שאלות לפני ששוכרים איש מקצוע להנהלת חשבונות, ודגלים אדומים

מה כדאי לשאול איש מקצוע להנהלת חשבונות לפני ששוכרים אותו?

בקשו את התשובות לשאלות שלהלן בכתב, כי החובה לנהל ספרים נכונים נשארת אצלכם, גם כשמישהו אחר מנהל אותם. IRS מאפשר להשתמש בכל שיטת רישום שמראה בבירור הכנסות והוצאות, והוא מכנה את החובה שלכם להוכיח את מה שכתוב בדוח נטל ההוכחה. דפי IRS שמצוטטים כאן אינם קובעים תוצרים חובה לאיש מקצוע להנהלת חשבונות, ולכן התנאים שנכתבים הם אלה שקובעים.

אם שואלים רק חמישה דברים, שאלו על התוצרים החודשיים ומועד המסירה, מי מפקיד את מסי השכר ומאיזה חשבון, מי מחזיק את פרטי הכניסה של מנהל המערכת בתוכנה, מי יכול להעביר כסף, ואיך נפרדים. סירוב לכל אחד מאלה בכתב הוא הדגל האדום הראשון; הרשימה המלאה בסוף המדריך.

מקרה אינו פשוט כאשר:

• שכר או מס מכירה הם חלק מהעבודה, או שמס המכירה חל ביותר ממדינה אחת;
• הספרים מפגרים, או שאיש המקצוע הקודם השאיר בלגן;
• לבעלים אחד יש כמה ישויות;
• דוח של שותפות או של חברה ייבנה מהספרים האלה;
• עדיין אי אפשר לדעת אם צריך איש מקצוע להנהלת חשבונות בלבד, או כזה שקשור ל-⁠CPA שמגיש את הדוחות שלכם;
• בעלים, חשבון בנק או לקוח נמצאים מחוץ לארצות הברית, או שבספרים יש סכומים במטבע חוץ;
• כבר הגיעה הודעה מ-⁠IRS או ממדינה.

מה לאסוף לפני שמתחילים להתקשר: התוכנה שבה אתם משתמשים היום, שלושה חודשים של דפי חשבון בנק וכרטיס אשראי, רשימה של מה שהעסק חייב להגיש (שכר, מס מכירה, טפסי 1099, דוחות) ומתי, ופרטי הקשר של איש המקצוע הקודם.

מה יעשו בכל חודש, ומה אקבל?

קבלו את התוצרים החודשיים כרשימה כתובה עם תאריך מסירה, ובקשו לראות דוחות לדוגמה שנוצרו מנתונים בדויים, ולא מהרישומים של לקוח אחר. בלי רשימה, “הנהלת חשבונות” יכולה להיות כל דבר, ממיון עסקאות ועד סגירת חודש מלאה. התאמה פירושה השוואה בין הספרים לדף החשבון, תיקון טעויות ורישום פריטים פתוחים, כמו שיקים שטרם נפרעו, כך שהיתרות המתואמות יהיו שוות.

שאלו:

• אילו חשבונות אתם מתאימים בכל חודש: בנק, כרטיס אשראי, הלוואה, מעבד תשלומים?
• האם אקבל דוח רווח והפסד, מאזן ואת דוחות ההתאמה שעומדים מאחוריהם?
• האם יש רשימה של פריטים פתוחים, כלומר עסקאות שלא הצלחתם לסווג?
• איפה נשמרות הקבלות ודפי החשבון, והאם אוכל לפתוח אותם בעצמי?
• אם הספרים שלי מפגרים או שגויים, איך תיכנסו לעבודה: מאיזה תאריך, האם תבצעו מחדש חודשים קודמים, והאם זה מחויב בנפרד?

תשובה טובה מציינת את החשבונות, את הדוחות ותאריך. דוח רווח והפסד בלי שום דבר שעומד מאחוריו אי אפשר לבדוק. ראו מה כולל שירות חודשי להנהלת חשבונות ובדיקת העבודה של איש המקצוע להנהלת חשבונות.

