un solo trabajador (IRS: Publication 15).

1. Confirme la clasificación fiscal federal del negocio y el lugar de trabajo del trabajador. El nombre de una LLC por sí solo no indica si su dueño es empleado (IRS: LLC de un solo miembro).
2. Obtenga el número de identificación del empleador (EIN) y las cuentas de nómina que se exigen donde trabaja el empleado (IRS: EIN; California EDD: inscripción).
3. Reúna los formularios de contratación y verifique el nombre y el número de Seguro Social del trabajador. Fije el sueldo, el día de pago y el período de nómina (IRS: cómo contratar empleados; IRS: Publication 15).
4. Calcule la retención y los impuestos del empleador, organice los depósitos federales electrónicos y luego programe las declaraciones federales y estatales y el reporte de nuevos empleados (IRS: depósitos y declaraciones; California EDD: nuevos empleados).

Si el trabajador podría ser contratista, resuelva primero la condición de empleado o contratista antes de elegir cómo manejar la nómina.

¿Qué cuentas de empleador federales y de mi estado necesito?

Un empleador necesita un EIN para declarar los impuestos federales de nómina y las cuentas que su estado exige por los sueldos que se pagan allí. Una LLC de un solo miembro ignorada para efectos del impuesto sobre la renta igualmente usa el nombre y el EIN de la propia LLC para los sueldos que paga a sus empleados (IRS: EIN; IRS: LLC de un solo miembro).

Los requisitos estatales y locales varían. Consulte a la agencia del lugar de trabajo del empleado antes del primer pago de nómina; la cuenta de California es un ejemplo, no una cuenta nacional. Si el trabajador está en un segundo estado, vea empleados en otro estado.

En California, un negocio que contrata empleados debe inscribirse dentro de 15 días después de pagar más de $100 en un trimestre calendario (California EDD: cuándo inscribirse).

¿Qué formularios y datos debo reunir al contratar?

Reúna un Form W-4 firmado para la retención del impuesto federal sobre la renta, complete el Form I-9 para verificar la identidad y la autorización de trabajo, y anote el nombre correcto y el número de Seguro Social del empleado para el Form W-2. El IRS indica que un número de identificación personal del contribuyente (ITIN) no reemplaza el número de Seguro Social de un empleado (IRS: cómo contratar empleados).

Si un trabajador autorizado está esperando su SSN, debe solicitarlo ante la Administración del Seguro Social. Si sigue pendiente cuando vence el Form W-2, escriba «Applied For» en el formulario en papel o ceros si lo presenta por vía electrónica, y corrija el W-2 cuando llegue el número (IRS: Publication 15).

Conserve en los registros del empleador el período de nómina, el sueldo bruto, las deducciones, el pago neto y las obligaciones de impuestos, para que los depósitos y las declaraciones posteriores concilien (IRS: Publication 15).

Para un empleado extranjero no residente que trabaja en EE. UU., siga las instrucciones especiales del W-4 y el ajuste de retención del IRS. Los sueldos exentos por tratado pueden requerir el Form 8233 en lugar del Form W-4 (IRS: Publication 15).

¿Qué se descuenta de cada pago y qué agrega el empleador?

La retención del empleado reduce el pago neto que recibe; los impuestos propios del empleador son un costo adicional del negocio. En los sueldos cubiertos ordinarios, el empleador deposita los montos del Seguro Social y de Medicare tanto del empleado como del empleador, además del impuesto federal sobre la renta retenido (IRS: Publication 15; IRS: depósitos y declaraciones).

En el caso de empleados ordinarios de un negocio, el impuesto federal de desempleo por lo general aplica si el empleador pagó al menos $1,500 en sueldos en cualquier trimestre de este año o del anterior, o si tuvo un empleado durante parte de un día en al menos 20 semanas distintas en cualquiera de los dos años. El trabajo agrícola y el doméstico tienen pruebas diferentes (IRS: Publication 15).

Las tasas y los límites salariales federales de arriba provienen de la IRS Publication 15. Retenga un 0.9% adicional del sueldo de un empleado que supere $200,000 pagados por este empleador en un año calendario, a partir del pago de sueldo que cruce el umbral. El empleador no aporta un monto equivalente (IRS: Publication 15). California, por ejemplo, enumera los impuestos de desempleo y de capacitación laboral como costos del empleador, y el seguro estatal por discapacidad y el impuesto personal sobre la renta como montos retenidos del sueldo (California EDD: impuestos de nómina). Las tasas estatales, los límites salariales y los impuestos locales requieren una verificación aparte.

¿Cómo encuentro mi calendario de depósitos federales y cómo pago?

