Imposto sobre vendas de SaaS na due diligence: o que fazer

Os investidores encontraram imposto sobre vendas que nunca cobramos: o que isso significa para a rodada?

Significa que a empresa provavelmente deve esse imposto por conta própria. Um vendedor que devia cobrar e não cobrou pode dever o imposto, mais multas e juros, mesmo que os clientes nunca tenham sido cobrados (Texas Comptroller). Em alguns estados, as pessoas também podem dever: Nova York torna pessoalmente responsáveis pelo imposto que devia ser cobrado os diretores e empregados com o dever de agir pela empresa (New York Tax Law 1131; 1133), e o Texas torna responsável a pessoa que controla o repasse do imposto cobrado e, de propósito, não o repassa (Texas Tax Code 111.016). Para a rodada, o achado vira três coisas: uma estimativa calculada, uma provisão nos livros e uma exceção no anexo de divulgação. Se os investidores também pedirão mudança de preço, escrow ou uma condição de fechamento é assunto de negociação; as regras fiscais não definem isso.

O caso deixa de ser simples quando envolve vários estados, um estado que já escreveu para a empresa, imposto que foi cobrado mas nunca repassado, faturas que misturam SaaS com serviços ou hospedagem, ou registros de vendas que não podem ser divididos por estado e por mês. Cada um desses pontos muda o valor ou o caminho.

Reúna primeiro: vendas por cliente, estado e mês; faturas e contratos; certificados de isenção e de revenda; e qualquer carta de um estado.

Como calculamos a exposição ao imposto sobre vendas de SaaS por estado e por ano?

A exposição em cada estado é o valor das vendas tributáveis feitas depois que a cobrança passou a ser obrigatória, vezes a alíquota combinada do estado, mais juros e eventuais multas. Trabalhe um estado de cada vez:

1. Confirme que o estado tributa o que você vende. Veja imposto sobre vendas de SaaS e software.
2. Encontre a data em que a cobrança passou a ser obrigatória: presença física, ou uma data de início que cada estado define depois que você ultrapassa o limite econômico. Veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.
3. Some as vendas tributáveis para esse estado a partir dessa data, por período de declaração, usando o local de cada cliente e a alíquota local.
4. Aplique a alíquota sobre o preço faturado. No Texas, o imposto só conta como incluído no preço se o vendedor deu ao cliente uma declaração por escrito dizendo isso e afixou um aviso (Texas Comptroller).
5. Some juros e multas e mostre o resultado como uma faixa.

A cobrança raramente começa no dia em que você cruza um limite, então a data de início da exposição importa:

Multas e juros variam de estado para estado. O Texas, por exemplo, cobra 5% sobre o imposto pago com atraso em até 30 dias, 10% depois disso e $50 por declaração atrasada; os juros começam 61 dias após o vencimento (Texas Comptroller).

Mostre a exposição como dois números. O valor baixo supõe que um acordo de divulgação voluntária limite os períodos passados e dispense multas; o Texas também dispensa juros sobre o imposto que não foi cobrado (programa do Texas). O valor alto cobre todos os períodos desde que a cobrança passou a ser obrigatória, com multas. Períodos sem declaração entregue podem ficar em aberto: o prazo normal de auditoria de Nova York não se aplica a eles (New York Publication 130-D).

Quais estados podemos tirar da exposição?

Exclua um estado, ou parte das vendas dele, só quando os registros sustentam isso. Estes são os motivos comuns para o valor diminuir:

Os testes de limite variam por estado. A Califórnia, por exemplo, conta as vendas de bens materiais feitas pelo vendedor e por pessoas relacionadas, e a exigência vale só para vendas a partir da data de início (CDTFA). A partir de 1º de janeiro de 2027, a Califórnia trata o SaaS como bem material (CDTFA), então um estado excluído para os períodos passados ainda pode importar daqui para frente. Não exclua vendas isentas só pela palavra do cliente: em uma auditoria, o Texas presume a venda tributável quando o vendedor não guardou o certificado (perguntas frequentes sobre registros do Texas). Um saldo pequeno em um estado ainda conta, mesmo que seja pequeno demais para um pedido multiestadual.

