Küçük Alımlar: Gider mi, Aktifleştirme mi? De Minimis Kuralı

Laptop, telefon veya aleti gider yazmalı mıyım, aktifleştirmeli miyim?

Faydası bir yılı belirgin biçimde aşan bir laptop, telefon veya alet genellikle aktifleştirilir: varlık olarak listelenir ve maliyeti amortisman yoluyla indirilir (Publication 334; Schedule C talimatları). Her kalemin fiyatına göre üç kural yine de maliyeti bu yılın beyannamesine taşıyabilir.

Seçim yıllıktır ve o yıl ödenen tüm uygun kalemleri kapsar; yani bir laptopu seçip diğerini dışarıda bırakamazsınız.

Şu durumlarda konu basit değildir: yıllık alımlar on binlerce doları buluyorsa veya limitin üzerinde kalemler varsa, kayıtlar kalemi varlık olarak taşıyorsa ya da beyannameden farklı işliyorsa, yılın ilk gününde küçük alımlar için bir politika yoksa, önceki yılın seçim bildirimi hiç verilmediyse veya kalem kısmen kişiselse.

Şunları toplayın: kalem kalem faturalar, kayıtlardaki küçük alım politikası ve işlendiği hesaplar, varsa seçim bildirimleriyle önceki yıl beyannameleri ve sabit kıymet listesi.

$2.500 tutarındaki de minimis güvenli liman kuralı nedir ve limit nedir?

De minimis güvenli liman kuralı, kayıtlarda da gider yazılması şartıyla bir işletmenin küçük maddi mülk alımlarını aktifleştirmek yerine ödendiğinde indirmesine izin veren yıllık bir seçimdir (IRS). “Ödendiğinde” ifadesi muhasebe yöntemine bağlıdır: tahakkuk esasında borcun doğduğu an demektir ve bu, ödemeden önceki bir yıla denk gelebilir (yönetmelik). Limit, işletmenin geçerli mali tablosunun (applicable financial statement) olup olmadığına göre değişir.

Geçerli mali tablo; ABD Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu'na (SEC) verilen bir belge, kredi, sahiplere raporlama veya vergi dışı başka önemli bir amaç için kullanılan ve bağımsız bir CPA raporu içeren onaylı bir denetim ya da IRS ve SEC dışındaki bir devlet kurumunun istediği bir tablodur (yönetmelik).

Yönetmelik metni, geçerli mali tablosu olmayan işletmeler için hâlâ $500 tutarını veya yayımlanmış rehberde belirlenen başka bir tutarı yazar. Notice 2015-82, bu tutarı 1 Ocak 2016'da veya sonrasında başlayan vergi yılları için $2.500 değerine yükseltmiştir.

Limit şöyle sayılır:

• Test fatura başına yapılır; faturada her kalemin maliyeti ayrı gösteriliyorsa kalem başına yapılır. Yönetmelikteki örnekte aynı faturadaki on yazıcı on kalem sayılır.
• Aynı faturada gösterilen teslimat veya kurulum bedeli kalemin maliyetine eklenir. Bir fatura birkaç kalemi ve ortak teslimat veya kurulumu kapsıyorsa bu maliyeti makul bir yöntemle (örneğin fiyatlarla orantılı olarak) kalemlere dağıtın ve her kalemi payıyla test edin. Mobilyaları seçen tasarımcının ücreti gibi ayrı bir faturada gelen maliyetlerin eklenmesi gerekmez.
• Normalde tek parça olarak satın alınan bir malı limitin altında parçalara bölmek için düzenlenen faturalar, yönetmeliğin kötüye kullanımı önleme kuralını devreye sokabilir.

Güvenli liman için kayıtlarım neyi göstermeli?

Üç şart birlikte sağlanmalıdır: vergi yılının ilk gününde var olan bir politika, kalemi bu politikaya uygun gider yazan kayıtlar ve limit içinde kalan bir maliyet (yönetmelik).

• Yılın başında bir politika; çoğu zaman aktifleştirme eşiği denir. Belli bir dolar tutarının altındaki alımları veya faydalı ömrü 12 ay ya da daha kısa olan kalemleri gider yazar. Geçerli mali tablosu olmayan işletmede yazılı olması gerekmez; olanlarda yazılı olmalıdır (IRS).
• Kalem kayıtlarda gider yazılır. Varlık hesabında tutulan ve karşısında amortisman kaydedilen bir laptop genellikle bu testi geçemez.
• Maliyet IRS limitinin içindedir ve kalem politikaya uyar. Dolar tutarlı bir politikada kalemin maliyeti o tutarın da altında olmalıdır: yalnızca düşük bir tutarın altındaki kalemleri gider yazan politika, IRS limiti kapsasa bile daha pahalı bir laptopu güvenli limanın dışında bırakır; IRS limitinin “altındaki” kalemleri gider yazan politika da maliyeti tam limite eşit olan kalemi kapsamaz. Faydalı ömrü 12 ay veya daha kısa kalemler için politika ikinci bir yoldur ve yine IRS limitiyle sınırlıdır; iki politikası da olan işletme, güvenli limanı iki politikadan birine göre şartları sağlayan kalemlere uygular.

