למי זה מתאים
- בעלי עסקים יחידניים, שותפויות וחברות בארה״ב שמחליפים איש הנהלת חשבונות במהלך השנה
- בעלים שרוצים חוות דעת שנייה על קובץ הנהלת החשבונות שלהם לפני שמחליטים
לא מכוסה כאן
- בדיקות חודשיות של העבודה הנוכחית, שמדריך הבדיקה מכסה
- העברת תפקיד מכין דוחות המס, הרשאות IRS או ספק השכר
- הקלה בקנסות ותיקון דוחות שכבר הוגשו
מתי מפטרים איש הנהלת חשבונות?
ייתכן שצריך להחליף איש הנהלת חשבונות כשהספרים כבר לא יכולים לתמוך בדוח מס, או כשהגשה הוחמצה. החובה לנהל ספרים מספקים היא של הנישום, לא של איש הנהלת החשבונות: הם צריכים להספיק כדי לקבוע הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים (26 CFR 1.6001-1). פרסום 583 קובע להתאים את חשבון העו״ש כל חודש, כך שדף החשבון, פנקס הצ׳קים והספרים יסכימו.
| סימן | למה זה חשוב |
|---|---|
| חודשים נסגרים באיחור, או בכלל לא | החלטות והגשות נשענות על מספרים מיושנים |
| חשבון בנק או כרטיס עבר חודשים בלי התאמה | טעויות ורישומים חסרים מצטברים בלי שרואים |
| יתרה שאף אחד לא יכול להסביר: יתרת חשבון ביניים או יתרה לא מסווגת (רישומים שאף אחד לא ידע לשייך), מזומן שלילי, הלוואות שלא לקחתם | רישומים אולצו להתאזן ולא הותאמו למקור |
| הגשה של שכר, מס מכירה או 1099 התאחרה, הוחמצה או לא תואמת לספרים, או שמגיעה הודעה שהספרים לא מסבירים | קנסות, והספרים וההגשות כבר לא מסכימים |
| חודשים סגורים ממשיכים להשתנות | דוחות שכבר הוגשו עשויים להישען על נתונים שהשתנו |
| רק איש הנהלת החשבונות יכול לפתוח את הקובץ או את החשבונות, או שדוחות מגיעים לאט או בכלל לא | השליטה ברשומות שלכם אצל מישהו אחר, ואתם לא יכולים לאמת שום דבר |
| תשלומים הולכים לאיש הנהלת החשבונות, או לנמענים שאי אפשר לקשר לחשבונית | שימוש לרעה אפשרי בכספים: ראו את הפרק על ההסרה בהמשך |
סגירה אחת באיחור היא סיבה לרשום את ההיקף והמועדים (מכתב התקשרות), לא תמיד סיבה לפטר. דפוס חוזר יכול להיות סיבה להחליף; כך גם כל סימן אחרי שלוש השורות הראשונות.
המקרה אינו פשוט כשדוח שכר, מס מכירה או דוח מס עסקי הוגש מהספרים האלה, כשאיש הנהלת החשבונות מחזיק את העותק היחיד של הקובץ או שהוא המנהל היחיד, כשיותר מכמה חודשים לא הותאמו, או כשמועד של הגשה, הלוואה או דוח קרוב. אספו את דפי החשבון של הבנק והכרטיסים לשנה, את דוח המס העסקי האחרון שהוגש עם כל הנספחים, ואת דוחות השכר ומס המכירה וההודעות האחרונים.
החלפת איש הנהלת חשבונות לא משנה מי אחראי להפקדות השכר. ב-IRS אומרים שהמעסיק אחראי בסופו של דבר להפקדות גם כשצד שלישי מבצע אותן, ושהוא עלול גם להיחשב אחראי אישית למסים פדרליים מסוימים שלא שולמו (IRS). בחברה, בשותפות או ב-LLC אפשר להטיל אישית על נושא משרה, שותף או אדם אחר ששולט בתשלומים את קנס השבת כספי נאמנות (trust fund recovery penalty), השווה למס המנוכה שלא שולם, אם נמנעו במתכוון מלהעבירו (סעיף 6672; IRS). מגבלת הזמן הרגילה היא 3 שנים מ15 באפריל שאחרי שנת השכר, או ממועד ההגשה אם הוא מאוחר יותר: קנס השבת כספי נאמנות. קנסות שכבר נגרמו מטעויות: מי משלם את הקנסות.
מישהו יכול לתת לי חוות דעת שנייה על QuickBooks לפני שאני מפטר מישהו?
