Taxe de vente SaaS non perçue : que faire après la vérification diligente

Des investisseurs ont trouvé de la taxe de vente que nous n'avons jamais perçue : qu'est-ce que cela signifie pour le tour de financement?

Cela signifie que la société doit probablement cette taxe elle-même. Un vendeur qui devait percevoir la taxe et ne l'a pas fait peut la devoir, avec les pénalités et les intérêts, même si les clients n'ont jamais été facturés (Comptroller du Texas). Dans certains États, des personnes peuvent aussi la devoir : New York rend les dirigeants et les employés qui avaient le devoir d'agir pour la société personnellement responsables de la taxe à percevoir (Loi fiscale de New York 1131; 1133), et le Texas rend responsable la personne qui contrôle le versement de la taxe perçue et qui, volontairement, ne la verse pas (Code fiscal du Texas 111.016). Pour le tour de financement, la découverte donne trois choses : une estimation chiffrée, une provision dans les livres et une exception dans l'annexe de divulgation. Que les investisseurs demandent aussi un changement de prix, un séquestre ou une condition de clôture relève de la négociation; les règles fiscales ne l'imposent pas.

Un dossier n'est pas simple quand il touche plusieurs États, quand un État a déjà écrit à la société, quand de la taxe a été perçue mais jamais versée, quand des factures regroupent du SaaS avec des services ou de l'hébergement, ou quand les registres de ventes ne peuvent pas être ventilés par État et par mois. Chacun de ces cas change le chiffre ou la marche à suivre.

Réunissez d'abord : les ventes par client, par État et par mois; les factures et les contrats; les certificats d'exonération et de revente; et toute lettre d'un État.

Comment évaluer l'exposition à la taxe de vente SaaS par État et par année?

L'exposition dans chaque État est égale aux ventes imposables réalisées après que la perception est devenue obligatoire, multipliées par le taux combiné de cet État, plus les intérêts et les pénalités éventuelles. Procédez un État à la fois :

1. Confirmez que l'État impose ce que vous vendez. Consultez la taxe de vente sur le SaaS et les logiciels.
2. Trouvez la date à laquelle la perception est devenue obligatoire : la présence physique, ou une date de début que chaque État fixe après que vous avez franchi son seuil économique. Consultez quand vous devez percevoir la taxe de vente.
3. Additionnez les ventes imposables dans cet État depuis cette date, par période de production, selon l'emplacement de chaque client et le taux local.
4. Appliquez le taux en plus du prix facturé. Au Texas, la taxe n'est réputée incluse dans le prix que si le vendeur a remis au client une déclaration écrite en ce sens et a affiché une pancarte (Comptroller du Texas).
5. Ajoutez les intérêts et les pénalités, puis présentez le résultat sous forme de fourchette.

La perception commence rarement le jour où vous franchissez un seuil; la date de début de l'exposition compte donc :

Les pénalités et les intérêts varient selon l'État. Le Texas, par exemple, applique 5 % sur la taxe payée en retard dans les 30 jours, 10 % ensuite, et 50 $ par déclaration en retard; les intérêts courent à partir du 61e jour suivant la date d'échéance (Comptroller du Texas).

Présentez l'exposition en deux chiffres. Le bas de la fourchette suppose qu'une entente de divulgation volontaire limite les périodes passées et supprime les pénalités; le Texas supprime aussi les intérêts sur la taxe qui n'a pas été perçue (programme du Texas). Le haut de la fourchette couvre toutes les périodes depuis que la perception est devenue obligatoire, avec les pénalités. Les périodes sans déclaration produite peuvent rester ouvertes : le délai de vérification ordinaire de New York ne s'y applique pas (Publication 130-D de New York).

Quels États peut-on retirer de l'exposition?

Ne retirez un État, ou une partie de ses ventes, que si les registres le justifient. Voici les raisons habituelles pour lesquelles le chiffre diminue :

Les tests de seuil varient selon l'État. La Californie, par exemple, compte les ventes de biens meubles corporels du vendeur et des personnes liées, et l'exigence ne s'applique qu'aux ventes à compter de sa date de début (CDTFA). À partir du 1er janvier 2027, la Californie traite le SaaS comme un bien meuble corporel (CDTFA); un État retiré pour les périodes passées peut donc compter pour l'avenir. Ne retirez pas des ventes exonérées sur la seule parole d'un client : le Texas présume qu'une vente est imposable lors d'une vérification quand le vendeur n'a pas conservé le certificat (foire aux questions du Texas sur les registres). Un petit solde d'un État compte quand même, même s'il est trop petit pour une demande multiétatique.

