Quy tắc an toàn de minimis: chi phí hay vốn hóa khoản mua nhỏ

Nên tính laptop, điện thoại hay dụng cụ vào chi phí hay vốn hóa?

Laptop, điện thoại hay dụng cụ có thời gian sử dụng kéo dài đáng kể hơn một năm thường phải vốn hóa: ghi là tài sản và khấu trừ dần qua khấu hao (Publication 334; hướng dẫn Schedule C). Ba quy tắc vẫn có thể đưa chi phí này vào tờ khai năm nay, tùy giá của từng món.

Lựa chọn này áp dụng theo từng năm và bao gồm mọi món đủ điều kiện đã trả trong năm đó, nên bạn không thể chọn laptop này mà bỏ laptop kia.

Trường hợp không đơn giản khi số tiền mua lên đến hàng chục nghìn đô la trong một năm hoặc có món vượt mức giới hạn, sổ sách ghi món đó là tài sản hoặc xử lý khác với tờ khai, ngày đầu năm chưa có chính sách cho khoản mua nhỏ, bản kê khai của một năm trước chưa được nộp, hoặc món đó một phần dùng cho cá nhân.

Hãy chuẩn bị hóa đơn chi tiết, chính sách của sổ sách về khoản mua nhỏ và các tài khoản mà chính sách đó ghi vào, tờ khai các năm trước kèm bản kê khai lựa chọn nếu có, và danh sách tài sản cố định.

Quy tắc an toàn de minimis $2.500 là gì, và mức giới hạn là bao nhiêu?

Quy tắc an toàn de minimis là lựa chọn áp dụng hằng năm, cho phép doanh nghiệp khấu trừ các khoản mua tài sản hữu hình nhỏ ngay khi đã trả, thay vì vốn hóa, với điều kiện sổ sách cũng ghi các khoản đó vào chi phí (IRS). "Đã trả" tùy theo phương pháp kế toán: với phương pháp dồn tích, nghĩa là khoản nợ đã phát sinh, có thể rơi vào năm sớm hơn năm thanh toán (quy định). Mức giới hạn tùy theo doanh nghiệp có báo cáo tài chính áp dụng hay không.

Báo cáo tài chính áp dụng (AFS) là hồ sơ nộp cho Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ (SEC), báo cáo đã kiểm toán kèm ý kiến của CPA độc lập dùng để vay vốn, báo cáo cho chủ sở hữu hoặc mục đích đáng kể khác không liên quan đến thuế, hoặc báo cáo mà một cơ quan chính phủ khác IRS và SEC yêu cầu (quy định).

Văn bản quy định vẫn ghi $500 cho doanh nghiệp không có báo cáo tài chính áp dụng, hoặc mức khác do hướng dẫn được công bố quy định. Notice 2015-82 đã nâng mức này lên $2.500 cho các năm thuế bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 2016 trở đi.

Cách tính mức giới hạn:

• Mức giới hạn được kiểm tra theo từng hóa đơn, hoặc theo từng món khi hóa đơn ghi giá của từng món. Ví dụ trong quy định coi mười máy in trên cùng một hóa đơn là mười món.
• Phí giao hàng hoặc lắp đặt tính trên cùng hóa đơn được cộng vào giá của món đó. Nếu một hóa đơn gồm nhiều món và phí giao hàng hoặc lắp đặt chung, hãy chia chi phí này cho các món theo cách hợp lý, chẳng hạn theo tỷ lệ với giá, rồi kiểm tra từng món với phần chi phí được chia. Chi phí tính trên hóa đơn riêng, như phí nhà thiết kế chọn đồ nội thất, không cần cộng vào.
• Hóa đơn được lập để tách tài sản thường mua nguyên bộ thành nhiều phần dưới mức giới hạn có thể kích hoạt quy tắc chống lạm dụng của quy định.

Sổ sách của tôi phải thể hiện gì để đủ điều kiện dùng quy tắc an toàn?

