ההתאמות לא נעשות? איך בודקים בעצמכם את עבודת הנהלת החשבונות

איך אני יודע שאיש הנהלת החשבונות שלי באמת מתאים את החשבונות?

איש הנהלת חשבונות מתאים חשבון כשיתרת הסגירה בדף החשבון, אחרי התאמה לפריטים שלא הותאמו המפורטים ברשימה, שווה ליתרה בספרים באותו תאריך. IRS ממליץ להתאים את חשבון העו״ש העסקי מדי חודש. בקשו את הדוח לכל חשבון בנק וכרטיס אשראי, עם התאריך שבו הותאם כל חשבון בפעם האחרונה. איש הנהלת חשבונות שלא נכנס לתוכנה או לא מתאים בזמן יתגלה קודם כול כחשבון שתאריך ההתאמה האחרון שלו ישן בחודשים. התאריך מראה שהחשבון מפגר ולא למה: הסיבה יכולה להיות איש הנהלת החשבונות, דפי חשבון חסרים או גישה שאבדה, ולכן שאלו.

התיק לא פשוט כאשר:

• הבנק והספרים לא מסכימים ואי אפשר להבדיל בין פער תזמון לטעות אמיתית;
• חודשים לא הותאמו מעולם, ולכן טעויות הספיקו להצטבר;
• הספרים מראים מזומן שאין בבנק;
• שכר או מס מכירה בספרים לא מסכימים עם IRS או עם המדינה;
• דוח הוגש מספרים שלא הותאמו;
• העסק הוא שותפות או חברה שחייבות להשלים Schedule L, מאזן שחייב להתאים לספרים.

מה להכין קודם: דף חשבון לכל חשבון לחודשים הרלוונטיים, שני הדוחות האחרונים שהוגשו, דוחות מהספרים לשלושה חודשים (מאזן, דוח רווח והפסד, דוחות התאמה), דוחות שכר וטפסי 941 ו-⁠940 שהוגשו, דפי חשבון של הלוואות, טפסי 1099 שהעסק קיבל, ורישומי IRS על העסק: יתרת החשבון, היסטוריית תשלומים ותדפיסים.

חיבור לבנק שמזרים עסקאות אינו התאמה; ראו עסקאות מהבנק לעומת התאמה.

מה התאמה חודשית צריכה להראות, ומה לבקש לראות?

התאמה חודשית מראה שהספרים מסכימים עם הבנק אחרי שכל פער תזמון נרשם ברשימה. השלבים לפי IRS הם להשוות הפקדות ושיקים שנפרעו לספרים, לרשום מה שעדיין לא נפרע, להזין עמלות בנק שחסרות בספרים, ואז לוודא שיתרת דף החשבון המותאמת שווה ליתרת הספרים המותאמת.

על השגרה סביב זה ראו רשימת בדיקה לסגירת חודש.

למה יתרת הבנק לא תואמת את הספרים שלי?

הסיבות הנפוצות הן תזמון, עמלות בנק שחסרות בספרים וטעויות הזנה. IRS מציין את שתי הראשונות: דף חשבון יכול לכלול חיובים שעדיין לא הוזנו בספרים, והוא לא כולל הפקדות שנעשו אחרי תאריך הדף ושיקים שעוד לא נפרעו. בדוגמה שלו מופיעה גם הפקדה שהוזנה בסכום שגוי.

לפער תזמון יש שם ותאריך, והוא מתנקה בדרך כלל עד דף החשבון הבא. הפרש שאף אחד לא מצליח לקשור לפריט מסוים הוא טעות, רישום חסר או כסף שזז בלי להירשם. כשהספרים מראים יותר מזומן מהבנק, חפשו תשלומים שלא הוזנו, הפקדות שהוזנו פעמיים והעברות שהוזנו רק בצד אחד. להפקדות של כרטיסי אשראי ותשלומים מקוונים ראו התאמת מכירות, תשלומים וטופס ⁦1099-K⁩.

אם הבעיה היא יתרת הפתיחה בהתאמה עצמה, ראו יתרת פתיחה שגויה בהתאמה.

מה אומרות יתרות גדולות ללא סיווג, בחשבון ביניים או בחשבון סליקה?