Yıl ortasında ya da işletmenin ilk yılında benimsenen bir politika CPA'ya danışılacak bir konudur: yönetmelik, politikanın vergi yılı başında var olmasını ister. Geçerli mali tablosu olmayan bir işletmenin politikası IRS limitinden fazlasını gider yazabilir ve IRS, politika geliri açıkça yansıtıyorsa limitin üzerindeki kalemlerin yine de indirilebileceğini söyler.

De minimis güvenli liman seçimini nasıl yaparım?

Seçim, alımların yapıldığı her yıl için süresinde verilen asıl beyannameye (uzatmalar dahil) eklenen bir bildirimdir. Muhasebe yöntemi değişikliği değildir; bu yüzden Form 3115 kullanılmaz (IRS).

1. Kayıtların her uygun kalemi, yılın ilk gününde yürürlükte olan bir politikaya göre gider yazdığını doğrulayın.
2. Bildirimin başlığını “Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election.” olarak yazın.
3. Mükellefin adını, adresini ve vergi kimlik numarasını yazın; mükellefin 1.263(a)-1(f) bölümü uyarınca de minimis güvenli liman seçimini yaptığını belirtin.
4. Bildirimi, tutarların ödendiği yılın asıl beyannamesine ekleyin.
5. Her yıl yineleyin; bir yılın bildirimi bir sonraki yılı kapsamaz.

Seçim, o yıl ödenen tüm uygun kalemleri kapsar; ortaklık veya S şirketi seçimi sahipleri adına değil kendi adına yapar ve seçim o yıl için geri alınamaz (yönetmelik). Şahıs işletmesi sahibi tutarları Schedule C'nin Part V bölümünde diğer giderler olarak gösterir, başka bir satırda göstermez (Schedule C talimatları).

Güvenli liman neleri kapsam dışı bırakır ve bir kalemin maliyeti limitin üzerindeyse ne olur?

Güvenli liman stoku, araziyi ve bazı yedek parçaları kapsam dışı bırakır; yalnızca maddi mülk için geçerlidir, bu yüzden yazılım lisansları ve diğer maddi olmayan varlıklar başka kurallara tabidir (yönetmelik). Ayrıca 263A maddesi, işletmenin ürettiği veya yeniden satmak için aldığı mala ait maliyetin parçası olan alet ve ekipmanın aktifleştirilmesini yine gerektirebilir; brüt hasılatı 448(c) maddesindeki eşiklerin altında kalan bazı işletmeler 263A maddesinden muaftır (IRS).

Limit, güvenli liman için bir testtir; indirimlere konan bir üst sınır değildir. Limitin üzerindeki kalem otomatik olarak aktifleştirilmez (IRS): onarım veya sarf malzemesiyse indirilebilir, değilse amortismana tabi tutulur ya da 179. madde veya ek amortisman ile ilk yıl indirilir. Bu tercihi ilk yılda ekipmanı gider yazma rehberi ele alır; bina onarımı için kiralık mülkte onarım mı iyileştirme mi rehberine bakın.

Kişisel işlerde de kullandığım iş bilgisayarının maliyetinin tamamını indirebilir miyim?

Yalnızca işte kullanılan bir bilgisayar, güvenli liman testlerini sağlıyorsa tamamen indirilebilir; kişisel amaçla da kullanılıyorsa yalnızca işle ilgili pay indirilebilir. Güvenli liman bir alımın ne zaman indirileceğini belirler, ne kadar indirileceğini belirlemez: tutar yine de olağan ve gerekli bir işletme gideri olmalıdır (yönetmelik) ve kısmen kişisel olan bir giderin kişisel kısmı genellikle indirilemez (Publication 334).

Limit, fatura veya kalem başına ödenen tutar üzerinden test edilir (yönetmelik); bu yüzden ikinci bir bilgisayar kendi ödenen tutarıyla ayrıca ölçülür ve yalnızca işle ilgili payı indirilebilir (Publication 334). Fotoğraf ve video kayıt ekipmanı, genellikle eğlence, dinlence veya hoşça vakit geçirme amacıyla kullanılan türdeyse ve yalnızca işletmenin düzenli iş yerinde ya da asıl ticari faaliyetiyle bağlantılı olarak kullanılmıyorsa listelenmiş mülk (listed property) sayılır (yönetmelik). Güvenli liman onu indirse bile listelenmiş mülk için maliyet ve işte kullanım kayıtları tutulmalıdır (yönetmelik); 179. madde ve amortisman için de işte kullanım testi vardır (Publication 946). Yüzdenin nasıl hesaplanacağı karma kullanımlı giderler rehberinde anlatılır.

