छोटी खरीद पर खर्च या पूँजीकरण: de minimis सुरक्षित दायरा

लैपटॉप, फ़ोन या औज़ार को खर्च मानें या संपत्ति के रूप में दर्ज करें?

जिस लैपटॉप, फ़ोन या औज़ार की उपयोगिता एक साल से काफ़ी ज़्यादा चलती है, उसे आम तौर पर संपत्ति के रूप में दर्ज (पूँजीकृत) किया जाता है और उसकी कटौती मूल्यह्रास के ज़रिए मिलती है (Publication 334; Schedule C के निर्देश)। फिर भी तीन नियम हर वस्तु की कीमत के हिसाब से उसकी लागत इसी साल के रिटर्न में दिखा सकते हैं।

यह चुनाव हर साल का है और उस साल चुकाई गई हर पात्र वस्तु पर लागू होता है, इसलिए आप एक लैपटॉप चुनकर दूसरा छोड़ नहीं सकते।

मामला तब आसान नहीं रहता जब साल में दसियों हज़ार डॉलर की खरीद हो या कुछ वस्तुएँ सीमा से ऊपर हों, बहीखाते में वस्तु संपत्ति के रूप में दर्ज हो या रिटर्न से अलग तरह से दिखाई गई हो, साल के पहले दिन छोटी खरीद की कोई नीति न रही हो, किसी पिछले साल का विवरण फ़ाइल न हुआ हो, या वस्तु कुछ हद तक निजी उपयोग की हो।

वस्तु-वार चालान, छोटी खरीद की बहीखाता नीति और जिन खातों में वह दर्ज होती है, चुनाव के विवरण वाले पिछले रिटर्न और स्थायी संपत्तियों की सूची इकट्ठा करें।

$2,500 का de minimis सुरक्षित दायरा क्या है, और उसकी सीमा क्या है?

de minimis सुरक्षित दायरा एक वार्षिक चुनाव है। इसमें व्यवसाय छोटी मूर्त संपत्ति की खरीद को संपत्ति के रूप में दर्ज करने के बजाय भुगतान के साल में कटौती के रूप में ले सकता है, बशर्ते बहीखाते में भी उसे खर्च दर्ज किया गया हो (IRS)। "भुगतान" का मतलब लेखा पद्धति के हिसाब से तय होता है: उपार्जन पद्धति (accrual method) में इसका अर्थ है कि देयता बन गई, जो भुगतान से पहले के साल में भी पड़ सकती है (नियम)। सीमा इस पर निर्भर करती है कि व्यवसाय के पास applicable financial statement है या नहीं।

Applicable financial statement का मतलब है SEC में दाखिल विवरण, स्वतंत्र CPA की रिपोर्ट वाला प्रमाणित ऑडिट विवरण जो क्रेडिट, स्वामी को रिपोर्टिंग या किसी और बड़े गैर-कर उद्देश्य के लिए इस्तेमाल होता है, या ऐसा विवरण जो IRS और SEC के अलावा कोई सरकारी एजेंसी माँगती है (नियम)।

जिन व्यवसायों के पास applicable financial statement नहीं है, उनके लिए नियम के पाठ में अब भी $500 लिखा है, या प्रकाशित मार्गदर्शन में तय कोई और राशि। Notice 2015-82 ने इसे 1 जनवरी 2016 या उसके बाद शुरू होने वाले कर वर्षों के लिए बढ़ाकर $2,500 कर दिया।

सीमा की गिनती इस तरह होती है:

• जाँच प्रति चालान होती है, या प्रति वस्तु, जब चालान में हर वस्तु की कीमत अलग दिखाई गई हो। नियम के उदाहरण में एक चालान पर दस प्रिंटर को दस वस्तुएँ माना गया है।
• उसी चालान पर लगी डिलीवरी या इंस्टॉलेशन की लागत वस्तु की कीमत में गिनी जाती है। अगर एक चालान कई वस्तुओं और साझा डिलीवरी या इंस्टॉलेशन को कवर करता है, तो वह लागत किसी उचित तरीके से वस्तुओं में बाँटें, जैसे कीमत के अनुपात में, और हर वस्तु की जाँच उसके हिस्से के साथ करें। अलग चालान में दी गई लागत, जैसे फ़र्नीचर चुनने के लिए डिज़ाइनर की फ़ीस, जोड़ना ज़रूरी नहीं है।
• जो चीज़ आम तौर पर एक इकाई के रूप में खरीदी जाती है, उसे सीमा से नीचे के टुकड़ों में बाँटने के लिए बनाए गए चालान पर नियम का दुरुपयोग-रोधी प्रावधान लागू हो सकता है।

सुरक्षित दायरे के लिए मेरे बहीखाते में क्या दिखना चाहिए?

