Pagar a contratistas en el extranjero: formularios y retención

¿Un negocio de EE. UU. envía el Form 1099-NEC a un contratista extranjero que trabaja en el extranjero?

Generalmente, no. El pago a una persona extranjera debidamente documentada por servicios prestados por completo fuera de EE. UU. es un ingreso de fuente extranjera, que normalmente queda fuera de la retención y del reporte de declaraciones informativas de EE. UU. El Form 1099-NEC es el formulario para contratistas nacionales; la compensación de fuente estadounidense pagada a una persona extranjera por trabajo que no es de empleado generalmente se reporta en el Form 1042-S (IRS: ingresos de fuente extranjera; IRS: reporte a contratistas).

La dirección postal del contratista, la moneda de la factura, su cuenta bancaria y la ubicación en EE. UU. de su negocio no determinan dónde se prestaron los servicios. El lugar donde se presta el servicio generalmente define la fuente de los ingresos por servicios, sin importar dónde se firmó el contrato ni adónde se envió el pago (IRS: fuente de los ingresos por servicios personales). Establezca tanto la condición fiscal del beneficiario como el lugar de trabajo antes de tratar el pago como de fuente extranjera.

¿Qué formulario de condición debo pedir a una persona o empresa extranjera?

Pida el formulario que corresponda a quien se considera que recibe el ingreso, de preferencia antes de pagar. Un W-8 válido puede acreditar la condición de extranjero para el reporte de declaraciones informativas dentro de EE. UU.; consérvelo en sus registros en lugar de enviarlo al IRS (IRS: instrucciones para quien solicita los W-8).

Revise un formulario si su dirección, clasificación, dueño o reclamo del tratado contradice lo que usted sabe. Un formulario no es confiable solo porque todas sus casillas estén llenas (IRS: Publication 515).

¿Aplica la retención de EE. UU. cuando todos los servicios se prestan fuera de EE. UU.?

Generalmente, no aplica la retención de EE. UU. a no residentes sobre el pago a una persona extranjera por servicios prestados por completo en el extranjero. Ese pago generalmente es de fuente extranjera, aunque un negocio de EE. UU. firme el contrato y pague desde una cuenta de EE. UU.; además, normalmente no requiere el Form 1042-S (IRS: fuente de los ingresos por servicios personales; IRS: ingresos de fuente extranjera).

Antes de pagar, reúna el W-8 que corresponda al dueño del ingreso, la factura y un registro con fechas del lugar de trabajo. No se necesita un reclamo del tratado en el Form 8233 para servicios prestados por completo en el extranjero (IRS: instrucciones para quien solicita los W-8; IRS: instrucciones del Form 8233).

No trate toda la factura como de fuente extranjera si también paga trabajo en EE. UU. o algo que no sean servicios, como una licencia. Identifique qué compra cada pago y dónde se prestó cada servicio antes de decidir el tratamiento de reporte y de retención en EE. UU. (IRS: Publication 515).

¿Qué cambia si el contratista presta algunos servicios estando físicamente en EE. UU.?

La parte de los honorarios de un contratista extranjero atribuible a servicios prestados en EE. UU. generalmente es de fuente estadounidense. Para los servicios prestados en ambos lugares, haga una asignación exacta; el IRS generalmente usa los días de servicio en EE. UU. divididos entre el total de días de servicio del período de pago (IRS: fuente de los ingresos por servicios personales).

Una excepción legal limitada trata el trabajo en EE. UU. como de fuente extranjera si una persona no residente está en EE. UU. de forma temporal por no más de 90 días en el año fiscal, el pago total por servicios en EE. UU. no supera $3,000, y el contrato es con un pagador extranjero que califica o con la oficina en el extranjero de un pagador de EE. UU. Un contrato con su oficina habitual en EE. UU. no califica (US Code: sección 861(a)(3)).

El pago de fuente estadounidense por servicios independientes a una persona no residente generalmente exige una retención de 30%, salvo que una excepción aplicable o un reclamo del tratado debidamente respaldado la cambie (IRS: pago por servicios personales; IRS: Publication 515). La respuesta sobre la retención para una entidad extranjera depende de su clasificación tributaria, de quién es dueño del ingreso y de su documentación. Un W-8BEN o un W-8BEN-E por sí solo no prueba que el trabajo en EE. UU. esté exento de retención (IRS: instrucciones para quien solicita los W-8). La situación de declaración del propio contratista en EE. UU. es otra cuestión, que se explica en cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU..

