QuickBooks Kategorisiz Gelir ve Gider: Vergiden Önce Düzeltin

Kategorisiz Gider ve Kategorisiz Gelir nedir?

“Uncategorized Expense” (kategorisiz gider) ve “Uncategorized Income” (kategorisiz gelir), muhasebe yazılımının yerleştiremediği banka satırını koyduğu bekleme hesaplarıdır; örneğin hiçbir kurala uymayan bir banka akışı satırı veya varsayılan hesabı olmayan bir alıcı. Bakiye bir vergi kategorisi değildir. Hiçbir beyannamede “kategorisiz” diye bir satır yoktur.

Defterleriniz brüt geliri, indirimleri ve kredileri göstermeli ve bunları kanıtlamaya yetmelidir (Publication 583; 26 CFR 1.6001-1). Schedule C Part V, diğer her gideri türü ve tutarıyla ister (talimatlar). Yayımlanmış son talimatlarda Form 1120 26. satır, Form 1120-S 20. satır ve Form 1065 21. satır, her indirimi türü ve tutarıyla listeleyen bir açıklama ister (1120; 1120-S; 1065). Bu yüzden her kalem beyannameye ulaşmadan önce sınıflandırılmalıdır.

Vergi özetinde veya vergi raporunda eksik görünen bir gider genellikle hâlâ kategorisiz bir hesaptadır, hiç deftere girmemiştir veya Schedule C gideri değildir. Hangisi olduğunu anlamak için eksik giderler bölümüne bakın.

Şu durumlarda vaka basit değildir:

• bakiye birkaç küçük kalemi değil, aylarca kalemi veya binlerce doları tutuyorsa;
• defterler bir ortaklık veya S şirketi beyannamesini besliyorsa;
• bu defterlerden bir beyanname zaten verildiyse;
• bir kredi veren kuruluş veya IRS hesap özeti istediyse;
• ekipman, sahip ücreti veya kişisel harcamalar yığının içindeyse.

Önce şunları toplayın: yıl için hesap bazında gelir tablosu, aynı raporun aylık hali, banka ve kart hesap özetleri, makbuzlar ve geçen yılın beyannamesi.

Menüler ürüne ve sürüme göre değişir; bu yüzden bu rehber tıklama yollarını değil, vergi tarafını ve iş sırasını anlatır.

Yıl sonundan önce tüm kategorisiz işlemleri nasıl bulurum?

Her kategorisiz hesap için tüm vergi yılının işlem raporunu çalıştırın, her kalemi gerçek hesabına taşıyın ve hiçbir şey defterlerin dışında kalmasın diye her banka ve kart hesabının mutabakatını yapın.

1. “Uncategorized Expense” ve “Uncategorized Income” için işlem ayrıntısını vergi yılının ilk gününden son gününe kadar çalıştırın. Bakiye daha önce başladıysa o yılları da çalıştırın.
2. Her banka ve kredi kartı hesabının mutabakatını yılın son gününe kadar yapın. Mutabakat; hesap özetindeki, çek defterindeki ve defterlerdeki hataları yakalar (Publication 583). Deftere hiç ulaşmayan bir banka satırı, açıklayamadığınız bir fark olarak görünür. Bkz. banka akışı mutabakat değildir.
3. Her kalemi, makbuza ve işletme amacına bakarak, beyanname satırını besleyen hesaba taşıyın.
4. Yalnızca henüz yerleştiremediklerinize kısa bir liste tutun: tarih, alıcı, tutar ve soru. Alıcıya göre sıralayın. Tekrar eden bir alıcı, varsayılan hesap için adaydır.

Defterler aylarca gerideyse gecikmiş defterleri tamamlamak rehberiyle başlayın.

Her kalem için doğru kategoriyi nasıl seçerim?

