Frais de démarrage : LLC ou entrepreneur individuel sans revenu

Puis-je déduire ce que j'ai dépensé avant que ma LLC ou mon entreprise d'appoint rapporte quoi que ce soit?

Pas comme dépenses ordinaires. La plupart de l'argent dépensé avant le début de l'entreprise pour l'étudier ou la créer constitue des frais de démarrage (l'équipement, les stocks, les intérêts, les taxes et la recherche suivent d'autres règles, plus bas), et le code fiscal américain n'autorise aucune déduction pour les frais de démarrage, sauf selon l'article 195. Cet article permet de déduire un montant limité dans l'année où l'entreprise commence et d'amortir le reste dans le temps. La déduction vient dans l'année de début, non dans l'année du paiement.

Un dossier n'est pas simple lorsque :

• vous ne pouvez pas nommer le jour où l'entreprise a commencé;
• le total des frais de démarrage dépasse 5 000 $, de sorte qu'une partie est amortie sur 180 mois (et au-delà de 50 000 $, le plafond de la première année diminue);
• la LLC a été constituée bien avant le début des activités, ou elle appartient à deux personnes ou plus;
• vous exploitez déjà une entreprise dans le même domaine et la placez dans une nouvelle LLC ou y ajoutez une ligne d'activité;
• ces coûts ont déjà été déduits comme dépenses ordinaires dans une déclaration produite;
• des coûts d'équipement, de stocks ou de recherche s'y mêlent;
• l'activité rapporte peu et pourrait être contestée comme un passe-temps.

Rassemblez les factures et reçus datés qui montrent le bénéficiaire et ce que chacun a acheté, les relevés de carte ou de banque, les documents de constitution de la LLC et toute convention d'exploitation, la preuve de qui a payé, et tout ce qui montre le jour de l'ouverture : premier contact avec un client, site Web en ligne, permis d'entreprise, première vente. Inscrivez chaque coût sur sa propre ligne avec sa date, son bénéficiaire et son groupe (démarrage, organisation, équipement ou stocks) : les groupes ont des plafonds distincts et des emplacements différents dans la déclaration.

Qu'est-ce qu'un frais de démarrage, et qu'est-ce qu'un frais d'organisation?

Un frais de démarrage est une somme payée pour étudier ou créer une entreprise, ou pour préparer une activité destinée à en devenir une, qu'une entreprise en exploitation dans le même domaine pourrait déduire (26 U.S.C. 195(c)(1)). L'IRS énumère :

• une enquête ou une analyse des marchés, des produits, de la main-d'œuvre ou du transport;
• la publicité pour l'ouverture;
• le salaire des employés en formation et de leurs formateurs;
• les déplacements et autres coûts pour trouver des distributeurs, des fournisseurs ou des clients;
• les honoraires de dirigeants, de consultants et de services professionnels semblables.

Un frais d'organisation crée l'entité elle-même. Pour une société de personnes, le règlement énumère les honoraires juridiques de rédaction de la convention de société, les honoraires comptables liés à l'organisation et les frais de dépôt. Les coûts d'exploitation de l'entreprise, d'achat d'actifs pour elle ou d'admission ultérieure d'associés ne sont pas des frais d'organisation (26 CFR 1.709-2). Le coût doit aussi être engagé dans une période qui commence un délai raisonnable avant le début des activités de la société de personnes et se termine à la date d'échéance, prolongations non comptées, de sa déclaration pour l'année où elle commence (26 CFR 1.709-2(a)).

Les deux groupes sont comptés séparément, chacun avec son propre plafond (Publication 583).

