הוצאה או נכס: הקלת de minimis לרכישות קטנות בארצות הברית

האם לרשום מחשב נייד, טלפון או כלי עבודה כהוצאה או כנכס?

מחשב נייד, טלפון או כלי עבודה שתועלתם נמשכת הרבה מעבר לשנה נרשמים בדרך כלל כנכס (מהוונים) ומנכים אותם דרך פחת (פרסום 334; הוראות Schedule C). שלושה כללים עדיין יכולים להביא את העלות לדוח של השנה הנוכחית, לפי מחיר כל פריט.

הבחירה נעשית מדי שנה וחלה על כל פריט מתאים ששולם באותה שנה, ולכן אי אפשר לבחור מחשב נייד אחד ולדלג על אחר.

המקרה אינו פשוט אם הרכישות מגיעות לעשרות אלפי דולרים בשנה או כוללות פריטים מעל התקרה, אם הספרים מציגים את הפריט כנכס או באופן שונה מהדוח, אם ביום הראשון של השנה לא הייתה מדיניות לרכישות קטנות, אם לא הוגשה הצהרה לשנה קודמת, או אם הפריט משמש חלקית גם לצרכים פרטיים.

אספו חשבוניות מפורטות, את מדיניות הספרים לרכישות קטנות ואת החשבונות שאליהם היא נרשמת, דוחות קודמים עם הצהרות בחירה ואת רשימת הרכוש הקבוע.

מהי הקלת ה-⁠de minimis בסך ⁦$2,500⁩, ומהי התקרה?

הקלת ה-⁠de minimis (de minimis safe harbor) היא בחירה שנתית שמאפשרת לעסק בארצות הברית לנכות רכישות קטנות של רכוש מוחשי בשנה ששולם עליהן, במקום להוון אותן, בתנאי שגם הספרים רושמים אותן כהוצאה (IRS). “שולם” נקבע לפי שיטת החשבונאות: בשיטת צבירה הכוונה לשנה שבה נוצר החיוב, וזו יכולה להיות שנה מוקדמת מזו של התשלום (התקנה). התקרה תלויה בשאלה אם לעסק יש דוח כספי מוכר (applicable financial statement).

דוח כספי מוכר הוא דוח שמוגש ל-⁠SEC, דוח מבוקר ומאושר בידי CPA עצמאי שמשמש לאשראי, לדיווח לבעלים או למטרה מהותית אחרת שאינה מס, או דוח שרשות ממשלתית אחרת מלבד IRS ו-⁠SEC דורשת (התקנה).

נוסח התקנה עדיין קובע ⁦$500⁩ לעסקים בלי דוח כספי מוכר, או סכום אחר שנקבע בהנחיה שפורסמה. הודעה ⁦2015-82⁩ העלתה אותו ל-⁠⁦$2,500⁩ לשנות מס שמתחילות ב-⁠1 בינואר 2016 או אחריו.

כך סופרים את התקרה:

• הבדיקה נעשית לכל חשבונית, או לכל פריט אם החשבונית מציגה את עלות כל פריט. הדוגמה בתקנה מתייחסת לעשרה מדפסות בחשבונית אחת כאל עשרה פריטים.
• משלוח או התקנה שמחויבים באותה חשבונית נחשבים חלק מעלות הפריט. אם חשבונית אחת מכסה כמה פריטים ואת המשלוח או ההתקנה המשותפים, מחלקים את העלות הזו בין הפריטים בשיטה סבירה, למשל יחסית למחיר, ובודקים כל פריט עם חלקו. עלויות שמחויבות בחשבונית נפרדת, כמו שכר מעצב על בחירת הרהיטים, אינן חייבות להיות מתווספות.
• חשבוניות שנוצרו כדי לפצל רכוש שנרכש בדרך כלל כיחידה אחת לחלקים מתחת לתקרה עלולות להפעיל את כלל מניעת ההתחכמות שבתקנה.

