Ingresos diferidos de SaaS: asientos, inversionistas e impuestos

¿Un plan SaaS anual prepagado es ingreso cuando llega el efectivo?

No, no en una contabilidad de acumulación. Cuando un cliente prepaga un plan SaaS, la empresa debe un año (o más) de servicio, así que el efectivo se registra primero como un pasivo llamado ingresos diferidos. Cada mes de servicio traslada la parte de ese mes de los ingresos diferidos a los ingresos. Los inversionistas llaman ASC 606 a la regla contable, la norma de ingresos de EE. UU.

Los impuestos siguen sus propias reglas. Una corporación con el método de efectivo tributa cuando recibe el dinero, y una con el método de acumulación puede diferir la parte no ganada solo hasta el siguiente año fiscal (26 USC 451(c); Publication 538). Por eso los ingresos contables y el ingreso gravable muchas veces difieren en el año de un prepago grande.

El caso no es sencillo cuando:

• un cliente prepaga más de un año, así que la contabilidad reparte el dinero en todo el plazo pero los impuestos no;
• la empresa tiene estados financieros auditados, que cambian la forma de medir el diferimiento fiscal;
• la declaración usa el método de efectivo mientras la contabilidad es de acumulación;
• una factura agrupa la suscripción con configuración, capacitación o trabajo a la medida que puede ganarse en otro momento;
• la empresa está siendo adquirida, lo que puede adelantar los montos diferidos a un año fiscal anterior.

Una trampa común: la conexión bancaria registra cada pago de cliente directo como ingreso. Un plan anual prepagado muestra entonces doce meses de ingresos en el mes en que se pagó, y el balance general no muestra ningún ingreso diferido.

Reúna las fechas de inicio y fin de cada contrato, las facturas, las condiciones de reembolso y cancelación, y una exportación del sistema de facturación de cada suscripción.

¿Cómo registramos los ingresos diferidos cada mes?

Registre el efectivo como ingresos diferidos cuando llegue y traslade la parte de un período a los ingresos al cierre de cada mes. Los asientos son los mismos en cualquier sistema contable:

Al cierre del mes, el saldo de ingresos diferidos en el balance general debe ser igual al total del calendario que sigue. Si no lo es, la diferencia suele ser un pago registrado directo como ingreso o un contrato que falta en el calendario.

¿Qué es un calendario de ingresos diferidos y por qué lo piden los inversionistas?

Un calendario de ingresos diferidos (a menudo llamado waterfall) enumera cada contrato prepagado y muestra cuánto se gana cada mes y cuánto servicio todavía se debe. Es la prueba de la línea de ingresos y del pasivo de ingresos diferidos.

Cada fila es un contrato: cliente, fecha de inicio, fecha de fin, monto facturado, monto mensual y saldo no ganado al cierre de cada mes. Un resumen acumula: ingresos diferidos iniciales, más nuevas facturaciones, menos ingresos ganados, menos reembolsos, igual a ingresos diferidos finales.

Los inversionistas lo piden porque les permite verificar que los ingresos se ganan a medida que se presta el servicio y no cuando entra el efectivo, y ver cuántos ingresos ya están contratados para meses futuros. También reúne en un solo lugar las facturaciones, el efectivo y los ingresos. Lo que va en el paquete mensual para la junta directiva se explica en estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva.

¿Cómo encajan en el calendario los contratos multianuales, los inicios a mitad de mes y los reembolsos?

Los tres usan la misma fila; solo cambian las fechas y los montos.

• Prepago multianual: reparta el monto total en todo el plazo, mes a mes, incluso a lo largo de varios ejercicios fiscales. La parte que se ganará en los siguientes doce meses suele mostrarse como ingresos diferidos corrientes y el resto como no corrientes.
• Inicio a mitad de mes: elija una convención, como un prorrateo diario o tratar cualquier inicio en la primera quincena de un mes como un mes completo, y úsela en todos los contratos. Inclúyala en la política de ingresos.
• Reembolso o cancelación: los ingresos ya ganados en meses pasados siguen siendo ingresos. El saldo no ganado sale de los ingresos diferidos y pasa a ser un reembolso por pagar hasta que se paga. Los meses pasados no se reexpresan como ingresos negativos.
• Mejora de plan o renovación: trate el monto nuevo desde su propia fecha de inicio; agregue una fila en lugar de reescribir la anterior, para que el historial siga siendo rastreable.

Cómo un reembolso o un crédito vencido cambia el ingreso gravable se explica en anticipos y depósitos de clientes.