Si vous vendez de l'hébergement ou des ressources de calcul GPU plutôt que du SaaS, l'imposition est différente : consultez la taxe de vente sur l'hébergement et les ressources de calcul GPU.

Faut-il inscrire une provision pour taxe de vente dans les états financiers?

Selon les PCGR américains (US GAAP), une société inscrit un passif pour une perte éventuelle quand le paiement est probable et que le montant peut être estimé de façon raisonnable. La taxe de vente non perçue que la société devait percevoir remplit souvent ces deux critères une fois évaluée. Quand seule une fourchette peut être estimée, les livres inscrivent en général la meilleure estimation de la fourchette, et les notes décrivent le reste.

La provision couvre la taxe plus les intérêts à ce jour, et les pénalités, moins tout ce que l'État devrait supprimer. Ce n'est pas de l'impôt sur le revenu; elle se situe donc hors de la provision pour impôts sur le revenu. Ne la réduisez pas pour la taxe que vous espérez facturer plus tard aux clients. Votre auditeur ou votre examinateur, s'il y en a un, décide de la comptabilisation finale; remettez-lui le document de travail État par État qui sous-tend le chiffre.

Faut-il déposer la divulgation volontaire avant ou après la clôture du tour de financement?

Commencez avant que tout État communique avec vous; l'admissibilité dépend du contact, non de la date de clôture. Une demande d'un État au sujet de la taxe met fin à la voie de la divulgation volontaire pour cette taxe dans cet État (Multistate Tax Commission). Le Texas exclut une entreprise qu'il a déjà contactée au sujet d'une dette (programme du Texas); New York exclut celle qui fait déjà l'objet d'une vérification ou d'un avis de cotisation pour la taxe (programme de New York).

La demande n'a pas à nommer la société. La Multistate Tax Commission garde confidentielle l'identité du demandeur jusqu'à la signature de l'entente, et le Texas accepte une demande initiale qui ne nomme pas l'entreprise. La Commission indique un délai moyen d'environ 4 mois entre la demande et l'entente conclue quand peu d'États sont en cause et qu'aucun ne fait de contre-offre (foire aux questions de la Multistate); une entente entamée près de la clôture est donc généralement encore en cours à la clôture du tour. Les documents du tour peuvent alors décrire les demandes en cours et la provision. La Commission ne traite pas un État dont la taxe estimée pour la période rétrospective est inférieure à 500 $; présentez alors la demande directement à cet État (programme de la Multistate).

Deux pièges de calendrier : produire une déclaration ou payer de la taxe dans un État compte comme un contact pour le programme multiétatique, et le programme de la Californie pour les vendeurs hors État ne s'adresse qu'aux vendeurs qui n'y sont pas encore inscrits (Publication 178 de la CDTFA); certains États exigent aussi leur propre ordre des étapes. Le fonctionnement des ententes, État par État, est expliqué dans rattraper la taxe de vente non perçue.

Et si un État nous a déjà envoyé une lettre ou un questionnaire sur le lien fiscal (nexus)?

Dans cet État, prévoyez d'y répondre plutôt que de faire une divulgation volontaire. Un contact préalable exclut en général le programme pour cette taxe, et New York exclut les contribuables qui font déjà l'objet d'une vérification ou d'un avis de cotisation pour la taxe (programme de New York). Les autres États qui ne vous ont pas contacté peuvent encore être admissibles.

Répondez au plus tard à la date limite indiquée dans la lettre, à partir des registres. Évaluez cet État au haut de la fourchette, puisque l'allègement des pénalités n'est pas acquis. Indiquez la lettre dans l'annexe de divulgation. Les étapes de la réponse sont expliquées dans rattraper la taxe de vente non perçue.

Peut-on facturer maintenant aux clients la taxe de vente que nous n'avons pas facturée?

Parfois, selon la loi de l'État et le contrat. Au Texas, la taxe qu'un vendeur ajoute au prix est une dette du client envers le vendeur, recouvrable comme le prix lui-même (Code fiscal du Texas 151.052). Un client du Texas qui n'a pas été facturé peut en outre devoir la taxe d'utilisation directement à l'État (taxe d'utilisation du Texas). Aucune de ces règles n'oblige les clients à payer une ancienne facture; les contrats qui indiquent des prix « taxes comprises » peuvent l'empêcher.

La taxe que vous percevez auprès des clients doit être versée en entier à l'État (foire aux questions de la Multistate). La taxe perçue mais non versée est traitée plus durement : le Texas ne supprime pas les intérêts sur cette taxe et ne limite pas sa période rétrospective (programme du Texas). Ne facturez que ce que vous verserez, et gardez la provision au montant complet jusqu'à l'encaissement.