מה הספרים צריכים להראות כדי לקבל את ההקלה?

שלושה תנאים צריכים להתקיים: מדיניות שהייתה קיימת ביום הראשון של שנת המס, ספרים שרושמים את הפריט כהוצאה בהתאם אליה, ועלות בתוך התקרה (התקנה).

• מדיניות בתחילת השנה, שנקראת לרוב סף היוון. היא קובעת שרכישות מתחת לסכום מסוים, או פריטים עם אורך חיים שימושי של 12 חודשים או פחות, נרשמות כהוצאה. בלי דוח כספי מוכר אין חובה שתהיה בכתב; עם דוח כזה חובה (IRS).
• הפריט נרשם כהוצאה בספרים. מחשב נייד שנרשם בחשבון נכסים וגם נרשם לו פחת בדרך כלל אינו עומד בבדיקה הזו.
• העלות בתוך תקרת IRS והפריט מתאים למדיניות. במדיניות לפי סכום, הפריט חייב לעלות גם פחות מהסכום הזה: מדיניות שרושמת כהוצאה רק פריטים מתחת לסכום נמוך משאירה מחשב נייד יקר יותר מחוץ להקלה, גם אם תקרת IRS הייתה מכסה אותו, ומדיניות שרושמת כהוצאה פריטים “פחות מ” תקרת IRS אינה חלה על פריט שעולה בדיוק את התקרה. מדיניות לפריטים עם אורך חיים שימושי של 12 חודשים או פחות היא מסלול שני, שגם הוא מוגבל בתקרת IRS; עסק עם שתי המדיניות מחיל את ההקלה על כל מה שמתאים לאחת מהן.

מדיניות שאומצה באמצע השנה, או בשנה הראשונה של העסק, היא שאלה ל-⁠CPA: התקנה דורשת מדיניות בתחילת שנת המס. עסק בלי דוח כספי מוכר יכול להחזיק במדיניות שרושמת כהוצאה יותר מתקרת IRS, ו-⁠IRS קובע שאפשר עדיין לנכות פריטים מעל התקרה אם המדיניות משקפת את ההכנסה בבירור.

איך עושים את בחירת הקלת ה-⁠de minimis?

הבחירה היא הצהרה שמצרפים לדוח המקורי שהוגש בזמן, כולל הארכות, בכל שנה שבה נעשו הרכישות. היא אינה שינוי בשיטת החשבונאות, ולכן אין משתמשים בטופס 3115 (IRS).

1. ודאו שהספרים רשמו כהוצאה כל פריט מתאים לפי מדיניות שהייתה קיימת ביום הראשון של השנה.
2. תנו להצהרה את הכותרת “Section ⁦1.263(a)-1(f)⁩ de minimis safe harbor election.”
3. ציינו את שם הנישום, כתובתו ומספר הזיהוי שלו, והצהירו שהנישום בוחר בהקלת de minimis לפי סעיף ⁦1.263(a)-1(f)⁩.
4. צרפו אותה לדוח המקורי של השנה שבה שולמו הסכומים.
5. חזרו על זה בכל שנה; הצהרה של שנה אחת אינה מכסה את הבאה.

הבחירה מכסה כל פריט מתאים ששולם באותה שנה, שותפות או חברת S עושות אותה בשם עצמן ולא בשם הבעלים, ואי אפשר לבטל אותה לאותה שנה (התקנה). בעל עסק יחידני מדווח על הסכומים כהוצאות אחרות בחלק V של Schedule C ובשום שורה אחרת (הוראות Schedule C).

מה ההקלה משאירה בחוץ, ומה אם פריט עולה יותר מהתקרה?

