מה איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך מכם בכל חודש

האם איש מקצוע להנהלת חשבונות אמור לצפות שאסווג הוצאות, או שזה חלק מהתפקיד?

אם הבעלים או איש המקצוע להנהלת חשבונות מסווג הוצאות נקבע בהיקף העבודה הכתוב, לא בחוק המס. החוק בארה״ב דורש רישומים שתומכים בדוח, ובמקרים מעטים בלבד קובע פורמט, ולכן אפשר שאתם או איש המקצוע תסווגו, כל עוד הספרים מראים בבירור הכנסות והוצאות (פרסום 583; IRS: שמירת רישומים). מה שאף איש מקצוע להנהלת חשבונות לא יכול לספק הוא מה שקיים רק אצלכם: למה שילמתם, עם מי נפגשתם, מה הייתה הפקדה.

חלוקה שעובדת: איש המקצוע להנהלת חשבונות מסווג את מה שהזנות הבנק והכרטיס מציגות ושואל על השאר; אתם עונים, שולחים מה שחסר ושומרים את הרישומים. כתבו זאת, אחרת העבודה חוזרת אליכם.

המקרה אינו פשוט כששאלות ממשיכות להצטבר ועדיין אתם מסווגים בסופי שבוע, כשהספרים מפגרים אחרי דוח, כשיש שכר או תשלום לקבלנים, כשכסף אישי ועסקי חולקים חשבון, או כשהעסק מקבל מזומן. אם שני הראשונים מתארים אתכם, כתבו את החלוקה וצפו שהחודשים המפגרים יצריכו קודם השלמה. כל מקרה מוסבר להלן.

מה לאסוף קודם: דפי חשבון של כל חשבון בנק וכרטיס (אלא אם איש המקצוע להנהלת חשבונות יכול להוריד אותם), קבלות והערות לחיובים לא ברורים, חשבוניות ללקוחות וחשבוניות ספקים שלא שולמו, דוחות שכר, טפסי ⁦W-9⁩ מקבלנים אמריקאיים, דפי הלוואות והתשובות שלכם לשאלות פתוחות.

מה איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך ממני בכל חודש?

איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך את מה שההזנות האוטומטיות לא מראות. שלחו אותו בחבילה אחת אחרי שדפי החשבון נסגרים, לא פריט אחר פריט.

מה איש המקצוע להנהלת חשבונות מחזיר בכל חודש מוסבר במה כולל שירות הנהלת חשבונות חודשי.

האם עדיין נדרשות קבלות כשהזנת הבנק מחוברת?

לעיתים קרובות כן: הזנת בנק או כרטיס אינה מציגה מה הכסף קנה, ולכן נדרשים קבלה או הערה בכל מקום שדף החשבון משאיר זאת פתוח. פרסום 583 אומר שהוכחת תשלום לבדה אינה מבססת ניכוי מס, ואומר לשמור מסמכים כמו שוברי חיוב בכרטיס אשראי וחשבוניות כדי להראות שהוצאתם את העלות (פרסום 583). IRS אומר שמסמכים תומכים צריכים לזהות את הנמען, הסכום ששולם, הוכחת תשלום, התאריך ותיאור של הפריט או השירות שמראה הוצאה עסקית (IRS: אילו רישומים). הזנה מכסה את הארבעה הראשונים, לא את האחרון.

להוצאות נסיעה, מתנות ורכב יש כללים נוספים. קבלה או הוכחה דומה נדרשות בדרך כלל ללינה ולכל הוצאה אחרת כזו בסך ⁦$75⁩ או יותר (עלות תחבורה פטורה כשקבלה אינה זמינה בקלות), וכן, בדרך כלל, הצהרה כתובה על המטרה העסקית שנרשמה בזמן או סמוך לו. סכומים שאתם מעריכים או מעגלים אינם ניתנים לניכוי (פרסום 463). דפי IRS על רישומים עסקיים כלליים אינם קובעים סף דולרי להוצאות אחרות.

בקשו מאיש המקצוע להנהלת חשבונות לציין בהיקף העבודה את הסף הדולרי שמעליו נדרשת קבלה. למערכת פשוטה ראו שמירת רישומים לעצמאים; למה שקבלה תקפה מציגה, דרישות הקבלות של IRS; לקבלות שאבדו, קבלות שאבדו.