באיזו מהירות סוגרים את הספרים, ומהו מועד החיתוך?

דפי IRS שמצוטטים כאן אינם קובעים מועד לסגירת הספרים, ולכן בקשו מספר ימי עסקים אחרי סוף החודש ואת מועד החיתוך, כלומר היום שעד אליו אתם צריכים לשלוח קבלות ולענות על שאלות. המבחן הוא אם הסגירה מתרחשת לפני המועדים שבהם ההגשות שלכם נדרשות.

מועד שחל בסוף שבוע או בחג רשמי עובר ליום העסקים הבא, ואת דוחות השותפות והחברה אפשר להאריך בטופס 7004, שמוגש עד מועד ההגשה הרגיל. שאלו:

• כמה ימי עסקים אחרי סוף החודש אקבל את הספרים?
• מהו מועד החיתוך לקבלות ולתשובות שלי, ומה קורה אם אפספס אותו?
• מתי אקבל ספרים סופיים לסוף השנה עבור הדוח וטפסי סוף השנה?
• האם תענו לשאלות של מכין הדוחות שלי ותבצעו את הרישומים שהוא מבקש, ובאיזו מהירות?

“כשזה יהיה גמור” אינו תאריך. על השלבים שעומדים מאחורי סגירה ראו את רשימת הבדיקות לסגירת חודש.

מי עושה את העבודה: האדם שאני פוגש, או צוות שעומד מאחוריו?

בקשו את שמו של כל אדם שיטפל ברישומים שלכם, מה כל אחד עושה, ומי בודק את העבודה לפני שאתם רואים אותה. מי שניתנת לו גישה לספרים יכול בדרך כלל לראות את פעילות הבנק שלכם, ואם הוא עובד על שכר, גם את מספרי הביטוח הלאומי האמריקאי של העובדים שלכם.

שאלו:

• האם האדם שאני מדבר איתו יעשה את הספרים שלי, או יעביר אותם למישהו אחר?
• מי בודק את העבודה, ומי מחליף כשאיש הקשר שלי נעדר?
• האם חלק מהעבודה נעשה מחוץ לארצות הברית?
• האם כל אדם מקבל פרטי כניסה משלו למערכות שלי?
• האם ניהלתם ספרים לעסק כמו שלי, ובאיזו תוכנה?

פרסום 4557 של IRS נכתב לאנשי מקצוע במס, אבל הכללים שלו הוגנים לדרוש מכל מי שמחזיק את הרישומים שלכם. הוא קובע שלכל אדם שיש לו גישה לחשבונות לקוחות צריכה להיות סיסמה ייחודית, ושהגישה צריכה להינתן רק למי שזקוק לה. לשאלה אם עדיף עובד מרחוק או מקומי ראו איש מקצוע להנהלת חשבונות מקומי או מקוון; על צוותים בחו״ל ראו שכירת איש מקצוע להנהלת חשבונות בחו״ל.

האם הם CPA, סוכן מס מורשה או אף אחד מהם, והאם הם יכולים לדבר מול IRS בשמי?

IRS מעניק סמכות לדבר בשמכם לפי הסמכה, ולא לפי תואר תפקיד, ו“איש מקצוע להנהלת חשבונות” אינו ברשימה שלו. כל מי שיש לו מספר זיהוי של מכין דוחות (PTIN) רשאי להכין דוחות, אבל רק חלק מההסמכות כוללות זכויות ייצוג.

בקשו את הרישיון או את הרישום ובדקו אותו מול הגוף שהנפיק אותו: רישיון CPA מול מועצת רואי החשבון של המדינה, וסוכן מס מורשה או משתתף בתוכנית במדריך מכיני הדוחות של IRS. שם שחסר במדריך הוא סיבה לשאול, לא הוכחה לבעיה. אם איש המקצוע מכין גם דוחות, שאלו מי חותם: מכין דוחות בשכר חייב לחתום ולצרף PTIN על כל דוח, ו-⁠IRS מגדיר סירוב לכך דגל אדום חמור. אם מישהו אחר מכין את הדוח, שאלו אם איש המקצוע להנהלת חשבונות ומכין הדוח הזה יעבדו מאותו קובץ, ומי מתקן את הספרים אם הדוח חושף הפרש.