כן. חוות דעת שנייה היא בדיקה שבוחנת את הקובץ בלי לשנות אותו. אם יש לכם תפקיד מנהל, אפשר להביא בודק לפני שמכריזים על השינוי, כל עוד תנאי ההתקשרות מאפשרים זאת: ב-QuickBooks Online מנהל ראשי או מנהל החברה מזמין משתמש רואה חשבון (QuickBooks Online Help). המשתמש הזה בדרך כלל יכול לערוך, ולכן סכמו שהבודק עובד מדוחות ולא משנה דבר. אם איש הנהלת החשבונות הוא המנהל היחיד, הוא צריך להוסיף את הבודק: קבלו קודם הרשאת מנהל (הפרק הבא), או בקשו את הדוחות ועותק גיבוי.
כל איש הנהלת חשבונות או רואה חשבון עצמאי יכול לבצע את הבדיקה. תנו לבודק את דפי החשבון של השנה ואת הדוח האחרון שהוגש. הבודק בוחן שישה דברים:
- אם כל חשבון בנק וכרטיס מותאם לדפי החשבון שלו, חודש אחר חודש, ובאיזה חודש ההתאמות נפסקות.
- אם יתרות הפתיחה מתחברות למאזן בדוח האחרון שהוגש (Schedule L), או לדפי חשבון של סוף השנה כשבדוח אין מאזן.
- אם התחייבויות השכר ומס המכירה בספרים תואמות למה ש-IRS והמדינה מציגים כמוגש וכשולם.
- אם יתרות של חשבון ביניים, סליקה ופריטים לא מסווגים (חשבונות החזקה לרישומים שעוד לא שויכו) קטנות וחדשות, או גדולות וישנות.
- אם חודשים סגורים נערכו אחרי הגשת הדוח.
- אם תשלומים לקבלנים מסומנים ונתמכים בטופס W-9.
התוצאה היא בדרך כלל אחת משלוש: הקובץ תקין וההרגלים צריכים תיקון, אפשר לתקן את הקובץ מחודש שמתחבר, או שצריך להתחיל את הקובץ מחדש מסוף השנה האחרון שהוגש. התוצאה קובעת את תאריך המעבר. מה אפשר לבדוק בעצמכם כל חודש: בדיקת העבודה של איש הנהלת החשבונות.
מי הבעלים של הספרים, ולאיזו גישה אני צריך לפני שאני אומר משהו?
החובה לנהל את הספרים היא שלכם, והשליטה בקובץ שייכת למי שמחזיק בתפקיד המנהל. ב-QuickBooks Online רק מנהל ראשי או מנהל החברה יכולים להזמין משתמש רואה חשבון או להסיר אחד (הזמנה; הסרה). אם איש הנהלת החשבונות הוא המנהל היחיד, רק הוא יכול להוסיף אתכם, ולכן קבלו קודם הרשאת מנהל.
לפני שמעלים את השינוי, קראו את מכתב ההתקשרות או את החוזה: תקופת ההודעה המוקדמת, מה איש הנהלת החשבונות חייב להחזיר, והחשבונית הסופית (אין מכתב: מכתב התקשרות להנהלת חשבונות). אחר כך ודאו שיש לכם כניסה משלכם ברמת בעלים, לא של איש הנהלת החשבונות, אל:
- קובץ הנהלת החשבונות והמנוי שלו: אם הדוא״ל והכרטיס של איש הנהלת החשבונות רשומים בו, בקשו קודם להעביר אליכם את תפקיד המנהל;
- הבנק המקוון וכל חשבון כרטיס;
- ספק השכר;
- החשבון המקוון שלכם ב-IRS והרישום האישי שלכם ל-EFTPS, מערכת התשלום האלקטרוני של מסים פדרליים;
- כל חשבון מס מכירה ושכר במדינה.
אם איש הנהלת החשבונות הוא מי שמורשה לייצג מול IRS (practitioner, כמו CPA, סוכן מס מורשה או עורך דין, בין היתר), כלל פדרלי מחייב אותו להחזיר לפי בקשה את רשומות הלקוח שדרושות לכם לחובות המס הפדרליים שלכם, וסכסוך על שכר טרחה בדרך כלל לא פוטר אותו, אך דוח, נספח או מסמך אחר שהכין אינו רשומת לקוח כל עוד הוא מוחזק בגלל שכר טרחה שלא שולם על אותו מסמך (31 CFR 10.28; מי נחשב practitioner). אותן חובות חלות על כל מי שמקבל תשלום על הכנת כל מסמך או חלק מהותי ממנו עבור IRS (31 CFR 10.8). איש הנהלת חשבונות שלא מכין דבר עבור IRS כפוף רק לתנאי ההתקשרות ולחוק המדינה, ולכן גישה באה קודם. אם איש הנהלת החשבונות הפסיק להשיב: קבלת ספרים מרואה חשבון קודם.
איזה תאריך מעבר מתאים להחלפה באמצע השנה?