En el último pago por servicios en EE. UU. del año a una persona, una carta del IRS puede reducir la retención hasta $5,000; el contratista debe obtener la carta y entregarla al pagador antes de usar la exención. Un acuerdo de retención con el IRS también puede cambiar el monto de los pagos que cubre (IRS: Publication 515).

Estas son reglas federales. California también generalmente retiene 7% cuando los pagos de fuente californiana a un no residente superan $1,500 en un año calendario. Quien paga presenta el Form 592 y entrega al contratista el Form 592-B. El beneficiario puede entregar el Form 587 para asignar el trabajo hecho en distintos lugares o, si es elegible, el Form 590 para reclamar una exención; antes del pago, el beneficiario debe obtener la aprobación de la FTB para una autorización para no retener con el Form 588 o una reducción con el Form 589. Otros estados tienen reglas distintas (California FTB: retención a no residentes; California FTB: instrucciones del Form 589).

¿Cuándo debo presentar los Forms 1042 y 1042-S, aunque un tratado elimine la retención?

Reporte en el Form 1042-S la compensación de fuente estadounidense por servicios independientes pagada a una persona extranjera cuando las reglas de reporte del IRS la cubren. Una exención de retención por un tratado no elimina por sí sola el reporte en el Form 1042-S. Si debe presentar el Form 1042-S, también debe presentar el Form 1042 anual (IRS: instrucciones del Form 1042-S; IRS: reporte a contratistas).

Para los pagos de 2026, presente y entregue los Forms 1042-S y presente el Form 1042 a más tardar el 15 de marzo de 2027. Si debe presentar el Form 1042-S por vía electrónica, use IRIS (IRS: instrucciones del Form 1042-S; IRS: instrucciones del Form 1042). Presente el Form 8809 a más tardar en esa fecha para obtener una prórroga automática de 30 días para presentar el Form 1042-S; el Form 7004 presentado en esa fecha da una prórroga automática de seis meses para presentar el Form 1042. Ninguna pospone los depósitos del impuesto ni la entrega de las copias a los beneficiarios. Para pedir una prórroga aparte para la copia del beneficiario, envíe el Form 15397 a más tardar el 15 de marzo de 2027; la aprobación puede otorgar hasta 30 días (IRS: instrucciones del Form 1042-S; IRS: instrucciones del Form 1042).

Para los servicios en California pagados en 2026, presente el Form 592 y envíe la retención de enero a marzo, de abril a mayo, de junio a agosto y de septiembre a diciembre, a más tardar en las fechas 15 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre de 2026; 15 de enero de 2027, respectivamente; entregue el Form 592-B al beneficiario a más tardar el 1 de febrero de 2027 (California FTB: instrucciones del Form 592; California FTB: instrucciones del Form 592-B; California FTB: Publication 1017).

Deposite el impuesto retenido por vía electrónica: si el impuesto sin depositar llega a $2,000 al final de un cuarto de mes, deposítelo dentro de tres días hábiles; si al final del mes es de al menos $200 pero menor que $2,000, deposítelo dentro de 15 días. Un saldo al cierre del año menor que $200 puede pagarse con el Form 1042 en su fecha de vencimiento (IRS: instrucciones del Form 1042). La presentación tardía de cada Form 1042-S correcto puede costar $60 dentro de 30 días, $130 hasta el 1 de agosto o $340 después. No entregar una copia al beneficiario puede generar una multa independiente de hasta $340; el incumplimiento deliberado cuesta lo que resulte mayor entre $690 y 10% de las partidas que debían reportarse (IRS: instrucciones del Form 1042-S). Un Form 1042 tardío puede costar 5% del impuesto sin pagar por mes, hasta 25%; el pago tardío generalmente cuesta 0.5% por mes, hasta el mismo tope (IRS: instrucciones del Form 1042).

