Yatırımcılar ve Yönetim Kurulu İçin Aylık Mali Tablolar

Yatırımcılar ve yönetim kurulu aylık olarak hangi mali tabloları bekler?

Aylık yönetim kurulu dosyasının özü, aynı defterlerden aynı ay için çıkan üç tablodur: bilanço, gelir tablosu ve nakit akış tablosu. Her biri farklı bir soruyu yanıtlar ve her biri ötekilerin kaçırdığı hataları yakalar. IRS de aynı çekirdeği tarif eder: iyi kayıtlar gelir tablolarını ve bilançoları üretir, aynı kayıtlar vergi beyannamesini de destekler.

Her ay aynı esası kullanın ve hangisi olduğunu belirtin. Tahakkuk esasında gelir kazanıldığında, gider doğduğunda sayılır; nakit esasında para alındığında veya ödendiğinde (Publication 538). Peşin ödenen planlar, ödenmemiş faturalar ve bordro zamanlaması yalnızca tahakkuk esasında doğru görünür. Yatırımcılar görmeden önce defterlerin tahakkuk esasında olması gerekip gerekmediği yatırım turu öncesi defterlerinizi düzeltme rehberinde ele alınır.

Müşteriler yıllık planları peşin ödüyorsa, SAFE veya borç senedi parası geldiyse, hisse opsiyonu verildiyse ya da defterler aylarca geride kaldıysa durum basit değildir. Bunların her biri tabloların neyi gösterdiğini ve Form 1120 ile nasıl uyuştuğunu değiştirir.

Hesap planını, bordro cetvellerini, banka ve kart hesap özetlerini, müşteri sözleşmelerini, ödenmemiş satıcı faturalarını ve yönetim kurulunca onaylanmış bütçeyi toplayın.

Defterlerden çıkan bir yönetim kurulu dosyasında neler bulunur?

Gerçekleşenleri defterler sağlar; tahminler ve modeller yönetime aittir ve bu gerçekleşenlerden yola çıkar. Defterlerden hazırlanan bir dosya genellikle şunları içerir:

1. Ay ve yıl başından bugüne üç tablo.
2. Bütçe ve gerçekleşen karşılaştırması; her büyük farkın kısa bir gerekçesiyle.
3. Banka bakiyesinden değil, defterlerden hesaplanan net nakit yakma hızı ve nakit ömrü (runway).
4. Müşteriler peşin ödüyorsa ertelenmiş gelir çizelgesi. Nasıl hazırlanacağı SaaS abonelikleri için ertelenmiş gelir rehberindedir.
5. Çalışan sayısı ve bordro maliyeti; bordro cetveliyle eşleşir.
6. Hesap bazında nakit; banka mutabakatlarıyla eşleşir.

Dosyayı sonradan okunacağını bilerek yazın. Delaware şirketlerinde, yönetim kurulunun aldığı kararlarla bağlantılı olarak kurula sunulan materyaller, hissedarların 220. madde uyarınca inceleme talep edebileceği “defter ve kayıtlar” sayılır; ayrıca her dosya, yatırım öncesi incelemede kontrol edilen geçmişin parçası olur.

Ay sonu kapanışında neler yapılır ve kapanışın ne kadar hızlı bitebileceğini ne belirler?

Ay sonu kapanışı, ayın defterlerini kesinleştiren adımlar bütünüdür. Ne kadar hızlı biteceği hedef bir güne değil, dış kayıtların ne kadar çabuk geldiğine ve birbirini tutup tutmadığına bağlıdır. Adımlar sırasıyla şöyledir:

1. Ayın banka, kart, bordro ve ödeme işlemcisi hesap özetlerini toplayın.
2. Her banka ve kart hesabının mutabakatını hesap özetiyle yapın. IRS çek hesabının her ay mutabakatını yapmanızı önerir.
3. Bordroyu bordro cetvelinden kaydedin: brüt ücret, işveren vergileri ve yan haklar.
4. Alınan satıcı faturalarını girin ve doğmuş ama henüz faturalanmamış giderleri tahakkuk ettirin.
5. Yıllık yazılım planı gibi peşin ödenen giderleri kapsadıkları aylara yayın.
6. Peşin ödenen müşteri planlarında kazanılan geliri ertelenmiş gelirden çıkarın.
7. Amortismanı ve hisse bazlı ücreti kaydedin.
8. Bilançoyu hesap hesap gözden geçirin, ardından ayı kilitleyin.

Kapanışı yavaşlatanlar: geç gelen hesap özetleri, haftalarca mutabakatı yapılmamış banka akışları, makbuzu olmayan kart harcamaları, tek bir toplu aktarım olarak kaydedilen bordro ve gelen kutusunda bekleyen faturalar. Hızlandıranlar: haftalık mutabakatı yapılan bağlı banka ve kart akışları, bordro gününde teslim edilen bir bordro cetveli ve yazılı bir tekrarlayan tahakkuk listesi.

Defterler zaten aylarca gerideyse önce telafi edin; bkz. yatırım turu öncesi defterlerinizi düzeltme.

