अपना बहीखाता खुद रखें या बहीखाता विशेषज्ञ रखें

क्या मैं सॉफ़्टवेयर से बहीखाता खुद रख सकता हूँ, या मुझे बहीखाता विशेषज्ञ चाहिए?

आप खुद रख सकते हैं, अगर आप हर लेन-देन का सबूत रखकर उसे वर्गीकृत कर सकते हैं, बैंक और कार्ड खातों का मिलान कर सकते हैं और ज़रूरी रिटर्न के आँकड़े समय पर निकाल सकते हैं। सॉफ़्टवेयर वही दर्ज करता है जो आप डालते हैं; रिकॉर्ड पूरे और सही हैं या नहीं, यह आपको खुद जाँचना होगा। अगर मिलान या रिपोर्ट पिछड़ने लगें, तो बहीखाता विशेषज्ञ रोज़ का काम सँभाल सकता है। कर पद्धति, माल-सूची या फ़ाइलिंग के सवाल किसी योग्य कर पेशेवर से सुलझवाएँ (IRS: Publication 583)।

IRS मेरे बहीखाते से क्या माँगता है?

आपके बहीखाते में वह आय और खर्च दिखना चाहिए जो आपके रिटर्न का आधार हैं, और प्रविष्टियों का समर्थन करने वाले दस्तावेज़ आपको रखने होंगे। संघीय कानून ऐसे रिकॉर्ड माँगता है जो आपकी कर देनदारी साबित कर सकें; IRS आमतौर पर प्रणाली चुनने की छूट देता है, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड समेत, बशर्ते वह आय और खर्च साफ़ दिखाए (26 USC 6001; IRS: Publication 583)। सॉफ़्टवेयर की सदस्यता खोई रसीदें नहीं देती, और यह भी तय नहीं करती कि कोई भुगतान वेतन है, माल-सूची है, संपत्ति है या स्वामी की निकासी।

चालान या बिक्री रिपोर्ट, बैंक और कार्ड विवरण, खर्च की रसीदें, ऋण के रिकॉर्ड और व्यावसायिक संपत्तियों के रिकॉर्ड रखें। इन्हें बहीखाते की प्रविष्टियों से मिलाएँ। सिर्फ़ बैंक जमा से पता नहीं चलता कि पैसा बिक्री का था, ऋण का या स्वामी के योगदान का; सिर्फ़ कार्ड का शुल्क उसका व्यावसायिक उद्देश्य साबित नहीं करता। IRS के अनुसार रिटर्न की मदों का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड तब तक रखें जब तक लागू निर्धारण अवधि खत्म न हो जाए; कुछ रिकॉर्ड और संपत्तियों के लिए लंबी अवधि के नियम हैं (IRS: Publication 583; IRS: रिकॉर्ड कितने समय तक रखने चाहिए?)।

साझेदारी या कंपनी को उस व्यवसाय का बहीखाता चाहिए, जो हर मालिक के निजी वित्त से अलग हो। साझेदारी की आय आमतौर पर साझेदारों तक जाती है, फिर भी वह अपना सूचना रिटर्न फ़ाइल करती है; कंपनी का भी अपना रिटर्न होता है (IRS: Publication 583)। किसी संस्था के फ़ॉर्म के लिए आपका व्यवसाय कौन-से रिटर्न फ़ाइल करता है देखें।

बहीखाता विशेषज्ञ, लेखाकार या CPA: मेरा रिटर्न कौन तैयार कर सकता है और मेरी तरफ़ से IRS से कौन बात कर सकता है?

लेन-देन के रिकॉर्ड कोई भी रख सकता है। पैसे लेकर संघीय रिटर्न तैयार करना और IRS के सामने किसी का प्रतिनिधित्व करना अलग काम हैं: पैसे लेने वाले तैयारकर्ता को IRS की तैयारकर्ता कर पहचान संख्या (PTIN) चाहिए, जबकि CPA, enrolled agent और वकीलों को IRS के सामने असीमित प्रतिनिधित्व का अधिकार है (IRS: तैयारकर्ता के प्रमाणन)।

इन प्रमाणनों के बिना कुछ तैयारकर्ताओं के पास उन्हीं रिटर्न के लिए सीमित अधिकार होते हैं जो उन्होंने तैयार किए और हस्ताक्षर किए; बाकी के पास प्रतिनिधित्व का कोई अधिकार नहीं होता (IRS: तैयारकर्ता के प्रमाणन)। सिर्फ़ बहीखाता विशेषज्ञ का पद देखकर पता नहीं चलता कि वे कौन-सा रिटर्न या प्रतिनिधित्व का काम कर सकते हैं।

क्या मुझे अलग व्यावसायिक बैंक खाता चाहिए?