יתרה גדולה ללא סיווג, בחשבון ביניים (suspense) או בחשבון סליקה פירושה שכסף זז ואף אחד לא החליט מה זה היה. IRS אומר שצריך לדעת מה מקור התקבולים כדי להבדיל בין תקבולים עסקיים ללא עסקיים ובין הכנסה חייבת לפטורה, ושהספרים חייבים להראות הכנסה ברוטו, ניכויים וזיכויים. עד שהיתרה ממוינת, דוח הרווח והפסד עשוי לטעות בסכום לא ידוע.

חשבון סליקה הוא תחנת ביניים זמנית לכסף בדרך, למשל קבוצת מכירות בכרטיס אשראי שמחכה להפקדה שלה, והוא חוזר בדרך כלל לאפס כשהרישום המתאים מגיע. ליתרה בחשבון ביניים או ללא סיווג אין יציאה כזו. שאלו שלוש שאלות:

1. אילו רישומים מרכיבים את היתרה?
2. מה גילו של הישן ביותר?
3. מי החליט על כל רישום, ולפי איזה מסמך?

ראו הוצאות ללא סיווג לפני עונת המס, הון פתיחה בספרים ודוח רווח והפסד שנראה שגוי.

האם המאזן שלי הגיוני: מזומן שלילי, הלוואות מוזרות, הון הבעלים?

מאזן הגיוני כשאפשר לעקוב אחרי כל שורה בו עד דף חשבון או מסמך. כדאי לבדוק קודם ארבע שורות.

אותה בדיקה חלה בדוחות. ההוראות לטופס 1065, לטופס ⁦1120-S⁩ ולטופס 1120 קובעות כל אחת שהמאזן ב-⁠Schedule L צריך להתאים לספרים ולרישומים של הישות. בדוח של חברת S, הלוואות מבעלי מניות אמורות בדרך כלל להתאים לסכומים ב-⁠Schedules ⁦K-1⁩.

ראו מה מאזן של עסק קטן צריך להראות והון בעלים שלילי.

האם סכומי השכר ומס המכירה בספרים תואמים למה ש-⁠IRS והמדינה מראים?

השכר ומס המכירה בספרים צריכים להתאים לרישומי IRS ולרישומי המדינה, תקופה אחר תקופה. המעסיק, ולא איש הנהלת החשבונות, אחראי להפקדות מס שכר פדרליות גם כשמישהו אחר מבצע אותן (IRS), ולכן רישום IRS, ולא דוח של איש הנהלת החשבונות, הוא הראיה הטובה יותר לשאלה אם הפקדה הגיעה; פער הוא סיבה לשאול ולא הוכחה שהפקדה לא נעשתה. אם ארגון מעסיקים מקצועי מוסמך (PEO) משלם את השכר, הוא בדרך כלל המעסיק לגביו, ולכן ייתכן שההפקדות רשומות בחשבון שלו ולא בחשבון העסק; בקשו ממנו את הדוחות שלו. העסק עדיין יכול להיות חייב (IRS).

איפה לבדוק:

• חשבון המס העסקי של IRS (Business Tax Account): עם גישה מלאה הוא מראה את יתרת החשבון לפי שנה, היסטוריית תשלומים, תדפיסים והודעות. מי יכול להירשם תלוי בסוג הישות ובתפקיד: בעל עסק יחידני עם EIN שמגיש Schedule C, שותף כללי או שותף מנהל ב-⁠LLC, או נושא משרה בחברה או חבר מנהל שהוא עובד נוכחי עם ⁦W-2⁩ בשנת ההגשה האחרונה ויכול לחייב את החברה כדין. שותף או בעל מניות עם Schedule K-1 מקבל גישה מוגבלת: בלי הודעות, ורק שנות מס ישנות יותר שיש להן ⁦K-1⁩ בתיק ו-⁠IRS מפרט, כך שייתכן שהגישה נעצרת לפני התקופה שאתם בודקים. LLC שמגיש כעסק יחידני ב-⁠Schedule C עדיין לא יכול להירשם (IRS).
• EFTPS, תדפיסים וטופס 8821: מעסיק שנרשם למערכת התשלומים של משרד האוצר רואה את התשלומים שלו עם קוד ה-⁠PIN שלו (IRS). עסק יכול להירשם גם בלי חשבון מס עסקי, אבל ההיסטוריה שלו מגיעה אחורה רק כ-⁠15 עד 16 חודשים, כי שני עמודים של IRS נבדלים בכך (IRS). תדפיס חשבון מס של העסק, שמוזמן בטופס ⁦4506-T⁩ או דרך הקו העסקי של IRS, מראה הפקדות ותשלומי מס פדרליים (IRS). טופס 8821 מאפשר לעסק להסמיך מישהו אחר לעיין ברישומי IRS שלו.
• הכתובת הרשומה: IRS שולח התכתבות לכתובת הרשומה וממליץ בחום שהמעסיק לא ישנה אותה לכתובת של ספק שכר (IRS).
• המדינה: כל מדינה מנהלת חשבונות משלה, והשמות והכללים שונים. לגבי מס מכירה, קליפורניה מאפשרת לנישום לראות דוחות ותשלומים באינטרנט. Business Online Services של ניו יורק מאפשר לבעלים או לנושא משרה לראות את היסטוריית ההגשות והתשלומים של העסק במסי מדינת ניו יורק. ראו מס מכירה לתשלום שלא תואם את הדוח.