Nakit yakma hızını ve nakit ömrünü banka bakiyesi yerine defterlerden nasıl gösteririz?

Net nakit yakma hızı, işi yürütmenin bir ayda tükettiği tutardır: defterlerin kaydettiği giderler eksi gelir; hisse bazlı ücret ve amortisman gibi nakit olmayan giderler hariç, ekipman için harcanan nakit dahil. Nakit ömrü (runway), eldeki nakdin ortalama net yakma hızına bölünmesiyle bulunur. İkisi de defterlerden, banka bakiyesindeki değişimden olduğundan daha iyi okunur; çünkü banka bakiyesi zamanlamayı ve finansmanı tek rakamda karıştırır.

Banka bakiyesine dayalı yakma hızını üç şey bozar:

• Peşin ödenen faturalar. Bir ayda ödenen yıllık satıcı faturası o ayı pahalı, sonraki on bir ayı ucuz gösterir.
• Ödenmemiş faturalar. Doğmuş ama henüz ödenmemiş giderler bankadan daha sonra çıkar; nakit zaten taahhüt edilmiştir.
• Finansman. SAFE, borç senedi ve hisse parası bakiyeyi yükseltir ama bu yatırımdır; gelir değildir ve yakma hızını azaltmaz. Nakit akış tablosunda finansman olarak gösterin. SAFE sözleşmelerinin bilançoda nasıl görüneceği yatırım turu öncesi defterlerinizi düzeltme rehberinde ele alınır.

Nakit ömrünü bu tahakkuk esaslı yakma hızına göre hesaplayın ve ortalamanın hangi ayları kullandığını dosyada belirtin.

Gelir maliyetine neler girer ve brüt marj neden buna bağlıdır?

Gelir maliyeti, müşterilerin ödediği şeyi teslim etmenin maliyetlerini içerir; brüt marj, gelir eksi gelir maliyetinin gelire bölünmesidir. Marj ancak bu ayrım kadar güvenilir olduğundan, hangi hesapların gelir maliyetine ait olduğunu yazın ve politikayı her ay aynı tutun.

Bir yazılım şirketinde yazılı politika çoğu zaman hosting'i, ürünü müşteriler için çalıştırmakta kullanılan üçüncü taraf yazılımı, ödeme işleme ücretlerini ve müşteri destek ekibini gelir maliyetine, araştırma, satış ve genel giderleri ise brüt marjın altına yerleştirir. Bir gideri iki satır arasında taşımak zararı değiştirmeden marjı değiştirir; bu yüzden politika değişikliği yönetim kuruluna bildirilmelidir.

Vergi beyannamesinin kendi satırı vardır: Form 1120, 2. satırda, geçerliyse Form 1125-A'dan gelen satılan malın maliyeti (Form 1120 talimatları). Bu satır vergi kurallarını izler; dolayısıyla beyannamedeki rakamın defterlerdeki gelir maliyetine eşit olması gerekmez.

Gerçekleşen sonuçları her ay bütçeyle nasıl karşılaştırırız?

Gelir tablosunun her satırını, ay ve yıl başından bugüne için yönetim kurulunca onaylanmış bütçeyle karşılaştırın ve büyük farkları açıklayın: buna sapma analizi denir. Bütçe ve defterler için aynı hesap planını kullanın; yoksa karşılaştırma satır satır başarısız olur.

• Yönetim kurulunun onayladığı sürümü kilitleyin; sonraki bir yeniden tahminle üzerine yazmayın.
• Her farkın tutarını ve yönünü, ay ve yıl başından bugüne olarak gösterin.
• Yönetim kurulunun üzerinde anlaştığı büyüklüğün üstündeki farkları açıklayın ve her birinin zamanlama (gider sonraki aya kayar) mı yoksa kalıcı (geri gelmeyecek) mı olduğunu söyleyin.
• Gerçekleşen sütununu bir banka dökümüne değil, kapanmış gelir tablosuna bağlayın.

Aylık defterler yıl sonu Form 1120 ile uyuşmak zorunda mı?

Kapanmış on iki ay, Form 1120'nin başladığı yılı oluşturur. Kanuna göre vergilendirilebilir gelir, şirketin düzenli olarak defterlerini tuttuğu yönteme göre hesaplanır (26 U.S.C. 446(a)). Schedule L, “defterlere göre” bilançodur ve defter ve kayıtlarla uyumlu olmalıdır; Schedule M-1 ise defter gelirini vergilendirilebilir gelirle uzlaştırır (Form 1120 talimatları).

Defterler ile beyanname farklı olabilir ve uzlaştırma her farkı gösterir:

• Hisse bazlı ücret. Defterler opsiyon ve hisse ödülü giderini hisseleri zamanla hak etme süresine yayarak kaydeder. Şirketin vergi indirimi genellikle kişinin hisse üzerinden vergilendirildiği zaman gelir (26 U.S.C. 83(h)); bu yüzden defter gideri Schedule M-1'de geri eklenir. Bkz. değerlemeden sonra hisse opsiyonu verme.
• İndirilemeyen giderler. Bazı yemek, eğlence ve kulüp aidatları defterlerde gider, beyannamede ise indirim değildir (Form 1120 talimatları, Schedule M-1, 5c satırı).
• Peşin ödenen müşteri planları. Avans ödemelerinin vergi zamanlaması defter gelirinden farklı olabilir; bkz. SaaS abonelikleri için ertelenmiş gelir.