Kayıtlarda bir varlık hesabını gider hesabına nasıl çeviririm?

Maliyeti yevmiye kaydıyla varlık hesabından gider hesabına aktarın, ardından kaydedilmiş amortismanı tersine çevirin. Bunu yalnızca kalem seçimin yapıldığı yıl içinde alınmışsa ve politikaya uyuyorsa yapın. Önceki bir yılda alınan kalem o yılın içinde test edilmiştir, çünkü seçim, yapıldığı yıl içinde ödenen tutarları kapsar.

1. Kalemi kontrol edin: IRS limitinin içinde olmalı ve politikaya (dolar tutarı veya 12 aylık faydalı ömür kuralı) uymalı; politika da yılın ilk gününde yürürlükte olmalıdır.
2. Gider hesabını borçlandırın, varlık hesabını kalemin maliyeti kadar alacaklandırın.
3. Amortisman kaydedilmişse tersine çevirin: aynı yılda aynı tutar için birikmiş amortisman hesabını borçlandırın, amortisman gideri hesabını alacaklandırın. Kayıt daha önceki, kapanmış bir yılda yapıldıysa, kaydın ve önceki yıllara etkisinin bir CPA tarafından incelenmesi gerekir.
4. Kalemi sabit kıymet listesinden çıkarın.
5. Politikayı ve dolar tutarını gelecek yılın beyannamesi için yazılı hale getirin.

Düzeltmeyi beyanname verilmeden yapın ki ikisi uyuşsun. Yıl kapanmış veya beyanname verilmişse, yönetmelik güvenli liman testi için kayıt düzeltmesinin ne kadar geç yapılabileceğini söylemez; verilmiş bir yılın kayıtlarını değiştirmek düzeltme beyannamesi gerektirebilir; bkz. vergi dönemi öncesinde sınıflandırılmamış giderler.

Kayıt politikasına aykırı gider yazılan bir kalem ise ters yöne gider: bir varlık hesabına alınır ve amortisman kullanıma alındığı tarihte başlar. Kayıtlar ile beyanname yine de haklı bir nedenle farklı olabilir; örneğin kayıtlarda aktifleştirilen bir kalemde 179. madde veya ek amortisman uygulanması gibi. Bir şirketin Schedule M-1'i, kayıtlardaki geliri beyannamedeki gelirle mutabık hale getirir (Form 1120 talimatları). Sabit kıymet listesinde bir vergi sütunu, bir de kayıt sütunu tutun; bkz. eksik amortisman çizelgesini yeniden oluşturma.

Bu yıl seçimi unuttum: seçeneklerim neler?

Yönetmelik, bildirimin süresinde verilen asıl beyannameyle birlikte verilmesini ister. Seçimin muhasebe yöntemi değişikliğiyle yapılamayacağını ve Komiser (Commissioner) geç seçime onay vermeden önce düzeltme beyannamesiyle yapılamayacağını söyler (yönetmelik). IRS'nin maddi mülk sayfası yalnızca süresinde verilen bildirimi anlatır, sonradan düzeltme yolu göstermez.

Geç seçim affı, seçim kuralının işaret ettiği iki yönetmelikten gelir:

• Otomatik altı ay. 301.9100-2(b) maddesi, beyannameyle birlikte yapılması gereken bir düzenleyici seçimi, beyanname zamanında verilmişse, beyannamenin uzatmalar sayılmadan asıl son tarihinden itibaren altı ay içinde yapma hakkı verir. De minimis seçimi bu türden bir seçimdir ve kuralı, süre uzatımları için 301.9100-1 ile 301.9100-3 maddelerine yönlendirir. Başvuru, bildirimi içeren bir düzeltme beyannamesidir; üstüne “FILED PURSUANT TO § 301.9100-2” yazılır ve süresinde verilseydi nereye gidecekse oraya gönderilir. Karar talebi veya kullanıcı ücreti gerekmez, ancak etkilenen her yılın beyannamesi seçimle tutarlı olmalıdır. Seçim kuralının kendisi, Komiser geç seçime onay vermeden önce düzeltme beyannamesi verilmesini engeller ve bu otomatik uzatmanın o onay sayılıp sayılmadığını söyleyen bir kaynak yoktur; bu yüzden herkes buna güvenmeden önce bir CPA doğrulamalıdır.
• Onay talebi. 301.9100-3 maddesi diğer durumları kapsar. Kullanıcı ücretli bir mektup karar (letter ruling) talebidir; mükellef makul ve iyi niyetle hareket etmişse ve Devletin çıkarları zarar görmüyorsa kabul edilir.