שאלו מי ישיב למכתב של IRS או ילווה אתכם בביקורת. איש מקצוע להנהלת חשבונות בלי הסמכה ברשימה יכול להיקבע בטופס 8821, שמאפשר לאדם הזה לעיין במידע המס שלכם ולקבל אותו, עבור המסים והשנים שתציינו, אבל לא לדבר בשמכם. רק נציג זכאי יכול להיקבע בטופס 2848. ראו איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA.

האם הם מטפלים בשכר ובמס מכירה, ומי אחראי אם הפקדה מתפספסת?

אם אתם המעסיק, אתם נשארים אחראים גם כשאיש מקצוע להנהלת חשבונות או ספק שכר מבצע את התשלום. IRS קובע שהמעסיק אחראי בסופו של דבר להפקדות מס שכר, חב במסים, בקנסות ובריבית אם צד שלישי לא שילם, ועלול לשאת באחריות אישית על מסים פדרליים מסוימים שלא שולמו. קנס שחזור כספי נאמנות (Trust Fund Recovery Penalty, סעיף 6672) הוא אחריות כזו: אפשר להטיל אותו על כל גורם אחראי שמסרב במזיד לשלם מס שנוכה, וקבוצה זו כוללת, לפי IRS, ספקי שירותי שכר ואחרים ששולטים בכספים. חריג אחד: קוד המס רואה בארגון מעסיקים מקצועי מוסמך (CPEO) את המעסיק לצורכי מסי תעסוקה פדרליים על השכר שהוא מעביר לעובדים באתר העבודה שלכם, ולכן שאלו אם ספק השכר הוא CPEO, בדקו את הרשימה הפומבית של CPEO מוסמכים של IRS וקראו את החוזה.

הפקדה מאוחרת גוררת קנס של ⁦2%⁩ עד ⁦15%⁩ מההפקדה שלא שולמה, לפי מספר ימי האיחור ולפי אם IRS כבר שלח הודעה. השיעורים אינם מצטברים. מי חייב מה אחרי פספוס מוסבר בכשספק שכר לא שילם את המסים שלכם.

שאלו על שכר:

• מי מריץ את השכר, ומי מבצע כל הפקדה, ומאיזה חשבון?
• האם ספק השכר הוא CPEO, או ספק רגיל?
• האם ההפקדות ייעשו תחת מספר זיהוי מעסיק פדרלי (EIN) שלי, כדי שאוכל להירשם למערכת התשלום האלקטרוני של מסים פדרליים (EFTPS) עם PIN משלי ולראות כל הפקדה? IRS אומר לעשות זאת ולבדוק מדי פעם, ושההרשמה נותנת גישה מקוונת להיסטוריית תשלומים של 16 חודשים. CPEO מפקיד תחת המספר שלו, ולקוחותיו לא יכולים לראות את ההפקדות האלה ב-⁠EFTPS, ולכן בקשו מ-⁠CPEO הוכחה לכל אחת מהן.
• איך תודיעו לי ביום שבו הפקדה או הגשה נכשלת?
• מי מגיש את טפסי 941, 940, ⁦W-2⁩ ו-⁠⁦1099-NEC⁩, ואת דוחות השכר של המדינה?
• איזו כתובת רשומה ב-⁠IRS? IRS ממליץ בחום להשאיר אותה שלכם, כי הודעות נשלחות לכתובת הזו.

שאלו על מס מכירה:

• באילו מדינות אתם מגישים, ומי מחליט מתי אצטרך להירשם במדינה חדשה?
• מי נכנס לכל חשבון מדינה, מי משלם, ומי מקבל את ההודעות של המדינה?

מס מכירה נקבע מדינה אחר מדינה. ראו הגשת דוחות מס מכירה.

באיזו תוכנה ישתמשו, והאם הקובץ והנתונים יישארו על שמי?