संघीय रिकॉर्ड रखने का नियम खुद अलग बैंक खाता अनिवार्य नहीं करता, लेकिन IRS एक खाता रखने की सलाह देता है और कहता है कि उसे सिर्फ़ व्यवसाय के लिए इस्तेमाल करें। अलग लेन-देन होने से आय, खर्च और स्वामी के ट्रांसफ़र का पता लगाना और खाते का बहीखाते से मिलान करना आसान हो जाता है (IRS: Publication 583)।

अगर निजी और व्यावसायिक भुगतान मिले-जुले हैं, तो वर्गीकरण से पहले हर भुगतान की पहचान करें। व्यावसायिक खाते से चुकाई गई निजी ख़रीद अपने-आप व्यावसायिक कटौती नहीं बन जाती। साझेदारी या कंपनी में मालिकों को किए ट्रांसफ़र का व्यावसायिक बहीखाते में अलग वर्गीकरण चाहिए; LLC के मालिक की निकासी के लिए खुद को भुगतान करना देखें।

नकद या accrual: मेरा बहीखाता कौन-सी पद्धति अपनाए?

ऐसी अनुमत कर पद्धति चुनें जो आय को साफ़ दर्शाए। आपका व्यावसायिक बहीखाता कोई दूसरी पद्धति भी इस्तेमाल कर सकता है, अगर आप उसका रिटर्न से मिलान कर सकें (IRS: Form 1065 Schedule M-3 के निर्देश)। आय और खर्च की रिपोर्टिंग बदलने से पहले किसी मौजूदा रिटर्न की पद्धति जाँचें। पहला फ़ाइल किया रिटर्न आमतौर पर कर पद्धति तय कर देता है; बाद में उसे बदलने के लिए आमतौर पर IRS की मंज़ूरी चाहिए, जो अक्सर Form 3115 से माँगी जाती है (IRS: Publication 538)।

ग्राहक का बकाया चालान वह पैसा है जो व्यवसाय को मिलना है; आपूर्तिकर्ता का बकाया बिल वह पैसा है जो व्यवसाय को चुकाना है। नकद और accrual पद्धतियाँ इन्हें आमतौर पर अलग-अलग समय पर दर्ज करती हैं।

ये समय के नियम हैं, चालान या बिल छोड़ देने का विकल्प नहीं। कुछ कंपनियों और ऐसी साझेदारियों पर, जिनमें कंपनी साझेदार हैं, नकद पद्धति इस्तेमाल करने की सीमाएँ लगती हैं, जिसमें छोटे व्यवसाय के लिए अपवाद है; माल-सूची भी ख़रीद और बिक्री की पद्धति बदल सकती है (IRS: Publication 538)।

क्या मेरे व्यवसाय के रिटर्न पर तुलन पत्र चाहिए?

एकल स्वामी के Schedule C में Schedule L तुलन पत्र नहीं होता। साझेदारी और कंपनी के रिटर्न में Schedule L ज़रूरी हो सकता है, जो बहीखाते से साल की शुरुआत और अंत की संपत्तियाँ, देनदारियाँ और स्वामियों की इक्विटी दिखाता है (IRS: Schedule C के निर्देश; IRS: Form 1065 के निर्देश; IRS: Form 1120-S के निर्देश; IRS: Form 1120 के निर्देश)।

जो रिटर्न आप फ़ाइल करते हैं, उसमें छोटे व्यवसाय वाला सवाल जाँचें: Form 1065 और Form 1120-S के लिए Schedule B, या Form 1120 के लिए Schedule K। साझेदारी को हर सूचीबद्ध शर्त पूरी करनी होगी, जिसमें साझेदार अनुसूचियों का समय पर देना शामिल है। अपवाद पर भरोसा करने से पहले जिस कर वर्ष का रिटर्न भर रहे हैं, उसके निर्देश देखें। Schedule L वैकल्पिक हो तब भी रिटर्न का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड रखें। ज़रूरी होने पर तुलन पत्र बहीखाते से मेल खाना चाहिए (IRS: Form 1065 के निर्देश; IRS: Form 1120-S के निर्देश; IRS: Form 1120 के निर्देश)।

बहीखाता कितनी बार अपडेट करना चाहिए?