¿El reclamo del tratado de un contratista canadiense cambia el formulario que debo pedir?

Sí. Si una persona residente de Canadá reclama una exención de retención por tratado para servicios prestados en EE. UU., esa persona generalmente le entrega el Form 8233 para esa compensación. El Form 8233 requiere el número de identificación fiscal de EE. UU. de la persona; si un SSN o un ITIN está pendiente, adjunte una copia de la solicitud completa. El Form W-8BEN puede documentar la condición de extranjero, pero no es el formulario para la exención por tratado de una persona sobre servicios personales prestados en EE. UU. (IRS: instrucciones del Form 8233; IRS: instrucciones del W-8BEN).

La residencia canadiense por sí sola no establece que la exención del tratado aplique. Si la persona es residente de ambos países según la ley interna, aplique la regla de desempate de residencia del Artículo IV del tratado. Antes de aceptar el Form 8233, revise el artículo del tratado que se reclama, la presencia en EE. UU. y si el contratista tiene un establecimiento permanente en EE. UU. según el tratado (IRS: tratado entre Canadá y EE. UU.; Departamento del Tesoro: protocolo del tratado entre Canadá y EE. UU.). La persona completa un Form 8233 aparte por cada año fiscal y firma la Parte III; usted firma la Parte IV. Si acepta el reclamo, envíe una copia al IRS dentro de 5 días y espere al menos 10 días después del envío antes de usar la exención. Si hechos posteriores invalidan el reclamo, notifique al IRS y retenga sobre los montos aún no pagados (IRS: Form 8233 e instrucciones; IRS: instrucciones del Form 8233). El reclamo del tratado de una corporación canadiense sigue las reglas de su clasificación de entidad y de documentación, y normalmente comienza con el Form W-8BEN-E y no con el Form 8233 de una persona (IRS: instrucciones para quien solicita los W-8; IRS: Publication 515). Para las declaraciones del contratista en los dos países, consulte profesionales independientes canadienses con clientes en EE. UU..

¿Qué pasa si el contratista no entrega un formulario válido de condición o de tratado?

Primero distinga entre un formulario de condición de extranjero faltante y un reclamo de tratado faltante. Si la condición de extranjero está documentada pero no hay un reclamo válido del tratado para servicios en EE. UU., no use la exención del tratado; determine la retención y el reporte en el Form 1042-S del pago de fuente estadounidense. Si la condición del beneficiario no está documentada, aplique las reglas de presunción del IRS antes de pagar para determinar la retención y el reporte de una persona extranjera, o el reporte para contratistas de EE. UU. y la retención adicional. Una factura del exterior no prueba ni la condición ni la exención (IRS: instrucciones para quien solicita los W-8; IRS: Publication 515).

Si ya se hizo un pago, reconstruya el lugar de trabajo, la condición del beneficiario y cualquier impuesto retenido antes de decidir si hace falta una corrección o una presentación (IRS: Publication 515).

El agente de retención, sea un propietario único, una sociedad de personas o una corporación, adeuda el impuesto que estaba obligado a retener conforme a la sección 1461, sin prueba de intención; en una empresa individual, lo adeuda el propietario en lo personal. Si el beneficiario extranjero paga el impuesto, el agente ya no adeuda ese impuesto, pero aún puede adeudar intereses y multas. Un propietario, ejecutivo u otra persona responsable que no cobre o no entregue el impuesto de forma deliberada puede enfrentar por separado una multa de la sección 6672 igual al impuesto no pagado. Generalmente se permite determinar el impuesto durante 3 años después de presentada una declaración, pero en cualquier momento si no se presentó ninguna; excepciones legales pueden extender el plazo (IRS: Publication 515; US Code: secciones 1461, 6501 y 6672).

En la retención de California, la sección 18668 del Revenue and Taxation Code hace responsable del impuesto omitido a quien estaba obligado a retener, salvo que exista una causa razonable. Cuando una deuda estatal se vuelve exigible, la FTB generalmente tiene 20 años para cobrarla; las suspensiones o las deudas posteriores pueden cambiar ese plazo (Ley de California: sección 18668; California FTB: plazo de cobro).

¿Qué registros prueban el lugar de trabajo y respaldan el gasto?