חשבון תוכנה על שם העסק, כשאתם מנהל המערכת הראשי ואיש המקצוע להנהלת חשבונות משתמש, משאיר את הספרים בהישג יד אם העבודה מסתיימת. IRS אומר שכשהספרים מנוהלים בתוכנת חשבונאות, בוחנים בביקורות בעסקים קטנים ובעצמאים מבקשים מוקדם קובץ גיבוי של הספרים, יחד עם שם המשתמש והסיסמה של מנהל המערכת. הוא מצפה לבקש זאת ברוב הביקורות האלה, וייתכן שלא יזדקק לקובץ בביקורת מצומצמת. נישום יכול לקבוע סיסמה זמנית למנהל המערכת עבור הגיבוי, במקום למסור את הסיסמה היומיומית. קובץ שנוצר מחדש לצורך הביקורת אינו עונה על הבקשה, והנישום נשאר אחראי לספרים ולרישומים.

שאלו:

• באיזו תוכנה, מי משלם עליה, ועל שם מי החשבון?
• האם אהיה מנהל המערכת הראשי, ואיש המקצוע להנהלת חשבונות משתמש נפרד?
• האם אוכל לייצא גיבוי מלא של הקובץ בכל פעם שאבקש, ובסוף כל שנה?
• אם אתם משתמשים במערכת שלכם, מה אקבל כשנפרדים, ובאיזה פורמט?
• כמה זמן תשמרו את הרישומים שלי אחרי שהעבודה מסתיימת?

איש מקצוע להנהלת חשבונות שמחזיק את פרטי הכניסה היחידים של מנהל המערכת, או שנותן לכם דוחות אבל אף פעם לא את הקובץ, עלול להשאיר אתכם בלי יכולת להשיב לבוחן. ראו מתן גישה לחשבונות שלכם לאיש מקצוע להנהלת חשבונות.

איזו גישה הם צריכים, ואפשר להגביל אותה כך שאף אחד לא יוכל להעביר כסף?

איש מקצוע להנהלת חשבונות צריך פרטי כניסה משלו, עם הגישה המצומצמת ביותר שמאפשרת לעשות את העבודה. בעלים רבים משאירים אצלם או אצל אדם שני את ניהול הבנק, את אישור התשלומים ואת ההרשמה למס שכר. פרסום 4557 קובע להגביל את הגישה למי שזקוק לה, ולשמור יומני פעולות שמתעדים מי עשה מה ומתי, ומה השתנה. IRS מונה כסימן אזהרה גם מכין דוחות שמפנה החזר של לקוח לחשבון של המכין עצמו.

שאלו:

• איזה תפקיד בבנק אתם צריכים, והאם יש תפקיד שיכול לצפות בחשבונות אבל לא לשלם, להוסיף מוטב או לשנות מגבלה?
• מי מאשר ומשחרר תשלומים?
• האם תשתמשו בפרטי הכניסה שלכם, ולעולם לא בשלי?

דפי IRS שמצוטטים כאן אינם מתארים תפקידים בבנק, ואלה שונים מבנק לבנק, ולכן שאלו את הבנק וקבלו את התשובה בכתב. את השלבים אפשר למצוא במתן גישה לחשבונות שלכם לאיש מקצוע להנהלת חשבונות.

איך נקבע המחיר, ומה נחשב לתוספת?

שאלו על מה התשלום מבוסס ומה גורם לתשלום נוסף, כי אפשר להשוות הצעות מחיר רק כשהעבודה זהה. אף אחד ממקורות הרשות שמצוטטים כאן אינו קובע שכר טרחה להנהלת חשבונות, ולכן תנאי ההתקשרות הם שקובעים. ראו כמה עולה איש מקצוע להנהלת חשבונות בחודש.

שאלו:

• האם התשלום קבוע או לפי שעה, ואיזה היקף הוא מניח: עסקאות, חשבונות, ישויות?
• מה מחויב בנוסף: הרצות שכר, טפסים לקבלנים עצמאיים, דוחות מס מכירה לפי מדינה, חודשי השלמה, עבודה בסוף השנה, תיקונים חוזרים?
• מה קורה לתשלום אם ההיקף גדל, ומהי ההודעה המוקדמת על שינוי מחיר?
• האם משהו משולם מראש, ואיך אקבל קבלה?