Une LLC à membre unique n'a pas de groupe d'organisation : l'article 709 vise les sociétés de personnes, et les instructions du formulaire 4562 ne mentionnent les frais d'organisation que pour les sociétés et les sociétés de personnes. Ses frais de constitution (frais de dépôt de l'État, honoraires d'avocat) relèvent d'abord du 26 CFR 1.263(a)-5, qui exige d'inscrire à l'actif les sommes payées pour faciliter la constitution d'une entité ignorée. Ils échappent à cette règle seulement si tous les frais de constitution réunis sont de 5 000 $ ou moins; au-delà, aucun n'y échappe, et les commissions n'y échappent jamais (alinéa (d)(3)). Un coût qui y échappe est un coût préalable à l'ouverture comme les autres et rejoint le groupe de démarrage et son plafond unique. Un coût qui doit être inscrit à l'actif ne répond pas au critère de l'article 195, qui demande si une entreprise en exploitation pourrait le déduire, et aucune source consultée ne dit comment il est récupéré. Gardez les frais de constitution sur leur propre ligne pour qu'un préparateur puisse appliquer cette règle.

Combien puis-je déduire la première année, et quand le plafond diminue-t-il?

Dans l'année où l'entreprise commence, vous déduisez le plus petit de vos frais de démarrage totaux ou de 5 000 $. Dès que le total dépasse 50 000 $, le plafond diminue dollar pour dollar, sans jamais descendre sous zéro (26 U.S.C. 195(b); 26 CFR 1.195-1). Tous les frais de démarrage de l'entreprise comptent dans ce total.

Les frais d'organisation obtiennent les mêmes plafonds, de façon distincte : 5 000 $, réduits dès qu'ils dépassent 50 000 $ (26 U.S.C. 709(b)). Rien n'est déduit pour l'un ou l'autre groupe avant le début de l'entreprise.

Qu'arrive-t-il au reste : comment fonctionne l'amortissement sur 180 mois?

Ce que la déduction de la première année laisse est déduit en tranches mensuelles égales sur 180 mois, à partir du mois où l'entreprise commence (26 U.S.C. 195(b)(1)(B)). La première déclaration prend aussi les tranches des mois restants de cette année : l'exemple du règlement compte un début en juillet comme six mois, de juillet à décembre (26 CFR 1.195-1).

1. Soustrayez la déduction de la première année du total des coûts.
2. Divisez le reste par le nombre de mois de la période d'amortissement (180 mois) pour obtenir la tranche d'un mois.
3. Multipliez par le nombre de mois de la première année, en comptant le mois de début.
4. Chaque année suivante, prenez 12 tranches jusqu'à la fin de la période.

Si l'entreprise est entièrement cédée avant la fin de la période, le solde non encore déduit peut être déduit comme une perte, dans la mesure où l'article 165 le permet (26 U.S.C. 195(b)(2)).

Quand mon entreprise commence-t-elle, et est-ce important que je n'aie pas encore de revenus?

Ni l'article 195 ni le règlement sur les frais de démarrage ne nomment une première vente ou un revenu comme critère, et aucun ne fixe de date pour une entreprise que vous avez créée vous-même. La date dépend des faits : le moment où vous avez commencé l'activité pour laquelle l'entreprise a été mise sur pied. Constituer la LLC, ou ne pas encore avoir de revenus, peut régler la question ou non.

La date détermine l'année de la déduction et le premier des 180 mois. La loi s'en remet aux règlements, sauf qu'une entreprise acquise est considérée comme commençant au moment où vous l'acquérez (26 U.S.C. 195(c)(2)); le règlement sur les frais de démarrage ne la définit pas (26 CFR 1.195-1).

Pour une société de personnes, le règlement donne le critère le plus proche. Le début des activités est une question de fait. Il survient ordinairement lorsque la société de personnes commence les opérations pour lesquelles elle a été organisée. Signer la convention de société ne suffit pas, et acheter les actifs d'exploitation dont l'entreprise a besoin peut suffire (26 CFR 1.709-2(c)).

Pour un entrepreneur individuel, les instructions de l'annexe C disent qu'une activité est une entreprise lorsque votre but principal est un revenu ou un profit et que vous y participez avec continuité et régularité; une activité sporadique ou un passe-temps n'en est pas une (instructions).

