Doanh thu chưa thực hiện của SaaS: bút toán, nhà đầu tư và thuế

Gói SaaS hằng năm trả trước có là doanh thu khi tiền về không?

Không, nếu sổ sách theo cơ sở dồn tích. Khi khách hàng trả trước gói SaaS, công ty còn nợ một năm (hoặc hơn) dịch vụ, nên số tiền trước hết được ghi là khoản nợ phải trả gọi là doanh thu chưa thực hiện. Mỗi tháng dịch vụ được cung cấp, phần của tháng đó chuyển từ doanh thu chưa thực hiện sang doanh thu. Nhà đầu tư gọi quy tắc sổ sách này là ASC 606, chuẩn mực doanh thu của Hoa Kỳ.

Thuế theo quy tắc riêng. Công ty dùng phương pháp tiền mặt bị tính thuế khi nhận tiền, còn công ty dùng phương pháp dồn tích chỉ có thể hoãn phần chưa thực hiện sang năm thuế kế tiếp (26 USC 451(c); Publication 538). Vì vậy doanh thu trên sổ sách và thu nhập chịu thuế thường khác nhau trong năm có khoản trả trước lớn.

Trường hợp sẽ không đơn giản khi:

• khách hàng trả trước hơn một năm, nên sổ sách phân bổ tiền theo toàn bộ thời hạn nhưng thuế thì không;
• công ty có báo cáo tài chính đã kiểm toán, làm thay đổi cách đo lường khoản hoãn thuế;
• tờ khai dùng phương pháp tiền mặt trong khi sổ sách theo dồn tích;
• một hóa đơn gộp gói đăng ký với thiết lập, đào tạo hoặc công việc tùy chỉnh có thể được thực hiện vào thời điểm khác;
• công ty đang bị mua lại, điều có thể kéo các khoản hoãn vào năm thuế sớm hơn.

Một cái bẫy phổ biến: nguồn dữ liệu ngân hàng ghi mọi khoản thanh toán của khách hàng thẳng vào doanh thu. Khi đó gói hằng năm trả trước hiện mười hai tháng doanh thu trong tháng thanh toán, và bảng cân đối kế toán không có doanh thu chưa thực hiện nào.

Hãy thu thập ngày bắt đầu và kết thúc của từng hợp đồng, các hóa đơn, điều khoản hoàn tiền và hủy, và bản xuất từ hệ thống lập hóa đơn của mọi gói đăng ký.

Ghi doanh thu chưa thực hiện mỗi tháng thế nào?

Ghi tiền vào doanh thu chưa thực hiện khi tiền về, rồi chuyển phần của một kỳ sang doanh thu vào cuối mỗi tháng. Các bút toán giống nhau trong mọi hệ thống kế toán:

Vào cuối tháng, số dư doanh thu chưa thực hiện trên bảng cân đối kế toán phải bằng tổng của bảng kê bên dưới. Nếu không bằng, chênh lệch thường là một khoản thanh toán bị ghi thẳng vào doanh thu hoặc một hợp đồng bị thiếu trong bảng kê.

Bảng kê doanh thu chưa thực hiện là gì, và vì sao nhà đầu tư yêu cầu?

Bảng kê doanh thu chưa thực hiện (thường gọi là waterfall) liệt kê mọi hợp đồng trả trước và cho thấy mỗi tháng thực hiện được bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu dịch vụ. Đây là bằng chứng đứng sau cả dòng doanh thu lẫn khoản nợ doanh thu chưa thực hiện.

Mỗi dòng là một hợp đồng: khách hàng, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, số tiền đã lập hóa đơn, số tiền hằng tháng, và số dư chưa thực hiện vào cuối mỗi tháng. Một bảng tổng hợp cuốn chiếu: doanh thu chưa thực hiện đầu kỳ, cộng hóa đơn mới, trừ doanh thu đã thực hiện, trừ tiền hoàn lại, bằng doanh thu chưa thực hiện cuối kỳ.

Nhà đầu tư yêu cầu vì nó cho phép họ kiểm tra rằng doanh thu được ghi khi dịch vụ được cung cấp chứ không phải khi tiền về, và thấy bao nhiêu doanh thu đã được ký hợp đồng cho các tháng tới. Nó cũng gắn hóa đơn, tiền mặt và doanh thu với nhau ở một nơi. Nội dung của hồ sơ hội đồng quản trị hằng tháng được trình bày trong báo cáo tài chính hằng tháng cho nhà đầu tư và hội đồng quản trị.