Her kaleme üç soru sorun: Ne oldu, işletme gerekçesi neydi ve hangi beyanname satırını besliyor. Bir işletme gideri hem olağan hem gerekli olmalıdır (Publication 334; 162. madde). Destekleyici belge, ödenen tutarı ve bunun bir işletme gideri olduğunu göstermelidir (Publication 583).

Şahıs işletmesi sahibi veya şahıs işletmesi olarak vergilendirilen tek üyeli LLC için Schedule C'de yaygın yerler şunlardır:

Satır numaraları yayımlanmış son Schedule C formundan gelir; beyanname verdiğiniz yılın formuyla karşılaştırın. Tam eşleştirme Schedule C için hesap planı rehberindedir.

Ortaklık, S şirketi veya C şirketi aynı olağan ve gerekli testini uygular, ancak beyannamesinin kendi satırları ve diğer indirimler için bir açıklaması vardır. Bkz. defterlerden işletme vergi beyannamesine.

Yemekleri nasıl sınıflandırırım ve eğlence giderleri ne olur?

İşletme yemeklerini kendi hesabına, tam maliyetiyle koyun. Bir işletme yemeğinin genellikle yalnızca %50 oranı indirilebilir (274(n) maddesi) ve eğlence genellikle indirilemez; bu yüzden defterlerinizdeki yemek toplamı genellikle Schedule C 24b satırından büyüktür. Bu fark eksik bir gider değildir.

2025'ten sonra ödenen tutarlar için işverenin rahatlığı amacıyla sağlanan yemekler ve işverenin işlettiği yemek tesisindeki yiyecekler genellikle indirilemez (274(o) maddesi). Bunları ayrı bir hesapta tutun. Kimlerin yararlanabileceği, makbuzun neyi göstermesi gerektiği ve istisnalar işletme yemekleri indirimi rehberindedir.

Olağan gider olmayanlar nelerdir: ekipman, sahibin çekimleri ve kişisel harcamalar?

Ekipman, sahibin çekimleri, kredi geri ödemeleri ve kişisel harcamalar, para işletme hesabından çıkmış olsa bile olağan gider değildir.

Aynı makbuzdaki malzeme ve kişisel bir kalem gibi birkaç şeyi kapsayan ödeme hesaplara bölünür ve kişisel kısım genellikle indirilemez (Publication 334). Bkz. karma kullanımlı giderler.

Vergi özetimde veya vergi raporumda neden bazı giderler eksik?

Defterlere dayalı bir vergi özetinde bir gider; kategorisiz bir hesapta durduğu, hiç deftere girmediği, gider dışında bir şey olarak kaydedildiği, defterin dışında hesaplandığı veya hiç Schedule C gideri olmadığı için eksik olur.

Defterler ile beyanname çoğu zaman bunun gibi kalemlerle farklılaşır; bu yüzden her farkın bir listesini tutun. Bkz. defterlerden işletme vergi beyannamesine.

Tanımlayamadığım kalemlerle ve kişisel harcamalarla ne yaparım?

Önce belgeyi arayın. Destekleyemediğiniz bir kalemin indirimi risk altındadır: IRS, tutarı ve bunun bir işletme gideri olduğunu gösteren defterler ve destekleyici belgeler bekler (Publication 583).

• Hesap özetindeki alıcı metnini tam okuyun, e-postanızda ve kart uygulamasında makbuz arayın ve satıcıdan bir kopya isteyin. Bkz. işletme giderleri için kayıp makbuzlar.
• Seyahat (yemekleri dahil), hediye ve araç giderlerinde, yaklaşık veya tahmini olarak belirlediğiniz tutarlar indirilemez (Publication 463).
• Bir kalem bilinmez kalırsa, tarih, alıcı ve tutarla birlikte hazırlayıcınız için listeleyin. Bakiyeyi sıfırlamak için kalemi adı konmuş bir satıra koymayın.

İşletme hesabından ödenen kişisel harcama bir işletme gideri değildir (262. madde). Şahıs işletmesinde sahibin çekimidir (Publication 334). Ortaklık veya şirket için doğru kayıt işletme türüne bağlıdır: bkz. işletme hesabından ödenen kişisel giderler.

