הגשה באיחור של טפסי 1099 ו-W-2: קנסות ובקשת הקלה

פספסתי את המועד של טפסי 1099-NEC לקבלנים. מה עושים עכשיו?

מסרו לכל קבלן את טופס 1099-NEC החסר והגישו את עותק A ל-IRS ברגע שאישרתם את הסכומים ואת פרטי הנמען. הגשה ומסירה הן שתי חובות נפרדות, וקיום אחת מהן אינו משלים את האחרת (IRS: דיווח על דוחות מידע).

פורטל IRIS דורש קוד בקרת משדר (Transmitter Control Code, TCC). הגישו בקשה לקוד עכשיו אם צריך, כי הטיפול עשוי לקחת זמן (IRS: Publication 1099). כדי למסור טופס 1099 בדרך אלקטרונית, יש לקבל מהקבלן הסכמה אלקטרונית מפורשת שמראה שהוא יכול לגשת לפורמט. אחרת, מוסרים עותק בנייר (IRS: Publication 1099).

בתשלומים שבוצעו בשנת המס של המדריך, טופס 1099-NEC מדווח בדרך כלל על תגמולים מזכים שאינם שכר עבודה (nonemployee compensation) בסך $2,000 לפחות. בשנות תשלום קודמות חל סף אחר. בדקו אם התשלום היה חייב בדיווח בשנת התשלום שלו לפני שאתם מכינים טופס באיחור (IRS: טופס 1099-NEC, שאלות ותשובות). השאלה אם התשלום חייב טופס, כולל חריגים לפי אמצעי התשלום, נידונה ברישומי הנהלת חשבונות של קבלנים.

המועד הרגיל לטופס 1099-NEC הוא 31 בינואר אחרי שנת התשלום, ונדחה ליום העסקים הבא כשהוא חל בסוף שבוע או בחג רשמי. עבור תשלומים של 2026 זה 1 בפברואר 2027. אין הארכה אוטומטית להגשת טופס 1099-NEC. IRS דורש בדרך כלל הגשה אלקטרונית כשיש 10 דוחות מידע או יותר בסך הכול, כשסוגי טפסים שונים נספרים יחד. אחרת ייתכן שמותר להגיש בנייר (IRS: Publication 1099; IRS: טופס 1099-NEC).

לא שלחתי ולא הגשתי טפסי W-2 לעובדים. איך משלימים את החסר?

לגבי עובדים שהשכר שלהם מחייב טופס W-2, מסרו עכשיו את הטופס החסר והגישו למינהל הביטוח הלאומי (Social Security) את דוחות השכר המקוריים. השוו את רישומי השכר לטפסי W-2 לפני ההגשה, כי טופס W-2 מדווח על שכר ועל מס שנוכה במקור, ולא רק על הסכום שהופקד בחשבון הבנק של העובד (IRS: הוראות לטופס W-2).

Social Security מקבל טפסי W-2 מקוריים דרך שירות הגשת השכר שלו, Business Services Online, או בנייר היכן שמותר. עותק A בנייר חייב להיות טופס רשמי הניתן לסריקה, ולא הדפסה של קובץ ה-PDF (IRS: טופס W-2). כלל ההגשה האלקטרונית חל בדרך כלל החל מ-10 דוחות מידע בסך הכול, כולל טפסי 1099 (SSA: דרכי הגשה). המועד הרגיל להגשת טפסי W-2 ל-Social Security ולחלוקתם לעובדים הוא 31 בינואר, ונדחה ליום העסקים הבא: 1 בפברואר 2027 עבור שכר של 2026. אם סגרתם את העסק, מועד שתי חובות ה-W-2 הוא מועד הגשת טופס 941 או 944 האחרון (IRS: הוראות לטופס W-2).

אם סכומי השכר אינם תואמים לטופס 941 שהוגש, יישבו את ההבדל לפני שאתם מניחים ש-W-2c לבדו פותר את הבעיה. להפקדות שהוחמצו או לדוחות 941 שהוחמצו יש כללים שונים. ראו פיגור במסי שכר.