तीन बातें ज़रूरी हैं: कर वर्ष के पहले दिन से मौजूद नीति, बहीखाते में उस नीति के अनुसार वस्तु का खर्च दर्ज होना, और लागत का सीमा के भीतर होना (नियम)।

• साल की शुरुआत में नीति, जिसे अक्सर पूँजीकरण सीमा (capitalization threshold) कहा जाता है। यह किसी तय राशि से कम की खरीद को, या 12 महीने या उससे कम उपयोगी जीवन वाली वस्तुओं को खर्च मानती है। Applicable financial statement न हो तो नीति का लिखित होना ज़रूरी नहीं; हो तो ज़रूरी है (IRS)।
• वस्तु बहीखाते में खर्च दर्ज हो। जो लैपटॉप संपत्ति खाते में है और जिस पर मूल्यह्रास दर्ज हो रहा है, वह आम तौर पर इस शर्त पर खरा नहीं उतरता।
• लागत IRS की सीमा के भीतर हो और वस्तु नीति में आती हो। राशि वाली नीति में वस्तु की कीमत उस राशि से भी कम होनी चाहिए: जो नीति सिर्फ़ किसी कम राशि से नीचे की वस्तुओं को खर्च मानती है, उसमें महँगा लैपटॉप सुरक्षित दायरे से बाहर रहता है, भले IRS की सीमा उसे कवर करती हो; और जो नीति IRS की सीमा से "कम" वस्तुओं को खर्च मानती है, वह ठीक सीमा के बराबर कीमत वाली वस्तु तक नहीं पहुँचती। 12 महीने या उससे कम उपयोगी जीवन वाली वस्तुओं की नीति दूसरा रास्ता है, जिस पर भी IRS की सीमा लागू रहती है; दोनों नीतियाँ रखने वाला व्यवसाय सुरक्षित दायरा उस हर वस्तु पर लगाता है जो किसी भी एक नीति में आती है।

साल के बीच में अपनाई गई नीति, या व्यवसाय के पहले साल की नीति, CPA से पूछने लायक सवाल है: नियम के मुताबिक नीति कर वर्ष की शुरुआत में मौजूद होनी चाहिए। Applicable financial statement के बिना व्यवसाय की नीति IRS की सीमा से ज़्यादा राशि को खर्च मान सकती है, और IRS कहता है कि सीमा से ऊपर की वस्तुओं की कटौती भी मिल सकती है, अगर नीति आय को साफ़ दर्शाती हो।

de minimis सुरक्षित दायरे का चुनाव कैसे करें?

चुनाव एक विवरण है, जो हर उस साल के समय पर भरे मूल रिटर्न (एक्सटेंशन सहित) के साथ लगाया जाता है जिसमें खरीद हुई। यह लेखा पद्धति में बदलाव नहीं है, इसलिए Form 3115 इस्तेमाल नहीं होता (IRS)।

1. पक्का करें कि बहीखाते में हर पात्र वस्तु साल के पहले दिन से लागू नीति के तहत खर्च दर्ज हुई है।
2. विवरण का शीर्षक रखें "Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election"।
3. करदाता का नाम, पता और कर पहचान संख्या लिखें, और बताएँ कि करदाता section 1.263(a)-1(f) के तहत de minimis सुरक्षित दायरे का चुनाव कर रहा है।
4. इसे उस साल के मूल रिटर्न के साथ लगाएँ जिसमें रकम चुकाई गई।
5. इसे हर साल दोहराएँ; एक साल का विवरण अगले साल पर लागू नहीं होता।

चुनाव उस साल चुकाई गई हर पात्र वस्तु पर लागू होता है, साझेदारी या S corporation यह चुनाव अपने स्वामियों की ओर से नहीं, अपनी ओर से करती है, और उस साल के लिए इसे वापस नहीं लिया जा सकता (नियम)। एकल स्वामी इन रकमों को Schedule C के Part V में अन्य खर्च के रूप में दिखाता है, किसी और लाइन पर नहीं (Schedule C के निर्देश)।

सुरक्षित दायरे में क्या शामिल नहीं है, और वस्तु सीमा से महँगी हो तो क्या होगा?