ऐसा कोई एक संघीय नियम नहीं है कि हर छोटे व्यवसाय को साप्ताहिक या मासिक बहीखाता दर्ज करना ही होगा। इसे इतनी बार अपडेट करें कि फ़ाइलिंग और भुगतान की अंतिम तिथियाँ पूरी हों, और जब किसी बैंक खाते का विवरण आए तब उसका मिलान करें; IRS मासिक मिलान की सलाह देता है (IRS: Publication 583)।

एक व्यावहारिक दिनचर्या यह है: लेन-देन होते ही स्रोत दस्तावेज़ सहेज लें, हर महीने जमा और भुगतान की समीक्षा करें, बैंक और कार्ड की शेष राशियों का मिलान करें, और महीना बंद करने से पहले बिना श्रेणी वाली या दोहराई गई प्रविष्टियों की जाँच करें। साल के दौरान आय की समीक्षा करें, क्योंकि स्वरोज़गार मालिकों, साझेदारों और S corporation के शेयरधारकों को अनुमानित कर भुगतान करने पड़ सकते हैं (IRS: अनुमानित कर)। अगर आपका बहीखाता पहले से कई महीने पीछे है और रिटर्न की तारीख़ आ रही है, तो पिछड़ा बहीखाता पूरा करना देखें।

कर्मचारी रखने पर क्या बदलता है?

Payroll से स्रोत पर कटौती (withholding), कर जमा, रिटर्न और कर्मचारी रिकॉर्ड जुड़ते हैं, जिनकी अंतिम तिथियाँ वेतन के भुगतान की तारीख़ों से बँधी होती हैं। नियोक्ता को कुल वेतन, विथहोल्डिंग, नियोक्ता के कर, भुगतान और जमा ट्रैक करने होंगे, और payroll रिपोर्ट का मिलान बहीखाते और बैंक गतिविधि से करना होगा (IRS: Publication 15; IRS: रोज़गार करों को जमा करना और रिपोर्ट करना)।

संघीय जमा अनुसूची आमतौर पर मासिक या अर्ध-साप्ताहिक होती है; छोटी बकाया राशियाँ समय पर रिटर्न के साथ चुकाई जा सकती हैं, जबकि बड़ी देनदारियों पर अगले कारोबारी दिन जमा करना पड़ सकता है। राज्य अलग payroll दायित्व लगा सकते हैं (IRS: Publication 15; IRS: रोज़गार करों को जमा करना और रिपोर्ट करना)। रोज़गार कर के रिकॉर्ड कर देय होने या चुकाने के बाद कम से कम चार साल रखें, जो भी बाद में हो (IRS: Publication 583)। payroll प्रदाता इस्तेमाल करने से नियोक्ता की सही जमा करने की ज़िम्मेदारी खत्म नहीं होती। अगर काटे गए कर जानबूझकर नहीं चुकाए जाते, तो IRS ज़िम्मेदार लोगों पर trust fund recovery penalty लगा सकता है, जिसमें भुगतान नियंत्रित करने वाला मालिक भी शामिल है (IRS: Publication 15)।

बिक्री कर वसूलने पर क्या बदलता है?

वसूले गए बिक्री कर को राज्य के हिसाब से ट्रैक करें और हर राज्य के रिटर्न से उसका मिलान करें। संघीय आयकर के लिए, जो कर खरीदार पर लगता है और राज्य को भेजा जाता है, वह आमतौर पर आय से बाहर रहता है; जो कर विक्रेता पर लगता है और खरीदार से वसूला जाता है, वह कुल प्राप्तियों में गिना जाता है (IRS: Publication 334)। व्यवसाय को कहाँ और कब वसूलना है, यह राज्य-दर-राज्य अलग सवाल है; बिक्री कर कब वसूलना ज़रूरी है देखें।

ठेकेदारों को भुगतान करने पर क्या बदलता है?

हर ठेकेदार की पहचान, चालान, भुगतान की राशियाँ और भुगतान के तरीके रखें, ताकि पता चल सके कि कौन-से सूचना रिटर्न लागू होते हैं। अमेरिकी पाने वाले से Form W-9 माँगें; विदेशी पाने वाले से आमतौर पर उसकी जगह उचित विदेशी-स्थिति वाला फ़ॉर्म चाहिए (IRS: W-9 माँगने वाले के निर्देश)। इस कर वर्ष में किए भुगतानों के लिए, Form 1099-NEC आमतौर पर तब लागू होता है जब किसी पाने वाले को रिपोर्ट करने योग्य सेवा भुगतान $2,000 तक पहुँच जाएँ; backup withholding की स्थिति में किसी भी राशि पर यह फ़ॉर्म ज़रूरी हो सकता है (IRS: सूचना रिटर्न का मार्गदर्शन)।

