SaaS: Passive Rechnungsabgrenzung, Investoren und Steuer

Ist ein im Voraus bezahlter SaaS-Jahrestarif Umsatz, sobald das Geld eingeht?

Nein, nicht in periodengerechten Büchern. Zahlt ein Kunde einen SaaS-Tarif im Voraus, schuldet das Unternehmen ein Jahr (oder mehr) Leistung, daher wird das Geld zuerst als Verbindlichkeit gebucht, als passive Rechnungsabgrenzung (Deferred Revenue). Mit jedem Monat erbrachter Leistung wandert der Anteil eines Monats aus der passiven Rechnungsabgrenzung in den Umsatz. Investoren nennen die Buchungsregel ASC 606, den US-Umsatzstandard.

Die Steuer folgt eigenen Regeln. Eine Kapitalgesellschaft mit Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) wird besteuert, wenn sie das Geld erhält, und eine Kapitalgesellschaft mit periodengerechter Methode (Accrual Method) darf den noch nicht verdienten Teil nur bis zum nächsten Steuerjahr aufschieben (26 USC 451(c); Publication 538). Buchumsatz und steuerpflichtiges Einkommen weichen daher im Jahr einer großen Vorauszahlung oft voneinander ab.

Der Fall ist nicht einfach, wenn:

• ein Kunde mehr als ein Jahr im Voraus zahlt, sodass die Bücher das Geld über die ganze Laufzeit verteilen, die Steuer aber nicht;
• das Unternehmen geprüfte Abschlüsse hat, die ändern, wie der steuerliche Aufschub bemessen wird;
• die Erklärung die Zufluss-Abfluss-Methode verwendet, während die Bücher periodengerecht sind;
• eine Rechnung das Abonnement mit Einrichtung, Schulung oder individueller Arbeit bündelt, die zu einem anderen Zeitpunkt verdient sein können;
• das Unternehmen übernommen wird, was aufgeschobene Beträge in ein früheres Steuerjahr ziehen kann.

Eine häufige Falle: Ein Bank-Feed bucht jede Kundenzahlung direkt als Umsatz. Ein im Voraus bezahlter Jahrestarif zeigt dann zwölf Monate Umsatz in dem Monat, in dem er bezahlt wurde, und die Bilanz zeigt überhaupt keine passive Rechnungsabgrenzung.

Sammeln Sie für jeden Vertrag Beginn- und Enddatum, die Rechnungen, die Bedingungen für Erstattung und Kündigung sowie einen Export aller Abonnements aus dem Abrechnungssystem.

Wie buchen wir die passive Rechnungsabgrenzung jeden Monat?

Buchen Sie das Geld beim Eingang auf die passive Rechnungsabgrenzung und verschieben Sie zu jedem Monatsende den Anteil einer Periode in den Umsatz. Die Buchungen sind in jedem Buchhaltungssystem dieselben:

Zum Monatsende sollte der Saldo der passiven Rechnungsabgrenzung in der Bilanz der Summe des folgenden Plans entsprechen. Ist das nicht der Fall, liegt die Differenz meist an einer Zahlung, die direkt als Umsatz gebucht wurde, oder an einem Vertrag, der im Plan fehlt.

Was ist ein Plan der passiven Rechnungsabgrenzung, und warum fragen Investoren danach?

Ein Plan der passiven Rechnungsabgrenzung (oft Waterfall genannt) listet jeden im Voraus bezahlten Vertrag auf und zeigt, wie viel in jedem Monat verdient wird und wie viel Leistung noch geschuldet ist. Er ist der Nachweis hinter der Umsatzzeile und der Verbindlichkeit aus passiver Rechnungsabgrenzung.

Jede Zeile ist ein Vertrag: Kunde, Startdatum, Enddatum, fakturierter Betrag, Monatsbetrag und der noch nicht verdiente Saldo zu jedem Monatsende. Eine Zusammenfassung führt fort: Anfangsbestand der passiven Rechnungsabgrenzung, plus neue Rechnungen, minus verdienter Umsatz, minus Erstattungen, ergibt den Endbestand der passiven Rechnungsabgrenzung.

Investoren fragen danach, weil sie damit prüfen können, dass Umsatz verdient wird, wie die Leistung erbracht wird, und nicht, wenn das Geld eingeht, und weil sie sehen, wie viel Umsatz für künftige Monate bereits vertraglich gesichert ist. Außerdem verbindet er Rechnungen, Zahlungen und Umsatz an einer Stelle. Was in die monatlichen Board-Unterlagen gehört, behandelt monatliche Finanzberichte für Investoren und das Board.