אילו חשבונות, כרטיסים ואפליקציות תשלום איש המקצוע להנהלת חשבונות צריך לראות?

איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך לראות כל חשבון שכסף עסקי נכנס אליו או יוצא ממנו, כולל כל חשבון אישי או כרטיס אישי ששילם אי פעם עלות עסקית. פרסום 583 אומר שהרישומים צריכים לזהות את מקור התקבולים, מה שנחוץ כדי להפריד בין כסף עסקי ללא עסקי ובין הכנסה חייבת לפטורה (פרסום 583). חשבון שאיש המקצוע להנהלת חשבונות אף פעם לא רואה הופך להכנסות חסרות או להוצאות חסרות.

• חשבונות עו״ש וחיסכון עסקיים, וכרטיסי אשראי עסקיים.
• כל חשבון אישי או כרטיס אישי שקיבל הכנסה עסקית או שילם עלות עסקית.
• אפליקציות תשלום, חברות סליקה ושווקים מקוונים. הפקדה עשויה להיות סכום נטו, ולכן איש המקצוע להנהלת חשבונות צריך את דוח ההעברה שמאחוריה; ראו התאמת מכירות והעברות לבנק.
• דפי הלוואות וקווי אשראי, ודוחות של ספק השכר.
• חשבונות בחו״ל ואפליקציות תשלום במדינה אחרת שקיבלו או שילמו כסף עסקי.

לראות חשבון אינו כמו להעביר ממנו כסף; ראו מתן גישה לחשבונות לאיש מקצוע להנהלת חשבונות.

שני דברים כדאי להשאיר בידיכם. ראשית, הרשאות מנהל לקובץ הנהלת החשבונות: בביקורת IRS אומר שהוא מבקש מוקדם את קובץ הגיבוי של תוכנת הנהלת החשבונות ואת שם המשתמש והסיסמה של המנהל (IRS: רישומי תוכנת הנהלת חשבונות אלקטרונית). שנית, אם אתם משתמשים בספק שכר, כניסה משלכם למערכת התשלום הפדרלית של מסים של IRS (Electronic Federal Tax Payment System, EFTPS) כדי לבדוק שההפקדות בוצעו, וכתובת IRS הרשומה על שם העסק, לא על שם הספק (IRS: מיקור חוץ של תפקידי שכר). ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך (certified professional employer organization, CPEO) מפקיד תחת המספר שלו, ולכן לקוחותיו אינם רואים את ההפקדות האלה ב-⁠EFTPS; בקשו ממנו הוכחת תשלום (IRS: לקוחות CPEO).

באיזו מהירות עליי לענות לשאלות איש המקצוע להנהלת חשבונות, ומה קורה כשלא?

חלון תשובה קבוע, שנכתב בהיקף העבודה כמספר ימי עסקים אחרי סגירת כל דף חשבון, מונע הצטברות שאלות. אין כלל מס שקובע זמן תגובה, אבל מועדי המס לא מחכים לשאלה פתוחה. המועדים האלה חלים על העסק לא משנה מה כתוב בהיקף העבודה, ולכן איש המקצוע להנהלת חשבונות צריך את הפריטים המפורטים לפניהם.

מועד שחל בסוף שבוע או בחג רשמי עובר ליום העסקים הבא, ומעסיק שמגיש טופס 941 וביצע הפקדות בזמן ובמלואן רשאי להגיש עד היום ה-⁠10 בחודש השני שאחרי תום הרבעון (הוראות טופס 941). מעסיקים עם שכר גדול יותר מפקידים מוקדם יותר; הלוח תלוי בסך מסי השכר בעבר (פרסום 15). מועדי שכר ומס מכירה מדינתיים נפרדים ואינם מכוסים כאן.

