घर, फ़ोन और कार के खर्च की S corporation से वापसी

क्या मैं अपने रिटर्न पर अपनी S corporation का होम ऑफ़िस काट सकता हूँ?

जो S corporation शेयरधारक उसका कर्मचारी बनकर काम करता है, वह आम तौर पर अपने व्यक्तिगत संघीय रिटर्न पर कर्मचारी होम-ऑफ़िस कटौती नहीं ले सकता। अगर जगह और खर्च बिज़नेस के नियमों पर खरे उतरते हैं, तो कंपनी इसकी जगह accountable plan के तहत कर्मचारी को खर्च लौटा सकती है। IRS Publication 587 कहती है कि कर्मचारी उसकी होम-ऑफ़िस कटौती के पात्र नहीं हैं; IRS Publication 15 बताती है कि कर्मचारी के व्यावसायिक खर्च की वापसी वेतन से कब बाहर रहती है।

Accountable plan का भुगतान कंपनी की सेवा के दौरान हुए खर्च के लिए होता है। घर के खर्चों के लिए जगह का नियमित और विशेष रूप से उसके बिज़नेस के लिए उपयोग होना चाहिए, मुख्य कार्यस्थल के रूप में, सामान्य बिज़नेस में ग्राहकों से मिलने की जगह के रूप में, या पात्र अलग ढाँचे के रूप में। कर्मचारी के लिए घर का उपयोग नियोक्ता की सुविधा के लिए भी होना चाहिए, सिर्फ़ निजी पसंद के लिए नहीं (Internal Revenue Code, section 280A(c)(1))। दर्ज करें कि कंपनी को उस जगह की ज़रूरत क्यों है, खासकर तब जब कोई और उपयुक्त ऑफ़िस उपलब्ध हो।

कंपनी निजी आवास के खर्चों को सिर्फ़ भुगतान को वापसी कह देने से व्यावसायिक खर्च नहीं बना सकती। जो लौटाया गया खर्च हो उसे अपने व्यक्तिगत रिटर्न पर दोबारा न लें। IRS के होम-ऑफ़िस नियम व्यावसायिक और निजी खर्चों को अलग करने को कहते हैं।

कौन सी वापसी accountable plan बनाती है, और क्या वह लिखित होनी चाहिए?

Accountable plan के लिए बिज़नेस से संबंध, खर्च का समय पर सबूत, और किसी भी अतिरिक्त अग्रिम की वापसी ज़रूरी है। संघीय नियम लिखित योजना की माँग नहीं करते, लेकिन छोटी लिखित नीति से शर्तें और रिकॉर्ड समझना आसान हो जाता है (IRS Publication 15; IRS Publication 5137)।

असल पात्र खर्चों से मिलान किए बिना तय मासिक भुगतान विफल हो सकता है। अन्यथा वैध योजना में अतिरिक्त भुगतान तब वेतन बन जाता है जब वह समय पर समर्थित या लौटाया न जाए। अगर व्यवस्था में समय पर सबूत या अतिरिक्त राशि की वापसी ज़रूरी नहीं है, या वह वेतन की जगह लेती है, तो उसके भुगतान वेतन हैं, भले ही कर्मचारी बाद में रसीदें दे दे (IRS Publication 15; IRS Publication 463)।

कंपनी होम ऑफ़िस के कौन से खर्च लौटा सकती है?

जब ऑफ़िस कर्मचारी-उपयोग के नियम पूरे करता है, तो कंपनी आम तौर पर पात्र घरेलू खर्चों का समर्थित व्यावसायिक हिस्सा लौटा सकती है। हिस्सा किसी उचित तरीके से निकालें, जैसे ऑफ़िस का क्षेत्रफल भाग घर का कुल क्षेत्रफल, और सिर्फ़ उस अवधि के खर्च लें जब जगह पात्र थी। अपने घर के लिए उस हिस्से को पूरे घर के असल बिलों पर लगाएँ और वे खर्च जोड़ें जो सिर्फ़ ऑफ़िस के काम आते हैं (IRS Publication 587)।

IRS की होम-ऑफ़िस खर्च तालिका सीधे, अप्रत्यक्ष और असंबंधित खर्चों में फ़र्क करती है। स्वामी का ब्याज, संपत्ति कर या मूल्यह्रास लौटाने से पहले योजना का व्यवहार पक्का करें और स्वामी के रिटर्न से तालमेल बिठाएँ ताकि कोई खर्च दो बार न लिया जाए। व्यावसायिक उपयोग का मूल्यह्रास घर बेचने पर लाभ को प्रभावित कर सकता है। क्षेत्रफल की गणना, बिल, भुगतान का सबूत और ऑफ़िस के उपयोग की तारीख़ें सँभालकर रखें। परिवार द्वारा इस्तेमाल होने वाली रसोई की मेज़ विशेष-उपयोग परीक्षण पर खरी नहीं उतरती।

क्या कंपनी मेरे मोबाइल फ़ोन और इंटरनेट के बिल लौटा सकती है?