מפקיד חודשי מפקיד עד היום ה-⁠15 בחודש שלאחר מכן; מפקיד פעמיים בשבוע מפקיד עד יום רביעי הבא עבור תשלומי שכר בימים רביעי עד שישי, ועד יום שישי הבא עבור שבת עד שלישי; כל אחד מהם מפקיד עד יום העסקים הבא כשהצטבר מס של ⁦$100,000⁩ או יותר (מועדי IRS). מעסיק שהמס בשורה 12 שלו נמוך מ-⁠⁦$2,500⁩ ברבעון הנוכחי או בקודם, בלי הפקדה כזו ליום הבא, רשאי לשלם יחד עם טופס 941 במקום להפקיד, ולכן ברבעון כזה אפשר לראות תשלום אחד ובלי הפקדות נפרדות. כשהסכום הזה או יותר בשני הרבעונים וכל ההפקדות הוגשו במועד, שורה 14 צריכה להיות אפס; יתרה לתשלום היא סיבה לשאול למה. מעסיק שאושר להגיש טופס 944 מגיש פעם בשנה, ומעסיק של עובדי חקלאות מגיש טופס 943 על שכרם (IRS).

הפקדה שהוחמצה מוסיפה קנס על אי-הפקדה בשיעור ⁦2%⁩ עד ⁦15%⁩ מההפקדה שלא שולמה, לפי גודל האיחור וההודעות (IRS). אדם אחראי לתשלום מס שנוכה שבכוונה לא משלם אותו, כמו נושא משרה, שותף או כל מי שמחליט אילו חשבונות משולמים, יכול גם לחוב בקנס השבת כספי הנאמנות לפי סעיף 6672, שהוא שווה ל-מלוא מס ההכנסה שנוכה במקור ולא שולם ודמי Social Security ו-⁠Medicare של העובד. מכתב שמציע אותו נותן 60 ימים לערער (IRS). המדריך הפנימי של IRS קובע את תקופת השומה הרגילה על 3 שנים, ובלי הגבלה עד שדוח מוגש (IRM). ראו מי משלם את הקנסות אחרי טעויות של איש הנהלת חשבונות וקנס השבת כספי הנאמנות.

ליתרות שכר שלא מתנקות ראו התחייבויות שכר שלא מתנקות.

האם הספרים מתחילים מהדוח שהוגש בשנה שעברה ותואמים להכנסות לפי טפסי 1099?

כן: יתרות הפתיחה של השנה צריכות להיות שוות ליתרות הסגירה של שנה שעברה, וההכנסה בספרים צריכה להסביר את ההכנסה בדוח ובטפסים שהמשלמים שלחו.

יתרות פתיחה. בשותפות, הוראות טופס 1065 קובעות שסך הנכסים בתחילת השנה ב-⁠Schedule L צריך בדרך כלל להיות שווה לסך הנכסים בסוף השנה הקודמת, עם הסבר להפרש. ההוראות לחברות שצוינו לעיל קובעות שהמאזן צריך להתאים לספרים. השוו את Schedule L של הדוח האחרון שהוגש, ואת ההון בו, לספרים ביום האחרון של אותה שנה. ל-⁠Schedule C של בעל עסק יחידני אין מאזן, וחלק מהשותפויות והחברות הקטנות פטורות מ-⁠Schedule L. בלי מאזן, מתחילים מהמאזן ששמרתם בסגירת השנה שעברה ומדפי החשבון של הבנק, כרטיסי האשראי וההלוואות בסוף השנה, ואז משווים את דוח הרווח והפסד של השנה שהוגשה לדוח.