Yıl sonu düzeltmesini deftere geri işleyin ki gelecek yıl aynı rakamlarla açılsın. Beyanname nakit esasındayken defterlerin tahakkuk esasında tutulması nakit esasından tahakkuk esasına geçme rehberinde ele alınır.

Hissedarların defterleri görmeye yasal hakkı var mı?

Aylık rapor hakları yatırım belgelerinden gelir; neyi gerektirdiklerini şirketin avukatı söyleyebilir. Kanun daha dar bir alt sınır koyar: Delaware hissedarı defter ve kayıtları yalnızca yeminli yazılı talep, iyi niyet ve geçerli bir amaç ile, amacı ve istenen kayıtları belirterek inceleyebilir (8 Del. C. section 220).

220. madde kapsamında “defter ve kayıtlar”, talepten önceki 3 yılın yıllık mali tablolarını, yönetim kurulu tutanaklarını ve kurulun aldığı kararlarla bağlantılı olarak sunulan materyalleri içerir. Aylık mali tablolar ve defter, bu nitelikte kurul materyali olmadıkça listede yer almaz; mahkeme diğer kayıtları ancak hissedar zorlayıcı bir ihtiyaç gösterdiğinde emredebilir (220(e) ve (g) maddeleri). Şirket makul gizlilik kısıtlamaları getirebilir. Şirket reddederse veya 5 iş günü içinde yanıt vermezse hissedar Court of Chancery'den incelemeyi emretmesini isteyebilir. Yönetim kurulu üyesinin ise görevi ile makul ölçüde ilgili bir amaçla defterleri inceleme konusunda ayrı bir hakkı vardır.

Başka bir eyalette kurulmuş bir şirket, o eyaletin inceleme kanununu izler; bu kanun farklı olabilir.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır ve ABD doları kullanır.

Aylık $150.000 harcayan tohum aşamasında SaaS

Bir şirket tahakkuk esasına göre ayda $150.000 harcar ve $1.800.000 nakdi vardır. Ocak ayında her Ocak'ta yenilenen $360.000'lık yıllık satıcı faturasını ödemiştir; bu yüzden Mart'ta banka yalnızca $120.000 çıkış gösterir. Defterler Mart gideri olarak $150.000 gösterir, çünkü peşin ödenen faturanın $30.000'ı her ay kullanılmış olur. Defterlere göre nakit ömrü 12 aydır ($1.800.000 ÷ $150.000). Mart ayı banka çıkışına göre nakit ömrü 15 ay görünür ve bu, nakit ömrünü olduğundan uzun gösterir.

Nakit gelirden çok daha fazla arttı

Bir müşteri Ocak'ta bir yıllık plan için $240.000 peşin öder. Ocak'ta nakit $240.000 artar, ancak defterler her ay $20.000 gelir ve Ocak bilançosunda $220.000 ertelenmiş gelir gösterir. Şubat'ta banka o müşteriden yeni bir şey göstermez; defterler yine $20.000 gelir gösterir ve ertelenmiş gelir $200.000'a düşer.

Yıl sonu uzlaşması

Kapanmış on iki ay, yıl içinde kimsenin kullanmadığı opsiyonlar için $200.000 hisse bazlı ücret dahil toplam $2.000.000 defter zararı gösterir. Yıl sonu varlıkları $10.000.000 altındadır; dolayısıyla beyanname Schedule M-1 kullanır ve başka defter-vergi farkı yoktur. Form 1120'de $200.000, Schedule M-1'de geri eklenir ve zarar $1.800.000 olur. Schedule L, Aralık bilançosuyla uyuşur.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Defterler geride kaldı ya da bir elektronik tabloda tutuluyor: yatırım turu öncesi defterlerinizi düzeltme ile başlayın ve muhasebe desteği alın.
• Müşteriler yıllık veya çok yıllık planları peşin ödüyor: bkz. SaaS abonelikleri için ertelenmiş gelir.
• Beyanname nakit esasında ve yatırımcılar tahakkuk esası istiyor: bkz. nakit esasından tahakkuk esasına geçme ve kurumsal vergi desteği alın.
• Bir tur yaklaşıyor ve yatırımcılar veri odası (data room) açacak: bkz. yatırımcıların yatırım öncesi incelemede istediği mali kayıtlar.
• Kurucular turdan sonra bordroya geçiyor: bkz. risk sermayesi destekli şirkette kurucu maaşı.
• Opsiyon verildi: bkz. değerlemeden sonra hisse opsiyonu verme.
• Defterleri kimin tutacağına karar veriyorsunuz: bkz. defterlerinizi kendiniz tutma veya muhasebe sorumlusu tutma ya da aylık muhasebe desteği alın.