जाँच-पड़ताल में निकला SaaS बिक्री कर: क्या करें

निवेशकों को वह बिक्री कर मिला जो हमने कभी वसूला नहीं: फ़ंडिंग राउंड के लिए इसका क्या मतलब है?

इसका मतलब है कि यह कर संभवतः कंपनी को खुद चुकाना होगा। जिस विक्रेता को कर वसूलना था और उसने नहीं वसूला, उस पर कर, जुर्माना और ब्याज बन सकता है, भले ही ग्राहकों से कुछ लिया न गया हो (Texas Comptroller)। कुछ राज्यों में लोग भी ज़िम्मेदार ठहर सकते हैं: New York में कंपनी की ओर से काम करने की ज़िम्मेदारी वाले अधिकारी और कर्मचारी उस कर के लिए व्यक्तिगत रूप से जवाबदेह होते हैं जो वसूला जाना था (New York Tax Law 1131; 1133), और Texas में जो व्यक्ति वसूले गए कर को जमा करने पर नियंत्रण रखता है और जानबूझकर जमा नहीं करता, वह उसके लिए जवाबदेह है (Texas Tax Code 111.016)। राउंड के लिए यह खोज तीन चीज़ों में बदल जाती है: आँकी गई रकम, बहीखाते में रिज़र्व, और प्रकटीकरण अनुसूची में अपवाद। निवेशक कीमत बदलने, एस्क्रो या सौदा पूरा होने की शर्त भी माँगेंगे या नहीं, यह बातचीत का विषय है; कर के नियम इसे तय नहीं करते।

मामला तब सरल नहीं रहता जब उसमें कई राज्य हों, किसी राज्य ने कंपनी को पहले ही पत्र लिख दिया हो, कर वसूला गया पर जमा नहीं हुआ हो, इनवॉइस में SaaS के साथ सेवाएँ या होस्टिंग जुड़ी हों, या बिक्री के रिकॉर्ड राज्य और महीने के हिसाब से बाँटे न जा सकें। इनमें से हर बात रकम या रास्ता बदल देती है।

पहले ये जमा करें: ग्राहक, राज्य और महीने के हिसाब से बिक्री; इनवॉइस और अनुबंध; छूट और पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र; और किसी राज्य का कोई भी पत्र।

SaaS बिक्री कर की रकम राज्य और साल के हिसाब से कैसे आँकें?

हर राज्य की रकम इस तरह निकलती है: वसूली ज़रूरी होने के बाद की कर योग्य बिक्री, गुणा उस राज्य की संयुक्त दर, साथ में ब्याज और कोई भी जुर्माना। एक बार में एक राज्य का हिसाब करें:

1. पक्का करें कि राज्य आपके उत्पाद पर कर लगाता है। देखें SaaS और सॉफ़्टवेयर पर बिक्री कर।
2. वह तारीख खोजें जब वसूली ज़रूरी हुई: भौतिक उपस्थिति, या वह शुरुआती तारीख जो हर राज्य आपके आर्थिक सीमा पार करने के बाद तय करता है। देखें बिक्री कर कब वसूलना ज़रूरी है।
3. उस तारीख से उस राज्य में हुई कर योग्य बिक्री का जोड़ निकालें, फ़ाइलिंग अवधि के हिसाब से, हर ग्राहक के स्थान और स्थानीय दर का इस्तेमाल करके।
4. इनवॉइस की कीमत के ऊपर दर लगाएँ। Texas में कर कीमत में शामिल तभी माना जाता है जब विक्रेता ने ग्राहक को ऐसा लिखित बयान दिया हो और साइन लगाया हो (Texas Comptroller)।
5. ब्याज और जुर्माना जोड़ें, फिर नतीजा एक दायरे के रूप में दिखाएँ।

वसूली शायद ही उस दिन शुरू होती है जब आप सीमा पार करते हैं, इसलिए रकम की शुरुआती तारीख मायने रखती है:

जुर्माने और ब्याज राज्य के हिसाब से अलग हैं। उदाहरण के लिए Texas 30 दिन के भीतर चुकाए गए देर से जमा कर पर 5% लेता है, उसके बाद 10%, और हर देर से भरी रिपोर्ट पर $50; ब्याज देय तारीख के 61 दिन बाद शुरू होता है (Texas Comptroller)।

रकम को दो संख्याओं में दिखाएँ। निचली संख्या मानती है कि स्वैच्छिक प्रकटीकरण समझौता पिछली अवधियों को सीमित करता है और जुर्माना माफ़ करता है; Texas न वसूले गए कर पर ब्याज भी माफ़ करता है (Texas कार्यक्रम)। ऊपरी संख्या वसूली ज़रूरी होने के बाद की हर अवधि को जुर्माने के साथ गिनती है। जिन अवधियों का रिटर्न फ़ाइल नहीं हुआ, वे खुली रह सकती हैं: New York की सामान्य ऑडिट समय-सीमा उन पर लागू नहीं होती (New York Publication 130-D)।

हम रकम से कौन-से राज्य हटा सकते हैं?