אלה שלבי הגשה פדרליים. דיווח מדינתי על שכר ועל קבלנים עשוי לחייב הגשות ומועדים נפרדים.

מה גובה הקנסות על הגשה באיחור ועל מסירה באיחור? האם הגשה עכשיו עוזרת?

IRS יכול להטיל קנס על כל דוח שהוגש באיחור או באופן שגוי לרשות, וקנס נפרד על כל טופס שנמסר באיחור או באופן שגוי לעובד או לקבלן. הגשה או מסירה מוקדמת יותר יכולות להעביר את ההפרה לדרגת קנס נמוכה יותר (IRS: קנסות על דוחות מידע).

קודם כול זהו את שנת התשלום או השכר. סף הדיווח נקבע לפי שנת התשלום, וסכומי הקנס נקבעים לפי השנה שבה הטופס היה צריך להיות מוגש. הטבלה הזו מכסה טפסים של תשלומים או שכר משנת 2026, שמועדם בדרך כלל ב-2027. טפסים קודמים שמוגשים באיחור כפופים לשיעורי שנת המועד שלהם.

התקרות השנתיות חלות בנפרד על הפרות של הגשה ועל הפרות של מסירה. עסק קטן הוא עסק שהמחזור ברוטו השנתי הממוצע שלו אינו עולה על $5,000,000 בשלוש שנות המס האחרונות שלו. IRS מפרסם את הסכומים האלה לטפסים שמועדם ב-2027, אבל בשורות הדרגה האמצעית בטבלה שלו מודפס “1 באוגוסט 2026”. החוק קובע שהמועד האחרון הזה חל בשנה שבה הדוח או הטופס צריכים להיות מוגשים או נמסרים (IRS: Revenue Procedure 2025-32; US Code: סעיפים 6721 ו-6722; סעיף 7503). התעלמות מכוונת מחייבת קנס בגובה הסכום הגבוה מבין $690 לבין 10% מהסכום שחובה לדווח עליו, לכל דוח ולכל טופס שנמסר, ללא תקרה שנתית (IRS: Revenue Procedure 2025-32). דוח שהוגש באיחור ויש בו גם טעות אחרת עלול עדיין לגרור קנס על הטעות שלא תוקנה. IRS משתמש בדרך כלל בקנס ההגשה הגבוה ביותר שחל על אותו דוח, ולא מוסיף קנסות הגשה על אותו דוח (IRS: Publication 1586).

ל-IRS יש בדרך כלל שלוש שנים להטיל קנס על הגשה באיחור או על הגשה שגויה, מהמאוחר מבין מועד הדוח לבין ההגשה בפועל. אם דוח מידע שחובה להגיש לא הוגש כלל, אין מועד אחרון להטלת הקנס (IRS: מגבלות זמן להטלת קנסות על דוחות מידע).

קבלן לא מסר לי מעולם טופס W-9 או מספר זיהוי מס. מה לעשות?

אם הקבלן הוא נישום אמריקאי (US person), בקשו ממנו טופס W-9 ותעדו מתי ביקשתם. לנמענים זרים עשויים להיות טפסי מעמד וכללי דיווח אחרים. ראו תשלום לקבלנים בחו״ל. היעדר מספר זיהוי מס (TIN) אינו מבטל טופס 1099-NEC שחובה להגיש: הוראות IRS קובעות להשאיר את תיבת ה-TIN ריקה אם לא נמסר מספר, ומספר חסר או שגוי יכול בעצמו לגרור קנס (IRS: Publication 1099).

