Receita diferida em SaaS: lançamentos, investidores e imposto

Um plano anual de SaaS pago antecipadamente é receita quando o dinheiro chega?

Não, não na contabilidade pelo regime de competência. Quando um cliente paga um plano de SaaS antecipadamente, a empresa passa a dever um ano (ou mais) de serviço, então o dinheiro é registrado primeiro como um passivo chamado receita diferida. A cada mês de serviço, a parcela daquele mês sai da receita diferida e vira receita. Os investidores chamam essa regra contábil de ASC 606, a norma de receita dos EUA.

O imposto segue regras próprias. Uma corporação no regime de caixa é tributada quando recebe o dinheiro, e uma corporação no regime de competência só pode diferir a parte não ganha até o ano fiscal seguinte (26 USC 451(c); Publication 538). Por isso a receita contábil e a renda tributável costumam diferir no ano de um grande pagamento antecipado.

O caso deixa de ser simples quando:

• um cliente paga mais de um ano antecipadamente, de modo que a contabilidade distribui o dinheiro por todo o prazo e o imposto não;
• a empresa tem demonstrações financeiras auditadas, o que muda a forma de medir o diferimento fiscal;
• a declaração usa o regime de caixa enquanto a contabilidade é pelo regime de competência;
• uma fatura agrupa a assinatura com implantação, treinamento ou trabalho personalizado que podem ser ganhos em outro momento;
• a empresa está sendo adquirida, o que pode trazer os valores diferidos para um ano fiscal anterior.

Uma armadilha comum: a integração bancária lança todo pagamento de cliente direto como receita. Um plano anual pago antecipadamente passa a mostrar doze meses de receita no mês do pagamento, e o balanço patrimonial não mostra nenhuma receita diferida.

Reúna as datas de início e de fim de cada contrato, as faturas, os termos de reembolso e cancelamento e uma exportação do sistema de cobrança com todas as assinaturas.

Como registramos a receita diferida a cada mês?

Lance o dinheiro em receita diferida quando ele chega e, no fim de cada mês, mova a parcela do período para a receita. Os lançamentos são os mesmos em qualquer sistema contábil:

No fim do mês, o saldo de receita diferida no balanço patrimonial deve ser igual ao total do demonstrativo abaixo. Se não for, a diferença costuma ser um pagamento lançado direto na receita ou um contrato que falta no demonstrativo.

O que é um demonstrativo de receita diferida e por que os investidores o pedem?

Um demonstrativo de receita diferida (muitas vezes chamado de waterfall) lista todos os contratos pagos antecipadamente e mostra quanto é ganho a cada mês e quanto ainda é devido em serviço. É a prova por trás da linha de receita e do passivo de receita diferida.

Cada linha é um contrato: cliente, data de início, data de fim, valor faturado, valor mensal e o saldo não ganho no fim de cada mês. Um resumo faz a movimentação: receita diferida inicial, mais os novos faturamentos, menos a receita ganha, menos os reembolsos, igual à receita diferida final.

Os investidores o pedem porque ele permite conferir se a receita é ganha à medida que o serviço é prestado, e não quando o dinheiro entra, e ver quanta receita já está contratada para os próximos meses. Ele também reúne em um só lugar faturamentos, caixa e receita. O que vai no pacote mensal para o conselho está em demonstrações mensais para investidores e para o conselho.

Como contratos plurianuais, inícios no meio do mês e reembolsos entram no demonstrativo?

Os três usam a mesma linha; só mudam as datas e os valores.

• Pagamento antecipado plurianual: distribua o valor total por todo o prazo, mês a mês, mesmo atravessando vários exercícios fiscais. A parte que será ganha nos próximos doze meses costuma aparecer como receita diferida de curto prazo e o restante como de longo prazo.
• Início no meio do mês: escolha uma convenção, como o rateio diário ou tratar qualquer início na primeira quinzena como mês cheio, e use-a em todos os contratos. Registre-a na política de receita.
• Reembolso ou cancelamento: a receita já ganha nos meses passados continua sendo receita. O saldo não ganho sai da receita diferida e vira um reembolso a pagar até ser pago. Os meses passados não são reapresentados como receita negativa.
• Upgrade ou renovação: trate o novo valor a partir da sua própria data de início; acrescente uma linha em vez de reescrever a antiga, para que o histórico continue rastreável.

Como um reembolso ou um crédito vencido altera a renda tributável está em pagamentos antecipados e depósitos de clientes.