ההקלה אינה חלה על מלאי, קרקע וחלפים מסוימים, והיא מכסה רכוש מוחשי בלבד, ולכן רישיונות תוכנה ונכסים בלתי מוחשיים אחרים כפופים לכללים אחרים (התקנה). סעיף 263A עדיין יכול לחייב להוון כלי עבודה וציוד שעלותם שייכת לרכוש שהעסק מייצר או קונה למכירה חוזרת; עסקים מסוימים עם תקבולים ברוטו מתחת לספים שבסעיף ⁦448(c)⁩ פטורים מסעיף 263A (IRS).

התקרה היא מבחן להקלה, לא גבול לניכויים. פריט מעליה אינו מהוון אוטומטית (IRS): אם הוא תיקון או ציוד מתכלה הוא מותר בניכוי, ואחרת מפחיתים עליו פחת, או מנכים אותו בשנה הראשונה לפי סעיף 179 או פחת מואץ. ניכוי ציוד בשנה הראשונה מסביר את הבחירה הזו; לתיקון בבניין ראו תיקון או שיפור בנכס להשכרה.

האם אפשר לנכות את מלוא העלות של מחשב עבודה שאני משתמש בו גם לצרכים פרטיים?

מחשב שמשמש רק לעסק אפשר לנכות במלואו אם הוא עומד בתנאי ההקלה; אם משתמשים בו גם באופן פרטי, מנכים רק את חלקו העסקי. ההקלה קובעת מתי מנכים רכישה, לא כמה: הסכום עדיין חייב להיות הוצאה עסקית רגילה והכרחית (התקנה), והחלק הפרטי של הוצאה מעורבת אינו מותר בניכוי בדרך כלל (פרסום 334).

התקרה נבדקת לפי הסכום ששולם לכל חשבונית או פריט (התקנה), ולכן מחשב שני נבדק בנפרד, לפי מה ששולם עליו, ורק חלקו העסקי מותר בניכוי (פרסום 334). ציוד צילום והקלטת וידאו הוא רכוש רשום (listed property) כשהוא מסוג שמשמש בדרך כלל לבידור, פנאי או שעשוע, אלא אם משתמשים בו רק במקום העסק הרגיל או בקשר לעיסוק העיקרי של העסק (התקנה). על רכוש רשום צריך רישומים של עלותו ושל השימוש העסקי בו גם כשההקלה מנכה אותו (התקנה), ובדיקת שימוש עסקי לצורך סעיף 179 ופחת (פרסום 946). הוצאות מעורבות מסביר איך מחשבים את האחוז.

איך משנים בספרים חשבון נכס לחשבון הוצאה?

מעבירים את העלות מחשבון הנכס לחשבון הוצאה בפקודת יומן, ואז מבטלים פחת שכבר נרשם. עושים זאת רק אם הפריט נרכש בשנה שהבחירה נעשית עבורה ומתאים למדיניות. פריט שנרכש בשנה קודמת נבדק באותה שנה, כי הבחירה מכסה את הסכומים ששולמו בשנה שהיא נעשית עבורה.

1. בדקו את הפריט: בתוך תקרת IRS ומתאים למדיניות (הסכום שלה או כלל אורך החיים השימושי של 12 חודשים), כשהמדיניות קיימת ביום הראשון של השנה.
2. חייבו את חשבון ההוצאה וזכו את חשבון הנכס בעלות הפריט.
3. אם נרשם פחת, בטלו אותו: חייבו את הפחת שנצבר וזכו את הוצאות הפחת באותו סכום, באותה שנה. אם הוא נרשם בשנה קודמת שכבר נסגרה, הפקודה והשפעתה על שנים קודמות דורשות בדיקה של CPA.
4. הסירו את הפריט מרשימת הרכוש הקבוע.
5. כתבו את המדיניות ואת הסכום שלה לדוח של השנה הבאה.

בצעו את התיקון לפני הגשת הדוח כדי ששניהם יתאימו. אם השנה נסגרה או הדוח הוגש, התקנה אינה קובעת עד מתי אפשר לתקן את הספרים לצורך מבחן ההקלה, ושינוי ספרים של שנה שהוגשה יכול להצריך דוח מתוקן; ראו הוצאות לא מסווגות לפני מועד המס.