Hợp đồng nhiều năm, bắt đầu giữa tháng và hoàn tiền được đưa vào bảng kê thế nào?

Cả ba dùng cùng một dòng; chỉ ngày và số tiền thay đổi.

• Trả trước nhiều năm: phân bổ toàn bộ số tiền theo toàn bộ thời hạn, từng tháng, kể cả qua nhiều năm tài chính. Phần sẽ được thực hiện trong mười hai tháng tới thường được trình bày là doanh thu chưa thực hiện ngắn hạn, phần còn lại là dài hạn.
• Bắt đầu giữa tháng: chọn một quy ước, chẳng hạn tính theo ngày, hoặc coi mọi gói bắt đầu trong nửa đầu tháng là một tháng đầy đủ, và dùng cho mọi hợp đồng. Hãy ghi quy ước vào chính sách doanh thu.
• Hoàn tiền hoặc hủy: doanh thu đã thực hiện cho các tháng đã qua vẫn là doanh thu. Số dư chưa thực hiện rời khỏi doanh thu chưa thực hiện và trở thành khoản hoàn tiền phải trả cho đến khi được trả. Các tháng đã qua không được trình bày lại thành doanh thu âm.
• Nâng cấp hoặc gia hạn: xử lý số tiền mới từ ngày bắt đầu riêng của nó; hãy thêm một dòng thay vì sửa dòng cũ, để lịch sử vẫn truy vết được.

Việc hoàn tiền hoặc tín dụng hết hạn làm thay đổi thu nhập chịu thuế thế nào được trình bày trong tiền khách hàng trả trước và tiền đặt cọc.

Hóa đơn đã gửi nhưng chưa trả: đó là doanh thu chưa thực hiện hay khoản phải thu?

Trên sổ sách, điều đó tùy vào việc khách hàng đã bị ràng buộc phải trả hay chưa. Nếu hợp đồng đã ký và khách hàng không thể hủy mà không trả tiền, bút toán thông thường là khoản phải thu ở một bên và doanh thu chưa thực hiện ở bên kia. Nếu khách hàng vẫn có thể rút lui mà không trả, nhiều công ty để hóa đơn ngoài bảng cân đối kế toán cho đến khi đến hạn hoặc được trả. Dù cách nào, hóa đơn chưa trả không phải là doanh thu cho đến khi dịch vụ được cung cấp. Hãy ghi quy tắc đã chọn vào chính sách doanh thu để áp dụng giống nhau mỗi tháng.

Về thuế, thời điểm phụ thuộc vào phương pháp. Công ty dùng phương pháp tiền mặt tính thu nhập khi thực sự hoặc coi như đã nhận (Publication 538). Với công ty dùng phương pháp dồn tích, một khoản được tính là đã nhận khi đến hạn và phải trả, dù chưa thanh toán (26 CFR 1.451-8(a)(14)), nên hóa đơn hằng năm quá hạn có thể bắt đầu tính thời hạn hoãn một năm trước khi có tiền về.

ARR có giống doanh thu trên sổ sách không?

Không. Doanh thu định kỳ hằng năm (ARR) là chỉ số vận hành: giá trị hằng năm của các gói đăng ký đang có hiệu lực vào một ngày nhất định. Doanh thu trên sổ sách là phần thực sự đã thực hiện trong kỳ khi dịch vụ được cung cấp. Cả chuẩn mực kế toán lẫn luật thuế đều không định nghĩa ARR, nên mỗi công ty tự đặt định nghĩa.

Hai con số khác nhau vì ARR quy đổi hợp đồng hiện tại ra cả năm, thường không tính phí thiết lập và dịch vụ một lần, và bỏ qua thời điểm tiền về hay thời điểm dịch vụ bắt đầu. Công ty ký một gói hằng năm lớn vào ngày cuối quý cộng toàn bộ giá trị cả năm vào ARR ngay hôm đó, nhưng gần như không thực hiện doanh thu nào từ gói đó trong quý ấy. Hãy ghi định nghĩa ARR bằng văn bản và đối chiếu với bảng kê doanh thu chưa thực hiện. Việc khớp ARR trong bản trình bày với sổ sách trong phòng dữ liệu được trình bày trong hồ sơ tài chính nhà đầu tư yêu cầu khi thẩm định trước đầu tư.