Kategorisiz Gelir için her yatışı kaynağına göre ayırın. Brüt hasılat, işletmeden elde ettiğiniz gelirdir ve IRS her yatışın kaynağını işletme geliri, kişisel para veya kredi olarak belirlemenizi önerir (Publication 583).

• İşletme geliri. Her satışı bir faturayla eşleştirin. Aynı satışın iki kez sayılması defterlerde mükerrer gelir rehberinde, kapanmayan yatış bekleme bakiyesi ise Undeposited Funds bakiyesi rehberindedir.
• Kendi koyduğunuz para ve kredi tutarları. Satış değildir.
• Ödeme işlemcisi ödemeleri. Bir ödeme çoğu zaman komisyonlar ve iadeler düşülmüş nettir ve satış vergisini içerebilir. Form 1099-K tutarı gelir olarak bildirilecek tutar olmayabilir (Publication 334). Her ödemeyi bölün: brüt satışlar gelire, komisyonlar giderlere ve alıcıya yüklenen, sizin tahsil edip yatırmanız gereken satış vergisi bir borç hesabına; çünkü bu vergi brüt hasılat değildir. Satıcı olarak size yüklenen bir satış vergisi farklıdır: tahsil edilen tutar brüt hasılattır ve vergi 23. satırda giderdir (talimatlar). Bkz. satışların ve ödemelerin mutabakatı.

Kategorisiz kalemlerin geri gelmesini nasıl önlerim?

Tekrar eden alıcılara varsayılan hesap verin, kalemin arkasındaki banka kuralını düzeltin ve iki hesabı her ay gözden geçirin.

• Alıcı varsayılanı. Kayıtların çoğu tek bir alıcıdan geliyorsa, ona varsayılan bir gider hesabı verin.
• Banka kuralı. Kalemi oraya bir kural koyduysa kuralı düzeltin; yoksa hesap gelecek ay yine dolar.
• Aylık inceleme. Mutabakattan sonra iki Kategorisiz hesap da boş olmalıdır. IRS, her ay mutabakat yapmanızı ve destekleyici belgeleri yıla ve türe göre düzenli tutmanızı söyler (Publication 583).
• Amacı o anda not edin. Giderin yapıldığı sırada veya hemen sonrasında tutulan kayıt, sonradan yeniden oluşturulandan daha değerlidir (Publication 463).

Beyanname verilmiş bir yıldaki kayıtları değiştirebilir miyim?

Defterleri değiştirmek verilmiş bir beyannameyi değiştirmez; bu yüzden verilmiş bir dönemde yeniden kodlama yapmadan önce muhasebecinizle anlaşın. Kilitli dönem vergi beyannamesi verildikten sonra kapanış tarihi rehberinde anlatılır.

Aynı yıl içinde tamamen indirilebilir gider satırları arasında yeniden kodlama net kârı değiştirmez. Beyannamenin düzeltilmesi gerekip gerekmediği, bildirdiği tutarların doğru olup olmadığına bağlıdır: IRS, gelir, indirim, kredi veya vergi yükümlülüğündeki bir değişikliği düzeltme nedeni olarak sayar (IRS). İade talebi genellikle asıl beyannamenin verilmesinden 3 yıl sonra veya verginin ödenmesinden 2 yıl sonra, hangisi daha sonraysa içinde verilmelidir (IRS). Bu süre iade talepleri için geçerlidir. Ek vergi borcunuz varsa düzeltme, verginin asıl son tarihini uzatmaz: faiz o tarihten verginin ödendiği tarihe kadar işler (Form 1040-X talimatları).

Nakit esasında giderler genellikle ödendikleri yıla aittir (Publication 538). Eski bir kaydın basit bir kayıt hatası mı yoksa zamanlama sorunu mu olduğu olgulara bağlı olabilir.