Se você vende hospedagem ou capacidade de computação com GPUs, e não SaaS, a tributação é diferente: veja imposto sobre vendas de hospedagem e de computação com GPUs.

Devemos registrar uma provisão de imposto sobre vendas nas demonstrações financeiras?

Pelo US GAAP, a empresa registra um passivo por perda contingente quando o pagamento é provável e o valor pode ser estimado com razoável segurança. O imposto sobre vendas que a empresa devia cobrar e não cobrou costuma atender aos dois critérios depois de calculado. Quando só se pode estimar uma faixa, os livros em geral registram a melhor estimativa dentro dela, e as notas explicativas descrevem o restante.

A provisão cobre o imposto mais os juros até a data, e as multas, menos o que o estado deve dispensar de um ou de outro. Ela não é imposto de renda, então fica fora da provisão para imposto de renda. Não a reduza por causa de imposto que você espera cobrar dos clientes depois. O auditor ou revisor, se houver, decide a contabilização final; entregue a ele a planilha por estado que sustenta o valor.

Fazemos a divulgação voluntária antes ou depois do fechamento da rodada?

Comece antes de qualquer estado entrar em contato com você; a elegibilidade depende do contato, não da data de fechamento. Uma consulta do estado sobre o imposto encerra o caminho da divulgação voluntária para esse imposto naquele estado (Multistate Tax Commission). O Texas exclui uma empresa que ele já contatou sobre uma dívida (programa do Texas); Nova York exclui quem já está em auditoria ou já recebeu cobrança do imposto (programa de Nova York).

O pedido não precisa citar o nome da empresa. A Multistate Tax Commission mantém a identidade do solicitante confidencial até a assinatura do acordo, e o Texas aceita um pedido inicial que não nomeia a empresa. A Commission informa uma média de cerca de 4 meses entre o pedido e o acordo concluído, quando poucos estados participam e nenhum faz contraproposta (perguntas frequentes da Multistate), então um acordo iniciado perto do fechamento costuma ainda estar pendente quando a rodada fecha. Os documentos da rodada podem então descrever os pedidos pendentes e a provisão. A Commission não processa um estado cujo imposto estimado do período retroativo seja menor que $500; peça diretamente a esse estado (programa multiestadual).

Duas armadilhas de sequência: entregar uma declaração ou pagar imposto em um estado conta como contato para o programa multiestadual, e o programa da Califórnia para empresas de fora do estado é só para vendedores que ainda não estão registrados lá (CDTFA Publication 178); alguns estados também exigem sua própria ordem de etapas. Como os acordos funcionam, estado por estado, está em regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

E se um estado já nos enviou uma carta ou um questionário de nexus?

Nesse estado, planeje responder à carta em vez de pedir a divulgação voluntária. O contato prévio costuma excluir o programa para esse imposto, e Nova York exclui os contribuintes que já estão em auditoria ou já receberam cobrança do imposto (programa de Nova York). Outros estados que não entraram em contato com você ainda podem ser elegíveis.

Responda no prazo da carta, com base nos registros. Calcule esse estado no valor alto da faixa, já que o alívio de multas não está garantido. Liste a carta no anexo de divulgação. Os passos da resposta estão em regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Podemos cobrar agora dos clientes o imposto sobre vendas que não cobramos?

Às vezes, dependendo da lei do estado e do contrato. No Texas, o imposto que o vendedor soma ao preço é uma dívida do cliente com o vendedor, que pode ser cobrada como o próprio preço (Texas Tax Code 151.052). Um cliente do Texas que não foi cobrado pode dever, em separado, o imposto de uso (use tax) diretamente ao estado (imposto de uso do Texas). Nenhuma das regras obriga os clientes a pagar uma conta antiga; contratos que citam preços “com todos os impostos incluídos” podem impedir a cobrança.

O imposto que você cobra dos clientes deve ser repassado ao estado por inteiro (perguntas frequentes da Multistate). O imposto cobrado e não repassado é tratado com mais rigor: o Texas não dispensa os juros sobre ele nem limita o período retroativo (programa do Texas). Cobre só o que você vai repassar e mantenha a provisão pelo valor total até o dinheiro entrar.