Phải có đủ ba điều: chính sách đã có từ ngày đầu năm thuế, sổ sách ghi món đó vào chi phí phù hợp với chính sách, và giá nằm trong mức giới hạn (quy định).

• Chính sách có từ đầu năm, thường gọi là ngưỡng vốn hóa. Chính sách này tính vào chi phí các khoản mua dưới một số tiền nhất định, hoặc các món có thời gian sử dụng từ 12 tháng trở xuống. Nếu không có báo cáo tài chính áp dụng thì chính sách không cần bằng văn bản; nếu có thì phải bằng văn bản (IRS).
• Món đó được ghi vào chi phí trong sổ sách. Laptop nằm trong tài khoản tài sản và có khấu hao ghi nhận thì nhìn chung không đạt điều kiện này.
• Giá nằm trong mức giới hạn của IRS, và món đó phù hợp với chính sách. Với chính sách theo số tiền, món đó cũng phải có giá thấp hơn số tiền ấy: chính sách chỉ tính vào chi phí các món dưới một mức thấp thì laptop đắt hơn nằm ngoài quy tắc an toàn, dù mức giới hạn của IRS cho phép, và chính sách tính vào chi phí các món "dưới" mức giới hạn của IRS không bao gồm món có giá đúng bằng mức đó. Chính sách cho các món có thời gian sử dụng từ 12 tháng trở xuống là con đường thứ hai, vẫn bị giới hạn bởi mức của IRS; doanh nghiệp có cả hai chính sách thì áp dụng quy tắc an toàn cho món đạt điều kiện theo một trong hai.

Chính sách được thông qua giữa năm, hoặc trong năm đầu của doanh nghiệp, là câu hỏi dành cho CPA: quy định yêu cầu chính sách phải có từ đầu năm thuế. Doanh nghiệp không có báo cáo tài chính áp dụng có thể có chính sách tính vào chi phí nhiều hơn mức giới hạn của IRS, và IRS cho biết các món vượt mức giới hạn vẫn có thể được khấu trừ nếu chính sách phản ánh rõ thu nhập.

Tôi làm lựa chọn quy tắc an toàn de minimis như thế nào?

Lựa chọn này là một bản kê khai đính kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn, kể cả thời gian gia hạn, cho mỗi năm phát sinh khoản mua. Đây không phải thay đổi phương pháp kế toán, nên không dùng Form 3115 (IRS).

1. Xác nhận sổ sách đã tính từng món đủ điều kiện vào chi phí theo chính sách có từ ngày đầu năm.
2. Đặt tiêu đề cho bản kê khai là "Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election."
3. Ghi họ tên, địa chỉ và mã số thuế của người nộp thuế, và nêu rõ người nộp thuế chọn áp dụng quy tắc an toàn de minimis theo section 1.263(a)-1(f).
4. Đính kèm vào tờ khai gốc của năm đã trả các khoản đó.
5. Lặp lại mỗi năm; bản kê khai của năm này không áp dụng cho năm sau.

Lựa chọn bao gồm mọi món đủ điều kiện đã trả trong năm đó, hợp danh hoặc S corporation lựa chọn cho chính pháp nhân chứ không phải cho các chủ sở hữu, và không thể hủy lựa chọn cho năm đó (quy định). Chủ doanh nghiệp một chủ ghi các khoản này vào chi phí khác ở Part V của Schedule C và không ghi ở dòng nào khác (hướng dẫn Schedule C).

Quy tắc an toàn không áp dụng cho những gì, và nếu một món có giá vượt mức giới hạn thì sao?

Quy tắc an toàn không áp dụng cho hàng tồn kho, đất và một số phụ tùng, và chỉ bao gồm tài sản hữu hình, nên giấy phép phần mềm và các tài sản vô hình khác theo quy tắc khác (quy định). Section 263A vẫn có thể buộc vốn hóa dụng cụ và thiết bị có chi phí thuộc về tài sản mà doanh nghiệp tự sản xuất hoặc mua để bán lại; một số doanh nghiệp có tổng doanh thu dưới ngưỡng của section 448(c) được miễn section 263A (IRS).