Conserve registros que muestren quién hizo el trabajo, qué pagó el negocio, dónde se prestaron los servicios y cómo se dividió cada factura con trabajo en varios lugares. Los registros de días trabajados respaldan la asignación por tiempo del IRS, mientras que los contratos, las facturas y las pruebas de pago respaldan el monto registrado en los libros (IRS: fuente de los ingresos por servicios personales; IRS: registros del negocio).

• Conserve el contrato firmado, el alcance del trabajo, las facturas, las confirmaciones de pago y cualquier registro de viajes o de días trabajados que muestre el país, las fechas y las tareas.
• Conserve el W-8 o el W-9, cualquier Form 8233 y su respaldo del tratado, y el motivo por el que aceptó el formulario. Los W-8 se quedan en sus registros; los Forms 8233 aceptados tienen un paso de envío aparte al IRS (IRS: instrucciones para quien solicita los W-8; IRS: instrucciones del Form 8233).
• Concilie cada factura con el pago y con cualquier Form 1042-S. En una factura dividida, conserve el cálculo que asigna el pago a los días de servicio en EE. UU. y en el extranjero (IRS: fuente de los ingresos por servicios personales).

¿Qué pasa si el contratista es ciudadano o residente de EE. UU. y vive en el extranjero?

Un ciudadano o residente fiscal de EE. UU. es una persona de EE. UU. para estas reglas de formularios, aunque el trabajo se haga en el extranjero. Pida el Form W-9, no un W-8. El Form 1099-NEC generalmente aplica cuando la compensación reportable pagada a esa persona, por trabajo que no es de empleado, llega a $2,000; la retención adicional puede exigir el formulario por debajo de ese monto (IRS: instrucciones del W-8BEN; IRS: requisitos de reporte del Form 1099). Vivir fuera de EE. UU. no convierte a una persona de EE. UU. en beneficiario extranjero para los Forms 1042-S y 1042 (IRS: Publication 515).

Ejemplo

Los montos ilustrativos están en dólares de EE. UU. Un negocio de EE. UU. acuerda pagar $10,000 a una persona no residente por 20 días de servicio. El contratista trabaja 15 días en el extranjero y cinco días en EE. UU. Una asignación del tiempo debidamente respaldada asigna $7,500 a servicios de fuente extranjera y $2,500 a servicios de fuente estadounidense. Sin una excepción aplicable ni una exención válida por tratado, la retención habitual de 30% sobre la parte de fuente estadounidense sería de $750. El negocio generalmente reporta la parte de fuente estadounidense en el Form 1042-S y presenta el Form 1042. En este caso, el Form 1042-S muestra el código de ingreso 17 en la casilla 1, $2,500 de ingreso bruto en la casilla 2 y $750 retenidos en la casilla 7a (IRS: Form 1042-S de 2026). Si un reclamo válido del tratado elimina la retención, esos formularios de reporte generalmente siguen siendo obligatorios (IRS: fuente de los ingresos por servicios personales; IRS: instrucciones del Form 1042-S).

¿Su caso es distinto?

• El trabajador puede ser un empleado: la clasificación cambia las reglas de nómina y de formularios. Consulte contratistas que podrían ser empleados.
• El contratista trabajó en EE. UU., reclama una exención por tratado o falta un formulario de condición: reúna el contrato, el registro de días trabajados, los formularios de residencia y de condición, las facturas y el historial de pagos para recibir ayuda con la contabilidad.
• Necesita la respuesta fiscal en EE. UU. del propio contratista: consulte cuándo los propietarios extranjeros deben impuestos en EE. UU..
• El contratista es un profesional independiente canadiense que declara en ambos países: consulte profesionales independientes canadienses con clientes en EE. UU..
• Su LLC de EE. UU. tiene un propietario extranjero: su reporte anual aparte como propietario se explica en presentación de una LLC de un solo miembro de propiedad extranjera.
• Omitió un formulario obligatorio para contratistas de EE. UU.: consulte formularios tardíos de contratistas y empleados. Para pagos pasados a contratistas extranjeros con días de trabajo en EE. UU., lleve los registros de pagos y de retenciones para recibir ayuda con la contabilidad.