השתמשו ביום הראשון של חודש שבא אחרי חודש מותאם במלואו. זה תאריך המעבר: היום הראשון שאיש הנהלת החשבונות החדש מנהל, עם דוחות שהופקו לסוף החודש שלפניו. זו פרקטיקה, לא כלל משפטי. יתרת סוף חודש מותאם אפשר לאמת מול דף חשבון בנק, ולכן איש הנהלת החשבונות החדש מתחיל ממספר מוכח. מעבר באמצע חודש מפצל דף חשבון אחד בין שני אנשים, ואף אחד מהם לא אחראי להתאמה.
אם גם השכר עובר לספק אחר, עדיף סוף רבעון: ב-IRS אומרים להגיש טופס 941 פעם אחת בלבד לכל רבעון (IRS). ראו החלפת ספק שכר.
| מה הבדיקה מצאה | מעבר |
|---|---|
| כל חודש עד החודש האחרון מתחבר לדפי החשבון | היום הראשון של החודש הבא |
| חודשים מתחברים רק עד חודש קודם | היום הראשון אחרי החודש האחרון שמתחבר; החודשים המאוחרים יותר מושלמים כחלק מההעברה |
| אי אפשר להוכיח אף חודש השנה, או שיתרות הפתיחה לא מתחברות לדוח האחרון שהוגש או לדפי חשבון של סוף השנה | לעיתים קרובות סוף השנה האחרון שהוגש, כשהחודשים מאז נבנים מחדש מדפי החשבון |
התחלה מחדש, השורה האחרונה למעלה, פירושה בנייה מחדש מסוף השנה האחרון שהוגש: ניקוי ספרים או התחלה מחדש.
מה אוספים מאיש הנהלת החשבונות הישן לפני שהוא עוזב?
אספו כל מה שמאפשר למישהו אחר להוכיח את הספרים לתאריך המעבר, וקחו אותו לפני שהגישה מוסרת.
| מה אוספים | למה |
|---|---|
| מאזן, רווח והפסד ומאזן בוחן (יתרת כל חשבון ברשימה אחת), לסוף החודש שלפני המעבר | נקודת הפתיחה |
| פירוט עסקאות מתחילת השנה | כדי לעקוב אחרי כל נתון |
| דוחות התאמה ודפי חשבון לכל חשבון בנק וכרטיס | הוכחה שכל יתרה חוברה |
| חשבוניות לקוחות שלא שולמו וחשבוניות ספקים שלא שולמו לסוף אותו חודש | יתרות פתיחה |
| שכר: שכר וניכויים מתחילת השנה לכל עובד, טפסים 941 ו-940 שהוגשו, אישורי הפקדה | רשומות השכר החדשות חייבות להמשיך מהן |
| דוחות מס מכירה ותשלומים, לפי מדינה | הוכחה למה שהוגש ושולם |
| תשלומים לספקים לשנה, עם טפסי W-9 | דיווח 1099 בסוף השנה |
| לוחות זמנים של רכוש קבוע, פחת והלוואות | תימוכין למאזן |
| גיבוי או ייצוא של כל הקובץ, עם רשימה של מפתח החשבונות, המשתמשים, חיבורי הבנק והרישומים החוזרים שלו | פרסום 583 קובע שמערכת ממוחשבת חייבת לשמור רשומות קריאות למכונה ותיאור של המערכת, כולל מפתחות חשבונות |
| הדוחות האחרונים שהוגשו וכל הודעה פתוחה | מה שהספרים חייבים להתחבר אליו |
שמרו את הרשומות הישנות גם אחרי ההעברה. רשומות שתומכות בדוח נשמרות עד תום תקופת ההתיישנות, בדרך כלל 3 שנים אחרי שהדוח הוגש או היה אמור להיות מוגש, המאוחר מביניהם; רשומות מס תעסוקה, לפחות ארבע שנים אחרי שהמס היה לתשלום או שולם, המאוחר מביניהם. התקופה פתוחה כשלא הוגש דוח או כשהדוח היה במרמה, ו-6 שנים כשהכנסה שהושמטה מדוח עולה על 25% מההכנסה ברוטו שמוצגת בו. רשומות על רכוש, כמו לוחות הזמנים של רכוש קבוע ופחת, נשמרות עד תום התקופה לשנה שבה הרכוש נמכר או סולק (IRS; פרסום 583). עוד: כמה זמן לשמור רשומות עסקיות.
איך נועלים את החודשים הסגורים כדי שהעבודה הישנה תפסיק להשתנות?
קבעו תאריך סגירה (closing date) במועד המעבר, אחרי שהחודש האחרון שלפניו הותאם ויש בידיכם העתקים. ב-QuickBooks Online מנהל ראשי או מנהל החברה קובע אותו, היצרן אומר להתאים חשבונות עד תאריך הנעילה קודם, והיצרן מתאר את אפשרות הסיסמה כמאובטחת יותר (QuickBooks Online Help). שמרו את הסיסמה אצלכם.