IRS מונה תשלום במזומן בלבד בלי קבלה ושכר טרחה שמבוסס על אחוז מההחזר בין הסימנים למכין דוחות לא טוב, ומונה חיוב על שירותים שלא בוצעו כהתנהלות פסולה. התנאים שכדאי לכתוב מפורטים במדריך למכתב התקשרות.

איך הם מגנים על הנתונים שלי, ומה קורה כשנפרדים?

בקשו את נוהלי האבטחה שלהם לפני ששולחים משהו, ואת תנאי היציאה לפני החתימה. פרסום 4557 קובע שאנשי מקצוע במס חייבים להגן על נתוני לקוחות לפי כלל ההגנה של FTC (Safeguards Rule), שמחייב תוכנית כתובה לאבטחת מידע, והוא מפרט צעדים בסיסיים. דף IRS לא אומר אם הכלל חל על איש מקצוע להנהלת חשבונות שאינו מכין דוחות, אבל השאלות עדיין הוגנות.

שאלו על נתונים:

• האם יש תוכנית אבטחה כתובה, ומי אחראי עליה?
• האם נדרש שלב כניסה שני לכל מי שניגש לנתונים שלי?
• איך אתם מקבלים ושולחים מסמכים: פורטל מאובטח או העברה מוצפנת, ולא דוא״ל רגיל?
• האם הקבצים מוצפנים ומגובים?
• האם תודיעו לי אם הנתונים שלי נחשפו?

שאלו על הפרידה:

• מה אקבל כשנפרדים: את הקובץ המלא, את המסמכים התומכים ואת רשימת הפריטים הפתוחים, ותוך כמה זמן?
• האם תסירו כל פרטי כניסה ותבטלו כל הרשאה מול IRS? פרסום 4557 מורה לאנשי מקצוע לבטל הרשאות של מי שאינם עוד לקוחות, וההוראות של טופס 8821 ושל טופס 2848 מסבירות איך לבטל הרשאה בעצמכם.
• מתי העותקים שלכם מושמדים?

שמרו עותק משלכם: IRS מורה למעסיקים לשמור רישומי מסי תעסוקה לפחות ארבע שנים אחרי המועד שבו המס מגיע לתשלום או שולם, לפי המאוחר, ורישומים אחרים כל עוד ייתכן שיידרשו כדי להוכיח הכנסה או ניכויים בדוח. IRS מונה גם אי-החזרת רישומי המקור של לקוח כהתנהלות פסולה של מכין דוחות. למסירה של העבודה ראו החלפת איש המקצוע להנהלת חשבונות.

ממי אפשר לבקש המלצה, ואילו דגלים אדומים אומרים לא?

בקשו שניים או שלושה לקוחות נוכחיים עם עסק כמו שלכם, ושאלו כל אחד אם הדוחות הגיעו בזמן, אם אי פעם פוספסה הפקדה או הגשה, אם היה צריך לרדוף אחרי תשובות, ואיך עברה המסירה. אף אחד ממקורות הרשות שמצוטטים כאן לא מספק שאלות להמלצות. הדגלים האדומים שלהלן נובעים מהסיכונים שלמעלה וממה ש-⁠IRS מונה כהתנהלות פסולה של מכיני דוחות. איש מקצוע להנהלת חשבונות שמכין דוחות או מריץ שכר נכלל ברשימות האלה, וההתנהגויות עצמן הן מבחן הוגן גם למי שאינו עושה זאת.

דוגמה

הדוגמאות האלה להמחשה בלבד. הסכומים בדולרים אמריקאים.

שלוש הצעות מחיר לחנות מקוונת אחת

LLC של מסחר אלקטרוני בפיניקס מקבל שלוש הצעות מחיר. הבעלים שואל כל אחד מאנשי המקצוע את אותן שאלות: אילו חשבונות מותאמים, באילו מדינות מגישים, מי מריץ הפקדות שכר, ומה מחויב בנוסף.