לשאלות ללא מענה שלוש עלויות. הספרים נשארים לא שלמים, ולכן הדוחות שאתם נשענים עליהם מוטעים. הוצאה שאינכם יכולים להסביר עלולה שלא להיות מבוססת, כי עליכם להיות מסוגלים להוכיח רכיבים מסוימים של הוצאה כדי לנכות אותה (IRS: נטל ההוכחה). והזיכרון דוהה: פרסום 463 אומר שלרישום שנעשה בזמן אמת יש ערך רב יותר מלרישום שהוכן מאוחר יותר, כשהזיכרון חלש.

בפועל, חיובים ללא מענה נתקעים לעיתים קרובות בחשבון לא מסווג והחודש נשאר פתוח. הסכימו בהיקף העבודה מה איש המקצוע להנהלת חשבונות עושה כשהחלון מסתיים; ראו הוצאות לא מסווגות לפני תקופת המס.

איזה מידע על שכר וקבלנים אני חייב לאיש המקצוע להנהלת חשבונות?

איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך דוחות שכר לכל יום תשלום, אישורי הפקדות מס והעתקים של דוחות שהוגשו. לכל קבלן שהוא אדם אמריקאי (US person) נדרשים גם טופס ⁦W-9⁩, שעדיף לאסוף לפני התשלום הראשון, והערה על אופן התשלום לקבלן.

שכר. פרסום 15 אומר לשמור רישומי מסי תעסוקה לפחות ארבע שנים; התקנה סופרת זאת מהמאוחר מבין מועד פירעון המס ליום ששולם (⁦26 CFR 31.6001-1(e)(2)⁩). הם כוללים את סכומי ותאריכי תשלומי השכר, טיפים שעובדים דיווחו לכם, תאריכי וסכומי הפקדות המס עם מספרי האישור שלהן, העתקי דוחות שהוגשו עם מספרי אישור, וטפסי ⁦W-4⁩ של העובדים (פרסום 15; IRS: שמירת רישומים של מסי תעסוקה). איך נרשמת הרצת שכר: רישומי יומן לשכר.

קבלנים. טופס ⁦W-9⁩ הוא הדרך שבה משלם מקבל את שם המקבל ומספר הזיהוי שלו לצורכי מס; אדם זר עשוי שלא למסור מספר כזה ומשתמש במקום זאת בטופס ⁦W-8⁩ או בטופס 8233 (IRS: הוראות למבקש ⁦W-9⁩). עדיף לאסוף ⁦W-9⁩ לפני התשלום הראשון, כי משלם חייב בדרך כלל לנכות ⁦24%⁩ מתשלומים מסוימים (ניכוי גיבוי במקור), כולל תגמול לא-עובדים (nonemployee compensation), אם המקבל אינו מוסר מספר נכון (פרסום 15). איש המקצוע להנהלת חשבונות צריך גם את הסך ששולם לכל קבלן בשנה ואיך שולם לכל אחד. תשלומים בכרטיס אשראי או דרך רשת תשלומים של צד שלישי מדווחת חברת התשלומים בטופס ⁦1099-K⁩, לא בטופס ⁦1099-NEC⁩ (IRS: הוראות ⁦1099-MISC⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩).

מי מקבל טופס, כולל תשלומים לחברות: ראו אילו קבלנים מקבלים טופס מס; לקבלן שמסרב למסור מספר, איסוף מספרי זיהוי מקבלנים; לקבלן זר, תשלום לקבלנים בחו״ל.

מה נשאר באחריותי גם כשמישהו אחר מנהל את הספרים?

הרישומים, הדוח ומסי השכר נשארים באחריות העסק, לא של איש המקצוע להנהלת חשבונות. איש המקצוע עושה את העבודה; החובה אינה עוברת.

• רישומים. IRS אומר שנישומים ממלאים בעצמם את הדוחות שלהם ואחראים לנהל את הספרים והרישומים שלהם (IRS: רישומי תוכנת הנהלת חשבונות אלקטרונית). שימוש בצד שלישי לשירותי משמורת או ניהול של רישומי מחשב אינו פוטר את הנישום מחובות שמירת הרישומים שלו (Revenue Procedure 98-25).
• הדוח. מכין דוחות חותם על דוח, אבל אתם נשארים אחראים לנכונות כל פריט בו (נושא 254 של IRS).
• מסי שכר. מעסיק אחראי בדרך כלל לדוחות ולהפקדות גם כשצד שלישי מבצע אותם, ונשאר אחראי אם הצד השלישי נכשל. עם ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך, הארגון נחשב בדרך כלל למעסיק לגבי השכר שהוא משלם, אבל העסק עלול להיות חייב גם במסי התעסוקה על חלק מהעובדים האלה (פרסום 15; IRS: מיקור חוץ של תפקידי שכר).