Wie passen Mehrjahresverträge, Starts mitten im Monat und Erstattungen in den Plan?

Alle drei verwenden dieselbe Zeile; nur Daten und Beträge ändern sich.

• Mehrjahresvorauszahlung: Verteilen Sie den vollen Betrag Monat für Monat über die ganze Laufzeit, auch über mehrere Geschäftsjahre. Der Teil, der in den nächsten zwölf Monaten verdient wird, wird oft als kurzfristige passive Rechnungsabgrenzung ausgewiesen und der Rest als langfristige.
• Start mitten im Monat: Wählen Sie eine Konvention, etwa die tagesgenaue Aufteilung oder einen Start in der ersten Monatshälfte als vollen Monat zu behandeln, und wenden Sie sie bei jedem Vertrag an. Halten Sie sie in der Umsatzrichtlinie fest.
• Erstattung oder Kündigung: Für vergangene Monate bereits verdienter Umsatz bleibt Umsatz. Der noch nicht verdiente Saldo verlässt die passive Rechnungsabgrenzung und wird zu einer Rückzahlungsverpflichtung, bis sie bezahlt ist. Vergangene Monate werden nicht als negativer Umsatz neu dargestellt.
• Upgrade oder Verlängerung: Behandeln Sie den neuen Betrag ab seinem eigenen Startdatum; fügen Sie eine Zeile hinzu, statt die alte zu überschreiben, damit der Verlauf nachvollziehbar bleibt.

Wie eine Erstattung oder ein verfallenes Guthaben das steuerpflichtige Einkommen ändert, behandelt Kundenanzahlungen und Kautionen.

Eine Rechnung ist verschickt, aber unbezahlt: Ist das passive Rechnungsabgrenzung oder eine Forderung?

In den Büchern kommt es darauf an, ob der Kunde bereits zur Zahlung verpflichtet ist. Ist der Vertrag unterschrieben und kann der Kunde nicht kündigen, ohne zu zahlen, lautet die übliche Buchung: Forderung auf der einen Seite und passive Rechnungsabgrenzung auf der anderen. Kann der Kunde noch ohne Zahlung zurücktreten, lassen viele Unternehmen die Rechnung außerhalb der Bilanz, bis sie fällig oder bezahlt ist. In beiden Fällen ist eine unbezahlte Rechnung erst Umsatz, wenn die Leistung erbracht ist. Halten Sie die gewählte Regel in der Umsatzrichtlinie fest, damit sie jeden Monat gleich angewendet wird.

Steuerlich hängt der Zeitpunkt von der Methode ab. Eine Kapitalgesellschaft mit Zufluss-Abfluss-Methode setzt Einkünfte an, wenn sie tatsächlich oder der Sache nach (constructively) zugeflossen sind (Publication 538). Bei einer Kapitalgesellschaft mit periodengerechter Methode gilt ein Betrag als erhalten, sobald er fällig und zahlbar ist, auch wenn er unbezahlt ist (26 CFR 1.451-8(a)(14)); eine überfällige Jahresrechnung kann daher die Frist für den einjährigen Aufschub in Gang setzen, bevor Geld eingeht.

Ist ARR dasselbe wie Umsatz in den Büchern?

Nein. Der jährlich wiederkehrende Umsatz (Annual Recurring Revenue, ARR) ist eine Betriebskennzahl: der Jahreswert der Abonnements, die an einem bestimmten Tag laufen. Der Umsatz in den Büchern ist das, was in der Periode tatsächlich verdient wurde, wie die Leistung erbracht wurde. Weder Rechnungslegungsstandards noch Steuerrecht definieren ARR, daher legt jedes Unternehmen seine eigene Definition fest.

Beide weichen ab, weil ARR die heutigen Verträge auf ein Jahr hochrechnet, einmalige Einrichtungs- und Servicegebühren meist weglässt und ignoriert, wann das Geld einging oder die Leistung begann. Ein Unternehmen, das am letzten Tag eines Quartals einen großen Jahrestarif abschließt, erhöht den ARR an diesem Tag um den vollen Jahresbetrag, verdient aber in diesem Quartal fast keinen Umsatz daraus. Halten Sie die ARR-Definition schriftlich fest und stimmen Sie sie mit dem Plan der passiven Rechnungsabgrenzung ab. Wie Sie den ARR aus der Präsentation im Datenraum mit den Büchern in Einklang bringen, behandelt Finanzunterlagen, die Investoren in der Due-Diligence-Prüfung anfordern.

