QuickBooks : corriger les dépenses non catégorisées avant l'impôt

Que sont Dépenses non catégorisées et Revenus non catégorisés?

Dépenses non catégorisées et Revenus non catégorisés sont des comptes d'attente où le logiciel de tenue de livres place une ligne bancaire qu'il ne sait pas classer, comme une ligne de flux qui ne correspond à aucune règle ou un bénéficiaire sans compte par défaut. Le solde n'est pas une catégorie fiscale. Rien dans une déclaration ne porte la mention « non catégorisé ».

Vos livres doivent montrer le revenu brut, les déductions et les crédits, et suffire à les établir (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1). La partie V de l'annexe C demande chaque autre dépense par type et par montant (instructions). Dans les dernières instructions publiées, la ligne 26 du formulaire 1120, la ligne 20 du formulaire 1120-S et la ligne 21 du formulaire 1065 demandent un état qui énumère chaque déduction par type et par montant (1120; 1120-S; 1065). Chaque élément doit donc être classé avant d'arriver dans la déclaration.

Un coût absent d'un sommaire ou d'un rapport fiscal est généralement encore dans un compte non catégorisé, n'est jamais entré dans les livres, ou n'est pas une dépense de l'annexe C. La section sur les coûts manquants montre comment le savoir.

Votre cas n'est pas simple si :

• le solde contient des mois d'éléments ou des milliers de dollars, et non quelques petits éléments;
• les livres alimentent une déclaration de société de personnes ou de société de type S;
• une déclaration a déjà été produite à partir de ces livres;
• un prêteur ou l'IRS a demandé des relevés;
• de l'équipement, la rémunération du propriétaire ou des dépenses personnelles se trouvent dans le tas.

Rassemblez d'abord : un état des résultats par compte pour l'année, le même rapport par mois, les relevés bancaires et de cartes, les reçus et la déclaration de l'an dernier.

Les menus diffèrent selon le produit et la version; ce guide donne donc le volet fiscal et l'ordre du travail, et non les chemins de clics.

Comment trouver chaque opération non catégorisée avant la fin de l'année?

Produisez un rapport des opérations pour chaque compte non catégorisé pour toute l'année d'imposition, reclassez chaque élément dans son vrai compte, et rapprochez chaque compte bancaire et de carte pour que rien ne reste hors des livres.

1. Produisez le détail des opérations de Dépenses non catégorisées et de Revenus non catégorisés, du premier au dernier jour de l'année d'imposition. Si le solde a commencé plus tôt, faites de même pour ces années.
2. Rapprochez chaque compte bancaire et de carte de crédit jusqu'au dernier jour de l'année. Le rapprochement repère les erreurs du relevé, du chéquier et des livres (Publication 583). Une ligne bancaire qui n'est jamais entrée dans les livres apparaît comme un écart que vous ne pouvez pas expliquer. Voyez les flux bancaires ne sont pas un rapprochement.
3. Reclassez chaque élément dans le compte qui alimente sa ligne de déclaration, à l'aide du reçu et du but professionnel.
4. Gardez une courte liste seulement pour ce que vous ne pouvez pas encore classer : date, bénéficiaire, montant et la question. Triez-la par bénéficiaire. Un bénéficiaire qui revient est un candidat pour un compte par défaut.

Si les livres ont des mois de retard, commencez par rattraper des livres en retard.

Comment choisir la bonne catégorie pour chaque élément?

Posez trois questions à chaque élément : de quoi s'agissait-il, quelle était la raison professionnelle, et quelle ligne de déclaration alimente-t-il. Une dépense d'entreprise doit être à la fois ordinaire et nécessaire (Publication 334; article 162). La pièce justificative doit montrer le montant payé et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise (Publication 583).

Pour un entrepreneur individuel ou une LLC à membre unique imposée comme tel, les lignes de l'annexe C où l'on classe le plus souvent les éléments sont :

Les numéros de ligne viennent de la dernière annexe C publiée; vérifiez-les avec le formulaire de l'année de production. Le tableau complet se trouve dans plan comptable pour l'annexe C.

Une société de personnes, une société de type S ou une société de type C applique le même critère ordinaire et nécessaire, mais sa déclaration a ses propres lignes et un état des autres déductions. Voyez des livres à la déclaration de l'entreprise.

Comment catégoriser les repas, et qu'en est-il du divertissement?