Comment l'exposition à la taxe de vente figure-t-elle dans l'annexe de divulgation?

Elle figure comme une exception aux déclarations fiscales, en général celles qui disent que tous les impôts dus ont été payés et que toutes les déclarations exigées ont été produites. L'inscription nomme chaque État, les périodes, le montant ou la fourchette estimés, et l'état du dossier : en examen, divulgation volontaire en cours, ou demande d'un État en cours de réponse.

L'avocat rédige l'annexe. Le CPA fournit les chiffres, qui doivent correspondre à la provision ou expliquer pourquoi ils diffèrent. Les autres déclarations fiscales et exceptions sont expliquées dans les déclarations fiscales et l'annexe de divulgation.

De quels registres avons-nous besoin pour évaluer l'exposition?

Un export des ventes par client, par État et par mois est l'essentiel; le reste appuie ce que vous retirez ou ce sur quoi vous vous appuyez.

• Chaque ligne de facture : date, client, lieu de facturation et d'utilisation, produit, prix, taxe facturée, crédits et remboursements.
• Les contrats qui montrent si les prix incluent la taxe et ce qui était regroupé.
• Les certificats d'exonération et de revente, avec les dates de réception.
• Une chronologie des employés, des bureaux et des serveurs par État, pour la date de début du lien fiscal (nexus).
• Tout permis, déclaration, paiement, lettre d'un État, questionnaire et avis de vérification.

Si les livres ne peuvent pas produire les ventes par État et par mois, corrigez cela d'abord. Consultez la mise en conformité fiscale avant la vérification diligente des investisseurs.

Exemple

Dollars américains illustratifs seulement; les taux et les dates sont des hypothèses, non les règles d'un État.

SaaS de démarrage, un État dépassé

Une société en phase de démarrage a vendu 600 000 $ de SaaS dans un État après que la perception y est devenue obligatoire, le tout dans les périodes qu'une divulgation volontaire dans cet État couvrirait. À un taux combiné supposé de 6 %, la taxe est de 36 000 $, avant intérêts. Personne de l'État n'a communiqué avec la société. Elle inscrit une provision de 36 000 $ plus les intérêts à ce jour, dépose avant la clôture une demande de divulgation volontaire anonyme, et indique l'État, les périodes et la demande en cours dans l'annexe de divulgation.

La moitié des ventes est dans des États qui n'imposent pas le SaaS

Une société a 2 000 000 $ de ventes hors de son État. De ce montant, 1 000 000 $ sont allés à des États qui n'imposent pas son produit; ces ventes sont donc retirées. Sur l'autre tranche de 1 000 000 $, 300 000 $ ont été réalisés avant le début de la perception et 100 000 $ sont allés à des clients exonérés dont le certificat est au dossier. L'exposition est calculée sur les 600 000 $ restants : à un taux supposé de 6 %, 36 000 $ plus les intérêts et les pénalités éventuelles.

La lettre est arrivée en premier

Le questionnaire sur le lien fiscal (nexus) d'un État arrive avant que la société ait fait une demande où que ce soit. Dans cet État, la voie anonyme est fermée. La société répond à temps, s'inscrit, évalue cet État sur toute la période rétrospective avec pénalités, et l'indique dans l'annexe. Dans les autres États, qui n'ont pas écrit, elle dépose des divulgations volontaires.

Votre situation est différente?

• Vous voulez les étapes de la divulgation volontaire, la période rétrospective et les règles d'anonymat : consultez rattraper la taxe de vente non perçue.
• Vous ne savez pas quels États imposent votre produit : consultez la taxe de vente sur le SaaS et les logiciels.
• Vous ne savez pas quand le lien fiscal (nexus) a commencé : consultez quand vous devez percevoir la taxe de vente.
• Vous vendez des ressources de calcul GPU ou de l'hébergement, non du SaaS : consultez la taxe de vente sur l'hébergement et les ressources de calcul GPU.
• La vérification diligente n'a pas encore commencé : consultez la mise en conformité fiscale avant la vérification diligente des investisseurs.
• Les avocats veulent que les autres déclarations fiscales soient confirmées : consultez les déclarations fiscales et l'annexe de divulgation.
• La société est vendue, elle ne lève pas de fonds : consultez la mise en conformité fiscale avant la vente de votre startup.
• Vous êtes inscrit et devez produire vos déclarations à l'avenir : consultez produire les déclarations de taxe de vente.
• Plusieurs États, une lettre d'un État ou un tour de financement qui se clôt bientôt : apportez l'export des ventes et les lettres à l'aide fiscale pour startups.