Use las reglas de período de referencia (lookback) del IRS para hallar el calendario mensual o de dos veces por semana del empleador; presentar el Form 941 cada trimestre no significa pagar los impuestos cada trimestre. Por lo general, un empleador nuevo que presenta el Form 941 empieza como depositante mensual en su primer año calendario, porque su obligación del período de referencia anterior se trata como cero (IRS: Publication 15).

Estas son las reglas de depósito del impuesto federal sobre la renta retenido y de ambas partes del Seguro Social y de Medicare; la fecha de pago determina el período de depósito. Un empleador que presenta el Form 941 puede, en cambio, pagar con la declaración presentada a tiempo si la obligación de impuestos del trimestre actual o del anterior es inferior a $2,500 y no surgió una obligación de depósito al día siguiente en el trimestre actual. Si tiene dudas, deposite según el calendario. Los depósitos federales requeridos son electrónicos (IRS: Publication 15).

Un depositante mensual que llega al umbral del día siguiente pasa a ser depositante de dos veces por semana desde el día siguiente, al menos durante el resto de ese año y el año siguiente (IRS: Publication 15).

El impuesto federal de desempleo tiene una prueba trimestral de depósito aparte: deposite cuando la obligación acumulada supere $500, a más tardar el último día del mes siguiente a ese trimestre; los montos menores por lo general se trasladan al período siguiente (IRS: Publication 15).

Los depósitos tardíos pueden costar 2% por los días 1 a 5, 5% por los días 6 a 15, 10% después del día 15, o 15% si sigue sin pagarse más de 10 días después del primer aviso del IRS o ante un requerimiento inmediato, lo que ocurra primero. La causa razonable puede eliminar la multa; un incumplimiento involuntario del primer trimestre también puede calificar para una exención después de presentar a tiempo, con sujeción a los límites de tamaño del IRS (IRS: Publication 15).

Un propietario único debe directamente los impuestos de empleo, sin una prueba de intención. Los socios generales por lo general también responden por las deudas de nómina de la sociedad según la ley estatal; una LLP puede ser distinta. Una persona responsable de la retención de una corporación, sociedad de personas o LLC que no la paga deliberadamente puede deber el monto de fondos en fideicomiso según el IRC 6672; los impuestos del empleador y el FUTA quedan fuera de esa multa. Para las declaraciones presentadas a tiempo, el IRS por lo general tiene tres años desde el siguiente 15 de abril para determinar la deuda y diez años después de la determinación para cobrarla; una determinación propuesta puede apelarse en 60 días, o en 75 si está dirigida al extranjero (IRS: guía de responsabilidad; IRS: multa y apelación).

Contratar a un proveedor de nómina por lo general deja al empleador como responsable de los depósitos y las declaraciones correctos (IRS: Publication 15).

En California, una persona que controla una LLC y no paga deliberadamente los impuestos estatales de nómina también puede deber el impuesto, las multas y los intereses según el UI Code 1735 (California EDD: nómina de LLC).

¿Qué declaraciones y comprobantes de sueldos presentaré?

La mayoría de los empleadores presentan el Form 941 cada trimestre, el Form 940 cada año si están sujetos al impuesto federal de desempleo, y el Form W-2 por cada empleado. Un depósito federal de impuestos paga una obligación; no reemplaza la declaración que la informa (IRS: depósitos y declaraciones).

Un empleador que espera un impuesto de empleo anual de $1,000 o menos pudo pedir el Form 944 para 2026 a más tardar el 16 de marzo (por correo) o el 1 de abril (por teléfono). Ese plazo de solicitud ya cerró; use el Form 944 solo si el IRS lo aprobó por escrito. Los empleadores agrícolas pueden usar el Form 943 (IRS: instrucciones del Form 941).

¿Debo reportar a un nuevo empleado al estado y cuándo?

Reporte a un nuevo empleado según las reglas de nuevos empleados del estado de trabajo, por separado de las declaraciones de impuestos. California exige el Form DE 34 para los empleados que trabajan allí, dentro de 20 días calendario después del primer día de trabajo remunerado; también cubre la recontratación tras una separación de al menos 60 días consecutivos. Para la presentación electrónica, el EDD pide dos reportes mensuales con 12 a 16 días de diferencia; omita un reporte vacío (California EDD: nuevos empleados).

El reporte de California incluye el número de cuenta del EDD y el EIN del empleador, y el nombre, el número de Seguro Social, el domicilio y la fecha de inicio del empleado. Otros estados pueden usar plazos y métodos diferentes, así que consulte a la agencia estatal correspondiente antes de que el trabajador empiece (California EDD: nuevos empleados).

California puede cobrar $24 por cada trabajador no reportado, o $490 por un acuerdo intencional de omitir o falsificar el reporte (California EDD: nuevos empleados).

Soy el único trabajador de mi corporación S. ¿Qué sigue igual?