Uma fatura foi enviada e não foi paga: isso é receita diferida ou conta a receber?

Na contabilidade, depende de o cliente já estar obrigado a pagar. Se o contrato está assinado e o cliente não pode cancelar sem pagar, o lançamento usual é contas a receber de um lado e receita diferida do outro. Se o cliente ainda pode desistir sem pagar, muitas empresas deixam a fatura fora do balanço patrimonial até que ela venza ou seja paga. De qualquer forma, uma fatura não paga não é receita até que o serviço seja prestado. Registre a regra escolhida na política de receita, para que seja aplicada do mesmo modo todo mês.

Para o imposto, o momento depende do método. Uma corporação no regime de caixa inclui a renda quando ela é efetivamente recebida ou recebida de forma presumida (constructive receipt) (Publication 538). Para uma corporação no regime de competência, um valor conta como recebido assim que é devido e exigível, mesmo que não pago (26 CFR 1.451-8(a)(14)), então uma fatura anual vencida pode iniciar a contagem do diferimento de um ano antes de qualquer dinheiro chegar.

O ARR é a mesma coisa que a receita da contabilidade?

Não. A receita recorrente anual (ARR) é uma métrica operacional: o valor anual das assinaturas em vigor em um determinado dia. A receita da contabilidade é o que foi de fato ganho no período à medida que o serviço foi prestado. Nem as normas contábeis nem a lei tributária definem o ARR, então cada empresa define o seu.

Os dois diferem porque o ARR anualiza os contratos de hoje, em geral deixa de fora as tarifas únicas de implantação e de serviços e ignora quando o dinheiro entrou ou quando o serviço começou. Uma empresa que assina um grande plano anual no último dia de um trimestre soma o valor anual completo ao ARR naquele dia, mas ganha quase nenhuma receita dele nesse trimestre. Defina o ARR por escrito e concilie-o com o demonstrativo de receita diferida. Como ligar o ARR da apresentação à contabilidade em um data room está em os registros financeiros que investidores pedem na due diligence.

A receita diferida é tributável? Por que a renda tributável difere da receita contábil

A receita diferida é tributada antes de a contabilidade reconhecê-la em três casos comuns: a declaração usa o regime de caixa, uma declaração no regime de competência não usa o método de diferimento, ou um pagamento antecipado cobre mais do que o resto deste ano e o ano seguinte. O tratamento fiscal depende do método da declaração e de a empresa ter ou não uma demonstração financeira aplicável (applicable financial statement).

• O ano seguinte é o limite. Pelo método de diferimento, o que não é tributado no ano do recebimento é tributado no ano fiscal seguinte, mesmo que o contrato dure três anos (26 USC 451(c)(1)(B); Publication 538).
• Elegibilidade para o regime de caixa. Uma corporação C geralmente só pode usar o regime de caixa enquanto sua receita bruta média anual ficar em $32.000.000 ou menos; veja como mudar do regime de caixa para o de competência.
• Demonstração financeira aplicável. Para uma startup privada, isso geralmente significa demonstrações financeiras auditadas, próprias ou de uma controladora que inclua seus resultados (26 USC 451(b)(5)), usadas para crédito, para relatórios aos acionistas ou para outra finalidade relevante não fiscal (26 CFR 1.451-3(a)(5)). Demonstrações mensais não auditadas não são uma. Com uma demonstração financeira aplicável, a renda é tributada o mais tardar quando é registrada como receita nela (26 USC 451(b)), e mudar a forma como essa demonstração reconhece a receita pode ser, por si só, uma mudança de método fiscal (26 CFR 1.451-8(g)(2)).
• Como começar o diferimento. A empresa o adota ao entregar uma declaração que o usa, ou com o Form 3115 se isso mudar um método existente, e o mantém a menos que o IRS autorize a revogação (26 CFR 1.451-8(g)(1); 26 USC 451(c)(2)(B)); veja pagamentos antecipados e depósitos de clientes.
• Aquisições. Se a empresa deixa de existir, ou sua obrigação de atender os clientes termina (por exemplo, os contratos são vendidos com o negócio), em uma operação não coberta pela seção 381(a) (a maioria das fusões isentas está coberta), todos os valores diferidos ainda não tributados são tributados nesse ano (26 CFR 1.451-8(c)(4) e (d)(5)).