Se envió una factura sin pagar: ¿son ingresos diferidos o una cuenta por cobrar?

En la contabilidad, depende de si el cliente ya está obligado a pagar. Si el contrato está firmado y el cliente no puede cancelar sin pagar, el asiento habitual es cuentas por cobrar de un lado e ingresos diferidos del otro. Si el cliente todavía puede retirarse sin pagar, muchas empresas dejan la factura fuera del balance general hasta que venza o se pague. En cualquier caso, una factura sin pagar no es ingreso hasta que se presta el servicio. Incluya la regla elegida en la política de ingresos para aplicarla igual cada mes.

Para efectos fiscales, el momento depende del método. Una corporación con el método de efectivo incluye el ingreso cuando se recibe de hecho o de forma constructiva (Publication 538). Para una corporación con el método de acumulación, un monto se considera recibido cuando es exigible y pagadero, aunque no se haya pagado (26 CFR 1.451-8(a)(14)), así que una factura anual vencida puede iniciar el plazo de diferimiento de un año antes de que llegue algún efectivo.

¿El ARR es lo mismo que los ingresos de la contabilidad?

No. Los ingresos recurrentes anuales (ARR) son una métrica operativa: el valor anual de las suscripciones vigentes en un día dado. Los ingresos de la contabilidad son lo que realmente se ganó en el período a medida que se prestó el servicio. Ni las normas contables ni la ley tributaria definen el ARR, así que cada empresa fija su propia definición.

Difieren porque el ARR anualiza los contratos de hoy, por lo general deja fuera las tarifas únicas de configuración y servicio, e ignora cuándo entró el efectivo o cuándo empezó el servicio. Una empresa que firma un plan anual grande el último día de un trimestre suma el monto anual completo al ARR ese día, pero gana casi nada de ingresos por él en ese trimestre. Escriba la definición de ARR y concíliela con el calendario de ingresos diferidos. Cómo hacer coincidir el ARR de la presentación con la contabilidad en una sala de datos se explica en registros financieros que piden los inversionistas en la debida diligencia.

¿Los ingresos diferidos son gravables? Por qué el ingreso gravable difiere de los ingresos contables

Los ingresos diferidos tributan antes de que la contabilidad los reconozca en tres casos comunes: la declaración usa el método de efectivo, una declaración con el método de acumulación no usa el método de diferimiento, o un prepago cubre más que el resto de este año y el siguiente. El tratamiento fiscal depende del método de la declaración y de si la empresa tiene un estado financiero aplicable.

• El año siguiente es el límite. Con el método de diferimiento, lo que no tributa en el año de recepción tributa en el año fiscal siguiente, aunque el contrato dure tres años (26 USC 451(c)(1)(B); Publication 538).
• Elegibilidad para el método de efectivo. Una corporación C por lo general puede usar el método de efectivo solo mientras sus ingresos brutos anuales promedio se mantengan en $32,000,000 o menos; vea cómo pasar del método de efectivo al de acumulación.
• Estado financiero aplicable. Para una startup privada, esto por lo general significa estados financieros auditados, propios o de una matriz que incluyan sus resultados (26 USC 451(b)(5)), usados para crédito, para informar a los accionistas o con otro fin sustancial no tributario (26 CFR 1.451-3(a)(5)). Los estados mensuales sin auditar no lo son. Con un estado financiero aplicable, el ingreso tributa a más tardar cuando se registra como ingreso en ese estado (26 USC 451(b)), y cambiar la forma en que ese estado reconoce los ingresos puede ser en sí un cambio de método fiscal (26 CFR 1.451-8(g)(2)).
• Cómo empezar el diferimiento. La empresa lo adopta presentando una declaración que lo use, o con el Form 3115 si cambia un método existente, y lo mantiene salvo que el IRS consienta en revocarlo (26 CFR 1.451-8(g)(1); 26 USC 451(c)(2)(B)); vea anticipos y depósitos de clientes.
• Adquisiciones. Si la empresa deja de existir, o termina su obligación de atender a los clientes (por ejemplo, los contratos se venden con el negocio), en una operación no cubierta por la sección 381(a) (la mayoría de las fusiones libres de impuestos sí lo están), todos los montos diferidos que aún no tributaron tributan en ese año (26 CFR 1.451-8(c)(4) y (d)(5)).

