Yatırım turu öncesi girişim kayıtlarının düzeltilmesi: yatırımcıların işaretlediği sorunlar

Bir girişimin kayıtlarında yatırımcılar neyi işaretler?

Yatırımcılar, dış kanıtlarla örtüşmeyen kayıtları işaretler: hesap özetlerinden farklı çıkan banka ve kart bakiyeleri, satış sayılan SAFE veya borç senedi parası, yalnızca nakit hareket ettiğinde kaydedilen gelir ve faturalar, bildirimleriyle uyuşmayan bordro ve yüklenici maliyetleri, şirket harcamalarına karışan kurucu harcamaları. Bunların her biri bir kayıt sorunudur. Federal kurallar zaten bir şirketin gelirini ve indirimlerini ortaya koyacak yeterli defter tutmasını şart koşar (26 CFR 1.6001-1); yatırımcının sorularını da aynı kayıtlar yanıtlar.

Form 1120 yanlış rakamlarla verilmişse, personele bordro dışı ödeme yapılmışsa, müşteriler yıllık planları peşin ödüyorsa veya kurucular şirket kurulmadan önce masraf yapmışsa kayıt düzeltmesi basit değildir. Önce aşağıdaki listedeki kayıtları toplayın.

Önce hangi kayıtları toplamalıyız?

Önce dış kayıtları toplayın; çünkü defterler elektronik tablodan değil, bunlardan yeniden kurulur. IRS Publication 583, defterlerin dayandığı destek belgelerini sayar: faturalar, ödenmiş faturalar, makbuzlar, mevduat kayıtları ve hesap özetleri.

Hesap özeti tek başına ödemeyi kanıtlar, şirketin maliyete girdiğini kanıtlamaz; Publication 583 faturaların veya satış fişlerinin de saklanmasını söyler.

Yatırım turu öncesi kayıtların düzeltilmesi ne kadar sürer?

Standart bir süre yoktur: süre, kaç ayın geride olduğuna, kaç hesap bulunduğuna, her hesapta kaç işlem olduğuna ve kaç özel kalemin yeniden kurulması gerektiğine bağlıdır. Bordro, yükleniciler, müşterilerin peşin ödediği planlar, finansman araçları ve eksik hesap özetlerinin her biri iş ekler.

İş şu sırayla ilerler, çünkü her adım bir öncekine dayanır:

1. İlk günden itibaren her hesap için hesap özetlerini ve belgeleri toplayın.
2. Her hesabın mutabakatını ay ay, en eskiden başlayarak yapın; Publication 583'ün anlattığı gibi: kayıtlarda olmayan banka masrafları ile henüz işlenmemiş mevduat veya çekler hesaba katıldıktan sonra defterler ve hesap özeti uyuşmalıdır.
3. Her işlemi sınıflandırın; finansmanı, kurucu kalemlerini ve hesaplar arası transferleri gelir ve gider dışına çıkarın.
4. Bordro ve yüklenici maliyetlerini raporlarından kaydedin.
5. Tahakkukları ekleyin: ödenmemiş faturalar, kazanılmış ama faturalanmamış gelir ve peşin ödenen planlar için ertelenmiş gelir.
6. SAFE, borç senedi ve hisse bakiyelerini imzalı belgelerle ve hisse dağılım tablosuyla eşleştirin.
7. Kapanmış her yılı, o yıl için verilen Form 1120 ile karşılaştırın.
8. Mutabakatı yapılmış ayları kapatın ki sonraki düzenlemeler onları değiştirmesin.

Kayıtlar geride iken bir beyanname vadesi geliyorsa, önce beyannameye hazır bir geriye dönük kayıt için gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberine bakın.

Yatırım turundan önce kayıtlarımız tahakkuk esasına göre mi olmalı?

Vergi kanunu her girişimden tahakkuk esaslı defter istemez, ancak nakit esaslı defterler tahakkuk esaslı bir defterin gösterdiklerini gösteremez. Nakit esasında gelir alındığında, maliyet ödendiğinde kaydedilir; tahakkuk esasında gelir kazanıldığında, maliyet yapıldığında kaydedilir (Publication 538). Peşin ödenen yıllık planlar, ödenmemiş faturalar ve tahakkuk eden bordro yalnızca tahakkuk esaslı kayıtlarda görünür.

Ortalama brüt hasılatı $32.000.000 veya daha az olan bir C şirketinin beyannamesi nakit esasında kalırken defterlerini tahakkuk esasına göre tutup tutamayacağı ve vergi değişikliğinin nasıl işlediği nakit esasından tahakkuk esasına geçiş rehberinde anlatılır.

Yatırımcı düzeyinde bir kayıt düzeltmesi neleri kapsar: banka ve kart mutabakatları, bordro, yükleniciler, peşin ödenen planlar?