A declaração concilia a diferença no Schedule M-1: a linha 4 mostra a renda tributada neste ano mas ainda não registrada como receita, e a linha 7 mostra a receita registrada neste ano que já foi tributada ou não é tributável neste ano (Form 1120). Uma corporação cuja receita total e cujos ativos totais do fim do ano estão ambos abaixo de $250.000 pode dispensar o Schedule M-1 (Schedule K, pergunta 13); uma com ativos totais de $10.000.000 ou mais no fim do ano entrega o Schedule M-3 no lugar dele (instruções do Form 1120). Guarde o demonstrativo de receita diferida junto do arquivo fiscal: ele é o comprovante dessas linhas.

Que política de receita devemos escrever para os investidores?

Uma política de receita de uma ou duas páginas registra as escolhas que a contabilidade aplica todo mês, para que um investidor, um auditor ou um novo responsável contábil chegue à mesma resposta. Ela deve cobrir:

1. Quando uma assinatura começa a gerar receita: data de início do contrato, data de acesso ou início de operação (go-live).
2. A convenção de rateio para inícios no meio do mês e o período usado (diário ou mensal).
3. Quando uma fatura não paga é registrada como conta a receber com receita diferida.
4. Como implantação, onboarding, treinamento e trabalho personalizado são tratados, junto com a assinatura ou separados dela.
5. Como descontos, meses gratuitos, upgrades, downgrades e renovações são registrados.
6. Como reembolsos, créditos e cancelamentos são tratados e quem os aprova.
7. Como as tarifas por uso ou excedente são reconhecidas.
8. A definição de ARR e como ela se concilia com a receita registrada.
9. Como o imposto sobre vendas das faturas é mantido fora da receita; quais estados tributam a assinatura está em imposto sobre vendas em SaaS e software.

Contratos agrupados, preços por uso e alterações de contrato podem envolver julgamento real pela norma de receita. Se a empresa espera uma auditoria, defina esses pontos com o auditor antes de concluir a política.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos e estão em dólares americanos. Cada empresa é uma corporação C com ano-calendário.

Um plano anual pago em 1º de julho

Um cliente paga US$120.000 em 1º de julho por um ano. A contabilidade reconhece US$10.000 por mês. Em 31 de dezembro, US$60.000 são receita e US$60.000 são receita diferida.

• Declaração no regime de competência com o método de diferimento: US$60.000 tributados neste ano e US$60.000 no ano seguinte, em linha com a contabilidade.
• Declaração no regime de caixa: US$120.000 tributados neste ano. Se a empresa preenche o Schedule M-1, a linha 4 mostra a diferença de US$60.000 neste ano e a linha 7 a mostra no ano seguinte, quando a contabilidade a reconhece.

Um pagamento antecipado de três anos

Um cliente paga US$360.000 em 1º de julho por três anos. A contabilidade reconhece US$10.000 por mês:

A declaração no regime de competência tributa no Ano 2 tudo o que não foi ganho no Ano 1. Uma declaração no regime de caixa tributa todos os US$360.000 no Ano 1.

Um reembolso depois de quatro meses

Um cliente paga US$24.000 por um ano e cancela depois de quatro meses, com reembolso da parte não usada. A contabilidade já reconheceu US$8.000, que continuam sendo receita. Os US$16.000 restantes saem da receita diferida para um reembolso a pagar e depois para o caixa pago. Nenhum mês passado é reapresentado.

E no seu caso?

• Você precisa saber exatamente quando um pagamento antecipado é tributado, ou como um reembolso ou crédito vencido o altera: veja pagamentos antecipados e depósitos de clientes.
• A declaração está no regime de caixa e a contabilidade no de competência, ou você passou do limite de receita bruta: veja como mudar do regime de caixa para o de competência e conte com a ajuda tributária para corporações antes de entregar o Form 3115.
• Sua receita diferida nunca foi registrada, ou uma integração bancária lançou pagamentos antecipados como receita: veja como arrumar a contabilidade antes de captar investimento e conte com a ajuda de escrituração contábil para refazer o demonstrativo.
• Os investidores querem o pacote mensal ou o data room: veja demonstrações mensais para investidores e para o conselho e os registros financeiros que investidores pedem na due diligence.
• Você cobra imposto sobre vendas em assinaturas: veja imposto sobre vendas em SaaS e software.
• A empresa está sendo vendida: a receita diferida pode ser tributada antecipadamente no último ano; veja regularização fiscal antes de vender sua startup.