הכנסה לפי טפסי 1099. השוו כל טופס ⁦1099-NEC⁩, ⁦1099-MISC⁩ ו-⁠⁦1099-K⁩ שהעסק קיבל להכנסה בספרים. בדוח של יחיד, IRS שולח הודעת ⁦CP2000⁩ כשהכנסה שמשלמים דיווחו עליה לא תואמת את הדוח. בעל עסק יחידני יכול לבקש תדפיס שכר והכנסה, אבל הוא מציג רק טפסים שהוגשו בפועל ל-⁠IRS, ולא בהכרח את כל אלה שהונפקו. IRS לא מציין תדפיס שכר והכנסה בין סוגי התדפיסים העסקיים, ולכן שותפות או חברה צריכות לבקש מכל משלם או פלטפורמה את העותק שלו. הכנסה חייבת בדיווח בין אם טופס ⁦1099-K⁩ מגיע ובין אם לא (IRS). פער אינו בהכרח טעות, אבל כדאי להסביר כל אחד בכתב ולשמור את ההסבר עם רישומי הדוח.

ראו עודפים שלא תואמים לדוח השנה הקודמת והתאמת מכירות, תשלומים וטופס ⁦1099-K⁩.

איך אפשר לדעת אם משנים חודשים ישנים שנסגרו?

משנים חודשים סגורים כשנתון של תקופה שהסתיימה שונה בין שני עותקים של אותו דוח. שלושה סימנים מצביעים על כך:

• יתרת הפתיחה בהתאמה כבר לא תואמת את דף החשבון;
• סך של שנה שעברה שונה מהעותק ששמרתם;
• הון הפתיחה כבר לא תואם את המאזן ששמרתם בסוף השנה או את Schedule L שהוגש.

שאלו שלושה דברים: עד איזה תאריך הספרים נעולים, מי מחזיק בסיסמה, ורשימה של רישומים שנוספו או נערכו אחרי התאריך הזה, אם תוכנת הנהלת החשבונות שומרת יומן שינויים. אחרי שדוח הוגש, שמרו כ-⁠PDF את המאזן ואת דוח הרווח והפסד של סוף השנה; העותק הוא קו הבסיס לפעם הבאה.

בבדיקה של IRS, הוא יכול לבקש את קובץ תוכנת החשבונאות, והשאלות הנפוצות שהוא מפרסם קובעות שבודקים עשויים לעיין ברישומים שנוצרו או שונו במהלך השנה הנבדקת. שינוי הספרים אחרי ההגשה אינו מתקן בעצמו את הדוח שהוגש, אבל הוא יכול לגרום לכך שהדוח כבר לא תואם את הספרים; אם זה משנה, תלוי במה שהשתנה. ראו שנה שהוגשה וממשיכה להשתנות.

מה אפשר לבדוק בעצמי כל חודש ב-⁠30 דקות?

שש בדיקות, כחמש דקות כל אחת. השתמשו בכניסות שלכם לבנק, ל-⁠IRS ולמדינה, ובדוחות שיוצאו מהספרים בכניסה של בעלים, כדי לא להסתמך על הסיכום של איש הנהלת החשבונות:

1. יתרות סגירה. בכל חשבון בנק וכרטיס אשראי, התאימו את יתרת הסגירה בדף החשבון ליתרת דף החשבון בדוח ההתאמה, ואז את היתרה המותאמת בדוח ליתרת הספרים באותו תאריך.
2. פריטים שלא הותאמו. קראו את הרשימה. לכל פריט ישן מדף חשבון אחד צריך סיבה.
3. מאזן. חפשו מזומן שלילי, יתרות ללא סיווג, בחשבון ביניים או בחשבון סליקה, והלוואות שאתם לא מכירים.
4. הפקדות שכר. השוו את היסטוריית התשלומים ב-⁠IRS לדוחות השכר של החודש.
5. מס מכירה. ודאו בחשבון של המדינה שהתקופה הוגשה ושולמה.
6. חודשים סגורים. השוו את סכומי הסגירה של החודש שעבר ל-⁠PDF ששמרתם.

אם בדיקה נכשלת, בקשו מאיש הנהלת החשבונות בכתב אילו רישומים מסבירים אותה. כשל שנשאר ללא הסבר, או כל פריט בטבלה שלהלן, הוא הרגע להביא איש מקצוע.

כדי לתת לאיש הנהלת חשבונות גישה בלי לוותר על הגישה שלכם, ראו מתן גישה לחשבונות לאיש הנהלת חשבונות.

מתי להפסיק לבדוק ולהביא איש מקצוע?