Yatırımcı düzeyinde bir düzeltme, yalnızca kâr ve zararı değil, bilançodaki her bakiyeyi kapsar. Her bakiye ya bir dış belgeyle örtüşür ya da onu açıklayan bir çizelgesi vardır.

Düzeltme sırasında ortaya çıkan eksik Form 1099 beyannameleri, bordro bildirimleri veya eyalet kayıtları muhasebe kaydı değil, vergi başvurusu sorunudur; bkz. yatırımcı incelemesi öncesi vergi kayıtlarının düzeltilmesi.

SAFE sözleşmeleri, borç senetleri ve kurucu hisseleri hisse dağılım tablosuyla tutması için kayıtlarda nasıl görünmeli?

SAFE ve borç senedi parası satış değil, finansmandır: bilançoda yer alır; her araç için bir satır veya hak sahibine göre bir çizelge olur, her imzalı belgedeki tarih ve tutarla birlikte. Dönüştürülebilir borç senedi, şartları gereği tahakkuk etmiş faiz de taşır. Kurucu hisseleri, kurucuların ödediği tutara eşit hisse ve ödenmiş sermaye olarak görünür; söz verilmiş ama ödenmemiş tutarın ayrı bir kaydı olmalıdır.

Kayıtlardaki SAFE, borç senedi ve ödenmiş sermaye toplamı, hisse dağılım tablosunun ve imzalı belgelerin yatırıldığını gösterdiği tutara eşit olmalıdır. Bir SAFE sözleşmesinin borç mu özkaynak mı sayıldığı ve Form 1120 Schedule L'de nereye girdiği SAFE sözleşmeleri ve dönüştürülebilir borç senetleri rehberinde anlatılır. Kurucu hisseleri SAFE parası geldikten sonra verildiyse SAFE sonrası verilen kurucu hisseleri rehberine bakın.

Kurucular şirket giderlerini kişisel kartla ödedi: kayıtlarda nasıl düzeltiriz?

Her maliyeti, yapıldığı tarihte, makbuzu ve ticari amacıyla şirketin kayıtlarına işleyin ve tutarı kurucuya borçlu olarak gösterin. Sonra bakiyeyi üç yoldan biriyle kapatın: geri ödeme yapın, kurucudan alınmış yazılı bir kredi sayın veya karşılığında hisse çıkarın.

• Geri ödeme: işletmede çalışan şirket yöneticileri çalışandır (Publication 15). Geri ödeme, ancak hesap verilebilir bir plan kapsamında ücret dışında kalır: gider, şirket için çalışırken ödenmiş bir işletme maliyetidir, kurucu bunu makul bir süre içinde belgeler ve fazlasını iade eder. Maliyetten sonraki 60 gün içinde verilen makbuzlar her zaman zamanında sayılır; daha eskiler olaylara bağlıdır (Publication 463). Aksi hâlde ödeme ücrettir.
• Kredi: şartları olan imzalı bir senet, bakiyeyi hisse dağılım tablosunda görünmeyen bir yükümlülük yapar.
• Hisse: hisse karşılığı katkı, hisse dağılım tablosunu değiştirir ve kendi vergi kuralları vardır.

Şirket hesabından ödenen kişisel harcamalar bunun tersidir: her birini kurucudan alacak olarak kaydedin, sonra geri ödetin veya ücret sayın. Publication 583, baştan ayrı bir işletme hesabı açılmasını önerir. Kurucuların şirket kurulmadan önce yaptığı maliyetler başka kurallara tabidir; bkz. faaliyete başlamadan önceki girişim giderleri.

Düzeltilmiş kayıtlar, daha önce verdiğimiz Form 1120 beyannameleriyle uyuşmak zorunda mı?

Beyanname kayıtlardan çıkar; bu yüzden ikisi uyuşmalı ya da fark açıklanmalıdır. Form 1120 talimatları, Schedule L bilançolarının şirketin defter ve kayıtlarıyla uyuşması gerektiğini söyler; Schedule M-1 defter gelirini vergilendirilebilir gelirle uzlaştırır (yıl sonu toplam varlıklar $10.000.000 değerine ulaştığında bunun yerine Schedule M-3 verilir). Toplam hasılatı ve yıl sonu varlıkları ikisi de $250.000 altında olan bir şirket, Schedule K'nın 13. sorusuna Evet yanıtı vererek Schedule L, M-1 ve M-2'yi atlayabilir; ancak gelirleri ve indirimleri yine kayıtlardan gelir.