אם טעות של איש מקצוע להנהלת חשבונות מעבירה עלות כלשהי היא שאלה נפרדת; ראו טעויות של איש מקצוע להנהלת חשבונות ומי משלם את הקנסות. לבדיקת העבודה, ראו בדיקת העבודה של איש המקצוע להנהלת חשבונות.

איך מפסיקים לערבב הוצאות אישיות ועסקיות?

הפסקת הערבוב מתחילה בחשבון עו״ש עסקי נפרד. פרסום 583 אומר לפתוח חשבון שנשמר נפרד מהחשבון האישי, להשתמש בו למטרות עסקיות בלבד ולהפקיד בו את כל התקבולים היומיים (פרסום 583).

• בעלי עסקים רבים משתמשים בכרטיס עסקי אחד ומשאירים אותו נקי מחיובים אישיים.
• כששילמתם עלות עסקית מכספכם האישי, שלחו את הקבלה וציינו זאת, כדי שהעסק יוכל להחזיר לכם. ראו הוצאות עסקיות בכרטיס אשראי אישי.
• אמרו לאיש המקצוע להנהלת חשבונות אם כל העברה היא הלוואה, כסף שהכנסתם או כסף שמשכתם. פרסום 583 אומר לציין את מקור ההפקדה ולכתוב צ׳קים לפקודת עצמכם רק למשיכות אישיות.
• הימנעו מצ׳קים לפקודת מזומן. אם אתם משלמים במזומן ואינכם מקבלים קבלה, פרסום 583 אומר להסביר את התשלום ברישומים שלכם בזמן אמת.

כסף שכבר התערבב הוא עבודת ניקוי: ראו תיקון ערבוב כספים עסקיים ואישיים.

איך מחזירים לעצמכם את הערבים: מה להעביר הלאה ומה לכתוב בהיקף העבודה?

בעל עסק יכול להעביר הלאה את עבודת הנהלת החשבונות החוזרת ולשמור לעצמו את ההחלטות: מענה לשאלות, מסירת מסמכים ואישור תשלומים. אחר כך הסכימו על התנאים בכתב, יחד עם סף הקבלות שלמעלה:

לניסוח ראו מה כתוב במכתב התקשרות להנהלת חשבונות ושאלות לשאול לפני שמעסיקים איש מקצוע להנהלת חשבונות. מסעדה או עסק מזומן צריכים לשאול גם איך נרשמות מכירות יומיות; ראו רישום מכירות יומיות.

מה אם הספרים של עסק משפחתי נמצאים בידי בן או בת זוג או שותף שרוצים לפרוש?

בן או בת זוג, או שותף, שמנהלים את הספרים של עסק משפחתי יכולים להעביר אותם הלאה, אבל האחריות נשארת אצל הבעלים.

1. רשמו מה אתם עושים בכל חודש, כולל משימות שאיש לא הטיל עליכם, כמו רדיפה אחרי קבלות ותשלום חשבונות. הרשימה הזו הופכת להיקף העבודה.
2. העבירו לאיש המקצוע להנהלת חשבונות את העבודה החוזרת. השאירו אצל הבעלים את ההחלטות שרק בעלים יכולים לקבל.
3. תנו לאיש המקצוע להנהלת חשבונות גישה, את הדוח האחרון שהוגש ואת החודש האחרון שאתם בטוחים שנכון. ראו יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.
4. חלק מבני הזוג שומרים על גישה משלהם עד שאיש המקצוע החדש להנהלת חשבונות התאים את החודש הראשון.