कंपनियों को किए ज़्यादातर भुगतान रिपोर्टिंग से मुक्त होते हैं, लेकिन वकीलों की फ़ीस फिर भी रिपोर्ट करने योग्य हो सकती है। ज़रूरी Form 1099-NEC अगले साल की 31 जनवरी तक पाने वाले को दें और फ़ाइल करें; अगर वह तारीख़ सप्ताहांत या कानूनी छुट्टी पर पड़े, तो अगले कारोबारी दिन तक। कार्ड और योग्य तृतीय-पक्ष नेटवर्क के भुगतान अलग ट्रैक करें, क्योंकि निपटान करने वाली संस्था उन्हें Form 1099-K पर रिपोर्ट करती है, आप Form 1099-NEC पर नहीं (IRS: Form 1099-MISC और Form 1099-NEC के निर्देश)। किसी व्यक्ति पर ठेकेदार का लेबल लगा देने से कर्मचारी या ठेकेदार का सवाल तय नहीं होता: IRS नियंत्रण के तथ्य और काम के रिश्ते को देखता है (IRS: स्वतंत्र ठेकेदार की परिभाषा)।

क्या माल-सूची रखने से खुद का बहीखाता रखना कठिन हो जाता है?

हाँ। सामान बेचने से ख़रीद और बिक्री के रिकॉर्ड जुड़ जाते हैं। अगर आप कर माल-सूची लेखांकन इस्तेमाल करते हैं, तो बिके माल की लागत और वर्ष के अंत में हाथ में बचे माल को ट्रैक करें। पात्र छोटा व्यवसाय कर माल-सूची रखे बिना कोई अनुमत पद्धति चुन सकता है, लेकिन उसे उस पद्धति का समर्थन करने वाले रिकॉर्ड फिर भी चाहिए (IRS: Publication 538)।

ख़रीद और बिक्री के रिकॉर्ड रखें, जिनमें मात्राएँ और वापसी शामिल हों। अगर कर माल-सूची इस्तेमाल करते हैं, तो नुकसान और हाथ में बचा माल भी दर्ज करें। छोटे व्यवसाय की पद्धति की पात्रता प्राप्तियों और अन्य शर्तों पर निर्भर करती है; पद्धति को फिर भी आय साफ़ दर्शानी होगी। माल-सूची की पद्धति बदलना खुद एक लेखांकन पद्धति का बदलाव हो सकता है (IRS: Publication 538)। हर ख़रीद को तुरंत खर्च मानने के बजाय पहला रिटर्न फ़ाइल करने से पहले ही रिटर्न तैयारकर्ता के साथ पद्धति तय करें।

अगर मेरा बहीखाता कोई और रखता है, तो क्या गलतियों की ज़िम्मेदारी फिर भी मेरी है?

हाँ। रिटर्न में इस्तेमाल हुए रिकॉर्ड और आँकड़ों की ज़िम्मेदारी आपकी ही रहती है, भले ही लेन-देन कोई और दर्ज करे या रिटर्न कोई और तैयार करे। IRS करदाताओं को फ़ाइल करने से पहले रिटर्न की समीक्षा करने की सलाह देता है, और संघीय रिकॉर्ड रखने का दायित्व करदाता के पास ही रहता है (IRS: Topic 254; 26 USC 6001)।

बहीखाते और स्रोत दस्तावेज़ों तक अपनी पहुँच बनाए रखें। तय करें कि लेन-देन कौन दर्ज करेगा, खातों का मिलान कौन करेगा, असामान्य मदों की समीक्षा कौन करेगा, payroll या बिक्री कर रिटर्न कौन तैयार करेगा, और फ़ाइलिंग और जमा को कौन मंज़ूरी देगा। हर महीने बैंक मिलान, बकाया चालान और बिल, और कर की शेष राशियाँ देखें। रिटर्न फ़ाइल होने से पहले अंतर के बारे में पूछ लें।

मेरी ज़िम्मेदारियाँ खुद के बहीखाते से कब आगे निकल जाती हैं?