Como a exposição ao imposto sobre vendas aparece no anexo de divulgação?

Ela aparece como exceção às declarações fiscais do contrato, em geral as que dizem que todos os impostos devidos foram pagos e que todas as declarações exigidas foram entregues. O item cita cada estado, os períodos, o valor estimado ou a faixa e a situação: em análise, divulgação voluntária pendente ou consulta do estado em resposta.

Os advogados redigem o anexo. O CPA fornece os números, que devem bater com a provisão ou explicar por que diferem. As outras declarações fiscais e exceções estão em declarações fiscais e anexo de divulgação.

Que registros precisamos para calcular a exposição?

O essencial é uma exportação de vendas por cliente, estado e mês; o resto sustenta o que você exclui ou usa.

• Cada linha de fatura: data, cliente, local de cobrança e de uso, produto, preço, imposto cobrado, créditos e reembolsos.
• Contratos que mostram se os preços incluem imposto e o que foi vendido em conjunto.
• Certificados de isenção e de revenda, com as datas de recebimento.
• Uma linha do tempo de empregados, escritórios e servidores por estado, para a data de início do nexus.
• Quaisquer licenças, declarações, pagamentos, cartas de estados, questionários e avisos de auditoria.

Se os livros não conseguem gerar as vendas por estado e por mês, corrija isso primeiro. Veja regularização fiscal antes da due diligence de investidores.

Exemplo

Apenas dólares americanos ilustrativos; as alíquotas e as datas são suposições, não regras de qualquer estado.

SaaS em fase seed, um estado acima do limite

Uma empresa em fase seed vendeu US$600.000 de SaaS em um estado depois que a cobrança passou a ser obrigatória ali, tudo dentro dos períodos que uma divulgação voluntária nesse estado cobriria. Com uma alíquota combinada suposta de 6%, o imposto é de US$36.000, antes dos juros. Ninguém do estado entrou em contato com a empresa. Ela registra uma provisão de US$36.000 mais os juros até a data, entra com um pedido anônimo de divulgação voluntária antes do fechamento e lista o estado, os períodos e o pedido pendente no anexo de divulgação.

Metade das vendas está em estados que não tributam SaaS

Uma empresa tem US$2.000.000 em vendas fora do estado. US$1.000.000 foi para estados que não tributam o produto, então esse valor sai. Dos outros US$1.000.000, US$300.000 foram vendidos antes de a cobrança começar e US$100.000 foram para clientes isentos com certificados arquivados. A exposição é calculada sobre os US$600.000 restantes: com uma alíquota suposta de 6%, são US$36.000 mais juros e eventuais multas.

A carta chegou primeiro

O questionário de nexus de um estado chega antes de a empresa pedir a divulgação em qualquer lugar. Nesse estado, o caminho anônimo acabou. A empresa responde no prazo, se registra, calcula esse estado pelo período retroativo completo, com multas, e o lista no anexo. Nos outros estados, que não escreveram, ela entra com divulgações voluntárias.

E no seu caso?

• Você quer os passos da divulgação voluntária, o período retroativo e as regras de anonimato: veja regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.
• Você não tem certeza de quais estados tributam o seu produto: veja imposto sobre vendas de SaaS e software.
• Você não sabe quando o nexus começou: veja quando você deve cobrar imposto sobre vendas.
• Você vende computação com GPUs ou hospedagem, e não SaaS: veja imposto sobre vendas de hospedagem e de computação com GPUs.
• A due diligence ainda não começou: veja regularização fiscal antes da due diligence de investidores.
• Os advogados querem confirmar as outras declarações fiscais do contrato: veja declarações fiscais e anexo de divulgação.
• A empresa está sendo vendida, e não levantando recursos: veja regularização fiscal antes de vender sua startup.
• Você já está registrado e precisa entregar declarações daqui para frente: veja entregar declarações de imposto sobre vendas.
• Vários estados, uma carta de um estado ou uma rodada prestes a fechar: leve a exportação de vendas e as cartas para a ajuda fiscal para startups.