Ist die passive Rechnungsabgrenzung steuerpflichtig? Warum das steuerpflichtige Einkommen vom Buchumsatz abweicht

Die passive Rechnungsabgrenzung wird in drei häufigen Fällen früher besteuert, als die Bücher sie erfassen: Die Erklärung verwendet die Zufluss-Abfluss-Methode, eine periodengerechte Erklärung verwendet nicht die Aufschubmethode, oder eine Vorauszahlung deckt mehr als den Rest dieses und des nächsten Jahres ab. Die steuerliche Behandlung hängt von der Methode der Erklärung ab und davon, ob das Unternehmen einen Applicable Financial Statement hat.

• Das nächste Jahr ist die Grenze. Bei der Aufschubmethode wird alles, was im Jahr des Zuflusses nicht besteuert wird, im folgenden Steuerjahr besteuert, auch wenn der Vertrag drei Jahre läuft (26 USC 451(c)(1)(B); Publication 538).
• Voraussetzung für die Zufluss-Abfluss-Methode. Eine C Corporation darf die Zufluss-Abfluss-Methode in der Regel nur anwenden, solange ihre durchschnittlichen jährlichen Bruttoeinnahmen bei $32.000.000 oder darunter bleiben; lesen Sie Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung.
• Applicable Financial Statement. Für ein privates Start-up bedeutet das meist geprüfte Abschlüsse, die eigenen oder die einer Muttergesellschaft, die seine Ergebnisse enthalten (26 USC 451(b)(5)), verwendet für Kredite, für die Berichterstattung an Aktionäre oder für einen anderen wesentlichen nichtsteuerlichen Zweck (26 CFR 1.451-3(a)(5)). Ungeprüfte Monatsabschlüsse sind keiner. Mit einem Applicable Financial Statement werden Einkünfte spätestens dann besteuert, wenn sie dort als Umsatz gebucht werden (26 USC 451(b)), und eine Änderung, wie dieser Abschluss Umsatz erfasst, kann selbst ein steuerlicher Methodenwechsel sein (26 CFR 1.451-8(g)(2)).
• Beginn des Aufschubs. Ein Unternehmen wendet ihn an, indem es eine Erklärung einreicht, die ihn verwendet, oder mit Form 3115, wenn dies eine bestehende Methode ändert, und behält ihn, es sei denn, der IRS stimmt dem Widerruf zu (26 CFR 1.451-8(g)(1); 26 USC 451(c)(2)(B)); lesen Sie Kundenanzahlungen und Kautionen.
• Übernahmen. Hört das Unternehmen auf zu bestehen oder endet seine Pflicht, die Kunden zu bedienen (zum Beispiel weil die Verträge mit dem Geschäft verkauft werden), in einem Vorgang, den Section 381(a) nicht erfasst (die meisten steuerfreien Verschmelzungen sind erfasst), werden alle aufgeschobenen, noch nicht besteuerten Beträge in diesem Jahr besteuert (26 CFR 1.451-8(c)(4) und (d)(5)).

Die Erklärung gleicht die Differenz in Schedule M-1 ab: Zeile 4 zeigt Einkünfte, die in diesem Jahr besteuert, aber noch nicht als Umsatz gebucht sind, und Zeile 7 zeigt in diesem Jahr gebuchten Umsatz, der bereits besteuert wurde oder in diesem Jahr nicht steuerpflichtig ist (Form 1120). Eine Kapitalgesellschaft, deren Gesamteinnahmen und Bilanzsumme zum Jahresende beide unter $250.000 liegen, darf Schedule M-1 weglassen (Schedule K, Frage 13); eine mit einer Bilanzsumme von $10.000.000 oder mehr zum Jahresende reicht stattdessen Schedule M-3 ein (Anleitung zu Form 1120). Bewahren Sie den Plan der passiven Rechnungsabgrenzung bei den Steuerunterlagen auf: Er ist der Nachweis für diese Zeilen.

Welche Umsatzrichtlinie sollten wir für Investoren schriftlich festhalten?