La declaración concilia la diferencia en el Schedule M-1: la línea 4 muestra el ingreso gravado este año pero aún no registrado como ingreso contable, y la línea 7 muestra los ingresos contables de este año que ya tributaron o no son gravables este año (Form 1120). Una corporación cuyos ingresos totales y activos totales al cierre del año son ambos inferiores a $250,000 puede omitir el Schedule M-1 (Schedule K, pregunta 13); una con activos totales de $10,000,000 o más al cierre del año presenta en su lugar el Schedule M-3 (instrucciones del Form 1120). Conserve el calendario de ingresos diferidos con el expediente fiscal: es el respaldo de estas líneas.

¿Qué política de ingresos debemos redactar para los inversionistas?

Una política de ingresos de una o dos páginas indica las decisiones que la contabilidad aplica cada mes, para que un inversionista, un auditor o un nuevo responsable contable obtengan la misma respuesta. Debe cubrir:

1. Cuándo una suscripción empieza a generar ingresos: fecha de inicio del contrato, fecha de acceso o puesta en marcha.
2. La convención de prorrateo para inicios a mitad de mes y el período que se usa (diario o mensual).
3. Cuándo una factura sin pagar se registra como cuenta por cobrar con ingresos diferidos.
4. Cómo se tratan la configuración, la incorporación, la capacitación y el trabajo a la medida, junto con la suscripción o aparte.
5. Cómo se registran los descuentos, los meses gratis, las mejoras de plan, las reducciones de plan y las renovaciones.
6. Cómo se manejan los reembolsos, los créditos y las cancelaciones, y quién los aprueba.
7. Cómo se reconocen las tarifas por uso o por excedente.
8. La definición de ARR y cómo se concilia con los ingresos registrados.
9. Cómo se mantiene fuera de los ingresos el impuesto sobre las ventas de las facturas; qué estados gravan la suscripción se explica en impuesto sobre las ventas de SaaS y software.

Los contratos combinados, los precios por uso y los cambios de contrato pueden implicar un criterio real bajo la norma de ingresos. Si la empresa espera una auditoría, aclare esos puntos con el auditor antes de dar por final la política.

Ejemplo

Todos los montos son ilustrativos y están en dólares estadounidenses. Cada empresa es una corporación C con año calendario.

Un plan anual pagado el 1 de julio

Un cliente paga $120,000 el 1 de julio por un año. La contabilidad gana $10,000 al mes. Al 31 de diciembre, $60,000 son ingresos y $60,000 son ingresos diferidos.

• Declaración con método de acumulación y diferimiento: $60,000 tributan este año y $60,000 el año siguiente, igual que en la contabilidad.
• Declaración con método de efectivo: $120,000 tributan este año. Si la empresa completa el Schedule M-1, la línea 4 muestra la diferencia de $60,000 este año, y la línea 7 la muestra el año siguiente, cuando la contabilidad la gana.

Un prepago de tres años

Un cliente paga $360,000 el 1 de julio por tres años. La contabilidad gana $10,000 al mes:

La declaración con acumulación hace tributar en el Año 2 todo lo que no se ganó en el Año 1. Una declaración con método de efectivo hace tributar los $360,000 completos en el Año 1.

Un reembolso después de cuatro meses

Un cliente paga $24,000 por un año y cancela a los cuatro meses con el reembolso de la parte no usada. La contabilidad ha ganado $8,000, que siguen siendo ingresos. Los $16,000 restantes pasan de ingresos diferidos a un reembolso por pagar, y luego a efectivo pagado. No se reexpresa ningún mes pasado.

¿Su caso es distinto?

• Necesita saber exactamente cuándo tributa un prepago, o cómo lo cambia un reembolso o un crédito vencido: vea anticipos y depósitos de clientes.
• La declaración usa el método de efectivo y la contabilidad es de acumulación, o superó el límite de ingresos brutos: vea cómo pasar del método de efectivo al de acumulación y obtenga ayuda tributaria para corporaciones antes de presentar el Form 3115.
• Nunca registró los ingresos diferidos, o una conexión bancaria registró los prepagos como ingresos: vea limpieza de la contabilidad antes de una ronda y obtenga ayuda con la contabilidad para reconstruir el calendario.
• Los inversionistas quieren el paquete mensual o la sala de datos: vea estados financieros mensuales para inversionistas y la junta directiva y registros financieros que piden los inversionistas en la debida diligencia.
• Cobra impuesto sobre las ventas por las suscripciones: vea impuesto sobre las ventas de SaaS y software.
• La empresa se va a vender: los ingresos diferidos pueden tributar antes en el último año; vea regularización fiscal antes de vender su startup.