בתשלומים שחובה לדווח עליהם לקבלן אמריקאי בלי TIN תקף, ניכוי במקור חלופי (backup withholding) יכול לחול בשיעור 24%. גם סף ה-$2,000 של 2026 חל על ניכוי במקור חלופי בתשלומים האלה. תקנות ישנות יותר מציינות סכום נמוך יותר (IRS: הסף הסטטוטורי ל-2026). IRS קובע שמשלם חייב להתחיל לנכות מיד כשלא נמסר TIN או כשהמספר שגוי באופן ברור, ולדווח על הניכוי החלופי בטופס 945 ובטופס 1099 הרלוונטי (IRS: תוכנית B; IRS: ניכוי במקור חלופי). אם בוצע ניכוי במקור חלופי, יש להגיש ולמסור טופס 1099-NEC גם כשהתשלום נמוך מסף הדיווח הרגיל (IRS: Publication 1099). טופס W-9 שנאסף מאוחר יותר משמש לדיווח ולניכוי עתידיים, ואינו מקיים למפרע חובת ניכוי קודמת.

אם ניכוי במקור חלופי שחובה לבצע לא בוצע, המשלם חייב בו לפי סעיפים 3406 ו-3403. עצמאי חייב בו כמשלם. בשותפות או בחברה, בעלים, שותף, נושא משרה או אדם אחר ששלט בתשלום יכול להיות חשוף בנפרד לקנס שחזור מסי נאמנות (trust fund recovery penalty) לפי סעיף 6672, אם היה אחראי למס וההפרה הייתה מכוונת. ל-IRS יש בדרך כלל שלוש שנים להטיל שומה על הניכוי ועל הקנס הזה, מהמאוחר מבין 15 באפריל שאחרי השנה לבין הגשת טופס 945. טופס 945 שלא הוגש יכול להשאיר את שניהם פתוחים (IRS: נוהלי ניכוי במקור חלופי; IRS: הוראות לטופס 945; IRS: מגבלות זמן לקנס מס נאמנות). אם הקבלן דיווח על התשלום ושילם את המס, בקשו הקלה לפי סעיף 3402(d) באמצעות טופס 4669 חתום מהקבלן הזה ובאמצעות טופס 4670 מהמשלם. ההקלה אינה מבטלת ריבית או קנסות, ואינה יכולה לכסות מס שנוכה בפועל ולא הועבר לרשות (IRS: טופס 4669; IRS: נוהלי ניכוי במקור חלופי).

שמרו את היסטוריית הבקשות. Publication 1586 מתאר בקשה ראשונית, ובמקרים הנדרשים גם בקשות שנתיות, למספר TIN חסר, כחלק מהוכחת התנהלות אחראית. הודעות CP2100 או CP2100A על TIN שגוי כוללות שלבי B-notice משלהן, והן שונות מהודעה 972CG (IRS: Publication 1586).

IRS שלח הודעה 972CG. מה היא מציעה ואיך משיבים?

הודעה 972CG מציעה קנס על הגשת דוחות מידע, לרוב בשל הגשה באיחור, שיטת הגשה שגויה, או מספרי זיהוי מס חסרים או שגויים. זו עדיין לא ההערכה הסופית. ההודעה מפרטת את ההגשות שנפגעו וכוללת דף תגובה (IRS: Publication 1586).

1. קראו את תאריך ההודעה ואת המועד האחרון למענה. השיבו בתוך 45 ימים קלנדריים מתאריך ההודעה, או 60 ימים קלנדריים למגיש מחו״ל. אם צריך זמן נוסף, בקשו אותו בכתב מהכתובת שבהודעה לפני שהתקופה מסתיימת.
2. השוו כל טופס ברשימה למה שהגשתם, למועד שבו התקבל, ולשם ול-TIN שהיו בידכם. הפרידו בין טפסים שאתם מסכימים שהוגשו באיחור לבין פריטים שאתם חולקים עליהם.
3. תקנו כל טופס חסר או שגוי דרך ערוץ ההגשה המתאים. שלחו את דף התגובה להסכמה מלאה, להסכמה חלקית או לחלוקה, לפי העניין, ותשלום על כל סכום שאתם מסכימים לו.
4. אם אתם מבקשים ויתור על הקנס, שלחו הסבר כתוב וחתום שמציין את הסיבה, את הצעדים שננקטו לפני ההפרה ואחריה ואת העובדות התומכות. צרפו את ההצהרה תחת עונשי עדות שקר שהפרסום דורש. שמרו עותקים והוכחת מסירה.