हाँ, जब कंपनी को अपने बिज़नेस के लिए सेवा की ज़रूरत हो और वापसी का असल बिल से उचित संबंध हो। निजी फ़ोन या इंटरनेट का बिल अपने आप पूरी तरह व्यावसायिक खर्च नहीं होता।

कर्मचारी के अपने मोबाइल फ़ोन के लिए IRS की जाँच संबंधी मार्गदर्शिका ऐसी व्यावसायिक वापसी की अनुमति देती है जो कर्मचारी की असल कवरेज लागत से ज़्यादा न हो और वेतन की जगह न ले। IRS तो ऐसे तय दर वाले बुनियादी प्लान का भी ज़िक्र करता है जो पूरा चुकाया जाता है, जब नियोक्ता को काम के घंटों के बाद ग्राहकों से संपर्क की ज़रूरत हो। यह व्यवहार व्यावसायिक कारण और उचित लागत पर निर्भर है; यह हर निजी फ़ोन के लिए सामान्य नियम नहीं है। बिल रखें और लिखें कि कंपनी को यह सेवा क्यों चाहिए।

मिश्रित उपयोग वाले घर के इंटरनेट कनेक्शन के लिए उचित व्यावसायिक बँटवारा या अलग से बिल होने वाली व्यावसायिक सेवा दर्ज करें। मोबाइल फ़ोन की मार्गदर्शिका अपना विशेष व्यवहार इंटरनेट सेवा तक नहीं बढ़ाती; इसकी जगह accountable plan के बिज़नेस-संबंध और सबूत के नियम लागू करें (IRS Publication 15)। निजी उपयोग निजी ही रहता है। घर के पहले लैंडलाइन का बुनियादी शुल्क भी निजी माना जाता है, भले ही उस पर व्यावसायिक कॉल किए जाएँ (IRS Publication 587)।

अपनी कार में चलाए व्यावसायिक मील की वापसी कैसे पाऊँ?

हर व्यावसायिक यात्रा, गंतव्य, उद्देश्य और मील दिखाने वाला तारीख़ वाला माइलेज लॉग जमा करें। कंपनी पात्र मील के लिए IRS की वैकल्पिक व्यावसायिक माइलेज दर इस्तेमाल कर सकती है, या लागू नियमों के तहत समर्थित असल व्यावसायिक खर्च लौटा सकती है। घर से नियमित कार्यस्थल तक आना-जाना निजी यात्रा है (IRS Publication 463)।

यात्रा की तारीख़ की दर लगाएँ; जुलाई शुरू होने के बाद जून की यात्रा का भुगतान करने से वे मील जुलाई के मील नहीं बन जाते। 1 जुलाई से पहले दिया गया भत्ता संशोधित दर के लिए पात्र नहीं है, बाद की यात्रा के लिए भी नहीं (IRS Announcement 2026-11)। कार्यस्थलों के बीच की यात्रा, या पात्र मुख्य होम ऑफ़िस से उसी बिज़नेस के दूसरे कार्यस्थल तक की यात्रा गिनी जा सकती है। अगर आपका कोई नियमित ऑफ़िस नहीं है और कोई पात्र होम ऑफ़िस भी नहीं है, तो अपने महानगरीय क्षेत्र में घर से पहले बिज़नेस संपर्क तक और आख़िरी संपर्क से घर तक की यात्रा आना-जाना है। हर चरण, साल के कुल मील और निजी चक्कर दर्ज करें (IRS Publication 463)। अगर आप मूल्य के हिसाब से कंपनी के 10% से अधिक स्टॉक के स्वामी हैं, तो कंपनी को रिपोर्ट करने के बाद भी IRS के लिए अपनी यात्राओं का सबूत रखें; भत्ते के सबूत का सामान्य शॉर्टकट आप पर लागू नहीं होता (IRS Publication 463)। व्यावसायिक पार्किंग और टोल अलग से लौटाए जा सकते हैं; standard माइलेज भत्ते के ऊपर पेट्रोल और कार के सामान्य खर्च न जोड़ें।

कंपनी को गाड़ी की मालिक बनना चाहिए या उसे लीज़ पर लेना चाहिए, यह अलग चुनाव है; बिज़नेस के ज़रिए गाड़ी खरीदना देखें।

मुझे खर्च कब रिपोर्ट करने या अग्रिम कब लौटाना होगा, और मेरे W-2 पर क्या जाएगा?