Por lo general, un ejecutivo de una corporación S que presta servicios y recibe pago, o tiene derecho a recibirlo, tiene un sueldo de empleado, aunque sea dueño de todas las acciones. La excepción del IRS es para un ejecutivo que no presta servicios o presta solo servicios menores y no tiene derecho a pago. Configure el mismo EIN del empleador, la cuenta estatal aplicable, la retención, los depósitos, las declaraciones y el proceso del W-2 que usaría para cualquier otro empleado (IRS: ejecutivos de corporaciones S).

Las distribuciones no reemplazan el sueldo por servicios. Decidir cuánto sueldo pagar al dueño de una corporación S es otra pregunta; el monto depende del trabajo y de los hechos (IRS: ejecutivos de corporaciones S).

Tengo una empresa individual o una LLC. ¿Puedo ponerme en nómina?

Por lo general, un propietario único y el dueño individual de una LLC de un solo miembro ignorada pagan el impuesto por trabajo independiente (self-employment tax) sobre las ganancias del negocio, en vez de tratar sus propios retiros como sueldo de empleado. Un socio, incluido un miembro de una LLC que tributa como sociedad de personas, es trabajador independiente por los servicios que presta a esa sociedad, no su empleado (IRS: LLC de un solo miembro; IRS: socios).

Esa es la regla federal. Para los impuestos de nómina de California, el EDD por lo general trata como sueldo el pago por servicios a un socio comanditario, pero excluye los retiros genuinos de un socio general (California EDD: nómina de LLC y sociedades de personas).

Una LLC que tributa como corporación sigue las reglas de nómina de las corporaciones para un dueño que trabaja como empleado. Por eso, la clasificación va primero; una LLC puede ser ignorada, tributar como sociedad de personas o tributar como corporación. Una LLC ignorada igualmente puede manejar la nómina de sus demás empleados con su propio nombre y EIN (IRS: LLC de un solo miembro).

Ejemplo

Dólares estadounidenses ilustrativos; suponga sueldos cubiertos ordinarios, un calendario federal de depósitos mensual y ninguna deducción estatal ni de beneficios. Un negocio paga $5,000 brutos en un mes a un empleado. Su cálculo del impuesto federal sobre la renta a partir del Form W-4 da $500 de retención. El Seguro Social del empleado es de $310 y Medicare es de $72.50, y al empleado le quedan $4,117.50.

El negocio también debe $310 de su propio Seguro Social y $72.50 de su propio Medicare. Su costo en efectivo es de $5,382.50 antes del impuesto de desempleo y de cualquier otro costo del empleador. Su depósito federal por los sueldos de ese mes es de $1,265: $500 de impuesto sobre la renta retenido, más $382.50 del empleado y $382.50 del empleador. Deposita según el calendario mensual y luego informa por separado los sueldos y los impuestos en su Form 941 trimestral. La retención de $382.50 del empleado forma parte del sueldo bruto, no es otro costo del empleador.

¿Su situación es distinta?

• El trabajador podría ser contratista: revise la clasificación de trabajadores antes de pagarle.
• Todavía no decidió el sueldo del dueño de su corporación S: revise el sueldo del dueño de una corporación S.
• El empleado trabaja en otro estado: vea empleados en otro estado.
• El empleado trabaja a ambos lados de la frontera entre EE. UU. y Canadá: vea contratación transfronteriza.
• Su primer empleado es su hijo o su cónyuge: pueden aplicar exenciones federales del Seguro Social, de Medicare o del FUTA a los sueldos de familiares en una empresa individual o en ciertas sociedades de personas cuyos dueños son los padres; los sueldos de una corporación siguen cubiertos (IRS: Publication 15, empleados familiares).
• Su negocio tiene gastos de investigación que califican: una pequeña empresa calificada elige el crédito de investigación contra los impuestos de nómina en el Form 6765 a más tardar en la fecha de vencimiento de su declaración original del impuesto sobre la renta, incluidas las prórrogas. Usa el Form 8974 con su declaración de impuestos de empleo para reducir el impuesto del Seguro Social y de Medicare del empleador a partir del trimestre posterior a la presentación de esa declaración del impuesto sobre la renta (IRS: Publication 15).
• Un depósito o una declaración ya está atrasado: vea atraso en los impuestos de nómina. Los impuestos retenidos siguen siendo exigibles aunque el negocio tenga problemas de flujo de efectivo (IRS: Publication 15).
• Todavía está constituyendo el negocio: vea qué configurar después de constituir la empresa.
• La clasificación de la entidad, las cuentas estatales o los primeros depósitos no están claros: reúna el EIN, la elección fiscal de la LLC o la condición de corporación, el lugar de trabajo, el calendario de pagos, el W-4 y las notificaciones de cuentas estatales, y luego obtenga ayuda con la contabilidad.