Publication 1586 קובע ש-IRS רשאי לבקש ראיות נוספות. אם לא תשיבו עד המועד שבהודעה, IRS אומר שיטיל את הסכום המוצע וישלח הודעת יתרה לתשלום. הודעה 972CG עצמה מציעה קנס הגשה לפי סעיף 6721. ייתכן שיחול גם קנס נפרד על מסירה באיחור לפי סעיף 6722 (IRS: Publication 1586).

האם סיבה סבירה יכולה לבטל את הקנס?

כן, אבל IRS דורש ראיות שההפרה נבעה מסיבה סבירה (reasonable cause) ולא מהתרשלות מכוונת. העסק צריך להראות התנהלות אחראית לפני ההפרה ואחריה, וגם גורמים מקלים משמעותיים או נסיבות שאינן בשליטתו. הגשה באיחור בלבד אינה מוכיחה זאת (IRS: קנסות על דוחות מידע; IRS: Publication 1586).

לטפסים שהוגשו בזמן ואחר כך נמצאו שגויים, כלל נפרד מבטל את קנס ההגשה עבור הגבוה מבין 10 דוחות לבין 0.5% מכלל הדוחות הנדרשים, אם תוקנו עד 1 באוגוסט של שנת המועד שלהם, או עד יום העסקים הבא אם התאריך הזה חל בסוף שבוע או בחג רשמי. הכלל אינו פוטר דוחות מקוריים שהוגשו באיחור (IRS: Publication 1099; IRS: הוראות לטופס W-2). הקלה בפעם הראשונה (First Time Abate) והמנגנון האוטומטי שהחליף אותו מכסים קנסות מוגדרים על דוחות מס והפקדות, ולא את קנסות דוחות המידע האלה (IRS: הקלה בקנסות מנהליים).

במקרה של TIN חסר או שגוי, הראו מתי הוגשו בקשות לטופס W-9 או למספר TIN אחר, אילו בקשות מעקב נדרשות נשלחו, ומתי התקבל המספר הנכון. במקרה של הגשה באיחור, הסבירו את האירוע הספציפי, מה מנע הגשה בזמן, איך העסק פעל כדי למנוע את הבעיה, ומתי תיקן אותה. Publication 1586 קובע שבקשה בגין הגשה באיחור או אי-הגשה אלקטרונית צריכה הסבר כתוב נפרד (IRS: Publication 1586).

IRS רשאי לקבל את ההסבר, לדחות אותו, או לקבל אותו רק לגבי חלק מההפרות. לפני שתשיבו, השוו את ההודעה לאישורי ההגשה, לטפסי W-9 של הקבלנים, לדוחות השכר, להתכתבויות ולציר הזמן של האירוע. כשיש מספר גדול של טפסים או שילוב של הגשה באיחור ושל שגיאות TIN, צריך לבחון כל הפרה בנפרד.

אפשר לנכות תשלום עסקי אם טופס 1099 שלו הוגש באיחור או חסר?

טופס 1099 שהוגש באיחור או חסר אינו קובע בפני עצמו אם התשלום עצמו ניתן לניכוי. ההוצאה עדיין צריכה לעמוד בכללי הוצאה עסקית רגילה ונחוצה, והעסק צריך להיות מסוגל לבסס אותה. חובת דוח המידע נשארת נפרדת (IRS: Publication 334; IRS: ניהול רישומים).

שמרו את החשבונית או החוזה, רישום התשלום, שם הנמען, התאריך, הסכום ותיאור העבודה. IRS אומר שרישומי הוצאה צריכים לבסס למי שולם, כמה, הוכחת תשלום, מתי נוצרה ההוצאה ומה מטרתה העסקית. ייתכן שיידרש יותר ממסמך אחד (IRS: ניהול רישומים). בדקו בנפרד את הטיפול במס של התשלום אם הוא היה אישי, הוני, או שולם למי שמעמדו כעובד לא ברור.