התשובות מראות שלוש עבודות שונות, ולכן אי אפשר להשוות בין ההצעות עד שההיקף זהה.

מי אחראי להפקדות השכר

בעלת מסעדה שואלת מי מריץ הפקדות שכר. הספק, חברת שכר רגילה שמפקידה תחת מספר זיהוי המעסיק הפדרלי שלה, אומר שהבעלת נשארת אחראית. היא נרשמת ל-⁠EFTPS עם PIN משלה, ובכל רבעון משווה את ההפקדות שהמערכת מציגה לדוחות השכר. הפקדה שחסרה אפילו פעם אחת היא הדגל האדום ש-⁠IRS מתאר, ולכן היא שואלת את הספק על כך מיד.

גישה מלאה לבנק תמורת תשלום קבוע

פרילנסרית מקבלת הצעה לגישה מלאה לחשבונות הבנק בתשלום של ⁦US$150⁩ בחודש. היא מבקשת קודם גישה לצפייה בלבד והיקף עבודה בכתב. בבנק אין תפקיד לצפייה בלבד, ולכן היא שולחת דפי חשבון בכל חודש, שומרת אצלה את פרטי הכניסה לתשלומים, וחותמת רק אחרי שהיקף העבודה ותנאי היציאה נכתבו.

המצב שלכם שונה?

• אתם בוחרים מתוך רשימה קצרה של אנשי מקצוע להנהלת חשבונות, לעיתים אחרי ניסיון ראשון רע: סגרו בכתב את ההיקף, את מועדי הסגירה, את הגישה ואת תנאי היציאה לפני החתימה. אם אתם צריכים איש מקצוע להנהלת חשבונות בלבד או כזה שקשור ל-⁠CPA שמגיש את הדוחות שלכם, זה תלוי בשכר, במס מכירה, בישות שלכם ובמה שהדוח דורש. דברו על זה עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• הספרים מפגרים, או שאיש המקצוע הקודם השאיר בלגן: ראו השלמת הנהלת חשבונות מפגרת, וקבלו עזרה בהנהלת חשבונות לפני שדוח יסתמך עליהם. שאלו איש מקצוע חדש להנהלת חשבונות איך ייכנס לעבודה על הקובץ.
• הפקדת שכר פוספסה, או שהגיעה הודעה מ-⁠IRS או ממדינה: ראו פיגור במסי שכר והודעת IRS לעסק שלכם. קנסות ואחריות אישית תלויים בעובדות, ולכן כדאי לבדוק את החודשים הרלוונטיים עם עזרה בהנהלת חשבונות.
• שותפות, חברה או כמה ישויות יגישו דוחות מהספרים האלה: ראו איש מקצוע להנהלת חשבונות, רואה חשבון או CPA ושאלו על עזרה בהנהלת חשבונות שקשורה לדוח.
• בעלים, חשבון בנק או לקוח נמצאים מחוץ לארה״ב: שאלו אם איש המקצוע ניהל ספרים לעסקים בבעלות זרה או לעסקים בשתי מדינות, וראו חשבונות במטבע חוץ בספרים אמריקאיים ועזרה במיסוי חוצה גבולות.
• אתם משווים חבילה מקוונת, משרד CPA, איש מקצוע מקומי או מרחוק, או שאתם סטארט-אפ: ראו שירות הנהלת חשבונות מקוון או משרד CPA, איש מקצוע להנהלת חשבונות מקומי או מקוון ובחירת רואה חשבון לסטארט-אפ.
• כבר יש לכם איש מקצוע להנהלת חשבונות, או שאתם לא בטוחים שאתם צריכים אחד: ראו בדיקת העבודה של איש המקצוע להנהלת חשבונות, החלפת איש המקצוע להנהלת חשבונות ולנהל את הספרים בעצמכם או לשכור איש מקצוע להנהלת חשבונות. אם התשובה תלויה בשכר, במס מכירה או בדוח שהספרים מזינים, דברו על זה עם עזרה בהנהלת חשבונות.