Mức giới hạn là điều kiện để dùng quy tắc an toàn, không phải mức trần của khoản khấu trừ. Món vượt mức giới hạn không tự động bị vốn hóa (IRS): món đó được khấu trừ nếu là chi phí sửa chữa hoặc vật tư, nếu không thì được khấu hao, hoặc khấu trừ ngay năm đầu qua section 179 hoặc khấu hao bổ sung. Khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu trình bày lựa chọn này; với việc sửa chữa tòa nhà, xem sửa chữa hay cải tạo bất động sản cho thuê.

Tôi có thể khấu trừ toàn bộ chi phí máy tính công việc mà tôi cũng dùng cho việc riêng không?

Máy tính chỉ dùng cho doanh nghiệp có thể được khấu trừ toàn bộ nếu đạt các điều kiện của quy tắc an toàn; nếu cũng dùng cho cá nhân, chỉ phần dùng cho kinh doanh được khấu trừ. Quy tắc an toàn quyết định khi nào khoản mua được khấu trừ, không quyết định khấu trừ bao nhiêu: số tiền vẫn phải là chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết (quy định), và phần dùng cho cá nhân của một khoản chi một phần cá nhân nhìn chung không được khấu trừ (Publication 334).

Mức giới hạn được kiểm tra trên số tiền đã trả cho mỗi hóa đơn hoặc mỗi món (quy định), nên máy tính thứ hai được tính riêng, theo số tiền đã trả cho nó, và chỉ phần dùng cho kinh doanh được khấu trừ (Publication 334). Thiết bị chụp ảnh và quay video là tài sản chịu quy định riêng (listed property) khi thuộc loại thường dùng để giải trí, tiêu khiển, trừ khi chỉ dùng tại cơ sở thường xuyên của doanh nghiệp hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh chính (quy định). Với listed property, dù quy tắc an toàn cho khấu trừ, bạn vẫn cần hồ sơ về giá và mức dùng cho kinh doanh (quy định), cùng một kiểm tra mức dùng cho kinh doanh đối với section 179 và khấu hao (Publication 946). Chi phí dùng chung cho kinh doanh và cá nhân hướng dẫn cách tính tỷ lệ.

Làm thế nào để chuyển tài khoản tài sản sang tài khoản chi phí trong sổ sách?

Chuyển giá của món đó từ tài khoản tài sản sang tài khoản chi phí bằng một bút toán, rồi hoàn lại khấu hao đã ghi. Chỉ làm khi món đó được mua trong năm áp dụng lựa chọn và đạt điều kiện theo chính sách. Món mua ở năm trước đã được kiểm tra trong năm đó, vì lựa chọn bao gồm các khoản đã trả trong năm mà lựa chọn áp dụng.

1. Kiểm tra món đó: nằm trong mức giới hạn của IRS và đạt điều kiện theo chính sách (số tiền hoặc quy tắc thời gian sử dụng 12 tháng), với chính sách có từ ngày đầu năm.
2. Ghi nợ tài khoản chi phí và ghi có tài khoản tài sản bằng giá của món đó.
3. Nếu đã ghi khấu hao, hãy hoàn lại: ghi nợ khấu hao lũy kế và ghi có chi phí khấu hao cùng số tiền, trong cùng năm. Nếu khấu hao được ghi ở một năm trước đã khóa sổ, bút toán và ảnh hưởng của nó đến các năm trước cần CPA xem xét.
4. Xóa món đó khỏi danh sách tài sản cố định.
5. Ghi lại chính sách và số tiền áp dụng để dùng cho tờ khai năm sau.