Eine Umsatzrichtlinie von einer oder zwei Seiten hält die Entscheidungen fest, die die Bücher jeden Monat anwenden, damit ein Investor, Prüfer oder neuer Buchhalter dieselbe Antwort erhält. Sie sollte abdecken:

1. Wann ein Abonnement beginnt, Umsatz zu verdienen: Vertragsbeginn, Zugangsdatum oder Go-live.
2. Die Konvention zur Aufteilung bei Starts mitten im Monat und den verwendeten Zeitraum (täglich oder monatlich).
3. Wann eine unbezahlte Rechnung als Forderung mit passiver Rechnungsabgrenzung gebucht wird.
4. Wie Einrichtung, Onboarding, Schulung und individuelle Arbeit behandelt werden, zusammen mit dem Abonnement oder getrennt davon.
5. Wie Rabatte, kostenlose Monate, Upgrades, Downgrades und Verlängerungen erfasst werden.
6. Wie Erstattungen, Gutschriften und Kündigungen behandelt werden und wer sie genehmigt.
7. Wie Nutzungs- oder Mehrverbrauchsgebühren erfasst werden.
8. Die ARR-Definition und wie sie mit dem gebuchten Umsatz abgestimmt wird.
9. Wie Sales Tax auf Rechnungen aus dem Umsatz herausgehalten wird; welche Bundesstaaten das Abonnement besteuern, behandelt Sales Tax auf SaaS und Software.

Verträge mit mehreren Bestandteilen, nutzungsabhängige Preise und Vertragsänderungen können nach dem Umsatzstandard echten Ermessensspielraum bedeuten. Rechnet das Unternehmen mit einer Prüfung, klären Sie diese Punkte mit dem Prüfer, bevor die Richtlinie endgültig ist.

Beispiel

Alle Beträge dienen der Veranschaulichung und sind in US-Dollar. Jedes Unternehmen ist eine C Corporation mit Kalenderjahr.

Ein am 1. Juli bezahlter Jahrestarif

Ein Kunde zahlt am 1. Juli $120.000 für ein Jahr. Die Bücher verdienen $10.000 im Monat. Am 31. Dezember sind $60.000 Umsatz und $60.000 passive Rechnungsabgrenzung.

• Periodengerechte Erklärung mit Aufschubmethode: $60.000 in diesem Jahr besteuert, $60.000 im nächsten Jahr, übereinstimmend mit den Büchern.
• Erklärung mit Zufluss-Abfluss-Methode: $120.000 in diesem Jahr besteuert. Füllt das Unternehmen Schedule M-1 aus, zeigt Zeile 4 die Differenz von $60.000 in diesem Jahr, und Zeile 7 zeigt sie im nächsten Jahr, wenn die Bücher sie verdienen.

Eine Dreijahresvorauszahlung

Ein Kunde zahlt am 1. Juli $360.000 für drei Jahre. Die Bücher verdienen $10.000 im Monat:

Die periodengerechte Erklärung besteuert alles, was nicht in Jahr 1 verdient wurde, in Jahr 2. Eine Erklärung mit Zufluss-Abfluss-Methode besteuert alle $360.000 in Jahr 1.

Eine Erstattung nach vier Monaten

Ein Kunde zahlt $24.000 für ein Jahr und kündigt nach vier Monaten mit einer Erstattung des nicht genutzten Teils. Die Bücher haben $8.000 verdient, die Umsatz bleiben. Die restlichen $16.000 wandern aus der passiven Rechnungsabgrenzung in eine Rückzahlungsverpflichtung und dann in die Auszahlung. Kein vergangener Monat wird neu dargestellt.

Anders bei Ihnen?

• Sie müssen genau wissen, wann eine Vorauszahlung besteuert wird oder wie eine Erstattung oder ein verfallenes Guthaben sie ändert: Lesen Sie Kundenanzahlungen und Kautionen.
• Die Erklärung verwendet die Zufluss-Abfluss-Methode und die Bücher sind periodengerecht, oder Sie haben die Grenze der Bruttoeinnahmen überschritten: Lesen Sie Wechsel von der Zufluss-Abfluss-Methode zur periodengerechten Buchführung und holen Sie sich Hilfe bei der Körperschaftsteuer, bevor Sie Form 3115 einreichen.
• Ihre passive Rechnungsabgrenzung wurde nie gebucht, oder ein Bank-Feed hat Vorauszahlungen als Umsatz gebucht: Lesen Sie Bücher vor einer Finanzierungsrunde bereinigen und holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung, um den Plan neu aufzubauen.
• Investoren wollen die Monatsunterlagen oder den Datenraum: Lesen Sie monatliche Finanzberichte für Investoren und das Board und Finanzunterlagen, die Investoren in der Due-Diligence-Prüfung anfordern.
• Sie berechnen Sales Tax auf Abonnements: Lesen Sie Sales Tax auf SaaS und Software.
• Das Unternehmen wird verkauft: Die passive Rechnungsabgrenzung kann im letzten Jahr vorzeitig besteuert werden; lesen Sie steuerliche Bereinigung vor dem Verkauf Ihres Start-ups.