किसी राज्य को, या उसकी बिक्री के एक हिस्से को, तभी हटाएँ जब रिकॉर्ड इसका समर्थन करें। रकम आम तौर पर इन कारणों से घटती है:

सीमा की जाँच राज्य के हिसाब से अलग है। उदाहरण के लिए California विक्रेता और संबंधित व्यक्तियों की मूर्त निजी संपत्ति की बिक्री गिनता है, और यह शर्त केवल शुरुआती तारीख और उसके बाद की बिक्री पर लागू होती है (CDTFA)। 1 जनवरी 2027 से California SaaS को मूर्त निजी संपत्ति गिनता है (CDTFA), इसलिए पिछली अवधियों के लिए हटाया गया राज्य आगे के लिए फिर भी मायने रख सकता है। ग्राहक के कहने भर पर छूट प्राप्त बिक्री न हटाएँ: जब विक्रेता ने प्रमाणपत्र नहीं रखा, तो Texas ऑडिट में बिक्री को कर योग्य मान लेता है (Texas रिकॉर्ड के सवाल-जवाब)। राज्य की छोटी बकाया राशि भी गिनी जाती है, भले ही वह बहु-राज्य आवेदन के लिए बहुत छोटी हो।

अगर आप SaaS नहीं, होस्टिंग या GPU कंप्यूट बेचते हैं, तो कर योग्यता अलग है: देखें होस्टिंग और GPU कंप्यूट पर बिक्री कर।

क्या हम वित्तीय विवरण में बिक्री कर का रिज़र्व बनाएँ?

US GAAP के तहत कंपनी संभावित हानि की देनदारी तब दर्ज करती है जब भुगतान की संभावना हो और रकम का उचित अनुमान लगाया जा सके। जो बिक्री कर कंपनी को वसूलना था और नहीं वसूला, वह रकम आँकने के बाद अक्सर दोनों शर्तें पूरी करता है। जब केवल एक दायरे का अनुमान लगाया जा सके, तो बहीखाता आम तौर पर उस दायरे का सबसे अच्छा अनुमान दर्ज करता है, और बाकी नोट्स में बताया जाता है।

रिज़र्व में अब तक का कर और ब्याज, और जुर्माना आता है, उनमें से जो राज्य के माफ़ करने की उम्मीद हो वह घटाकर। यह आयकर नहीं है, इसलिए यह आयकर प्रावधान से बाहर रहता है। रिज़र्व को उस कर के लिए कम न करें जिसे आप बाद में ग्राहकों से वसूलने की उम्मीद करते हैं। आपका ऑडिटर या समीक्षक, अगर आपके पास है, अंतिम लेखांकन तय करता है; उसे रकम के पीछे की राज्य-दर-राज्य वर्कशीट दें।

क्या हम राउंड पूरा होने से पहले या बाद में स्वैच्छिक प्रकटीकरण फ़ाइल करें?

किसी राज्य के संपर्क करने से पहले शुरू करें; पात्रता संपर्क पर निर्भर करती है, सौदा पूरा होने की तारीख पर नहीं। उस कर के बारे में राज्य की पूछताछ उस राज्य में उस कर के लिए स्वैच्छिक प्रकटीकरण का रास्ता बंद कर देती है (Multistate Tax Commission)। Texas ऐसे व्यवसाय को रोकता है जिससे उसने किसी देनदारी के बारे में पहले ही संपर्क किया हो (Texas कार्यक्रम); New York उसे रोकता है जो पहले से ऑडिट में हो या जिसे उस कर का बिल भेजा जा चुका हो (New York कार्यक्रम)।

आवेदन में कंपनी का नाम देना ज़रूरी नहीं है। Multistate Tax Commission समझौते पर हस्ताक्षर होने तक आवेदक की पहचान गोपनीय रखता है, और Texas ऐसा शुरुआती अनुरोध स्वीकार करता है जिसमें व्यवसाय का नाम न हो। जब कम राज्य शामिल हों और कोई जवाबी प्रस्ताव न दे, तो Commission आवेदन से पूरे समझौते तक औसतन लगभग 4 महीने बताता है (Multistate FAQ), इसलिए सौदा पूरा होने के आसपास शुरू किया गया समझौता राउंड पूरा होने तक आम तौर पर लंबित रहता है। राउंड के दस्तावेज़ तब लंबित आवेदनों और रिज़र्व का वर्णन कर सकते हैं। जिस राज्य में पीछे की अवधि का अनुमानित कर $500 से कम है, उसे Commission प्रोसेस नहीं करता; उस राज्य में सीधे आवेदन करें (Multistate कार्यक्रम)।