נעילה מציבה עריכות מאוחרות מאחורי אזהרה או סיסמה. היא לא מבטלת עריכות שכבר נעשו, ולכן השוו את דוחות סוף השנה לדוח שהוגש לפני שאתם קובעים אותה. שלבים ומגבלות: תאריך סגירה אחרי הגשת המסים.
איך מסירים את איש הנהלת החשבונות הישן בלי להחמיץ תשלום?
מסירים גישה אחרונה, חשבון אחד בכל פעם, אחרי שאיש הנהלת החשבונות החדש אישר שהחשבון עובד עם כניסה חדשה. היוצא מן הכלל הוא כסף חסר: אם תשלומים הולכים לנמענים שאי אפשר לקשר לחשבונית, או שאיש הנהלת החשבונות יכול להזיז כסף, נתקו קודם את הגישה שלו לבנק, לכרטיסים ולמימון השכר, והעתיקו את הדוחות והגיבוי באותו יום אם יש לכם הרשאת מנהל. אל תחכו לתאריך המעבר.
- העתיקו את הדוחות ואת הגיבוי.
- הוסיפו את איש הנהלת החשבונות החדש לכל חשבון: התוכנה, הבנק אם הוא מציע משתמשים מוגבלים, וספק השכר.
- רשמו כל תשלום אוטומטי ורישום חוזר שקשורים לכניסה הישנה: תשלום חשבונות, מימון שכר, תשלומי כרטיס, תשלומי מס מתוזמנים. ודאו שכל אחד ימשיך לרוץ.
- בדקו את מועדי ההגשה בטבלת ההגשות שלהלן לפני שמסירים מישהו.
- הסירו את המשתמש הישן. ב-QuickBooks Online מנהל ראשי או מנהל החברה מסיר את משתמש רואה החשבון, והיצרן אומר שהגישה מסתיימת מיד (QuickBooks Online Help).
- שנו כל סיסמה שאיש הנהלת החשבונות הישן הכיר.
חלק מהגישה נמצאת אצל IRS. אם איש הנהלת החשבונות או חברת שכר מגישים ומפקידים עבורכם כסוכן דיווח (reporting agent, טופס 8655), גם ההרשאה ב-IRS צריכה להשתנות, וב-IRS ממליצים למעסיקים לא להחליף את כתובת הרישום לכתובת של ספק (IRS). פרטים: החלפת ספק שכר; גישה של מכין דוחות המס: החלפת רואה חשבון. הסרת כל הכניסות: מתן גישה לחשבונות שלכם לאיש הנהלת חשבונות.
אילו הגשות שומרות על מועדיהן כשמחליפים איש הנהלת חשבונות?
החלפת איש הנהלת חשבונות לא משנה אף מועד הגשה. ב-IRS אומרים שהרשאה בטופס 8655 לא פוטרת את הנישום מהאחריות להגיש דוחות ולבצע הפקדות בזמן (טופס 8655).
| הגשה | מועד | בתקופת הפער |
|---|---|---|
| הפקדות שכר פדרליות | לוח חודשי: עד היום ה-15 בחודש שלאחר מכן. לוח פעמיים בשבוע: ביום רביעי הבא למשכורות מרביעי עד שישי, וביום שישי הבא למשכורות משבת עד שלישי. בשניהם: יום העסקים הבא כשנצברים $100,000 ביום כלשהו, ומפקיד חודשי הופך אז לפעמיים בשבוע עד סוף אותה שנה ועד סוף השנה שאחריה. הלוח נקבע לפני כל שנה קלנדרית (IRS; פרסום 15) | קבלו רשימה של כל הפקדה שמגיעה ברבעון הבא ושל מי שמבצע אותה. הירשמו בעצמכם ל-EFTPS: הוא מציג 16 חודשים של היסטוריית תשלומים (IRS). להפקדה באיחור יש קנס של 2% עד 15% (IRS) |
| טופס 941 (דוח מס השכר הרבעוני) | היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון, או יום העסקים הבא כשהמועד חל בסוף שבוע או בחג רשמי, עם 10 ימים קלנדריים נוספים להגשה אם כל ההפקדות היו בזמן (IRS). מעסיק ש-IRS הורה לו בכתב להגיש טופס 944 מגיש פעם בשנה במקום זאת (פרסום 15) | דוח אחד מכסה את כל הרבעון, ולכן איש הנהלת החשבונות החדש צריך את השכר של הרבעון המלא |
| טופס 940 (דוח מס האבטלה השנתי), טפסים W-2 ו-W-3, דוחות שכר של המדינה | טופס 940: 31 בינואר אחרי שנת השכר, באותם כללים לסוף שבוע ולהפקדות בזמן (IRS). W-2 ו-W-3 לשכר של 2026: 1 בפברואר 2027 (IRS). המדינות קובעות מועדים משלהן | השכר של כל עובד לשנה כולה, לא רק אחרי המעבר |