खर्च उचित अवधि में जमा करें और असमर्थित अग्रिम लौटाएँ। IRS कहता है कि जवाब तथ्यों पर निर्भर है, लेकिन उसके सुरक्षित समय के उदाहरण खर्च के 30 दिन के भीतर अग्रिम, उसके 60 दिन के भीतर हिसाब, और उसके 120 दिन के भीतर अतिरिक्त राशि की वापसी की अनुमति देते हैं। वैकल्पिक रूप से, अगर कंपनी कम से कम तिमाही में बकाया अग्रिमों का विवरण भेजती है, तो विवरण के 120 दिन के भीतर खर्च का हिसाब दें या अतिरिक्त राशि लौटाएँ (IRS Publication 15)।

अगर कोई अग्रिम उचित अवधि के अंत तक असमर्थित रहे या अतिरिक्त राशि न लौटाई जाए, तो कर योग्य राशि उस अवधि के खत्म होने के बाद की पहली payroll अवधि में शामिल करें (IRS Publication 15)। W-2 के निर्देश code L को उन माइलेज या per-diem भत्तों के लिए रखते हैं जो समर्थित मानी गई राशि से ज़्यादा हों। रसीद पर आधारित सामान्य वापसी के लिए आम तौर पर W-2 में प्रविष्टि नहीं चाहिए। वापसी स्वामी का वितरण नहीं है; खर्च रिपोर्ट को कंपनी की बहियों के साथ रखें। अगर पहले के भुगतान नियम पूरे न करने के बावजूद निकासी के रूप में दर्ज हुए या payroll से छूट गए, तो दाखिल करने से पहले रिकॉर्ड और W-2 के व्यवहार की समीक्षा करें।

अगर कंपनी उस वेतन पर कर काटने या जमा करने में चूके, तो payroll पर नियंत्रण रखने वाला और जानबूझकर न भरने वाला शेयरधारक-अधिकारी section 6672 के तहत बिना भरे कर्मचारी आयकर विथहोल्डिंग और Social Security व Medicare करों के बराबर जुर्माना व्यक्तिगत रूप से भर सकता है; सिर्फ़ स्वामित्व से देनदारी तय नहीं होती। IRS के पास इसे निर्धारित करने के लिए आम तौर पर अगली 15 अप्रैल या बाद की फ़ाइलिंग तारीख़ से तीन साल होते हैं; रिटर्न दाखिल न हो तो निर्धारण की कोई सीमा नहीं रहती (IRS Internal Revenue Manual)। IRS प्रस्तावित निर्धारण पर अपील के लिए 60 दिन देता है, या पत्र विदेश के पते पर हो तो 75 दिन।

क्या मेरी कंपनी को मेरे नियमित होम ऑफ़िस का किराया मुझे देना चाहिए?

नियमित होम ऑफ़िस के लिए पहले जाँचें कि क्या कंपनी accountable plan के तहत पात्र खर्च लौटा सकती है। चालू किराया आम तौर पर स्वामी की आय बन जाता है, जबकि section 280A(c)(6) उन अवधियों में, जब स्वामी कर्मचारी के रूप में वहाँ काम करता है, जगह नियोक्ता को किराये पर देने से जुड़ी होम-ऑफ़िस व्यावसायिक कटौतियों पर रोक लगाता है (IRS Chief Counsel memorandum)।

कंपनी की किराया-कटौती को फिर भी section 162 के तहत असली व्यावसायिक उद्देश्य और उचित शर्तें चाहिए। लीज़ से मॉर्टगेज का मूलधन या निजी घरेलू खर्च स्वामी के कटौती योग्य किराया-खर्च नहीं बन जाते। बार-बार होने वाली व्यवस्था पर दस्तख़त करने से पहले किराये और वापसी के नतीजों की तुलना करें।

क्या मैं 15 से कम मीटिंग-दिनों के लिए अपना घर कंपनी को किराये पर दे सकता हूँ?

अगर घर का उपयोग आवास के रूप में होता है (15 दिन से कम किराये पर देने पर आम तौर पर 14 से ज़्यादा निजी-उपयोग के दिन) और साल में कुल 15 दिन से कम किराये पर दिया गया है, तो आप आम तौर पर उस किराये की आय को अपने संघीय रिटर्न पर रिपोर्ट नहीं करते और संबंधित किराया-खर्च नहीं काटते। घर के सभी किराये गिनें, जिनमें मीटिंग और दूसरों को दिए किराये शामिल हैं। अगर कुल 15 दिन तक पहुँचे, तो पूरी किराये की आय नियमित किराये के नियमों के तहत रिपोर्ट करें (section 280A; IRS Publication 527)।

असली कंपनी मीटिंग के लिए तारीख़, एजेंडा, उपस्थित लोग, व्यावसायिक उद्देश्य, भुगतान और इस बात का सबूत रखें कि किराया तुलनीय जगह के लिए उचित है। कंपनी section 162 के तहत मीटिंग की जगह का सामान्य और ज़रूरी खर्च काट सकती है। छोटे किराये का नियम चालू कर्मचारी-कार्य के लिए मासिक होम-ऑफ़िस किराये को मीटिंग खर्च नहीं बना देता। कोई ख़ास शेयरधारक किराया असली व्यावसायिक लेन-देन है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर है; भुगतान से पहले शर्तों की समीक्षा करें।

अगर मैं S corporation शेयरधारक नहीं, साझेदार हूँ तो?