Düzeltme, verilmiş bir yılın vergilendirilebilir gelirini değiştiriyorsa şirketin Form 1120-X vermesi gerekebilir. İade talebi genellikle asıl beyannamenin verilmesinden sonraki 3 yıl içinde veya verginin ödenmesinden sonraki 2 yıl içinde, hangisi daha geçse, yapılmalıdır (Form 1120-X talimatları). Değişen bir zarar, sonraki yıllara devreden zararları da değiştirir; bkz. girişimler için net faaliyet zararları. Beyannameyi nakit esasından tahakkuk esasına geçirmek, Form 1120-X ile değil, Form 3115 ile yapılan bir yöntem değişikliğidir.

Lider yatırımcı sonradan denetim isterse ne olur?

Kayıt düzeltmesi denetim değildir; denetim, bakiyeleri test eden bağımsız bir denetçinin ayrı bir işidir. Mutabakatı yapılmış aylar, her bakiye için çizelgeler, imzalı finansman belgeleri ve saklanmış destek belgeleri denetçiye bir başlangıç noktası verir. Destek belgelerini bir beyannameyi ilgilendirebildiği sürece saklayın (26 CFR 1.6001-1(e)): genellikle beyannamenin verilmesinden sonra 3 yıl, istihdam vergisi kayıtları için 4 yıl (IRS); zararı sonraki beyannamelere devredilmekte olan bir zarar yılı için daha uzun.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Sekiz ay elektronik tabloda, üç ay sonra tohum turu

Bir şirket sekiz aylık kayıtlarını elektronik tabloda tuttu. Şubat'ta alınan $1.200.000'lık bir SAFE gelir olarak girildi. Şirketin yaklaşık 1.500 işlem içeren üç banka ve kart hesabı var. Düzeltme, $1.200.000'ı bir SAFE bakiyesine taşır, sekiz ayın her biri için her hesabın mutabakatını yapar, bordroyu bordro raporlarından kaydeder ve her ay sonu için ödenmemiş faturaları ekler. Gelir $1.200.000 azalır; bilançoda artık hisse dağılım tablosunun gösterdiği SAFE yer alır.

$300.000'lık yıllık peşin ödemeler için tahakkuk esaslı kayıtlar

Müşteriler bir takvim yılında 12 aylık planlar için $300.000 peşin ödedi: 1 Ocak'ta başlayan $50.000 ve 1 Temmuz'da başlayan $250.000. Nakit esaslı kayıtlar $300.000 satış gösterir. Tahakkuk esaslı kayıtlar bu yıl kazanılan $175.000'ı ($50.000 artı $250.000'ın yarısı) ve gelecek yıl kazanılacak $125.000 ertelenmiş geliri gösterir.

Bir kurucu, şirket giderlerinden $40.000'ı kişisel olarak ödedi

Bir kurucu, şirket kurulduktan sonra yazılım, seyahat ve hukuk faturalarından $40.000'ı kişisel kartla ödedi. Düzeltme, her faturayı tarihinde, makbuzuyla ve kurucuya borçlu olunan bir tutarla kaydeder. Sonra yönetim kurulu seçer: hesap verilebilir plan kapsamında geri ödemek, $40.000'lık bir kredi için senet imzalamak veya $40.000 karşılığında hisse çıkarmak. Hangisi seçilirse seçilsin makbuzlar kayıtlarla birlikte saklanır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bir vergi beyannamesinin vadesi geldi ve kayıtlar geride: gecikmiş kayıtların tamamlanması rehberine bakın ve muhasebe kayıtları desteği alın.
• Düzeltme, verilmiş bir Form 1120'yi değiştiriyor: şirket vergisi desteğiyle karşılaştırın ve düzeltin.
• Vergi beyannamesinin tahakkuk esasına geçmesi gerekiyor: nakit esasından tahakkuk esasına geçiş rehberine bakın.
• Yatırımcılar bir talep listesi gönderdi: yatırımcıların yatırım öncesi incelemede istediği mali kayıtlar rehberine bakın.
• Müşterileriniz yıllık planları peşin ödüyor: SaaS abonelikleri için ertelenmiş gelir rehberine bakın.
• SAFE sözleşmelerinin veya borç senetlerinin vergi işleyişinin netleşmesi gerekiyor: SAFE sözleşmeleri ve dönüştürülebilir borç senetleri rehberine bakın.
• Düzeltme verilmemiş beyannameleri ortaya çıkarıyor: yatırımcı incelemesi öncesi vergi kayıtlarının düzeltilmesi rehberine bakın.
• Kurucular şirket kurulmadan önce masraf yaptı: faaliyete başlamadan önceki girişim giderleri rehberine bakın.
• Tur kapandı ve yönetim kurulu aylık rapor istiyor: yatırımcılar ve yönetim kurulu için aylık mali tablolar rehberine bakın; süregelen muhasebe kayıtları desteği de alabilirsiniz.