Doanh thu chưa thực hiện có bị tính thuế không? Vì sao thu nhập chịu thuế khác doanh thu trên sổ sách

Doanh thu chưa thực hiện bị tính thuế sớm hơn sổ sách ghi nhận trong ba trường hợp phổ biến: tờ khai dùng phương pháp tiền mặt, tờ khai dồn tích không dùng phương pháp hoãn ghi nhận, hoặc khoản trả trước bao gồm nhiều hơn phần còn lại của năm nay và năm sau. Cách xử lý thuế phụ thuộc vào phương pháp của tờ khai và việc công ty có báo cáo tài chính áp dụng hay không.

• Năm sau là giới hạn. Theo phương pháp hoãn, phần nào không bị tính thuế trong năm nhận sẽ bị tính thuế vào năm thuế kế tiếp, dù hợp đồng kéo dài ba năm (26 USC 451(c)(1)(B); Publication 538).
• Điều kiện dùng phương pháp tiền mặt. C corporation nhìn chung chỉ được dùng phương pháp tiền mặt khi doanh thu gộp bình quân hằng năm không vượt quá $32.000.000; xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích.
• Báo cáo tài chính áp dụng. Với startup tư nhân, thường nghĩa là báo cáo tài chính đã kiểm toán, của chính công ty hoặc của công ty mẹ có bao gồm kết quả của công ty (26 USC 451(b)(5)), được dùng để vay vốn, để báo cáo cho cổ đông, hoặc cho một mục đích đáng kể khác không phải thuế (26 CFR 1.451-3(a)(5)). Báo cáo hằng tháng chưa kiểm toán thì không phải. Khi có báo cáo tài chính áp dụng, thu nhập bị tính thuế không muộn hơn thời điểm được ghi là doanh thu trong báo cáo đó (26 USC 451(b)), và việc thay đổi cách báo cáo đó ghi nhận doanh thu tự nó có thể là một thay đổi phương pháp thuế (26 CFR 1.451-8(g)(2)).
• Bắt đầu hoãn. Công ty áp dụng bằng cách nộp tờ khai có dùng phương pháp này, hoặc bằng Form 3115 nếu việc đó thay đổi một phương pháp hiện có, và giữ nó trừ khi IRS đồng ý cho hủy (26 CFR 1.451-8(g)(1); 26 USC 451(c)(2)(B)); xem tiền khách hàng trả trước và tiền đặt cọc.
• Mua lại công ty. Nếu công ty ngừng tồn tại, hoặc nghĩa vụ phục vụ khách hàng chấm dứt (ví dụ hợp đồng được bán cùng doanh nghiệp), trong một giao dịch không thuộc section 381(a) (hầu hết các vụ sáp nhập miễn thuế thuộc section này), mọi khoản hoãn chưa bị tính thuế sẽ bị tính thuế trong năm đó (26 CFR 1.451-8(c)(4) và (d)(5)).

Tờ khai đối chiếu chênh lệch trên Schedule M-1: line 4 cho thấy thu nhập bị tính thuế năm nay nhưng chưa được ghi là doanh thu, và line 7 cho thấy doanh thu ghi năm nay đã bị tính thuế rồi hoặc không bị tính thuế năm nay (Form 1120). Công ty có cả tổng doanh thu và tổng tài sản cuối năm đều dưới $250.000 có thể bỏ qua Schedule M-1 (Schedule K, câu hỏi 13); công ty có tổng tài sản cuối năm từ $10.000.000 trở lên nộp Schedule M-3 thay thế (hướng dẫn Form 1120). Hãy giữ bảng kê doanh thu chưa thực hiện cùng hồ sơ thuế: đó là chứng từ cho các dòng này.

Nên viết chính sách doanh thu nào cho nhà đầu tư?

Chính sách doanh thu dài một hoặc hai trang nêu các lựa chọn mà sổ sách áp dụng mỗi tháng, để nhà đầu tư, kiểm toán viên hoặc nhân viên ghi sổ mới đều nhận được cùng một câu trả lời. Chính sách nên bao gồm:

1. Khi nào gói đăng ký bắt đầu tạo doanh thu: ngày bắt đầu hợp đồng, ngày cấp quyền truy cập hoặc ngày đưa vào hoạt động.
2. Quy ước phân bổ cho các gói bắt đầu giữa tháng và kỳ dùng để tính (theo ngày hoặc theo tháng).
3. Khi nào hóa đơn chưa trả được ghi là khoản phải thu cùng với doanh thu chưa thực hiện.
4. Cách xử lý phí thiết lập, hướng dẫn ban đầu, đào tạo và công việc tùy chỉnh, cùng với hoặc tách khỏi gói đăng ký.
5. Cách ghi chiết khấu, tháng miễn phí, nâng cấp, hạ cấp và gia hạn.
6. Cách xử lý hoàn tiền, tín dụng và hủy, và ai phê duyệt.
7. Cách ghi nhận phí theo mức sử dụng hoặc phí vượt mức.
8. Định nghĩa ARR và cách đối chiếu với doanh thu đã ghi sổ.
9. Cách giữ thuế bán hàng trên hóa đơn ngoài doanh thu; những tiểu bang nào đánh thuế gói đăng ký được trình bày trong thuế bán hàng đối với SaaS và phần mềm.

Hợp đồng gộp, giá theo mức sử dụng và thay đổi hợp đồng có thể đòi hỏi đánh giá thực sự theo chuẩn mực doanh thu. Nếu công ty dự kiến sẽ có kiểm toán, hãy thống nhất các điểm đó với kiểm toán viên trước khi chốt chính sách.

Ví dụ

Mọi số tiền chỉ để minh họa và tính bằng đô la Hoa Kỳ. Mỗi công ty là C corporation có năm tính thuế theo năm dương lịch.

Gói hằng năm trả ngày 1 tháng 7

Một khách hàng trả $120.000 vào ngày 1 tháng 7 cho một năm. Sổ sách ghi doanh thu $10.000 mỗi tháng. Vào ngày 31 tháng 12, $60.000 là doanh thu và $60.000 là doanh thu chưa thực hiện.

• Tờ khai dồn tích với phương pháp hoãn: $60.000 bị tính thuế năm nay, $60.000 năm sau, khớp với sổ sách.
• Tờ khai theo phương pháp tiền mặt: $120.000 bị tính thuế năm nay. Nếu công ty hoàn thành Schedule M-1, line 4 cho thấy khoản chênh lệch $60.000 năm nay, và line 7 cho thấy khoản đó năm sau khi sổ sách ghi nhận doanh thu.

Khoản trả trước ba năm

Một khách hàng trả $360.000 vào ngày 1 tháng 7 cho ba năm. Sổ sách ghi doanh thu $10.000 mỗi tháng:

Tờ khai dồn tích tính thuế mọi khoản chưa thực hiện trong Năm 1 vào Năm 2. Tờ khai theo phương pháp tiền mặt tính thuế toàn bộ $360.000 vào Năm 1.

Hoàn tiền sau bốn tháng

Một khách hàng trả $24.000 cho một năm và hủy sau bốn tháng, được hoàn phần chưa dùng. Sổ sách đã ghi nhận $8.000, khoản này vẫn là doanh thu. $16.000 còn lại chuyển từ doanh thu chưa thực hiện sang khoản hoàn tiền phải trả, rồi sang tiền mặt đã chi ra. Không có tháng nào đã qua bị trình bày lại.

Trường hợp của bạn khác thì sao?

• Bạn cần biết chính xác khi nào khoản trả trước bị tính thuế, hoặc việc hoàn tiền hay tín dụng hết hạn làm thay đổi điều đó thế nào: xem tiền khách hàng trả trước và tiền đặt cọc.
• Tờ khai theo phương pháp tiền mặt còn sổ sách theo dồn tích, hoặc bạn đã vượt giới hạn doanh thu gộp: xem chuyển từ kế toán tiền mặt sang dồn tích, và nhận hỗ trợ thuế công ty trước khi nộp Form 3115.
• Doanh thu chưa thực hiện của bạn chưa bao giờ được ghi sổ, hoặc nguồn dữ liệu ngân hàng ghi khoản trả trước vào doanh thu: xem dọn dẹp sổ sách trước khi gọi vốn và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán để dựng lại bảng kê.
• Nhà đầu tư muốn hồ sơ hằng tháng hoặc phòng dữ liệu: xem báo cáo tài chính hằng tháng cho nhà đầu tư và hội đồng quản trị và hồ sơ tài chính nhà đầu tư yêu cầu khi thẩm định trước đầu tư.
• Bạn thu thuế bán hàng trên gói đăng ký: xem thuế bán hàng đối với SaaS và phần mềm.
• Công ty đang được bán: doanh thu chưa thực hiện có thể bị tính thuế sớm trong năm cuối; xem dọn dẹp thuế trước khi bán startup.