מפסיקים לבדוק כשממצא דורש יותר מתיקון. כל אחד מאלה דורש:

אם אתם מקדישים יותר זמן לתיקון טעויות של איש הנהלת החשבונות ממה שהעבודה הייתה לוקחת לכם בעצמכם, השאלה עברה מבדיקה להחלפה. ראו החלפת איש הנהלת חשבונות, או קבלת ספרים מרואה חשבון קודם אם איש הנהלת החשבונות הפסיק להשיב.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הנתונים בדולרים אמריקאיים.

הספרים מראים יותר מזומן מהבנק

ספרי LLC לגינון בדנבר מראים ⁦US$42,000⁩ במזומן. הבנק מראה ⁦US$18,000⁩. התאמת מרץ לא הושלמה מעולם, ו-⁦US$24,000⁩ יושבים בחשבון ללא סיווג. הצעד הראשון הוא להתאים את מרץ לדף החשבון, ואז לעבור על הרישומים ללא סיווג אחד אחד. עד אז אי אפשר לסמוך על דוח הרווח והפסד.

מסי שכר שמוצגים כשולמו

הספרים של מרפאת שיניים מראים ⁦US$9,000⁩ של מס שכר ששולם בכל רבעון. החשבון ב-⁠IRS מראה שני רבעונים שלא שולמו, ⁦US$18,000⁩ בסך הכול: ההפקדות מעולם לא יצאו מהבנק. נניח שכל ה-⁦US$18,000⁩ נדרשו כהפקדות, כל הפקדה מאחרת ביותר מ-⁠15 ימים, לא הגיעה הודעה מ-⁠IRS ואין הקלה בקנס. קנס אי-ההפקדה הוא אז ⁦10%⁩, כלומר ⁦US$1,800⁩. הוא הופך ל-⁠⁦15%⁩ (⁦US$2,700⁩), במקום ה-⁠⁦10%⁩, אם המס עדיין לא שולם יותר מ-⁠10 ימים אחרי ההודעה הראשונה של IRS או ביום שבו מגיעה הודעה שדורשת תשלום מיידי, המוקדם מביניהם. ריבית וקנסות נוספים עשויים לחול גם הם.

הון פתיחה שלא תואם דבר

ספרי חברת S של יועץ מראים הון פתיחה של ⁦US$15,000⁩. הוא לא תואם לא את הון הסגירה ב-⁠Schedule L שהוגש בשנה שעברה ולא את המאזן של סוף השנה ששמרו אחרי ההגשה. הקובץ נפתח מחדש ושנה סגורה שונתה. הצעד הראשון הוא רשימת הרישומים שנערכו אחרי שהדוח הוגש. אם צריך לתקן את הדוח, תלוי במה שהרשימה מראה.

המצב שלכם שונה?

• כמה חודשים לא הותאמו מעולם: ראו השלמת ספרים שמפגרים וניקוי או התחלה מחדש כדי להחליט בין תיקון חודש אחר חודש לבנייה מחדש. התחילו בעזרה בהנהלת חשבונות כשההשלמה גדולה ממה שאתם יכולים לעשות בעצמכם.
• יתרת הבנק והספרים לא מסכימות, או שהדוחות מראים מזומן שאין לכם, ואתם לא יודעים להבדיל בין פער תזמון לטעות: השוואה מקצועית של דפי החשבון לספרים היא הדרך לגלות אם אפשר לתקן חודש אחר חודש או שצריך לבנות מחדש, ואם משהו שכבר הוגש מושפע. התחילו בעזרה בהנהלת חשבונות.
• IRS או מדינה מראים שכר או מס מכירה שלא שולם, או שקיבלתם הודעה: ראו מי משלם את הקנסות אחרי טעויות של איש הנהלת חשבונות. הודעה קובעת מועד למענה, ולכן פנו מוקדם לעזרה בהנהלת חשבונות.
• יתרות פתיחה או הון שונים מספרי הסגירה של השנה שעברה או מ-⁠Schedule L שהוגש: ראו עודפים שלא תואמים לדוח השנה הקודמת ועזרה בהנהלת חשבונות כדי לבדוק אם הדוח מושפע.
• אתם לא בטוחים אילו משימות שייכות לאיש הנהלת החשבונות ואילו לכם: ראו מה איש הנהלת החשבונות שלכם צריך מכם.
• איש הנהלת החשבונות נעלם או שאתם מוכנים להחליף: ראו החלפת איש הנהלת חשבונות.