פריט שנרשם כהוצאה בניגוד למדיניות בספרים עובר לכיוון ההפוך: לחשבון נכס, והפחת מתחיל כשהוא נכנס לשימוש. הספרים והדוח עדיין יכולים להיות שונים מסיבה טובה, כמו סעיף 179 או פחת מואץ על פריט שהספרים מהוונים; Schedule M-1 של חברה מתאים בין הכנסה לפי הספרים להכנסה לפי הדוח (הוראות טופס 1120). נהלו ברשימת הרכוש הקבוע עמודת מס ועמודת ספרים; ראו שחזור לוח פחת חסר.

שכחתי את הבחירה השנה: מה האפשרויות שלי?

התקנה דורשת את ההצהרה בדוח המקורי שהוגש בזמן. היא קובעת שאי אפשר לעשות את הבחירה באמצעות שינוי שיטת חשבונאות, ואי אפשר לעשות אותה בדוח מתוקן לפני שהנציב מסכים לבחירה מאוחרת (התקנה). דף הרכוש המוחשי של IRS מתאר רק את ההצהרה בזמן ואינו נותן פתרון מאוחר.

הקלה לבחירה מאוחרת באה משתי תקנות שכלל הבחירה מפנה אליהן:

• שישה חודשים אוטומטיים. סעיף ⁦301.9100-2(b)⁩ נותן שישה חודשים ממועד ההגשה המקורי של הדוח, בלי לספור הארכות, לעשות בחירה רגולטורית שמגישים עם הדוח, אם הדוח הוגש בזמן. בחירת ה-⁠de minimis היא בחירה מסוג זה, וכלל הבחירה שלה מפנה לסעיפים ⁦301.9100-1⁩ עד ⁦301.9100-3⁩ להארכות זמן. ההגשה היא דוח מתוקן עם ההצהרה, שבראשו מסומן “FILED PURSUANT TO § ⁦301.9100-2⁩”, והוא נשלח למקום שאליו הייתה נשלחת הגשה בזמן. אין צורך בבקשה להחלטה ואין אגרה, אבל הדוח של כל שנה מושפעת חייב להתאים לבחירה. כלל הבחירה עצמו אוסר דוח מתוקן לפני שהנציב מסכים לבחירה מאוחרת, ואין מקור שקובע אם ההארכה האוטומטית הזו נחשבת הסכמה כזו, ולכן CPA צריך לאשר לפני שמישהו מסתמך עליה.
• בקשת הסכמה. סעיף ⁦301.9100-3⁩ מכסה מקרים אחרים. זו בקשה להחלטה בכתב (letter ruling) עם אגרה, והיא ניתנת אם הנישום פעל באופן סביר ובתום לב ואין פגיעה באינטרסים של הממשלה.

בלי הבחירה, פריטים של ⁦$200⁩ או פחות הם בדרך כלל ציוד מתכלה, ושאר הפריטים מהוונים בדרך כלל ומופחתים בפחת. אפשר לבחור בסעיף 179 בדוח מתוקן שמוגש בתוך הזמן שהחוק מתיר (הוראות טופס 4562), ופחת מואץ חל אלא אם העסק בוחר שלא להשתמש בו; ראו ניכוי ציוד בשנה הראשונה.

דוגמה

הדוגמאות להמחשה בלבד; כל הסכומים בדולרים אמריקאיים, ולאף אחד מהעסקים אין דוח כספי מוכר.