| מס מכירה של מדינה | כל מדינה עם מס מכירה קובעת תדירות ומועדים משלה | קליפורניה, למשל, קובעת תדירות ודורשת הגשה גם בלי מכירות (CDTFA). מסרו את התדירות והכניסה של כל חשבון |
| מקדמות מס | בעלי עסק יחידני, שותפים ובעלי מניות בחברת S משלמים בדרך כלל באופן אישי; חברה משלמת מקדמות על המס שהחברה עצמה חייבת בו (IRS). יחידים בשנה קלנדרית משלמים ב-15 באפריל, ב-15 ביוני, ב-15 בספטמבר וב-15 בינואר 2027 (טופס 1040-ES). חברה משלמת עד היום ה-15 של החודשים ה-4, ה-6, ה-9 וה-12 בשנת המס (טופס 1120) | המקדמות נגזרות מהספרים, ולכן סגירה תקועה מעכבת את הנתון אבל לא את המועד. רשמו את תשלומי החברה והבעלים |
| טופס 1099-NEC (דוח שנתי על תשלומים לקבלנים) | 31 בינואר אחרי שנת התשלום, או יום העסקים הבא (IRS); סף הדיווח הוא $2,000 לתשלומים ב-2026 ו-$600 לשנים קודמות (IRS) | איש הנהלת החשבונות החדש צריך את תשלומי הספקים של כל השנה, לא רק אלה שאחרי המעבר |
אם ההעברה חושפת הפקדה או דוח שהוחמצו, ראו פיגור במסי שכר. הגשת מס מכירה בהרחבה: הגשת דוחות מס מכירה.
איך איש הנהלת החשבונות החדש קובע יתרות פתיחה ומתאים מחדש?
איש הנהלת החשבונות החדש מתחיל מיתרות שהוכחו, ואז מתאים כל חודש מתאריך המעבר. אילו יתרות, תלוי בבדיקה.
- הקובץ נשמר. איש הנהלת החשבונות החדש ממשיך באותו קובץ. יתרת הפתיחה של החודש הראשון חייבת להיות שווה ליתרת הסגירה של החודש המותאם האחרון. פער פירושו עריכה או רישום חסר: יתרת פתיחה שגויה בהתאמה.
- הקובץ מתחיל מחדש. פותחים את הקובץ החדש בסוף השנה האחרון שהוגש, ממאזן הבוחן הסופי והדוחות של הקובץ הישן, אחרי שהם מתחברים לדפי החשבון, ושומרים את הקובץ הישן. הדוח שהוגש הוא בדיקה של סכומים, לא המקור: המאזן שלו אמור להסכים עם הספרים (טופס 1120-S). תמכו מדפי החשבון בכל יתרה שלא מתחברת. כל חודש מאז נרשם מדפי החשבון ומותאם לפני הבא (יתרות פתיחה אחרי החלפת רואה חשבון). Schedule C מדווח הכנסה או הפסד (IRS), ולכן אין בו מאזן להתחבר אליו, וחלק מהדוחות של שותפויות, חברות S וחברות C מדלגים על Schedule L (טופס 1065; טופס 1120-S; טופס 1120); אז דפי החשבון של סוף השנה הם הבדיקה.
בשני המקרים, השוו את הרווח מתחילת השנה לדוח האחרון של איש הנהלת החשבונות הישן לאותו תאריך. כל הבדל הוא שאלה לבודק. מכאן והלאה התאימו כל חודש, כפי שפרסום 583 ממליץ.
מה אם דוחות כבר הוגשו מהספרים הישנים?
דוח שהוגש נשאר כפי שהוגש עד שתיקון מחליף אותו, והחלפת איש הנהלת חשבונות לא משנה אותו. התיקון הוא דוח מתוקן או, בשותפות שלא בחרה לצאת מכללי הביקורת המרכזית, בקשה להתאמה מנהלית (administrative adjustment request) (IRS). השוו את הספרים של כל תקופה שהוגשה לדוח שלה, ורשמו כל הבדל. הימנעו מעריכת חודשים נעולים כדי להתאים אותם.
דוחות שכר ומס מכירה באים קודם: יש להם קנסות על הפקדות, ובשכר גם אחריות המעסיק. אם דוח כלשהו דורש תיקון, ובאיזה הליך, תלוי במספרים ששונו ובסוג הישות: תיקון דוח עסקי שהוגש. הודעה שכבר התקבלה קובעת מועד משלה: הודעה מ-IRS לעסק שלכם.
מתי העבודה גדולה מדי להחלפה פשוטה?
החלפה פשוטה מתאימה כשבודק יכול לחבר את הקובץ לדפי החשבון ולדוח האחרון שהוגש, ושום דבר מהמוגש אינו שגוי. אחרת הממצא קובע את הדרך.
| מה הבדיקה השנייה מוצאת | דרך |
|---|---|
| כמה חודשים לא הותאמו, או שחסרים רישומים | משלימים לפני המעבר: השלמת ספרים באיחור |
| יתרות פתיחה או הון עצמי לא מתחברים לדוח האחרון שהוגש או לדפי חשבון של סוף השנה | מתחילים מחדש מסוף השנה האחרון שהוגש, בקובץ חדש אם צריך |
| הגשות שכר, מס מכירה או 1099 שנעשו ממספרים שלא תואמים | מתקנים קודם את ההגשות |
| דוח, הלוואה או מועד אחר קרובים | מחליטים אילו חודשים חייבים להיות מוכחים לפני אותו תאריך |
שלוש הכרעות קובעות את התוכנית: לתקן או להתחיל מחדש, תאריך המעבר, ואילו הגשות אולי צריכות תיקון. כל אחת תלויה במה שהבדיקה מוצאת בקובץ.
דוגמה
הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים.
חברת S לגינון מפסיקה להתאים במרץ
חברת S עם הכנסות של US$600,000 מגלה שהחשבונות שלה לא מותאמים מאז מרץ. הבעלים קובע את 1 ביולי כתאריך המעבר, היום שאחרי סוף רבעון, ואיש בדיקה מתאים את מרץ עד יוני מול דפי החשבון לפני שמזיזים משהו. אם כל חודש מתחבר, איש הנהלת החשבונות החדש מתחיל ב-1 ביולי ומתאים קודם את יולי. אם מרץ לא מתחבר, המעבר זז ליום הראשון אחרי החודש האחרון שמתחבר, והחודשים המאוחרים מושלמים. החברה מריצה שכר, ולכן טופס 941 לאפריל עד יוני והפקדות יוני האחרונות עדיין מגיעים אחרי 1 ביולי: הבעלים קובע מי מגיש ומפקיד אותם.
LLC של יועץ שבה איש הנהלת החשבונות הוא המנהל היחיד
ל-LLC עם בעלים יחיד והכנסות של US$180,000 יש איש הנהלת חשבונות שהוא המנהל היחיד של הקובץ. הבעלים מקבל קודם הרשאת מנהל, ואז שומר גיבוי ודוחות, מוסיף את איש הנהלת החשבונות החדש, ורק אז מסיר את המשתמש הישן. הבעלים קובע את תאריך הסגירה במועד המעבר ושומר את הסיסמה.
מסעדה של שני שותפים נפרדת מאיש הנהלת החשבונות
שותפות של מסעדה ששילמה US$25,000 שכר בכל חודש בודקת את חשבון ה-EFTPS של העסק לפני ההחלפה. היסטוריית התשלומים תואמת לרישום השכר. איש הנהלת החשבונות מפרט כל הפקדה שמגיעה ברבעון הבא, והשותפים שומרים את המועדים האלה עם איש הנהלת החשבונות החדש.
המצב שלכם שונה?
- אתם רוצים בדיקה שנייה של הקובץ לפני שאתם אומרים למישהו: בדיקת העבודה של איש הנהלת החשבונות מכסה מה אפשר לבדוק בעצמכם. ביצוע כל ששת המבחנים על הקובץ כולו הוא החלק שצריך מישהו אחר, ולכן קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
- הספרים מפגרים בכמה חודשים ומועד של הגשה, הלוואה או דוח קרוב: השלמת ספרים באיחור מראה מה לבנות מחדש. אילו חודשים להוכיח קודם תלוי באותו מועד, ולכן קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
- איש הנהלת החשבונות הישן מחזיק בעותק היחיד של הקובץ, או שהפסיק להשיב: קבלת ספרים מכסה איך להחזיר רשומות. תיקון או התחלה מחדש תלויים במה שחוזר, ולכן קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
- נראה שכסף חסר, או שאיש הנהלת החשבונות יכול להזיז כסף: נתקו קודם את גישת התשלומים, כמתואר למעלה. מה צריך לאתר ולתקן תלוי ברשומות, ולכן קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
- הבדיקה השנייה מוצאת שהוגשו שכר או מס מכירה ממספרים שגויים, או שמס שכר מנוכה לא שולם: ראו פיגור במסי שכר ותיקון דוח עסקי שהוגש. אילו הגשות צריכות תיקון תלוי במספרים, ולכן קבלו עזרה בהנהלת חשבונות.
- גם ספק השכר או מכין הדוחות מוחלפים: ראו החלפת ספק שכר והחלפת רואה חשבון.