אם יש לעסק עובדים, בדקו את השכר לפני שאתם נסוגים. לפי סעיף 6672, קנס שחזור מסי נאמנות (trust fund recovery penalty) הוא ⁦100%⁩ מהמס המנוכה שלא שולם, ועלול להיות מוטל על אדם אחראי שפעל במזיד. פרסום 15 אומר שזה יכול לכלול מי שחותם על צ׳קים או שיש לו סמכות לגרום להוצאת כספי העסק (פרסום 15). ל-⁠IRS יש בדרך כלל 3 שנים כדי לקבוע אותו, הנספר מ-⁠15 באפריל שאחרי שנת השכר או מתאריך הגשה מאוחר יותר, ואין מגבלה כל עוד דוח שכר לא הוגש (IRM 5.7.3). מי נחשב מוסבר בקנס שחזור מסי נאמנות; אם ההפקדות מפגרות, ראו פיגור במסי שכר.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד. כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.

מסעדה שעונה פעם בחודש

דף כרטיס האשראי של מסעדה מציג 60 חיובים שאיש המקצוע להנהלת חשבונות לא מצליח לשייך. היקף העבודה נותן לבעלים שלושה ימי עסקים אחרי סגירת כל דף כדי לענות. הבעלים חוסמים מפגש אחד של 30 דקות בחלון הזה, עונים על כל 60 במעבר אחד ושולחים את סיכומי המכירות היומיים עם הפקדות הבנק. בהיקף העבודה הזה איש המקצוע להנהלת חשבונות מסווג והבעלים עונים. איש המקצוע שומר את השאלות למפגש הזה במקום לשלוח הודעות באמצע שירות הערב.

חיוב של ⁦US$280⁩ בכרטיס

ההזנה של בעל חנות מקוונת מציגה חיוב אחד של ⁦US$280⁩ בכרטיס למלון בזמן נסיעה לכנס. איש המקצוע להנהלת חשבונות יכול לתייג אותו כנסיעה אבל עדיין צריך תימוכין. ללינה נדרשת בדרך כלל קבלה בכל סכום, ולכן הבעלים שולחים את קבלת המלון, את התאריכים, את היעד ואת המטרה העסקית.

שני בעלים והעברה עד ה-⁠10 בחודש

ל-⁠LLC לגינון יש שני בעלים, ואחד מהם מנהל את הספרים בשעות הפנאי. הם שוכרים איש מקצוע להנהלת חשבונות ומעבירים בכל חודש עד ה-⁠10: דפי חשבון לכל חשבון, דוחות שכר, טפסי ⁦W-9⁩ לקבלני משנה חדשים ותשובות לשאלות פתוחות. מי שניהל את הספרים בודק את עבודת כל חודש במפגש קצר אחד, והבעלים שומרים אצלם את הכניסה של העסק ל-⁠EFTPS כדי לאשר הפקדות שכר.

המצב שלכם שונה?

• שאלות ממשיכות להצטבר, אתם עדיין מסווגים בסופי שבוע, או שהספרים מפגרים אחרי דוח: העברה חודשית מתחילה מספרים סגורים, ולכן חודשים מפגרים דורשים בדרך כלל השלמה קודם. ראו השלמת ספרים באיחור; מי עושה מה בכל חודש: שירותי הנהלת חשבונות.
• אתם מנהלים את הספרים של עסק משפחתי ורוצים לפרוש: ראו שירותי הנהלת חשבונות ויתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון.
• אתם רוצים להחליף איש מקצוע להנהלת חשבונות: ראו החלפת איש מקצוע להנהלת חשבונות וקבלת ספרים מרואה חשבון קודם.
• הפקדות שכר הוחמצו או ש-⁠IRS שלח הודעה על שכר: ראו פיגור במסי שכר והודעה מ-⁠IRS לעסק שלכם.
• אתם משלמים לאנשים כקבלנים אבל הם עובדים כמו עובדים: ראו קבלנים שעשויים להיות עובדים.
• כסף אישי ועסקי כבר מעורבבים: ראו תיקון ערבוב כספים עסקיים ואישיים.
• אתם מנהלים מסעדה או שהעסק מקבל מזומן: ראו רישומי מכירות בעסק מזומן.
• אתם מנהלים חברת S או כמה חברות: ראו הנהלת חשבונות לחברת S וספרים לכמה חברות.
• יש לכם חשבונות במטבעות אחרים: ראו חשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים.