Produits reportés SaaS : écritures, investisseurs et impôt

Un forfait SaaS annuel payé d'avance est-il un produit dès l'encaissement?

Non, pas dans des livres selon la méthode d'exercice. Quand un client paie un forfait SaaS d'avance, la société lui doit un an (ou plus) de service; l'argent est donc d'abord inscrit comme passif, les produits reportés. Chaque mois de service fait passer la part d'un mois des produits reportés aux produits. Les investisseurs appellent cette règle comptable l'ASC 606, la norme américaine sur les produits.

Le fisc suit ses propres règles. Une société qui utilise la méthode de caisse est imposée quand elle reçoit l'argent, et une société qui utilise la méthode d'exercice ne peut reporter la partie non gagnée qu'à l'année d'imposition suivante (26 USC 451(c); Publication 538). Les produits comptables et le revenu imposable diffèrent donc souvent l'année d'un gros paiement anticipé.

Le dossier est plus complexe quand :

• un client paie d'avance plus d'un an, de sorte que les livres étalent l'argent sur toute la durée mais pas le fisc;
• la société a des états financiers audités, qui changent la façon de mesurer le report fiscal;
• la déclaration de revenus utilise la méthode de caisse alors que les livres suivent la méthode d'exercice;
• une même facture regroupe l'abonnement avec la mise en place, la formation ou du travail sur mesure qui peuvent être gagnés à un autre moment;
• la société est en voie d'être acquise, ce qui peut ramener les montants reportés dans une année d'imposition antérieure.

Un piège courant : un flux bancaire inscrit chaque paiement de client directement aux produits. Un forfait annuel payé d'avance montre alors douze mois de produits dans le mois du paiement, et le bilan ne montre aucun produit reporté.

Réunissez, pour chaque contrat, les dates de début et de fin, les factures, les modalités de remboursement et d'annulation, et une exportation du système de facturation de tous les abonnements.

Comment inscrire les produits reportés chaque mois?

Inscrivez l'argent aux produits reportés à son arrivée, puis faites passer la part d'une période aux produits à chaque fin de mois. Les écritures sont les mêmes dans tout système comptable :

À la fin du mois, le solde des produits reportés au bilan doit égaler le total du calendrier ci-dessous. Sinon, l'écart vient habituellement d'un paiement inscrit directement aux produits ou d'un contrat absent du calendrier.

Qu'est-ce qu'un calendrier des produits reportés, et pourquoi les investisseurs le demandent-ils?

Un calendrier des produits reportés (souvent appelé waterfall) énumère chaque contrat payé d'avance et montre combien est gagné chaque mois et combien de service reste dû. C'est la preuve qui appuie à la fois la ligne des produits et le passif des produits reportés.

Chaque ligne est un contrat : client, date de début, date de fin, montant facturé, montant mensuel et solde non gagné à chaque fin de mois. Un sommaire de continuité présente : produits reportés d'ouverture, plus les nouvelles facturations, moins les produits gagnés, moins les remboursements, égale produits reportés de clôture.

Les investisseurs le demandent parce qu'il leur permet de vérifier que les produits sont gagnés à mesure que le service est rendu plutôt qu'à l'encaissement, et de voir combien de produits sont déjà contractés pour les mois à venir. Il rapproche aussi au même endroit les facturations, l'encaisse et les produits. Le contenu du dossier mensuel du conseil est traité dans les états financiers mensuels pour les investisseurs et le conseil.

Comment les contrats pluriannuels, les débuts en milieu de mois et les remboursements s'inscrivent-ils dans le calendrier?

Les trois utilisent la même ligne; seuls les dates et les montants changent.

• Paiement anticipé pluriannuel : étalez le montant total sur toute la durée, mois par mois, même sur plusieurs exercices. La part à gagner dans les douze prochains mois est souvent présentée comme produits reportés à court terme, et le reste à long terme.
• Début en milieu de mois : choisissez une convention, comme un prorata quotidien ou le traitement de tout début dans la première moitié d'un mois comme un mois complet, et appliquez-la à tous les contrats. Consignez-la dans la politique sur les produits.
• Remboursement ou annulation : les produits déjà gagnés pour les mois passés demeurent des produits. Le solde non gagné quitte les produits reportés et devient un remboursement à payer jusqu'à ce qu'il soit versé. Les mois passés ne sont pas retraités en produits négatifs.
• Mise à niveau ou renouvellement : traitez le nouveau montant à partir de sa propre date de début; ajoutez une ligne plutôt que de réécrire l'ancienne, afin de garder l'historique traçable.

La façon dont un remboursement ou un crédit expiré change le revenu imposable est traitée dans les paiements anticipés et les dépôts de clients.

Une facture est envoyée mais impayée : est-ce un produit reporté ou une créance?

Dans les livres, cela dépend de la question de savoir si le client est déjà tenu de payer. Si le contrat est signé et que le client ne peut pas annuler sans payer, l'écriture habituelle est un compte client d'un côté et des produits reportés de l'autre. Si le client peut encore se retirer sans payer, beaucoup de sociétés laissent la facture hors du bilan jusqu'à son échéance ou son paiement. Dans les deux cas, une facture impayée n'est pas un produit tant que le service n'est pas rendu. Consignez la règle choisie dans la politique sur les produits pour l'appliquer de la même façon chaque mois.

Sur le plan fiscal, le moment dépend de la méthode. Une société qui utilise la méthode de caisse inclut le revenu quand il est effectivement ou implicitement reçu (Publication 538). Pour une société qui utilise la méthode d'exercice, un montant est considéré comme reçu dès qu'il est dû et payable, même impayé (26 CFR 1.451-8(a)(14)); une facture annuelle en souffrance peut donc déclencher le délai de report d'un an avant tout encaissement.

L'ARR est-il la même chose que les produits dans les livres?

Non. Les produits récurrents annuels (ARR) sont un indicateur d'exploitation : la valeur annuelle des abonnements en vigueur un jour donné. Les produits des livres sont ce qui a réellement été gagné dans la période à mesure que le service était rendu. Ni les normes comptables ni la loi fiscale ne définissent l'ARR; chaque société fixe donc sa propre définition.

Les deux diffèrent parce que l'ARR annualise les contrats d'aujourd'hui, exclut habituellement les frais uniques de mise en place et de service, et ignore le moment de l'encaissement ou du début du service. Une société qui signe un gros forfait annuel le dernier jour d'un trimestre ajoute le montant annuel complet à l'ARR ce jour-là, mais n'en gagne presque aucun produit dans ce trimestre. Énoncez la définition de l'ARR par écrit et rapprochez-la du calendrier des produits reportés. Le rapprochement de l'ARR de la présentation avec les livres dans une salle de données virtuelle est traité dans les registres financiers que les investisseurs demandent lors de la vérification diligente.

Les produits reportés sont-ils imposables? Pourquoi le revenu imposable diffère des produits comptables

Les produits reportés sont imposés plus tôt que les livres ne les constatent dans trois cas courants : la déclaration utilise la méthode de caisse, une déclaration selon la méthode d'exercice n'utilise pas la méthode du report, ou un paiement anticipé couvre plus que le reste de cette année et l'année suivante. Le traitement fiscal dépend de la méthode de la déclaration et de l'existence ou non d'un état financier applicable.

• L'année suivante est la limite. Selon la méthode du report, tout ce qui n'est pas imposé dans l'année de réception est imposé dans l'année d'imposition suivante, même si le contrat dure trois ans (26 USC 451(c)(1)(B); Publication 538).
• Admissibilité à la méthode de caisse. Une société de type C ne peut généralement utiliser la méthode de caisse que tant que ses recettes brutes annuelles moyennes demeurent à 32 000 000 $ ou moins; consultez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.
• État financier applicable. Pour une startup privée, cela signifie habituellement des états financiers audités, les siens ou ceux d'une société mère qui incluent ses résultats (26 USC 451(b)(5)), utilisés pour le crédit, pour l'information aux actionnaires ou à une autre fin importante non fiscale (26 CFR 1.451-3(a)(5)). Des états mensuels non audités n'en sont pas. Avec un état financier applicable, le revenu est imposé au plus tard quand il est inscrit comme produit dans cet état (26 USC 451(b)), et changer la façon dont cet état constate les produits peut en soi constituer un changement de méthode fiscale (26 CFR 1.451-8(g)(2)).
• Commencer le report. Une société l'adopte en produisant une déclaration qui l'utilise, ou au moyen du formulaire 3115 si cela change une méthode existante, et le conserve à moins que l'IRS consente à le révoquer (26 CFR 1.451-8(g)(1); 26 USC 451(c)(2)(B)); consultez les paiements anticipés et les dépôts de clients.
• Acquisitions. Si la société cesse d'exister, ou si son obligation de servir les clients prend fin (par exemple, les contrats sont vendus avec l'entreprise), dans une opération non visée par l'article 381(a) (la plupart des fusions en franchise d'impôt le sont), tous les montants reportés qui n'ont pas encore été imposés le sont dans cette année (26 CFR 1.451-8(c)(4) et (d)(5)).

La déclaration rapproche l'écart à l'annexe M-1 : la ligne 4 montre le revenu imposé cette année mais pas encore inscrit comme produit, et la ligne 7 montre les produits inscrits cette année qui ont déjà été imposés ou ne sont pas imposables cette année (formulaire 1120). Une société dont les recettes totales et l'actif total de fin d'exercice sont tous deux inférieurs à 250 000 $ peut omettre l'annexe M-1 (annexe K, question 13); une société dont l'actif total de fin d'exercice est de 10 000 000 $ ou plus produit plutôt l'annexe M-3 (instructions du formulaire 1120). Conservez le calendrier des produits reportés avec le dossier fiscal : il appuie ces lignes.

Quelle politique sur les produits faut-il consigner pour les investisseurs?

Une politique sur les produits d'une ou deux pages énonce les choix que les livres appliquent chaque mois, pour qu'un investisseur, un auditeur ou un nouveau spécialiste de la tenue de livres obtienne la même réponse. Elle doit couvrir :

1. Le moment où un abonnement commence à générer des produits : date de début du contrat, date d'accès ou mise en service.
2. La convention de prorata pour les débuts en milieu de mois et la période utilisée (quotidienne ou mensuelle).
3. Le moment où une facture impayée est inscrite comme compte client avec des produits reportés.
4. Le traitement de la mise en place, de l'intégration, de la formation et du travail sur mesure, avec l'abonnement ou séparément.
5. La façon d'inscrire les rabais, les mois gratuits, les mises à niveau, les rétrogradations et les renouvellements.
6. Le traitement des remboursements, des crédits et des annulations, et qui les approuve.
7. La façon de constater les frais d'utilisation ou de dépassement.
8. La définition de l'ARR et son rapprochement avec les produits inscrits.
9. La façon d'exclure des produits la taxe de vente sur les factures; les États qui taxent l'abonnement sont traités dans la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels.

Les contrats groupés, la tarification à l'utilisation et les modifications de contrat peuvent exiger un réel jugement selon la norme sur les produits. Si la société s'attend à un audit, réglez ces points avec l'auditeur avant de finaliser la politique.

Exemple

Tous les montants sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains. Chaque société est une société de type C dont l'exercice correspond à l'année civile.

Un forfait annuel payé le 1er juillet

Un client paie 120 000 $ le 1er juillet pour un an. Les livres gagnent 10 000 $ par mois. Au 31 décembre, 60 000 $ sont des produits et 60 000 $ sont des produits reportés.

• Déclaration selon la méthode d'exercice avec report : 60 000 $ imposés cette année, 60 000 $ l'année suivante, ce qui concorde avec les livres.
• Déclaration selon la méthode de caisse : 120 000 $ imposés cette année. Si la société remplit l'annexe M-1, la ligne 4 montre l'écart de 60 000 $ cette année, et la ligne 7 le montre l'année suivante, quand les livres le gagnent.

Un paiement anticipé de trois ans

Un client paie 360 000 $ le 1er juillet pour trois ans. Les livres gagnent 10 000 $ par mois :

La déclaration selon la méthode d'exercice impose à l'année 2 tout ce qui n'a pas été gagné à l'année 1. Une déclaration selon la méthode de caisse impose la totalité des 360 000 $ à l'année 1.

Un remboursement après quatre mois

Un client paie 24 000 $ pour un an et annule après quatre mois avec un remboursement de la partie inutilisée. Les livres ont gagné 8 000 $, qui demeurent des produits. Les 16 000 $ restants passent des produits reportés à un remboursement à payer, puis à l'encaisse versée. Aucun mois passé n'est retraité.

Votre situation est différente?

• Vous devez savoir exactement quand un paiement anticipé est imposé, ou comment un remboursement ou un crédit expiré le change : consultez les paiements anticipés et les dépôts de clients.
• La déclaration suit la méthode de caisse et les livres la méthode d'exercice, ou vous avez dépassé la limite de recettes brutes : consultez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés avant de produire le formulaire 3115.
• Vos produits reportés n'ont jamais été inscrits, ou un flux bancaire a inscrit des paiements anticipés aux produits : consultez mettre vos livres en ordre avant un financement et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstruire le calendrier.
• Les investisseurs veulent le dossier mensuel ou la salle de données virtuelle : consultez les états financiers mensuels pour les investisseurs et le conseil et les registres financiers que les investisseurs demandent lors de la vérification diligente.
• Vous facturez la taxe de vente sur les abonnements : consultez la taxe de vente sur les SaaS et les logiciels.
• La société est en voie d'être vendue : les produits reportés peuvent être imposés plus tôt, dans la dernière année; consultez la mise en conformité fiscale avant la vente de votre startup.