असली कसौटी यह है कि क्या आप ज़रूरी रिकॉर्ड, मिलान और फ़ाइलिंग समय पर सही-सही पूरी कर पा रहे हैं; कोई खास बिक्री का स्तर या सॉफ़्टवेयर की सुविधा कसौटी नहीं है। कम लेन-देन वाला सरल सेवा व्यवसाय अपना बहीखाता खुद सँभाल सकता है; मदद की ज़रूरत तब बढ़ती है जब काम में payroll, कई बिक्री कर वाले राज्य, माल-सूची, कई मालिक, जटिल संपत्ति ख़रीद या ज़रूरी Schedule L शामिल हों (IRS: Publication 583; IRS: Form 1065 के निर्देश)।

बहीखाता सौंपने से पहले खातों की सूची, बैंक और कार्ड विवरण, पिछला रिटर्न, फ़ाइलिंग कैलेंडर, payroll और बिक्री कर पंजीकरण, और माल-सूची या ऋण के रिकॉर्ड जुटा लें। तय करें कि छूटे दस्तावेज़ कौन देगा और मासिक समापन की समीक्षा कौन करेगा। अगर व्यवसाय नया है, तो पहला रिटर्न फ़ाइल करने का अलग सवाल आपका पहला व्यावसायिक कर रिटर्न में है।

उदाहरण

केवल उदाहरण के लिए, अमेरिकी डॉलर में; ये आँकड़े कोई कर सीमा तय नहीं करते।

एक एकल स्वामी के पास एक बैंक खाते वाला सेवा व्यवसाय है, जिसमें कोई कर्मचारी या माल-सूची नहीं है। एक महीने में ग्राहकों के भुगतान कुल $10,000 हैं, व्यावसायिक भुगतान कुल $4,000 हैं, और मालिक निजी खाते में $2,000 ट्रांसफ़र करता है। मालिक $10,000 की प्राप्तियाँ दर्ज करता है, $4,000 के भुगतान को श्रेणी देकर उनका सबूत रखता है, और $2,000 के ट्रांसफ़र को व्यावसायिक खर्च के बजाय स्वामी की निकासी के रूप में दर्ज करता है। बहीखाते की बैंक शेष राशि में $4,000 की बढ़त प्राप्तियों में से भुगतान और निकासी घटाने से आती है। मालिक इस शेष राशि का बैंक विवरण से मिलान करता है, रास्ते में जमा और अभी न निपटे भुगतानों का हिसाब रखता है, बैंक शुल्क दर्ज करता है, और फिर बकाया बिलों की अलग समीक्षा करता है। अगर यह दिनचर्या चालू रहती है, तो बहीखाता खुद रखना व्यावहारिक हो सकता है। वेतन या दोबारा बेचने का माल जुड़ने पर रिकॉर्ड और अंतिम तिथियाँ बढ़ेंगी, जिनकी नई समीक्षा चाहिए।

आपका मामला अलग है?

• आपका बहीखाता पीछे है और रिटर्न की तारीख़ आ रही है: चालू लाभ रिपोर्ट पर भरोसा करने से पहले पिछड़ा बहीखाता पूरा करना देखें।
• आप पहला व्यावसायिक रिटर्न फ़ाइल कर रहे हैं: फ़ाइलिंग के क्रम के लिए आपका पहला व्यावसायिक कर रिटर्न देखें।
• आपको नहीं पता कि आपकी संस्था कौन-सा रिटर्न फ़ाइल करती है: आपका व्यवसाय कौन-से रिटर्न फ़ाइल करता है देखें।
• आप कई राज्यों में बिक्री कर वसूलते हैं: हर राज्य के नियम बिक्री कर कब वसूलना ज़रूरी है में जाँचें।
• आप LLC से पैसा निकालते हैं या S corporation के ज़रिए खुद को भुगतान करते हैं: खुद को भुगतान करना, S corporation मालिक का वेतन और S corporation पर कर कैसे लगता है देखें।
• आपकी अमेरिकी एकल-सदस्य LLC विदेशी स्वामित्व वाली है: मालिक के साथ पैसे, संपत्ति और अन्य लेन-देन का हिसाब रखें, क्योंकि उन्हें Form 5472 पर रिपोर्ट करना पड़ सकता है; विदेशी स्वामित्व वाली एकल-सदस्य LLC की फ़ाइलिंग देखें (IRS: Form 5472 के निर्देश)।
• आपकी कंपनी कनाडाई है: उसकी वर्षांत ज़रूरतें अलग हैं; कंपनी के वर्षांत वित्तीय विवरण देखें।
• payroll, माल-सूची या ज़रूरी तुलन पत्र आपकी दिनचर्या पर भारी पड़ रहा है: खातों की सूची, मिलान, पंजीकरण और फ़ाइलिंग कैलेंडर लेकर बहीखाता सेवा के पास आएँ।