Seçim yoksa $200 veya altındaki kalemler genellikle sarf malzemesidir; geri kalanlar genellikle aktifleştirilir ve amortismana tabi tutulur. 179. madde, yasal sürede verilen bir düzeltme beyannamesinde seçilebilir (Form 4562 talimatları); ek amortisman ise işletme dışında kalmayı seçmedikçe uygulanır; bkz. ilk yılda ekipmanı gider yazma.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tüm tutarlar ABD dolarıdır ve hiçbir işletmenin geçerli mali tablosu yoktur.

Ayrı faturalarla laptop ve monitör

Serbest çalışan bir tasarımcı, ayrı faturalarla $1.800'lık bir laptop ve $900'lık bir monitör alır. Kayıtlarda yılın ilk gününden beri $2.500'ün altındaki alımları gider yazma politikası vardır, ikisi de bir gider hesabına işlenmiştir ve tasarımcı seçim bildirimini süresinde verilen beyannameye ekler. Her kalem limitin altındadır; ikisi de olağan ve gerekli işletme giderleriyse Schedule C'de diğer giderler olarak indirilebilir.

Ertesi yıl tasarımcı $2.000'lık bir tablet alır ve bildirimi beyannameye eklemez. İlk yılın seçimi devretmez; bu yüzden tablet o yıl için güvenli limanın dışında kalır.

Limitin üzerinde bir testere

Bir müteahhit $3.800'lık bir testere alır. Testere limitin üzerindedir; güvenli liman uygulanmaz ve normal kurallar belirler. Yıllarca dayanan bir testere genellikle aktifleştirilir ve amortismana tabi tutulur; bu, maliyeti yıllara yayar. Testere şartları sağlıyorsa 179. madde veya ek amortisman maliyeti ilk yıl indirebilir.

Varlık olarak kaydedilen tablet

Bir danışman bir tablet için $2.000 öder, ekipman hesabına kaydeder ve amortisman ayırır; beyannamede ise indirir. Kayıtlar ile beyanname uyuşmaz. Beyannamedeki indirim 179. madde veya ek amortismana dayanıyorsa fark kalabilir. Güvenli limana dayanıyorsa kayıtlar tableti gider yazmalıdır: yılın ilk gününde $2.500'ün altındaki kalemleri gider yazma politikası varsa ve beyanname henüz verilmemişse danışman $2.000'ı gider hesabına aktarır, amortismanı tersine çevirir ve seçim bildirimini ekler; ikisi böylece uyuşur. Bu politika yoksa tablet güvenli limanın dışındadır; 179. madde veya ek amortisman uygulanıyorsa beyanname tableti yine ilk yılda indirebilir; bkz. ekipman rehberi.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Yıllık alımlar on binlerce doları buluyor veya limitin üzerinde kalemler var: her yıl 179. madde, ek amortisman veya normal amortisman belirler. İlk yılda ekipmanı gider yazma ve yıl sonundan önce ekipman alma rehberlerini okuyun; her kalemi gider mi varlık mı diye muhasebe kayıtları desteğiyle ayırın.
• Kayıtlar ve beyanname aynı kalemleri farklı işliyor: sabit kıymet listesini ve gider hesaplarını beyannameyle muhasebe kayıtları desteği ve eksik amortisman çizelgesini yeniden oluşturma rehberiyle mutabık hale getirin.
• Önceki hazırlayıcı seçimi hiç yapmadı veya bir yılı kaçırdınız: geç seçimin mümkün olup olmadığı olgulara bağlıdır; her yılın kayıtlarını ve verilmiş beyannameyi birlikte muhasebe kayıtları desteğiyle inceletin.
• Yıl sonu alımı kişisel ve iş kullanımını karıştırıyor: faturayı veya kalemi ödenen tutar üzerinden limite karşı test edin, ardından yalnızca işle ilgili payı indirin; payı karma kullanımlı giderler rehberiyle hesaplayın ve her kalemde kayıtlar ile beyannamenin uyuşmasını muhasebe kayıtları desteğiyle sağlayın.
• Alım, kiralık bir binada onarım veya iyileştirme: kiralık mülkte onarım mı iyileştirme mi rehberine bakın.
• Para işletme açılmadan önce harcandı: bkz. LLC veya şahıs işletmesi için kuruluş giderleri.