क्रम की दो गलतियाँ: किसी राज्य में रिटर्न फ़ाइल करना या कर चुकाना बहु-राज्य कार्यक्रम के लिए संपर्क माना जाता है, और California का राज्य के बाहर वालों का कार्यक्रम केवल उन विक्रेताओं के लिए है जो वहाँ अभी रजिस्टर नहीं हुए (CDTFA Publication 178); कुछ राज्य कदमों का अपना क्रम भी माँगते हैं। समझौते राज्य-दर-राज्य कैसे काम करते हैं, यह न वसूले गए बिक्री कर की भरपाई में है।

अगर किसी राज्य ने पहले ही पत्र या नेक्सस प्रश्नावली भेज दी हो तो?

उस राज्य में स्वैच्छिक प्रकटीकरण की जगह जवाब देने की योजना बनाएँ। पहले का संपर्क आम तौर पर उस कर के लिए कार्यक्रम बंद कर देता है, और New York उन करदाताओं को बाहर रखता है जो पहले से ऑडिट में हैं या जिन्हें कर का बिल भेजा जा चुका है (New York कार्यक्रम)। जिन दूसरे राज्यों ने संपर्क नहीं किया, वे फिर भी पात्र हो सकते हैं।

पत्र की समय-सीमा तक रिकॉर्ड के आधार पर जवाब दें। उस राज्य की रकम दायरे के ऊपरी छोर पर आँकें, क्योंकि जुर्माने में राहत पहले से शामिल नहीं है। पत्र को प्रकटीकरण अनुसूची में डालें। चरण-दर-चरण जवाब देने का तरीका न वसूले गए बिक्री कर की भरपाई में है।

क्या हम जो बिक्री कर नहीं लिया उसका बिल अब ग्राहकों को भेज सकते हैं?

कभी-कभी, राज्य के कानून और अनुबंध पर निर्भर करता है। Texas में जो कर विक्रेता कीमत में जोड़ता है, वह ग्राहक की विक्रेता को देय राशि है, जिसे कीमत की तरह ही वसूला जा सकता है (Texas Tax Code 151.052)। जिस Texas ग्राहक से कर नहीं लिया गया, वह अलग से राज्य को सीधे उपयोग कर का देनदार हो सकता है (Texas उपयोग कर)। इनमें से कोई भी नियम ग्राहकों को पुराना बिल चुकाने पर मजबूर नहीं करता; जिन अनुबंधों में कीमत "सभी करों समेत" लिखी है, वे इसे रोक सकते हैं।

जो कर आप ग्राहकों से वसूलते हैं, उसे पूरा राज्य को भेजना होगा (Multistate FAQ)। वसूला हुआ पर न भेजा गया कर ज़्यादा सख्ती से देखा जाता है: Texas उस पर न ब्याज माफ़ करता है, न पीछे देखने की अवधि सीमित करता है (Texas कार्यक्रम)। केवल उतना ही बिल करें जितना आप जमा करेंगे, और नकद आने तक रिज़र्व को पूरी रकम पर रखें।

बिक्री कर की रकम प्रकटीकरण अनुसूची में कैसे दिखती है?

यह कर संबंधी घोषणाओं के अपवाद के रूप में आती है, आम तौर पर उन घोषणाओं के जो कहती हैं कि देय सभी कर चुका दिए गए और सभी ज़रूरी रिटर्न फ़ाइल हुए। प्रविष्टि में हर राज्य, अवधियाँ, अनुमानित रकम या दायरा, और स्थिति लिखी जाती है: समीक्षा में, स्वैच्छिक प्रकटीकरण लंबित, या राज्य की पूछताछ का जवाब दिया जा रहा है।

अनुसूची वकील तैयार करता है। CPA संख्याएँ देता है, जो रिज़र्व से मेल खानी चाहिए या फ़र्क समझाना चाहिए। दूसरी कर संबंधी घोषणाएँ और अपवाद कर घोषणाएँ और प्रकटीकरण अनुसूची में हैं।

रकम आँकने के लिए हमें कौन-से रिकॉर्ड चाहिए?