- אתם בוחרים את איש הנהלת החשבונות הבא: ראו שאלות לשאול לפני שמעסיקים איש הנהלת חשבונות.
נתונים בדף זה
| נתון | ערך | מקור |
|---|---|---|
| תקופת שומה כללית של קנס אחריות לכספי נאמנות (trust fund recovery penalty) מ-15 באפריל שאחרי, לדוחות מס תעסוקה שהוגשו בזמן, או מההגשה בפועל המאוחרת יותר; חלים חריגים | 3 שנים | IRS: תקופת השומה של קנס אחריות לכספי נאמנות (Trust Fund Recovery Penalty) סומן |
| מועד ההגשה הנחשב בחוק לדוח השנתי על מסי העסקה לצורך שומה בשנה הקלנדרית הבאה; הגשת הדוח בפועל במועד מאוחר יותר דוחה את תחילת תקופת השומה; חריגים יכולים להשעות או לבטל את המגבלה | 15 באפריל | IRS: כללי קביעת קנס בגין אי-העברת מסים שנגבו בנאמנות סומן |
| התקופה הכללית לשמירת רשומות התומכות במס הכנסה בדרך כלל מהמאוחר מבין יום ההגשה לבין מועד ההגשה של הדוח; במקרים מסוימים חלות תקופות ארוכות יותר. רשומות על בסיס העלות של נכס נשמרות עד תום תקופת ההתיישנות של השנה שבה הנכס נמכר במכירה חייבת במס; לדוחות שלא הוגשו ולדוחות במרמה אין התיישנות. | 3 שנים | IRS: פרסום 583, כמה זמן שומרים רשומות וטבלה 3 סומן |
| תקופת שמירת רישומי מס תעסוקה בארה״ב מינימום, נספר ממועד שבו המס חל לתשלום או שולם, לפי המאוחר מביניהם | ארבע שנים | IRS: פרסום 583, פתיחת עסק ושמירת רשומות סומן |
| הכנסה שהושמטה ומאריכה את תקופת שמירת הרשומות של ה-IRS ל-6 שנים יש לשמור רשומות 6 שנים אם הכנסה שלא דווחה עולה על שיעור זה מההכנסה ברוטו שמופיעה בדוח | 25% | IRS: כמה זמן לשמור רשומות? סומן |
| מועד הפקדה חודשית של מס שכר בארצות הברית מעסיקים חדשים בטופס 941 מתחילים בדרך כלל בלוח הפקדות חודשי; חלים כללי יום העסקים הבא | היום ה-15 בחודש שלאחר מכן | IRS: פרסום Publication 15 סומן |
| הסף שבו מס תעסוקה מופקד ביום העסקים הבא חבות המס הצבורה בכל יום בתקופת הפקדה חודשית או דו-שבועית | $100,000 שנת מס 2026 | IRS: פרסום 15, מדריך מסים למעסיק סומן |
| טווח הקנס על איחור בהפקדת מס שכר בארצות הברית IRC 6656 והנחיות IRS: 2%, 5%, 10% או 15% מההפקדה שלא שולמה, לפי האיחור וההודעה; השיעורים אינם מצטברים | 2% עד 15% | IRS: קנס על אי-הפקדה (Failure to Deposit Penalty) סומן |
| מועד ההגשה הרבעוני של טופס 941 בדרך כלל 30 באפריל, 31 ביולי, 31 באוקטובר ו-31 בינואר; ייתכנו הארכות ליום העסקי הבא ולהפקדה במועד | היום האחרון בחודש הראשון אחרי כל רבעון | IRS: הוראות טופס 941 סומן |
| זמן נוסף להגשת טופס 941 או טופס 940 כשכל ההפקדות בוצעו במועד טופס 941: אם כל המסים הופקדו במועד; טופס 940: אם כל מס FUTA הופקד במועד; מועד שחל בסוף שבוע או בחג רשמי נדחה גם הוא ליום העסקים הבא | 10 ימים קלנדריים נוספים | IRS: מועדי מס תעסוקה סומן |
| מועד ההגשה השנתי של טופס 940 ייתכנו הארכות ליום העסקי הבא ולהפקדה במועד | 31 בינואר אחרי שנת השכר | IRS: דרישות ההגשה וההפקדה של טופס 940 סומן |
| מועד ההגשה והמסירה של טפסים W-2 ו-W-3 לשנת 2026 הגישו את טפסי W-2 ו-W-3 לשנת 2026 ל-SSA ומסרו את W-2 לעובדים עד תאריך זה | 1 בפברואר 2027 שנת מס 2026 | IRS: ההוראות הכלליות לטפסי W-2 ו-W-3 (2026) סומן |