L'article 195 vise la création ou l'étude d'un commerce ou d'une entreprise actif. Si vous gagnez déjà un revenu dans le même domaine et passez à une nouvelle LLC ou ajoutez une ligne d'activité, la question de savoir si cela crée une nouvelle entreprise se tranche selon les faits, et les coûts peuvent être des dépenses ordinaires de l'entreprise que vous exploitez déjà (la Revenue Ruling 99-23 note que les coûts pour étudier l'expansion d'une entreprise existante étaient généralement déductibles en vertu de l'article 162).

Une mauvaise année de début coûte cher à corriger. Une fois l'amortissement appliqué dans deux déclarations ou plus, changer l'année de début constitue un changement de méthode comptable (26 CFR 1.195-1(b), exemple 4). Si l'entreprise ne commence jamais, l'article 195 ne dit pas ce qu'il advient des coûts; voyez les frais de démarrage payés personnellement avant la LLC.

Si mon entreprise a commencé mais n'a pas de revenus, mes coûts sont-ils des dépenses ordinaires de l'annexe C?

Oui, une fois l'entreprise commencée et le coût ordinaire et nécessaire, il est déduit comme dépense de l'année (Publication 583). À l'annexe C, des dépenses supérieures aux revenus créent une perte nette, qui peut généralement être déduite d'autres revenus, bien que certaines limites s'appliquent (Publication 334, chapitre 9). Un coût payé avant la date de début demeure un frais de démarrage, même dans la même année d'imposition.

Deux pièges :

• Des coûts de préparation déduits comme dépenses ordinaires. Une fois qu'un élément a été traité ainsi dans deux déclarations ou plus, le règlement le traite comme une méthode comptable erronée, et le corriger exige un changement de méthode comptable (26 CFR 1.195-1, exemple 3). La règle de changement de méthode du règlement commence à deux déclarations; que faire après une seule relève du préparateur.
• Un but lucratif. Pour un particulier, une activité non exercée dans un but lucratif est limitée dans les déductions qu'elle obtient, et sa perte ne peut généralement pas compenser d'autres revenus (26 U.S.C. 183; Publication 334, chapitre 9).

Pour les limites de perte, voyez les pertes d'entreprise. Pour le critère du passe-temps ou de l'entreprise, voyez passe-temps ou entreprise pour les revendeurs en ligne.

Où vont les frais de démarrage : annexe C, formulaire 4562 ou déclaration de la société de personnes?

Une LLC américaine qui n'a pas choisi d'être traitée comme une société déclare dans la déclaration de son propriétaire si elle a un seul membre qui est un particulier, généralement à l'annexe C pour une entreprise (la page de l'IRS mentionne aussi les annexes E et F), et dans le formulaire 1065 si elle a deux membres ou plus (IRS). Chacune joint le formulaire 4562 pour l'amortissement qui commence dans l'année.

Ces renvois aux formulaires viennent des formulaires et instructions de 2025, les derniers à jour. Le projet préliminaire du formulaire 4562 de 2026 publié par l'IRS ne comporte aucune partie sur l'amortissement (projet); confirmez donc sur le formulaire final de 2026 où l'amortissement est déclaré.

Vous n'avez rien à choisir. Le contribuable est réputé avoir choisi d'amortir, et aucun état n'est nécessaire (26 CFR 1.195-1(b); instructions du formulaire 4562). Pour inscrire plutôt les frais à l'actif, dites-le dans une déclaration produite à temps, prolongations comprises, pour l'année où l'entreprise commence. L'un ou l'autre choix ne peut pas être changé plus tard et vise tous les frais de démarrage de l'entreprise.

Si la première déclaration a omis les coûts, le choix réputé s'applique quand même; une déclaration modifiée pour l'année de début peut donc être la voie à suivre. L'allègement de 6 mois pour une déclaration modifiée, dans les instructions du formulaire 4562, se trouve dans le passage sur les coûts payés avant le 9 septembre 2008; ce n'est donc pas la voie pour les coûts actuels. Les instructions du formulaire 1065 décrivent encore un choix de déclaration modifiée dans les 6 mois pour les sociétés de personnes, marqué « Filed pursuant to section 301.9100-2 », qui diffère du choix réputé du règlement. Lequel s'applique, c'est au préparateur d'en décider.

Et si la LLC a deux propriétaires ou plus?

Une LLC américaine de deux membres ou plus est une société de personnes aux fins de l'impôt fédéral, à moins qu'elle ne choisisse le traitement de société (IRS). L'article 709 vise alors ses frais d'organisation et l'article 195 ses frais de démarrage, tous deux au niveau de la société de personnes.

La société de personnes prend la déduction. L'article 709 n'autorise aucune déduction pour les frais d'organisation, sauf selon l'article 709(b) (26 U.S.C. 709). Comme pour les frais de démarrage, la société de personnes est réputée avoir choisi de les déduire et de les amortir pour l'année où elle commence ses activités, et peut plutôt choisir de les inscrire à l'actif dans une déclaration produite à temps, prolongations comprises; ce choix ne peut pas être changé plus tard (26 CFR 1.709-1(b)). Les déductions réduisent le bénéfice ou augmentent la perte qu'elle transmet à ses membres (Publication 583).

Lorsqu'un membre a payé des coûts personnellement, voyez les frais de démarrage payés personnellement avant la LLC et les dépenses de LLC payées personnellement par un associé. La déclaration que produit la société de personnes est expliquée dans les déclarations que produit votre entreprise.

Quels coûts ne sont pas des frais de démarrage : équipement, stocks, intérêts, taxes, recherche?

Plusieurs coûts sortent des règles sur les frais de démarrage et suivent leurs propres règles. Les mêler au bloc des frais de démarrage change l'année et le montant de la déduction.

Puis-je déduire des cours et de la formation avant le lancement?

Parfois, mais seulement si le cours serait une formation déductible pour une personne qui exploite déjà cette entreprise. La formation des personnes que vous embauchez compte : l'IRS énumère le salaire des employés en formation et de leurs formateurs parmi les frais de démarrage (IRS), et la Publication 583 nomme la formation parmi eux.

Votre propre formation est examinée deux fois. Un frais de démarrage doit être un coût qu'une entreprise en exploitation dans le même domaine pourrait déduire (article 195(c)(1)). Selon le 26 CFR 1.162-5, une formation est déductible lorsqu'elle maintient ou améliore des compétences que l'entreprise exige. Elle est personnelle lorsqu'elle répond aux exigences minimales d'entrée dans le domaine ou fait partie d'un programme menant à un nouveau métier ou à une nouvelle entreprise. Exemples du règlement : le diplôme en droit d'un ingénieur travailleur autonome n'est pas déductible, et le cours de perfectionnement de deux semaines d'un médecin l'est.

Ainsi, un cours qui perfectionne des compétences dans un domaine où vous travaillez déjà peut être un frais de démarrage, alors qu'un diplôme ou un certificat qui vous qualifie pour entrer dans le domaine est traité comme personnel. Ni l'article 195 ni le règlement sur la formation ne disent comment cela s'applique à un propriétaire sans entreprise existante dans le domaine; la question se tranche donc selon les faits. Conservez la description du cours et la raison pour laquelle vous l'avez suivi.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les chiffres sont en dollars américains. Chaque entreprise produit selon l'année civile, paie tous ses coûts durant l'année 1 et ouvre en juillet de l'année 2. Les coûts sont des frais de démarrage, sauf si l'exemple les qualifie de frais d'organisation; aucun n'est de l'équipement, des stocks, des intérêts ou de la recherche.

Un propriétaire, des coûts un an avant l'ouverture

Le propriétaire d'une LLC à membre unique paie personnellement 13 000 $ durant l'année 1 pour une enquête de marché, de la publicité d'ouverture et des honoraires de consultant. L'entreprise ouvre en juillet de l'année 2.

• Année 1 : rien n'est déduit, parce que l'entreprise n'a pas commencé.
• Année 2 : 5 000 $ sont déduits. Les 8 000 $ restants sont amortis sur 180 mois, soit environ 44 $ par mois; de juillet à décembre s'ajoutent donc environ 267 $. L'annexe C, partie V, montre environ 5 267 $, avec le formulaire 4562 joint pour l'amortissement.
• Année 3 et suivantes : environ 533 $ par année (12 tranches) jusqu'à la fin des 180 mois.

Des coûts supérieurs au plafond

Les frais de démarrage d'un entrepreneur individuel totalisent 52 000 $. Ils dépassent 50 000 $ de 2 000 $, de sorte que le plafond de 5 000 $ tombe à 3 000 $. Les 49 000 $ restants sont amortis sur 180 mois, soit environ 272 $ par mois. Avec un début en juillet, la première déclaration déduit 3 000 $ plus environ 1 633 $ (six mois), soit environ 4 633 $. À 55 000 $ ou plus, rien n'est déduit immédiatement et la totalité est amortie sur 180 mois.

Deux membres : organisation et démarrage

Une LLC de deux membres paie 4 000 $ pour s'organiser (frais de dépôt et convention d'exploitation) et 9 000 $ pour démarrer (enquête et publicité). Les groupes ont des plafonds distincts. Les 4 000 $ de frais d'organisation sont inférieurs à leur plafond de 5 000 $ et sont déduits en totalité dans l'année où l'entreprise commence. Sur les 9 000 $ de frais de démarrage, 5 000 $ sont déduits cette année-là et 4 000 $ sont amortis sur 180 mois, soit environ 22 $ par mois. Avec un début en juillet, six mois de cette tranche (environ 133 $) sont aussi déduits cette année-là; la ligne 21 du formulaire 1065 porte donc environ 9 133 $.

Votre situation est différente?

• Vous ne pouvez pas nommer le jour où l'entreprise a commencé, vous avez dépensé plus de 5 000 $ avant le lancement, vous avez constitué la LLC bien avant le début des activités, ou vous avez deux propriétaires ou plus : la déclaration s'établit à partir d'une liste datée de chaque coût préalable au lancement, regroupés en frais de démarrage, frais d'organisation, équipement et stocks, et la date de début détermine l'année où chaque groupe tombe. Une mauvaise année de début est difficile à corriger une fois deux déclarations produites. Pour dresser cette liste et fixer la date de début avant la première déclaration, voyez l'aide en tenue de livres.
• Vous avez payé les coûts personnellement et ne les avez pas inscrits aux livres : voyez les frais de démarrage payés personnellement avant la LLC et la mise en place des livres d'une nouvelle LLC.
• Il manque des reçus pour certains coûts : voyez les reçus perdus pour les dépenses d'entreprise.
• La LLC a choisi le traitement fiscal de société, ou un membre s'est joint à elle ou l'a quittée : le choix et le nombre de membres déterminent la déclaration que produit la LLC (IRS); datez donc chaque coût et notez qui l'a payé. Voyez les frais de démarrage avant la constitution en société et comment les LLC sont imposées.
• Vous avez déjà déduit ces coûts comme dépenses ordinaires dans des déclarations produites, ou les déclarations depuis l'année de début ne sont pas produites : après deux déclarations produites ou plus, la correction peut passer par un changement de méthode comptable; pour les années non produites, les livres et les déclarations doivent d'abord être rattrapés. Voyez les dépenses de l'annexe C pour des années non produites et rattraper des livres en retard, ainsi que l'aide en tenue de livres.
• Vous avez acheté de l'équipement ou des logiciels avant le lancement : voyez amortir l'équipement dès la première année.
• Les coûts visent un immeuble locatif sans locataire pour le moment : voyez les dépenses de location avant le premier locataire.
• Des conjoints possèdent la LLC : une LLC détenue par des conjoints produit comme société de personnes, sauf que les conjoints qui la détiennent en communauté de biens peuvent la traiter de l'une ou l'autre façon (IRS). Voyez les LLC de conjoints et de familles.
• Une personne étrangère possède votre LLC à membre unique : le statut d'étranger dépend de la citoyenneté et de la résidence fiscale, non d'une adresse à l'étranger (26 CFR 1.6038A-1(f)). Voyez la production d'une LLC à membre unique détenue par un étranger.