साझेदार बिना लौटाए गए सामान्य और ज़रूरी साझेदारी खर्च Schedule E पर तभी काट सकता है जब साझेदारी समझौता साझेदार से उन्हें उठाने को कहे। साझेदार यह नहीं चुन सकता कि लौटाने योग्य खर्च बिना लौटाए छोड़ दे और फिर कटौती व्यक्तिगत रूप से ले (IRS Schedule E के निर्देश)।

साझेदारी का समझौता, खर्च नीति और वापसी के असली अधिकार मायने रखते हैं। समझौता, बिल और व्यावसायिक उपयोग के रिकॉर्ड रखें। होम ऑफ़िस के लिए IRS का होम-ऑफ़िस प्रकाशन पात्र बिना लौटाए खर्च वाले साझेदारों के लिए वर्कशीट देता है; passive-activity नियम बदल सकते हैं कि कटौती कहाँ रिपोर्ट होगी।

बिना लौटाए कार-कटौती के लिए साझेदार पहले साल, जब कार व्यावसायिक उपयोग के लिए उपलब्ध हो, देय तारीख़ तक (विस्तार समेत) दाखिल रिटर्न पर standard माइलेज दर चुनता है। उस कार पर section 179 या त्वरित मूल्यह्रास लेने से यह दर लेना बंद हो जाता है (IRS Publication 463)।

उदाहरण

राशियाँ उदाहरण के लिए अमेरिकी डॉलर में हैं। एक S corporation अपने स्वामी-कर्मचारी से कंपनी के प्रशासन के लिए अलग होम ऑफ़िस इस्तेमाल करवाती है। ऑफ़िस 1,500 वर्ग फ़ुट के घर में 150 वर्ग फ़ुट है, इसलिए उसका व्यावसायिक हिस्सा 10% है। मासिक किराया US$2,000 और बिजली-पानी आदि US$300 है। समर्थित घरेलू वापसी US$230 है। कंपनी दर्ज व्यावसायिक फ़ोन सेवा के US$50 भी लौटाती है।

स्वामी जुलाई से पहले 100 व्यावसायिक मील और जुलाई शुरू होने पर या उसके बाद 100 मील दर्ज करता है, और कंपनी जुलाई शुरू होने के बाद दोनों यात्राओं का भुगतान करती है। US$0.725 और US$0.76 प्रति मील की दर से माइलेज वापसी US$72.50 और US$76 है। कुल समर्थित वापसी US$428.50 है। कंपनी मूल घर, फ़ोन और कार के खर्च दर्ज करती है; स्वामी उस वापसी को वेतन में नहीं जोड़ता। अगर जगह का निजी उपयोग हो, यात्राएँ आना-जाना हों, या बिल और माइलेज का सबूत न हो, तो नतीजा बदल जाता है (IRS Publication 15; IRS माइलेज घोषणा)।

आपके लिए अलग है?

• कंपनी कार खरीद या लीज़ पर ले सकती है: उसकी तुलना मील की वापसी से बिज़नेस के ज़रिए गाड़ी खरीदना में करें।
• भुगतान स्वामी के हेल्थ इंश्योरेंस के लिए है: उन प्रीमियम के W-2 और कटौती के नियम अलग हैं; स्वामियों के लिए हेल्थ इंश्योरेंस देखें।
• भुगतान वेतन या स्वामी की निकासी है: S corporation स्वामी का वेतन और S corporation पर कर कैसे लगता है देखें।
• वापसियाँ बार-बार होती हैं या पहले के W-2 गलत हो सकते हैं: नीति, रिपोर्ट, बिल, क्षेत्रफल की गणना, माइलेज लॉग और payroll रिकॉर्ड जुटाएँ, फिर बहीखाता सहायता लें।
• आप साझेदार हैं: बिना लौटाया खर्च लेने से पहले साझेदारी समझौता और वापसी नीति जुटाएँ; व्यवस्था साफ़ न हो तो बहीखाता सहायता लें।
• राज्य का व्यवहार मायने रखता है: संघीय छूट से राज्य का नतीजा तय नहीं होता। अपने राज्य के नियमों की समीक्षा बहीखाता सहायता के साथ करें।