S şirketi, düzeltilen her kalemi belirten bir açıklamayla düzeltme Form 1120-S verir. Hissedar tutarları değişirse düzeltme Schedule K-1'leri (ve gereken yerde K-3'ü) de verir ve her hissedara bir kopya iletir (talimatlar); hissedarın kendi beyannamesi genellikle K-1 ile uyuşmalıdır (K-1 talimatları). Ortaklık düzeltme Form 1065 verir veya merkezi ortaklık denetim rejimi geçerliyse, ki uygun bir ortaklık dışında kalmayı seçmedikçe varsayılan budur, idari düzeltme talebi verir. Talep, beyannamenin verildiği tarih ile uzatmasız son tarihinden sonraki olanından itibaren 3 yıl içinde verilmelidir (Form 1065 talimatları; 6227. madde). C şirketi Form 1120-X kullanır. Şahıs işletmesi sahibinin durumu işletme gideri hatalarında beyannamenin düzeltilmesi rehberindedir.

Defterleri hazırlayıcıma vermeden önce toplamları nasıl kontrol ederim?

Bu kontrolleri sırayla yapın. Her biri farklı türde bir hatayı yakalar.

1. İki Kategorisiz hesap da vergi yılı için sıfır gösterir veya kalan her kalem yanında bir soruyla bir listededir.
2. Her banka ve kredi kartı hesabının yıl sonu mutabakatı tutar: henüz tahsil edilmemiş kalemler için düzeltilen hesap özeti bakiyesi, vergi yılının son günündeki defterlere eşittir.
3. Gelir, beyannamenin muhasebe yöntemine göre satış kayıtlarınızla uyuşur (Publication 538). Satış olmayan yatışları çıkarıp ödeme işlemcisinin tuttuğu komisyonları ekledikten ve nakit satışlar, iadeler, işlemcide bekleyen bakiyeler ve tahakkuk esasında ödenmemiş faturalar için pay bıraktıktan sonra yatışlar farkı açıklar.
4. Diğer her gider, açıklayabileceğiniz bir tutarla kendi adlandırılmış hesabındadır.
5. Yemekler kendi hesabında tam maliyetle yer alır ve işletme milleri, yılın toplam miliyle birlikte kaydedilir (Publication 463).
6. Sahibin çekimleri, kişisel harcamalar ve sahibin kendi gelir vergisi ödemeleri gider hesaplarının dışındadır. Bir ortaklığın veya S şirketinin kendi geliri üzerinden ödediği eyalet gelir vergisi farklı bir durumdur: yayımlanacak düzenlemeleri duyuran IRS rehberi Notice 2020-75, kuruluşun bunu indirebileceğini söyler; bu yüzden taşımadan önce hazırlayıcınıza sorun.

Hesap bazında gelir tablosunu, işlem ayrıntısını, hesap özetlerini, makbuzları ve geçen yılın beyannamesini gönderin. Hazırlayıcı için tam liste muhasebe temizliği kontrol listesi ve yıl sonu kapanış kontrol listesi rehberlerindedir. Gelir tablosu hâlâ yanlış görünüyorsa bkz. gelir tablosu yanlış görünüyor.

Örnek

Bu örnekler açıklayıcıdır; tutarlar ABD dolarıdır.

Karışık bir yığını olan serbest çalışan

Schedule C ile beyanname veren bir serbest çalışanın Kategorisiz Gider hesabında US$1.800 vardır: US$300 yazılım aboneliği, bir dizüstü bilgisayar için US$1.200 ve US$300 müşteri yemeği. Abonelikler Part V'e diğer giderler olarak gider. Dizüstü bilgisayar olağan gider listesinden çıkar: olgulara ve yapılan seçimlere göre birinci yılda indirilir (ek amortisman, 179. madde veya küçük alım güvenli limanı) veya zamana yayılarak amortismana tabi tutulur; bkz. küçük alımları gider yazmak mı aktifleştirmek mi. Yemekler tam maliyetle bir yemek hesabına gider; %50 sınırıyla beyanname US$150 gösterir.

