SaaS ertelenmiş gelir: yevmiye kayıtları, yatırımcılar ve vergi

Peşin ödenen yıllık SaaS planı, para geldiğinde gelir midir?

Hayır, tahakkuk esaslı kayıtlarda değildir. Müşteri bir SaaS planını peşin ödediğinde şirket bir yıl (veya daha uzun) hizmet borçlanır; bu yüzden nakit önce ertelenmiş gelir adlı bir yükümlülük olarak kaydedilir. Verilen her hizmet ayı, bir aylık payı ertelenmiş gelirden gelire taşır. Yatırımcılar bu defter kuralına, ABD gelir standardı olan ASC 606 der.

Vergi kendi kurallarına göre işler. Nakit esasındaki şirket parayı aldığında vergilendirilir; tahakkuk esasındaki şirket kazanılmamış kısmı yalnızca bir sonraki vergi yılına erteleyebilir (26 USC 451(c); Publication 538). Bu yüzden büyük bir peşin ödemenin yapıldığı yılda defter geliri ile vergilendirilebilir gelir çoğu zaman farklı çıkar.

Şu durumlarda mesele basit değildir:

• müşteri birden fazla yıl için peşin ödüyorsa; defterler parayı tüm süreye yayar, vergi yaymaz;
• şirketin denetlenmiş mali tabloları varsa; bunlar vergi ertelemesinin nasıl ölçüldüğünü değiştirir;
• beyanname nakit esasını, defterler tahakkuk esasını kullanıyorsa;
• tek bir fatura aboneliği kurulum, eğitim veya farklı bir zamanda kazanılabilecek özel işlerle paketliyorsa;
• şirket satın alınıyorsa; bu, ertelenmiş tutarları daha erken bir vergi yılına çekebilir.

Sık görülen bir tuzak: banka akışı her müşteri ödemesini doğrudan gelire kaydeder. Peşin ödenen yıllık plan o zaman, ödendiği ayda on iki aylık gelir gösterir ve bilançoda hiç ertelenmiş gelir görünmez.

Her sözleşmenin başlangıç ve bitiş tarihlerini, faturaları, iade ve iptal şartlarını ve faturalama sisteminden her abonelik için alınmış bir dışa aktarımı toplayın.

Ertelenmiş geliri her ay nasıl kaydederiz?

Nakdi geldiğinde ertelenmiş gelire kaydedin, sonra her ay sonunda bir dönemlik payı gelire taşıyın. Kayıtlar her muhasebe sisteminde aynıdır:

Ay sonunda bilançodaki ertelenmiş gelir bakiyesi, aşağıdaki çizelgenin toplamına eşit olmalıdır. Eşit değilse fark genellikle doğrudan gelire işlenmiş bir ödemeden veya çizelgede eksik kalan bir sözleşmeden kaynaklanır.

Ertelenmiş gelir çizelgesi nedir ve yatırımcılar neden ister?

Ertelenmiş gelir çizelgesi (çoğunlukla waterfall denir), peşin ödenen her sözleşmeyi listeler ve her ay ne kadarının kazanıldığını, hizmet olarak ne kadarının hâlâ borç olduğunu gösterir. Hem gelir satırının hem de ertelenmiş gelir yükümlülüğünün kanıtıdır.

Her satır bir sözleşmedir: müşteri, başlangıç tarihi, bitiş tarihi, faturalanan tutar, aylık tutar ve her ay sonundaki kazanılmamış bakiye. Bir özet bakiyeyi ileri taşır: açılış ertelenmiş geliri, artı yeni faturalamalar, eksi kazanılan gelir, eksi iadeler, eşittir kapanış ertelenmiş geliri.

Yatırımcılar bunu, gelirin nakit girdiğinde değil hizmet verildikçe kazanıldığını kontrol etmek ve gelecek aylar için ne kadar gelirin zaten sözleşmeye bağlandığını görmek için ister. Faturalamayı, nakdi ve geliri tek bir yerde birbirine bağlar. Aylık yönetim kurulu dosyasına nelerin girdiği yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar rehberinde anlatılır.

Çok yıllık anlaşmalar, ay ortasında başlayanlar ve iadeler çizelgeye nasıl girer?

Üçü de aynı satırı kullanır; yalnızca tarihler ve tutarlar değişir.

• Çok yıllık peşin ödeme: tutarın tamamını tüm süreye, ay ay, birkaç mali yıla yayılsa bile yayın. Önümüzdeki on iki ay içinde kazanılacak kısım çoğunlukla kısa vadeli ertelenmiş gelir, kalanı uzun vadeli olarak gösterilir.
• Ay ortasında başlangıç: günlük orantılama veya bir ayın ilk yarısındaki her başlangıcı tam ay saymak gibi tek bir kural seçin ve her sözleşmede kullanın. Bunu gelir politikasına yazın.
• İade veya iptal: geçmiş aylar için kazanılmış gelir gelir olarak kalır. Kazanılmamış bakiye ertelenmiş gelirden çıkar ve ödenene kadar ödenecek iadeye dönüşür. Geçmiş aylar negatif gelir olarak yeniden düzenlenmez.
• Yükseltme veya yenileme: yeni tutarı kendi başlangıç tarihinden itibaren ele alın; eski satırı yeniden yazmak yerine yeni bir satır ekleyin ki geçmiş izlenebilir kalsın.

Bir iadenin ya da süresi dolan bir kredinin vergilendirilebilir geliri nasıl değiştirdiği müşteri peşin ödemeleri ve depozitoları rehberinde anlatılır.

Fatura gönderildi ama ödenmedi: bu ertelenmiş gelir mi, alacak mı?

Defterlerde bu, müşterinin ödemekle yükümlü olup olmadığına bağlıdır. Sözleşme imzalıysa ve müşteri ödemeden iptal edemiyorsa, olağan kayıt bir tarafta ticari alacak, diğer tarafta ertelenmiş gelirdir. Müşteri ödemeden hâlâ vazgeçebiliyorsa, birçok şirket faturayı vadesi gelene veya ödenene kadar bilanço dışında bırakır. Hangisi olursa olsun, ödenmemiş fatura hizmet verilene kadar gelir değildir. Seçilen kuralı gelir politikasına yazın ki her ay aynı şekilde uygulansın.

Vergide zamanlama yönteme bağlıdır. Nakit esasındaki şirket geliri fiilen veya hükmen alındığında dahil eder (Publication 538). Tahakkuk esasındaki şirkette bir tutar, ödenmemiş olsa bile muaccel ve ödenebilir hâle geldiğinde alınmış sayılır (26 CFR 1.451-8(a)(14)); bu yüzden vadesi geçmiş bir yıllık fatura, hiç nakit gelmeden bir yıllık erteleme süresini başlatabilir.

ARR, defterlerdeki gelirle aynı şey midir?

Hayır. Yıllık tekrarlayan gelir (ARR) bir işletme ölçütüdür: belirli bir günde yürürlükte olan aboneliklerin yıllık değeri. Defterlerdeki gelir ise dönem içinde hizmet verildikçe fiilen kazanılandır. Ne muhasebe standartları ne de vergi kanunu ARR'yi tanımlar; bu yüzden her şirket kendi tanımını belirler.

İkisi farklıdır, çünkü ARR bugünkü sözleşmeleri yıllık hale getirir, tek seferlik kurulum ve hizmet ücretlerini genellikle dışarıda bırakır ve nakdin ne zaman geldiğini ya da hizmetin ne zaman başladığını dikkate almaz. Çeyreğin son günü büyük bir yıllık plan imzalayan şirket, o gün ARR'sine yıllık tutarın tamamını ekler ama o çeyrekte bundan neredeyse hiç gelir kazanmaz. ARR tanımını yazılı olarak belirtin ve ertelenmiş gelir çizelgesiyle mutabık hale getirin. Sunumdaki ARR'nin veri odasında kayıtlara bağlanması yatırımcıların yatırım öncesi incelemede istediği mali kayıtlar rehberinde anlatılır.

Ertelenmiş gelir vergiye tabi midir? Vergilendirilebilir gelir defter gelirinden neden farklıdır?

Ertelenmiş gelir, üç yaygın durumda defterlerin kaydettiğinden daha erken vergilendirilir: beyanname nakit esasını kullanıyorsa, tahakkuk esaslı bir beyanname erteleme yöntemini kullanmıyorsa veya peşin ödeme bu yılın geri kalanından ve gelecek yıldan fazlasını kapsıyorsa. Vergi işlemi, beyannamenin yöntemine ve şirketin geçerli bir mali tablosu (applicable financial statement) olup olmadığına bağlıdır.

• Sınır gelecek yıldır. Erteleme yönteminde, alındığı yıl vergilendirilmeyen her tutar, sözleşme üç yıl sürse bile bir sonraki vergi yılında vergilendirilir (26 USC 451(c)(1)(B); Publication 538).
• Nakit esasına uygunluk. Bir C şirketi, ortalama yıllık brüt hasılatı $32.000.000 veya altında kaldığı sürece genellikle nakit esasını kullanabilir; bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçiş.
• Geçerli mali tablo (applicable financial statement). Halka açık olmayan bir girişim için bu genellikle denetlenmiş mali tablolar anlamına gelir; kendisinin veya sonuçlarını içeren bir ana şirketin tabloları olabilir (26 USC 451(b)(5)), kredi için, hissedarlara raporlama için veya vergi dışı başka önemli bir amaç için kullanılır (26 CFR 1.451-3(a)(5)). Denetlenmemiş aylık tablolar geçerli mali tablo değildir. Geçerli mali tablo varsa gelir, o tabloda gelir olarak kaydedildiğinden daha geç vergilendirilmez (26 USC 451(b)); o tablonun geliri nasıl kaydettiğini değiştirmek de başlı başına bir vergi yöntemi değişikliği olabilir (26 CFR 1.451-8(g)(2)).
• Ertelemeye başlama. Şirket, ertelemeyi kullanan bir beyanname vererek veya mevcut bir yöntemi değiştiriyorsa Form 3115 ile benimser ve IRS iptal için onay vermedikçe sürdürür (26 CFR 1.451-8(g)(1); 26 USC 451(c)(2)(B)); bkz. müşteri peşin ödemeleri ve depozitoları.
• Satın almalar. Şirket varlığını yitirirse veya müşterilere hizmet verme yükümlülüğü sona ererse (örneğin sözleşmeler işletmeyle birlikte satılırsa), ve işlem 381(a) maddesinin kapsamında değilse (vergisiz birleşmelerin çoğu kapsamdadır), henüz vergilendirilmemiş tüm ertelenmiş tutarlar o yıl vergilendirilir (26 CFR 1.451-8(c)(4) ve (d)(5)).

Beyanname, aradaki farkı Schedule M-1'de uzlaştırır: 4. satır bu yıl vergilendirilmiş ama henüz gelir olarak kaydedilmemiş geliri, 7. satır bu yıl gelir olarak kaydedilmiş ama zaten vergilendirilmiş veya bu yıl vergilendirilmeyen geliri gösterir (Form 1120). Toplam hasılatı ve yıl sonu toplam varlıkları ikisi de $250.000 altında olan bir şirket Schedule M-1'i atlayabilir (Schedule K, 13. soru); yıl sonunda toplam varlıkları $10.000.000 veya daha fazla olan şirket bunun yerine Schedule M-3 verir (Form 1120 talimatları). Ertelenmiş gelir çizelgesini vergi dosyasında tutun: bu satırların desteğidir.

Yatırımcılar için hangi gelir politikasını yazıya dökmeliyiz?

Bir iki sayfalık gelir politikası, defterlerin her ay uyguladığı seçimleri belirtir; böylece yatırımcı, denetçi veya yeni bir muhasebe sorumlusu aynı sonucu alır. Şunları içermelidir:

1. Bir aboneliğin ne zaman gelir kazanmaya başladığı: sözleşme başlangıç tarihi, erişim tarihi veya canlıya geçiş.
2. Ay ortasında başlayanlar için orantılama kuralı ve kullanılan dönem (günlük veya aylık).
3. Ödenmemiş bir faturanın ne zaman ertelenmiş gelirle birlikte alacak olarak kaydedildiği.
4. Kurulum, işe alıştırma, eğitim ve özel işlerin abonelikle birlikte mi, ayrı mı ele alındığı.
5. İndirimlerin, ücretsiz ayların, yükseltmelerin, düşürmelerin ve yenilemelerin nasıl kaydedildiği.
6. İadelerin, kredilerin ve iptallerin nasıl ele alındığı ve bunları kimin onayladığı.
7. Kullanım veya aşım ücretlerinin nasıl gelir olarak kaydedildiği.
8. ARR tanımı ve bunun kaydedilen gelirle nasıl mutabık hale getirildiği.
9. Faturalardaki satış vergisinin gelirin dışında nasıl tutulduğu; aboneliği hangi eyaletlerin vergilendirdiği SaaS ve yazılımda satış vergisi rehberinde anlatılır.

Paketlenmiş sözleşmeler, kullanıma dayalı fiyatlandırma ve sözleşme değişiklikleri, gelir standardı kapsamında gerçek bir yargı gerektirebilir. Şirket bir denetim bekliyorsa, bu noktaları politika kesinleşmeden önce denetçiyle netleştirin.

Örnek

Tüm tutarlar açıklayıcıdır ve ABD dolarıdır. Her şirket, takvim yılı esaslı bir C şirketidir.

1 Temmuz'da ödenen yıllık plan

Bir müşteri 1 Temmuz'da bir yıllık plan için $120.000 öder. Defterler ayda $10.000 gelir kazanır. 31 Aralık'ta $60.000 gelir, $60.000 ertelenmiş gelirdir.

• Erteleme yöntemini kullanan tahakkuk esaslı beyanname: bu yıl $60.000, gelecek yıl $60.000 vergilendirilir; bu, defterlerle örtüşür.
• Nakit esaslı beyanname: bu yıl $120.000 vergilendirilir. Şirket Schedule M-1'i dolduruyorsa 4. satır bu yıl $60.000 farkı gösterir, 7. satır ise defterler kazandığında gelecek yıl bunu gösterir.

Üç yıllık peşin ödeme

Bir müşteri 1 Temmuz'da üç yıl için $360.000 öder. Defterler ayda $10.000 gelir kazanır:

Tahakkuk esaslı beyanname, 1. yılda kazanılmayan her şeyi 2. yılda vergilendirir. Nakit esaslı beyanname $360.000'ın tamamını 1. yılda vergilendirir.

Dört ay sonra iade

Bir müşteri bir yıl için $24.000 öder ve dört ay sonra iptal ederek kullanılmayan kısmın iadesini alır. Defterler $8.000 kazanmıştır ve bu gelir olarak kalır. Kalan $16.000 ertelenmiş gelirden ödenecek iadeye, sonra ödenen nakde taşınır. Geçmiş hiçbir ay yeniden düzenlenmez.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir peşin ödemenin tam olarak ne zaman vergilendirildiğini ya da bir iadenin veya süresi dolan bir kredinin bunu nasıl değiştirdiğini bilmeniz gerekiyor: müşteri peşin ödemeleri ve depozitoları rehberine bakın.
• Beyanname nakit esasında, defterler tahakkuk esasında ya da brüt hasılat sınırını aştınız: nakit esasından tahakkuk esasına geçiş rehberine bakın ve Form 3115 vermeden önce şirket vergisi desteği alın.
• Ertelenmiş geliriniz hiç kaydedilmedi veya bir banka akışı peşin ödemeleri gelire işledi: yatırım turu öncesi kayıtların düzeltilmesi rehberine bakın ve çizelgeyi yeniden kurmak için muhasebe kayıtları desteği alın.
• Yatırımcılar aylık dosyayı veya veri odasını istiyor: yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar ve yatırımcıların yatırım öncesi incelemede istediği mali kayıtlar rehberlerine bakın.
• Aboneliklerde satış vergisi alıyorsunuz: SaaS ve yazılımda satış vergisi rehberine bakın.
• Şirket satılıyor: ertelenmiş gelir son yılda erken vergilendirilebilir; bkz. girişiminizi satmadan önce vergi kayıtlarının düzeltilmesi.