מחשב נייד ומסך בחשבוניות נפרדות

מעצבת עצמאית קונה מחשב נייד ב-⁠⁦$1,800⁩ ומסך ב-⁠⁦$900⁩ בשתי חשבוניות נפרדות. מיום הראשון של השנה יש בספרים מדיניות לרשום כהוצאה רכישות מתחת ל-⁠⁦$2,500⁩, שני הפריטים נרשמו בחשבון הוצאה, והמעצבת מצרפת את הצהרת הבחירה לדוח שהוגש בזמן. כל פריט נמצא מתחת לתקרה, ולכן אפשר לנכות את שניהם כהוצאות אחרות ב-⁠Schedule C אם הם עלויות עסקיות רגילות והכרחיות.

בשנה שלאחר מכן המעצבת קונה טאבלט ב-⁠⁦$2,000⁩ ולא מצרפת את ההצהרה לדוח. הבחירה של השנה הראשונה אינה עוברת הלאה, ולכן הטאבלט נמצא מחוץ להקלה באותה שנה.

מסור מעל התקרה

קבלן קונה מסור ב-⁠⁦$3,800⁩. הוא מעל התקרה, ולכן ההקלה אינה חלה והכללים הרגילים קובעים. מסור שמחזיק מעמד שנים מהוון בדרך כלל ומופחת בפחת, וכך העלות מתפרשת על פני שנים; סעיף 179 או פחת מואץ יכולים לנכות אותו בשנה הראשונה אם המסור מתאים.

טאבלט שנרשם כנכס

יועצת משלמת ⁦$2,000⁩ על טאבלט, רושמת אותו בחשבון ציוד ומפחיתה עליו פחת, בעוד שהדוח לרשות המסים מנכה אותו. הספרים והדוח אינם תואמים. אם הניכוי בדוח נשען על סעיף 179 או על פחת מואץ, ההבדל יכול להישאר. אם הוא נשען על ההקלה, הספרים חייבים לרשום את הטאבלט כהוצאה: כשהייתה מדיניות לרשום כהוצאה פריטים מתחת ל-⁠⁦$2,500⁩ ביום הראשון של השנה והדוח עדיין לא הוגש, היועצת מעבירה את ⁦$2,000⁩ לחשבון הוצאה, מבטלת את הפחת ומצרפת את הצהרת הבחירה; אז השניים תואמים. בלי המדיניות הזו הטאבלט נמצא מחוץ להקלה, והדוח עדיין יכול לנכות אותו בשנה הראשונה אם סעיף 179 או פחת מואץ חלים; ראו את המדריך על ציוד.

המצב שלכם שונה?

• הרכישות מגיעות לעשרות אלפי דולרים בשנה, או שיש פריטים מעל התקרה: סעיף 179, פחת מואץ או פחת רגיל מכריעים בכל שנה. קראו ניכוי ציוד בשנה הראשונה ו-רכישת ציוד לפני סוף השנה, ומיינו כל פריט להוצאה או לנכס בעזרת שירותי הנהלת חשבונות.
• הספרים והדוח מטפלים באותם פריטים באופן שונה: התאימו את רשימת הרכוש הקבוע ואת חשבונות ההוצאות לדוח בעזרת שירותי הנהלת חשבונות ו-שחזור לוח פחת חסר.
• מכין דוחות קודם לא עשה את הבחירה, או שפספסתם שנה: האם בחירה מאוחרת אפשרית תלוי בעובדות, ולכן כדאי לבדוק יחד את הספרים ואת הדוח שהוגש של כל שנה בעזרת שירותי הנהלת חשבונות.
• רכישה בסוף השנה משמשת גם לעסק וגם לצרכים פרטיים: בדקו את החשבונית או הפריט מול התקרה לפי הסכום ששולם, ואז נכו רק את החלק העסקי, שמחשבים בעזרת הוצאות מעורבות; דאגו שהספרים והדוח יתאימו בכל פריט בעזרת שירותי הנהלת חשבונות.
• הרכישה היא תיקון או שיפור בבניין להשכרה: השתמשו ב-תיקון או שיפור בנכס להשכרה.
• הכסף הוצא לפני שהעסק נפתח: ראו עלויות הקמה ל-⁠LLC או לבעל עסק יחידני.