| תאריך תשלום המקדמה הראשון לשנת 2026 מקדמה ראשונה ליחידים בשנה קלנדרית | 15 באפריל שנת מס 2026 | IRS: טופס 1040-ES לשנת 2026 סומן |
| מועד התשלום המשוער השני ל-2026 התשלום השני ליחידים בשנת לוח | 15 ביוני שנת מס 2026 | IRS: טופס 1040-ES לשנת 2026 סומן |
| מועד התשלום המשוער השלישי ל-2026 התשלום השלישי ליחידים בשנת לוח | 15 בספטמבר שנת מס 2026 | IRS: טופס 1040-ES לשנת 2026 סומן |
| תאריך תשלום המקדמה הרביעי לשנת 2026 מקדמה רביעית ליחידים בשנה קלנדרית | 15 בינואר 2027 שנת מס 2026 | IRS: טופס 1040-ES לשנת 2026 סומן |
| מועדי תשלום מקדמות מס לחברות חברות עם שנת מס קלנדרית משלמות ב-15 באפריל, 15 ביוני, 15 בספטמבר ו-15 בדצמבר; תאריך שחל בשבת, ביום ראשון או בחג רשמי עובר ליום העסקים הרגיל הבא. חובה להעביר בהעברה אלקטרונית של כספים. | היום ה-15 של החודשים ה-4, ה-6, ה-9 וה-12 בשנת המס | IRS: הוראות טופס 1120 סומן |
| מועד ההגשה והמסירה לנמען של טופס 1099-NEC לאחר שנת התשלום. עובר ליום העסקים הבא אם חל בסוף שבוע או בחג רשמי | 31 בינואר | IRS: הוראות טפסים 1099-MISC ו-1099-NEC סומן |
| סף הדיווח של טופס 1099-NEC על תשלומים ששולמו ב-2026 בדרך כלל, תשלומים עבור שירותים שיש לדווח עליהם לנמען אחד במהלך 2026; ניכוי במקור (backup withholding) יכול לחייב הגשה בכל סכום | $2,000 שנת מס 2026 | IRS: האם אני חייב להגיש טופס 1099 או דוח מידע אחר? סומן |
| סף הדיווח בטופס 1099-NEC על תגמול לשאינם עובדים, לתשלומים עד סוף 2025 תיבה 1, תגמול לשאינם עובדים של $600 או יותר, לפי הוראות אפריל 2025; תשלומים אחרי 31 בדצמבר 2025 כפופים לסף הגבוה יותר. | $600 שנת מס 2025 | IRS: הוראות טפסים 1099-MISC ו-1099-NEC (גרסת אפריל 2025) סומן |
מקורות ראשוניים
- 26 CFR 1.6001-1, רשומות (GovInfo)
- IRS: פרסום 583, פתיחת עסק ושמירת רשומות
- IRS: כמה זמן לשמור רשומות?
- IRS: מיקור חוץ של משימות שכר
- IRS: מסי תעסוקה וקנס השבת כספי נאמנות (TFRP)
- 26 USC 6672, אי-גבייה ואי-העברה של מס (GovInfo)
- IRS: על טופס 8655, הרשאת סוכן דיווח
- IRS: טופס 8655
- IRS: הפקדה ודיווח של מסי תעסוקה
- IRS: פרסום 15, מדריך מסים למעסיק
- IRS: הוראות טופס 941
- IRS: נושא 759, דרישות הגשה והפקדה של טופס 940
- IRS: הוראות טפסים W-2 ו-W-3
- IRS: קנס על אי-הפקדה
- IRS: מקדמות מס
- IRS: טופס 1040-ES
- IRS: האם אני חייב להגיש טופס 1099 או דוח מידע אחר?
- IRS: הוראות טפסים 1099-MISC ו-1099-NEC
- IRS: הוראות Schedule C
- IRS: הוראות טופס 1065
- IRS: הוראות טופס 1120-S
- IRS: הוראות טופס 1120
- IRS: הגשת בקשה להתאמה מנהלית עבור שותפות לפי BBA
- 31 CFR 10.2, הגדרות (GovInfo)
- 31 CFR 10.8, הכנת דוחות והחלת הכללים על אנשים אחרים (GovInfo)
- 31 CFR 10.28, החזרת רשומות הלקוח (GovInfo)
- CDTFA של קליפורניה: מועדי הגשה של מס מכירה ומס שימוש
- QuickBooks Online Help: נעילת הספרים
- QuickBooks Online Help: ניהול משתמשי רואה חשבון
- QuickBooks Online Help: הסרת משתמש רואה חשבון
על המדריך
תורגם מהמדריך באנגלית · קראו את המקור באנגלית
הדף מסביר כללים כלליים לשנת המס המוצגת. הוא אינו ייעוץ למצבכם.
שינויים במקור האנגלי
- : פורסם לראשונה.