Placez les repas d'affaires dans leur propre compte au coût total. Généralement, seuls 50 % d'un repas d'affaires sont déductibles (article 274(n)) et le divertissement ne l'est généralement pas; le total des repas dans vos livres est donc généralement plus élevé que la ligne 24b de l'annexe C. Cet écart n'est pas un coût manquant.

Pour les sommes payées après 2025, les repas fournis pour la commodité de l'employeur et la nourriture d'un service de restauration que l'employeur exploite ne sont généralement pas déductibles (article 274(o)). Gardez-les dans un compte distinct. Qui y a droit, ce que le reçu doit montrer et les exceptions se trouvent dans déduction des repas d'affaires.

Qu'est-ce qui n'est pas une dépense ordinaire : équipement, retraits du propriétaire et dépenses personnelles?

L'équipement, les retraits du propriétaire, les remboursements de prêt et les dépenses personnelles ne sont pas des dépenses ordinaires, même si l'argent a quitté le compte de l'entreprise.

Un paiement qui couvre plusieurs choses, comme des fournitures et un article personnel sur un même reçu, est réparti entre des comptes, et la partie personnelle n'est généralement pas déductible (Publication 334). Voyez dépenses à usage mixte.

Pourquoi certains coûts manquent-ils dans mon sommaire ou rapport fiscal?

Un coût manque dans un sommaire fiscal tiré des livres parce qu'il se trouve dans un compte non catégorisé, n'est jamais entré dans les livres, a été inscrit comme autre chose qu'une dépense, est calculé hors du grand livre, ou n'est pas du tout une dépense de l'annexe C.

Les livres et la déclaration diffèrent souvent par des éléments comme ceux-ci; gardez donc une liste de chaque écart. Voyez des livres à la déclaration de l'entreprise.

Que faire des éléments que je ne peux pas identifier, et des dépenses personnelles?

Cherchez d'abord la pièce justificative. Un élément que vous ne pouvez pas justifier risque de ne pas être déduit : l'IRS s'attend à des livres et à des pièces justificatives qui montrent le montant et qu'il s'agissait d'une dépense d'entreprise (Publication 583).

• Lisez le texte complet du bénéficiaire sur le relevé, cherchez un reçu dans votre courriel et dans l'application de la carte, et demandez une copie au fournisseur. Voyez reçus perdus pour des dépenses d'entreprise.
• Pour les voyages (y compris leurs repas), les cadeaux et les frais de véhicule, les montants que vous approximez ou estimez ne sont pas déductibles (Publication 463).
• Si un élément reste inconnu, inscrivez-le sur une liste pour votre préparateur avec la date, le bénéficiaire et le montant. Ne le mettez pas sur une ligne nommée simplement pour vider le solde.

Une dépense personnelle payée à partir du compte de l'entreprise n'est pas une dépense d'entreprise (article 262). Dans une entreprise individuelle, c'est un retrait du propriétaire (Publication 334). Pour une société de personnes ou une société, l'écriture exacte dépend de l'entité : voyez dépenses personnelles payées à partir du compte de l'entreprise.

Pour Revenus non catégorisés, classez chaque dépôt selon sa source. Les recettes brutes sont le revenu que vous tirez de l'entreprise, et l'IRS suggère d'indiquer la source de chaque dépôt comme revenu d'entreprise, fonds personnels ou prêt (Publication 583).

• Revenu d'entreprise. Associez chaque vente à une facture. Une même vente comptée deux fois est traitée dans revenus en double dans les livres, et un solde de dépôts qui ne se vide pas est traité dans solde de Fonds non déposés.
• Argent que vous avez mis vous-même, et produit d'un prêt. Pas des ventes.
• Versements du processeur de paiement. Un versement est souvent net des frais et des remboursements, et peut comprendre de la taxe de vente. Le montant d'un formulaire 1099-K n'est pas nécessairement le montant à déclarer comme revenu (Publication 334). Divisez chaque versement : les ventes brutes au revenu, les frais aux dépenses, et toute taxe de vente imposée à l'acheteur que vous devez percevoir et verser à un compte de passif, car cette taxe n'est pas une recette brute. Une taxe de vente imposée à vous comme vendeur est différente : le montant perçu est une recette brute et la taxe est une dépense de la ligne 23 (instructions). Voyez rapprocher les ventes et les versements.

Comment empêcher les éléments non catégorisés de revenir?

Donnez un compte par défaut aux bénéficiaires récurrents, corrigez la règle bancaire à l'origine de l'élément, et examinez les deux comptes chaque mois.

• Compte par défaut du bénéficiaire. Si un bénéficiaire explique la plupart des écritures, donnez-lui un compte de dépenses par défaut.
• Règle bancaire. Si une règle a placé l'élément là, corrigez la règle, sinon le compte se remplit de nouveau le mois suivant.
• Examen mensuel. Après le rapprochement, les deux comptes non catégorisés doivent être vides. L'IRS recommande de rapprocher chaque mois et de classer les pièces justificatives par année et par type (Publication 583).
• Notez le but sur le moment. Un registre tenu au moment de la dépense ou près de celui-ci a plus de valeur qu'un registre reconstitué plus tard (Publication 463).

Puis-je modifier des écritures dans une année déjà produite?

Modifier les livres ne change pas une déclaration produite; convenez donc de toute reclassification dans une période produite avec votre comptable d'abord. Une période verrouillée est traitée dans date de clôture après la production des déclarations.

Reclasser entre des lignes de dépenses entièrement déductibles dans la même année ne change pas le bénéfice net. Savoir si la déclaration doit être modifiée dépend de l'exactitude des montants qu'elle a déclarés : l'IRS énumère un changement du revenu, des déductions, des crédits ou de l'impôt à payer comme une raison de modifier (IRS). Une demande de remboursement doit généralement être produite dans un délai de 3 ans après la production de la déclaration initiale ou 2 ans après le paiement de l'impôt, selon la dernière de ces dates (IRS). Ce délai vise les demandes de remboursement. Si vous devez de l'impôt additionnel, la modification ne prolonge pas la date d'échéance initiale de l'impôt : les intérêts courent à partir de cette date jusqu'au paiement (instructions du formulaire 1040-X).

Selon la méthode de caisse, les dépenses appartiennent généralement à l'année où vous les payez (Publication 538). Savoir si une ancienne écriture est une simple erreur de comptabilisation ou un problème de calendrier peut dépendre des faits.

Une société de type S produit un formulaire 1120-S modifié avec un état qui identifie chaque élément modifié. Si les montants des actionnaires changent, elle produit aussi des annexes K-1 modifiées (et K-3 lorsque exigé) et remet une copie à chaque actionnaire (instructions); la déclaration de l'actionnaire doit généralement correspondre au K-1 (instructions du K-1). Une société de personnes produit un formulaire 1065 modifié, ou une demande d'ajustement administratif si le régime centralisé de vérification des sociétés de personnes s'applique, ce qui est le cas par défaut sauf si une société de personnes admissible y a renoncé par choix. La demande doit être produite dans un délai de 3 ans à compter de la plus tardive de la date de production de la déclaration ou de sa date d'échéance sans prolongation (instructions du formulaire 1065; article 6227). Une société de type C utilise le formulaire 1120-X. Le cas de l'entrepreneur individuel est traité dans modifier une déclaration pour des erreurs de dépenses d'entreprise.

Comment vérifier les totaux avant de remettre les livres à mon préparateur?

Faites ces vérifications dans l'ordre. Chacune repère un type d'erreur différent.

1. Les deux comptes non catégorisés affichent zéro pour l'année d'imposition, ou chaque élément restant figure sur une liste avec une question à côté.
2. Chaque compte bancaire et de carte de crédit est rapproché à la fin de l'année : le solde du relevé, rajusté des éléments non encaissés, égale les livres au dernier jour de l'année d'imposition.
3. Le revenu concorde avec vos registres de ventes selon la méthode comptable de la déclaration (Publication 538). Les dépôts expliquent l'écart une fois retirés les dépôts qui ne sont pas des ventes, ajoutés les frais que le processeur de paiement a gardés, et tenu compte des ventes au comptant, des remboursements, des soldes détenus par le processeur et, selon la méthode d'exercice, des factures impayées.
4. Chaque autre dépense est un compte nommé distinct avec un montant que vous pouvez expliquer.
5. Les repas sont dans leur propre compte au coût total, et les milles d'affaires sont consignés avec le total des milles de l'année (Publication 463).
6. Les retraits du propriétaire, les dépenses personnelles et les paiements d'impôt sur le revenu du propriétaire sont hors des comptes de dépenses. Un impôt d'État sur le revenu qu'une société de personnes ou une société de type S paie sur son propre revenu est un cas différent : la Notice 2020-75, orientation de l'IRS qui annonce des règlements à venir, indique que l'entité peut le déduire; demandez donc à votre préparateur avant de le déplacer.

Envoyez l'état des résultats par compte, le détail des opérations, les relevés, les reçus et la déclaration de l'an dernier. La liste complète pour le préparateur se trouve dans la liste de contrôle de nettoyage des livres et la liste de contrôle de clôture de fin d'année. Si l'état des résultats semble encore erroné, voyez l'état des résultats semble erroné.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars américains.

Un pigiste avec un tas mixte

Un pigiste qui produit l'annexe C a 1 800 $ US dans Dépenses non catégorisées : 300 $ US d'abonnements à des logiciels, 1 200 $ US pour un ordinateur portable et 300 $ US de repas avec des clients. Les abonnements vont à la partie V comme autres dépenses. L'ordinateur portable quitte la liste des dépenses ordinaires : selon les faits et les choix faits, il est déduit dès la première année (amortissement bonifié, article 179 ou règle refuge des petits achats) ou amorti dans le temps, comme l'explique passer en charges ou inscrire à l'actif les petits achats. Les repas vont à un compte de repas au coût total; avec la limite de 50 %, la déclaration montre 150 $ US.

Les 5 000 $ US de Revenus non catégorisés se divisent en 4 200 $ US de versements du processeur de paiement et 800 $ US d'argent que le propriétaire a mis lui-même, ce qui n'est pas un revenu. Les versements couvrent 4 300 $ US de ventes après 100 $ US de frais : les ventes sont des recettes brutes, et les 100 $ US sont une dépense, et non une vente réduite.

Une LLC avec 14 mois d'éléments

Une LLC à membre unique qui produit l'annexe C a 22 000 $ US dans Dépenses non catégorisées sur 14 mois. L'année un, les 8 premiers mois, avec sa déclaration produite, contient 13 000 $ US. L'année deux, les 6 derniers mois, encore ouverte, contient 9 000 $ US.

Une fois triés, 4 000 $ US sont de l'équipement, 3 000 $ US sont des dépenses personnelles du propriétaire et 15 000 $ US sont des coûts ordinaires. Seuls les 15 000 $ US vont sur des lignes de dépenses nommées. L'équipement va à la question des immobilisations et les dépenses personnelles à un retrait du propriétaire. Chaque groupe est ensuite réparti par année. Si la déclaration de l'année un a déduit des éléments personnels ou omis des coûts ordinaires, voyez « Puis-je modifier des écritures dans une année déjà produite? »

Des milles consignés, aucun coût de véhicule

Un entrepreneur individuel a consigné 8 000 milles d'affaires, mais le sommaire fiscal ne montre aucun coût de véhicule. Le registre est un document, et non une écriture de dépense. Si le taux standard par mille est utilisé, la ligne 9 est calculée comme les milles d'affaires multipliés par ce taux, plus le stationnement et les péages. Le préparateur peut prendre ce chiffre dans le registre, et les livres devraient comporter une écriture correspondante ou une note pour que l'état des résultats concorde avec la déclaration.

Votre situation est différente?

• Le solde représente des mois d'éléments ou des milliers de dollars, les livres alimentent une déclaration de société de personnes ou de société de type S, une déclaration a déjà été produite à partir de ces livres, ou un prêteur ou l'IRS a demandé des relevés : ce sont les cas où un examen professionnel des livres vaut généralement son prix. Voyez aide en tenue de livres pour savoir quoi préparer.
• Les livres ont des mois de retard, l'IRS a écrit au sujet de l'année, ou un prêteur veut des relevés : voyez rattraper des livres en retard, un avis de l'IRS adressé à votre entreprise et états financiers pour un prêt bancaire.
• Un spécialiste de la tenue de livres a laissé les soldes non catégorisés, ou vous n'êtes pas sûr que les livres aient déjà été rapprochés : voyez vérifier le travail de votre spécialiste de la tenue de livres.
• Des dépenses personnelles sont mêlées aux livres : voyez corriger le mélange des fonds personnels et d'entreprise. Pour un propriétaire de société de type S ou de société de personnes, voyez société de type S qui paie des dépenses personnelles et paiements garantis et retraits d'associés.
• De l'équipement a été inscrit en dépense, ou une dépense en actif : voyez passer en charges ou inscrire à l'actif les petits achats.
• Un revenu est compté deux fois, ou un solde de dépôts ne se vide pas : voyez revenus en double dans les livres et solde de Fonds non déposés.
• Vous détenez l'entreprise depuis l'extérieur des États-Unis, ou de l'argent entre vous et l'entreprise se trouve dans le tas : voyez tenue de livres d'une entreprise américaine détenue par un étranger et registres d'une LLC détenue par un étranger, ou aide en fiscalité transfrontalière.