Hãy sửa trước khi nộp tờ khai để sổ sách và tờ khai khớp nhau. Nếu năm đó đã khóa sổ hoặc đã nộp tờ khai, quy định không nói được sửa sổ sách muộn đến mức nào cho kiểm tra của quy tắc an toàn, và sửa sổ sách của năm đã nộp có thể phải nộp tờ khai điều chỉnh; xem khoản chi chưa phân loại trước mùa thuế.

Món đã tính vào chi phí trái với chính sách sổ sách thì làm ngược lại: chuyển sang tài khoản tài sản, và khấu hao bắt đầu khi đưa vào sử dụng. Sổ sách và tờ khai vẫn có thể khác nhau vì lý do chính đáng, như section 179 hoặc khấu hao bổ sung cho món mà sổ sách vốn hóa; Schedule M-1 của công ty (corporation) đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập theo tờ khai (hướng dẫn Form 1120). Hãy giữ một cột thuế và một cột sổ sách trên danh sách tài sản cố định; xem dựng lại bảng khấu hao bị thiếu.

Năm nay tôi quên làm lựa chọn: tôi có những cách nào?

Quy định yêu cầu bản kê khai phải nộp kèm tờ khai gốc nộp đúng hạn. Quy định nêu rằng không thể làm lựa chọn bằng cách thay đổi phương pháp kế toán, và không thể làm bằng tờ khai điều chỉnh trước khi Commissioner đồng ý cho lựa chọn muộn (quy định). Trang về tài sản hữu hình của IRS chỉ mô tả bản kê khai nộp đúng hạn và không nêu cách sửa muộn.

Việc cho phép lựa chọn muộn đến từ hai quy định mà quy tắc về lựa chọn dẫn tới:

• Sáu tháng tự động. Section 301.9100-2(b) cho sáu tháng kể từ hạn nộp ban đầu của tờ khai, không tính gia hạn, để làm một lựa chọn theo quy định phải nộp cùng tờ khai, nếu tờ khai được nộp đúng hạn. Lựa chọn de minimis thuộc loại lựa chọn này, và quy tắc của nó dẫn tới các section 301.9100-1 đến 301.9100-3 về gia hạn thời gian. Hồ sơ nộp là tờ khai điều chỉnh kèm bản kê khai, ghi ở đầu trang "FILED PURSUANT TO § 301.9100-2" và gửi đến nơi lẽ ra nhận hồ sơ nộp đúng hạn. Không cần yêu cầu phán quyết hay lệ phí, nhưng tờ khai của mọi năm bị ảnh hưởng phải nhất quán với lựa chọn. Chính quy tắc về lựa chọn cấm tờ khai điều chỉnh trước khi Commissioner đồng ý cho lựa chọn muộn, và không nguồn nào nói gia hạn tự động này có được tính là sự đồng ý đó hay không, nên CPA cần xác nhận trước khi ai dựa vào nó.
• Yêu cầu cho phép. Section 301.9100-3 bao gồm các trường hợp khác. Đây là yêu cầu phán quyết bằng thư kèm lệ phí, được chấp thuận khi người nộp thuế đã hành động hợp lý và thiện chí và lợi ích của Chính phủ không bị ảnh hưởng.

Nếu không có lựa chọn, các món $200 trở xuống nhìn chung là vật tư, còn lại nhìn chung được vốn hóa và khấu hao. Có thể chọn section 179 trên tờ khai điều chỉnh nộp trong thời hạn luật cho phép (hướng dẫn Form 4562), và khấu hao bổ sung áp dụng trừ khi doanh nghiệp chọn không dùng; xem khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ, và không doanh nghiệp nào có báo cáo tài chính áp dụng.