Kategorisiz Gelir hesabındaki US$5.000, US$4.200 ödeme işlemcisi ödemesine ve gelir olmayan US$800 sahibin kendi koyduğu paraya ayrılır. Ödemeler, US$100 komisyon düşüldükten sonra US$4.300 satışı kapsar: satışlar brüt hasılattır ve US$100 daha küçük bir satış değil, giderdir.

14 aylık kalemi olan bir LLC

Schedule C ile beyanname veren tek üyeli bir LLC'nin 14 ayı kapsayan Kategorisiz Gider hesabında US$22.000 vardır. Beyannamesi verilmiş ilk 8 ayı kapsayan birinci yılda US$13.000, son 6 ayı kapsayan ve hâlâ açık olan ikinci yılda US$9.000 bulunur.

Sınıflandırılınca US$4.000 ekipman, US$3.000 sahibin kişisel harcaması ve US$15.000 olağan giderdir. Yalnızca US$15.000 adı konmuş gider satırlarına gider. Ekipman varlık sorusuna, kişisel harcama sahibin çekimine gider. Her grup sonra yıllara bölünür. Birinci yıl beyannamesi kişisel kalemleri indirdiyse veya olağan giderleri dışarıda bıraktıysa “Beyanname verilmiş bir yıldaki kayıtları değiştirebilir miyim?” başlığına bakın.

Mil kaydedildi, araç gideri yok

Bir şahıs işletmesi sahibi 8.000 işletme mili kaydetti, ancak vergi özeti hiç araç gideri göstermiyor. Kayıt bir kayıttır, gider girişi değildir. Standart mil oranı kullanılıyorsa 9. satır, işletme milleri çarpı bu oran artı otopark ve geçiş ücretleri olarak hesaplanır. Hazırlayıcı bu rakamı kayıttan alabilir; gelir tablosunun beyannameyle uyuşması için defterlerde de eşleşen bir kayıt veya not bulunmalıdır.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bakiye aylarca kaleme veya binlerce dolara ulaşıyor, defterler bir ortaklık veya S şirketi beyannamesini besliyor, bu defterlerden bir beyanname zaten verildi ya da bir kredi veren kuruluş veya IRS hesap özeti istedi: bunlar, defterlerin profesyonel incelemesinin çoğunlukla işe yaradığı durumlardır. Ne hazırlayacağınız için bkz. muhasebe desteği.
• Defterler aylarca geride, IRS yıl hakkında yazdı veya bir kredi veren kuruluş hesap özeti istiyor: bkz. gecikmiş defterleri tamamlamak, işletmenize gelen IRS bildirimi ve banka kredisi için mali tablolar.
• Bir muhasebe sorumlusu bakiyeleri kategorisiz bıraktı veya defterlerin hiç mutabakat yapılıp yapılmadığından emin değilsiniz: bkz. muhasebe sorumlunuzun işini kontrol etmek.
• Kişisel harcamalar defterlere karışmış: bkz. karışmış işletme ve kişisel paranın düzeltilmesi. S şirketi veya ortaklık sahibi için bkz. kişisel giderleri ödeyen S şirketi ve garantili ödemeler ile ortak çekimleri.
• Ekipman gider olarak, gider de varlık olarak kaydedildi: bkz. küçük alımları gider yazmak mı aktifleştirmek mi.
• Gelir iki kez sayılıyor veya bir yatış bakiyesi kapanmıyor: bkz. defterlerde mükerrer gelir ve Undeposited Funds bakiyesi.
• Şirkete ABD dışından sahipsiniz veya sizinle şirket arasındaki para yığının içinde duruyor: bkz. yabancı sahipli ABD şirketi için muhasebe ve yabancı sahipli LLC için işlem kayıtları veya sınır ötesi vergi desteği.