राज्य और महीने के हिसाब से ग्राहक की बिक्री का एक्सपोर्ट मुख्य चीज़ है; बाकी वह साबित करते हैं जो आप हटाते हैं या जिस पर निर्भर रहते हैं।

• हर इनवॉइस लाइन: तारीख, ग्राहक, बिलिंग और इस्तेमाल का स्थान, उत्पाद, कीमत, लगाया गया कर, क्रेडिट और रिफ़ंड।
• अनुबंध, जो दिखाएँ कि कीमत में कर शामिल है या नहीं और क्या एक साथ जोड़ा गया था।
• छूट और पुनर्विक्रय प्रमाणपत्र, मिलने की तारीखों के साथ।
• नेक्सस शुरू होने की तारीख के लिए, राज्य के हिसाब से कर्मचारियों, कार्यालयों और सर्वरों की समय-रेखा।
• कोई भी परमिट, रिटर्न, भुगतान, राज्य के पत्र, प्रश्नावलियाँ और ऑडिट नोटिस।

अगर बहीखाता राज्य और महीने के हिसाब से बिक्री नहीं दे सकता, तो पहले यही ठीक करें। देखें निवेशकों की जाँच-पड़ताल से पहले कर की सफ़ाई।

उदाहरण

केवल उदाहरण के लिए अमेरिकी डॉलर; दरें और तारीखें मान ली गई हैं, किसी राज्य के नियम नहीं।

सीड SaaS कंपनी, एक राज्य में सीमा के पार

एक सीड-स्तर की कंपनी ने एक राज्य में वसूली ज़रूरी होने के बाद $600,000 का SaaS बेचा, सब कुछ उन अवधियों के भीतर जिन्हें वहाँ का स्वैच्छिक प्रकटीकरण कवर करेगा। मान ली गई 6% संयुक्त दर पर कर ब्याज से पहले $36,000 बनता है। राज्य से किसी ने कंपनी से संपर्क नहीं किया है। कंपनी $36,000 और अब तक के ब्याज का रिज़र्व बनाती है, सौदा पूरा होने से पहले बिना नाम का स्वैच्छिक प्रकटीकरण अनुरोध फ़ाइल करती है, और राज्य, अवधियाँ और लंबित अनुरोध प्रकटीकरण अनुसूची में डालती है।

आधी बिक्री उन राज्यों में है जो SaaS पर कर नहीं लगाते

एक कंपनी की राज्य के बाहर $2,000,000 की बिक्री है। $1,000,000 उन राज्यों को गई जो उसके उत्पाद पर कर नहीं लगाते, इसलिए वह हट जाती है। बाकी $1,000,000 में से $300,000 वसूली शुरू होने से पहले की थी और $100,000 उन छूट प्राप्त ग्राहकों को गई जिनके प्रमाणपत्र फ़ाइल में हैं। रकम बची हुई $600,000 पर निकाली जाती है: मान ली गई 6% पर $36,000, साथ में ब्याज और कोई भी जुर्माना।

पत्र पहले आ गया

कंपनी के कहीं आवेदन करने से पहले किसी राज्य की नेक्सस प्रश्नावली आ जाती है। उस राज्य में बिना नाम वाला रास्ता खत्म हो गया। कंपनी समय पर जवाब देती है, रजिस्टर करती है, उस राज्य की रकम पूरे पिछले दौर के लिए जुर्माने समेत आँकती है, और उसे अनुसूची में डालती है। बाकी राज्यों में, जिन्होंने पत्र नहीं लिखा, वह स्वैच्छिक प्रकटीकरण फ़ाइल करती है।

क्या आपकी स्थिति अलग है?

• आप स्वैच्छिक प्रकटीकरण के चरण, पीछे देखने की अवधि और गोपनीयता के नियम जानना चाहते हैं: देखें न वसूले गए बिक्री कर की भरपाई।
• आपको पक्का नहीं है कि कौन-से राज्य आपके उत्पाद पर कर लगाते हैं: देखें SaaS और सॉफ़्टवेयर पर बिक्री कर।
• आपको नहीं पता कि नेक्सस कब शुरू हुआ: देखें बिक्री कर कब वसूलना ज़रूरी है।
• आप GPU कंप्यूट या होस्टिंग बेचते हैं, SaaS नहीं: देखें होस्टिंग और GPU कंप्यूट पर बिक्री कर।
• जाँच-पड़ताल अभी शुरू नहीं हुई है: देखें निवेशकों की जाँच-पड़ताल से पहले कर की सफ़ाई।
• वकील चाहते हैं कि बाकी कर घोषणाओं की पुष्टि हो: देखें कर घोषणाएँ और प्रकटीकरण अनुसूची।
• कंपनी बिक रही है, फ़ंडिंग नहीं जुटा रही: देखें स्टार्टअप बेचने से पहले कर की सफ़ाई।
• आप रजिस्टर हैं और आगे फ़ाइल करना है: देखें बिक्री कर रिटर्न फ़ाइल करना।
• कई राज्य, किसी राज्य का पत्र, या जल्दी पूरा होने वाला राउंड: बिक्री का एक्सपोर्ट और कोई भी पत्र स्टार्टअप कर सहायता के पास लाएँ।