Laptop và màn hình trên hai hóa đơn riêng

Một nhà thiết kế tự kinh doanh mua laptop $1.800 và màn hình $900 trên hai hóa đơn riêng. Sổ sách có chính sách từ ngày đầu năm là tính vào chi phí các khoản mua dưới $2.500, cả hai được ghi vào tài khoản chi phí, và nhà thiết kế đính kèm bản kê khai lựa chọn vào tờ khai nộp đúng hạn. Mỗi món đều dưới mức giới hạn, nên cả hai có thể được khấu trừ như chi phí khác trên Schedule C nếu là chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết.

Năm sau, nhà thiết kế mua máy tính bảng $2.000 và không đính kèm bản kê khai vào tờ khai. Lựa chọn của năm đầu không chuyển sang năm sau, nên máy tính bảng nằm ngoài quy tắc an toàn trong năm đó.

Cái cưa vượt mức giới hạn

Một nhà thầu mua cái cưa $3.800. Giá vượt mức giới hạn, nên quy tắc an toàn không áp dụng và các quy tắc thông thường quyết định. Cái cưa dùng được nhiều năm nhìn chung được vốn hóa và khấu hao, tức là chia chi phí ra nhiều năm; section 179 hoặc khấu hao bổ sung có thể khấu trừ ngay năm đầu nếu cái cưa đủ điều kiện.

Máy tính bảng ghi là tài sản

Một người tư vấn trả $2.000 cho máy tính bảng, ghi vào tài khoản thiết bị và khấu hao, trong khi tờ khai khấu trừ toàn bộ. Sổ sách và tờ khai không khớp. Nếu khoản khấu trừ trên tờ khai dựa vào section 179 hoặc khấu hao bổ sung, sự chênh lệch có thể giữ nguyên. Nếu dựa vào quy tắc an toàn, sổ sách phải tính máy tính bảng vào chi phí: với chính sách tính vào chi phí các món dưới $2.500 có từ ngày đầu năm và tờ khai chưa nộp, người tư vấn chuyển $2.000 sang tài khoản chi phí, hoàn lại khấu hao và đính kèm bản kê khai lựa chọn; hai bên khi đó khớp nhau. Nếu không có chính sách đó, máy tính bảng nằm ngoài quy tắc an toàn, và tờ khai vẫn có thể khấu trừ ngay năm đầu nếu section 179 hoặc khấu hao bổ sung áp dụng; xem hướng dẫn về thiết bị.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Số tiền mua lên đến hàng chục nghìn đô la trong một năm, hoặc có món vượt mức giới hạn: section 179, khấu hao bổ sung hoặc khấu hao thông thường quyết định từng năm. Hãy đọc khấu trừ thiết bị ngay trong năm đầu và mua thiết bị trước cuối năm, rồi phân loại từng món là chi phí hay tài sản với hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách và tờ khai xử lý cùng một món theo cách khác nhau: đối chiếu danh sách tài sản cố định và các tài khoản chi phí với tờ khai bằng hỗ trợ ghi sổ kế toán và dựng lại bảng khấu hao bị thiếu.
• Người chuẩn bị thuế trước đây chưa làm lựa chọn, hoặc bạn bỏ lỡ một năm: việc có thể làm lựa chọn muộn hay không tùy thuộc vào thực tế, nên hãy nhờ xem xét sổ sách và tờ khai đã nộp của từng năm cùng lúc với hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Khoản mua cuối năm vừa dùng cho kinh doanh vừa dùng cho cá nhân: kiểm tra hóa đơn hoặc món đó với mức giới hạn theo số tiền đã trả, rồi chỉ khấu trừ phần dùng cho kinh doanh, tính bằng chi phí dùng chung cho kinh doanh và cá nhân; để sổ sách và tờ khai khớp nhau cho từng món, hãy dùng hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Khoản mua là sửa chữa hoặc cải tạo tòa nhà cho thuê: xem sửa chữa hay cải tạo bất động sản cho thuê.
• Tiền được chi trước khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động: xem chi phí khởi sự cho LLC hoặc chủ doanh nghiệp một chủ.