הגשתי טופס 1099 או W-2 עם טעות. איך מתקנים?

קודם בדקו את כלל הטעות הזעירה בסכום. לגבי דוח או טופס שהוגשו או נמסרו בזמן, IRS רואה בדרך כלל כנכון, לצורכי קנסות, כל סכום שהטעות בו אינה עולה על $100 וכל סכום מס שנוכה במקור שהטעות בו אינה עולה על $25. הנמען יכול לבחור בתיקון בכתב למגיש, עד המאוחר מבין 30 יום אחרי המועד הקבוע למסירת הטופס לבין 15 באוקטובר של אותה שנה. לאחר מכן מגישים ומוסרים טפסים מתוקנים. פעולה כזו תוך 30 יום מהבחירה יכולה להוכיח סיבה סבירה לטעות. הכלל אינו פוטר איחור (IRS: Publication 1099; IRS: תקנות הבחירה).

בטופס 1099-NEC, שיטת התיקון של IRS תלויה בשאלה אם המקור הוגש בדרך אלקטרונית או בנייר ובסוג הטעות (IRS: Publication 1099).

בטופס 1099 שהבעיה היחידה בו היא TIN חסר או שגוי, IRS אומר שתיקון אינו נחוץ אלא אם גם סכום צריך תיקון. השתמשו ב-TIN המאומת בדוחות עתידיים. את הטעות במספר הביטוח הלאומי (SSN) בטופס W-2 מתקנים באמצעות W-2c גם כשהיא הטעות היחידה (IRS: Publication 1586).

אל תשתמשו בתיבה VOID שבטופס 1099 כדי לתקן טופס שכבר הוגש. היא מורה ל-IRS להתעלם מהטופס בנייר. בטעויות W-2, Social Security אומר להגיש W-2c ו-W-3c בהקדם האפשרי, עם W-3c נפרד לכל שנה שמתקנים (IRS: Publication 1099; SSA: הנחיות ל-W-2c). אם הטופס מעולם לא הוגש, הגישו טופס מקורי באיחור ולא טופס שמסומן כמתוקן.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים אמריקאיים. עסק שילם בשנת 2026 לשלושה קבלנים $4,000 כל אחד עבור שירותים מזכים, אבל לא מסר ולא הגיש את טפסי 1099-NEC שלהם עד המועד. העסק מגלה את הבעיה 20 ימים אחרי המועד הרלוונטי, מאמת את רישומי התשלום ואת טפסי W-9, מוסר את שלושת הטפסים ומגיש את שלושת הדוחות באותו יום.

בדרגת התיקון המוקדם של $60, קנס ההגשה האפשרי הוא 3 × $60 = $180. שלושת הטפסים שנמסרו לקבלנים באיחור יכולים ליצור קנס נוסף של $180, ובסך הכול $360 לפני כל הקלה. אילו העסק היה ממתין מעבר לתקופת התיקון המוקדם, היו עשויות לחול דרגות קנס מאוחרות יותר. העסק שומר הוכחה לכל מסירה ולכל הגשה, ולא רק עותקים של הטפסים המלאים.

שונה אצלכם?

• אתם לא בטוחים אם תשלום לקבלן חייב טופס 1099 בשנת התשלום שלו: ראו רישומי הנהלת חשבונות של קבלנים.
• גם הפקדות מסי שכר או הגשות טופס 941 מתעכבות: ראו פיגור במסי שכר.
• ייתכן שקבלן היה עובד: ראו קבלנים שאולי הם עובדים.
• גם דוח מס ההכנסה של העסק לא הוגש: ראו השלמת הגשת דוחות של העסק.
• חסרים לכם כמה טפסים, קיבלתם הודעה 972CG, או שיש בעיות בזיהוי הנמענים ובניכוי במקור: אספו את פנקס התשלומים, טפסי W-9, דוחות שכר, עותקים שהוגשו, אישורי הגשה והודעות והביאו אותם לעזרה בהנהלת חשבונות.