सुरक्षित दायरे में इन्वेंटरी, ज़मीन और कुछ स्पेयर पार्ट्स शामिल नहीं हैं, और यह सिर्फ़ मूर्त संपत्ति पर लागू होता है, इसलिए सॉफ़्टवेयर लाइसेंस और दूसरी अमूर्त संपत्तियों पर अन्य नियम चलते हैं (नियम)। Section 263A के तहत भी ऐसे औज़ार और उपकरणों की लागत पूँजीकृत करनी पड़ सकती है जो व्यवसाय के बनाए या दोबारा बेचने के लिए खरीदे माल की लागत का हिस्सा हैं; section 448(c) की सीमाओं से कम सकल प्राप्तियों वाले कुछ व्यवसायों को section 263A से छूट है (IRS)।

सीमा सुरक्षित दायरे की एक जाँच है, कटौतियों पर रोक नहीं। सीमा से ऊपर की वस्तु अपने आप पूँजीकृत नहीं हो जाती (IRS): अगर वह मरम्मत या आपूर्ति है तो उसकी कटौती मिलती है, वरना उसका मूल्यह्रास होता है, या section 179 अथवा बोनस मूल्यह्रास से पहले साल में कटौती मिलती है। इस विकल्प को उपकरण को पहले साल में खर्च दिखाने की मार्गदर्शिका में समझाया गया है; इमारत की मरम्मत के लिए किराये की मरम्मत या सुधार देखें।

जिस कंप्यूटर को मैं निजी काम के लिए भी इस्तेमाल करता हूँ, क्या उसकी पूरी लागत की कटौती ले सकता हूँ?

सिर्फ़ व्यवसाय में इस्तेमाल होने वाले कंप्यूटर की पूरी कटौती मिल सकती है, अगर वह सुरक्षित दायरे की शर्तें पूरी करता है; अगर उसका निजी उपयोग भी होता है, तो सिर्फ़ व्यावसायिक हिस्से की कटौती मिलती है। सुरक्षित दायरा तय करता है कि कटौती कब मिलेगी, कितनी नहीं: रकम फिर भी सामान्य और ज़रूरी व्यावसायिक खर्च होनी चाहिए (नियम), और आंशिक रूप से निजी खर्च का निजी हिस्सा आम तौर पर कटौती योग्य नहीं होता (Publication 334)।

सीमा की जाँच प्रति चालान या प्रति वस्तु चुकाई गई राशि पर होती है (नियम), इसलिए दूसरे कंप्यूटर को अलग से और उसकी चुकाई कीमत पर जाँचा जाता है, और सिर्फ़ उसके व्यावसायिक हिस्से की कटौती मिलती है (Publication 334)। फ़ोटो और वीडियो रिकॉर्डिंग उपकरण listed property है, जब वह आम तौर पर मनोरंजन के लिए इस्तेमाल होने वाली किस्म का हो, सिवाय इसके कि उसका इस्तेमाल सिर्फ़ व्यवसाय के नियमित ठिकाने पर या उसके मुख्य कारोबार के सिलसिले में हो (नियम)। Listed property की लागत और व्यावसायिक उपयोग का रिकॉर्ड ज़रूरी है, चाहे सुरक्षित दायरे से उसकी कटौती मिल रही हो (नियम), और section 179 व मूल्यह्रास के लिए व्यावसायिक उपयोग की जाँच भी लागू होती है (Publication 946)। प्रतिशत कैसे निकालें, यह मिले-जुले उपयोग के खर्च में बताया गया है।

बहीखाते में संपत्ति खाते की रकम को खर्च खाते में कैसे बदलें?

जर्नल एंट्री से लागत को संपत्ति खाते से खर्च खाते में ले जाएँ, फिर पहले से दर्ज मूल्यह्रास उलट दें। यह तभी करें जब वस्तु उसी साल खरीदी गई हो जिसके लिए चुनाव किया जा रहा है और वह नीति में आती हो। पिछले साल खरीदी वस्तु की जाँच उसी साल हो चुकी थी, क्योंकि चुनाव उसी साल चुकाई रकमों को कवर करता है जिसके लिए वह किया गया है।

1. वस्तु जाँचें: वह IRS की सीमा के भीतर हो और नीति में आती हो (उसकी राशि या 12 महीने के उपयोगी जीवन का नियम), और नीति साल के पहले दिन से मौजूद हो।
2. खर्च खाते में डेबिट और संपत्ति खाते में वस्तु की लागत के बराबर क्रेडिट करें।
3. अगर मूल्यह्रास दर्ज हुआ था, तो उसे उलटें: उसी साल में उसी रकम के लिए संचित मूल्यह्रास में डेबिट और मूल्यह्रास खर्च में क्रेडिट करें। अगर वह किसी पुराने, बंद साल में दर्ज हुआ था, तो एंट्री और पिछले सालों पर उसके असर की समीक्षा CPA से कराएँ।
4. वस्तु को स्थायी संपत्तियों की सूची से हटा दें।
5. अगले साल के रिटर्न के लिए नीति और उसकी राशि लिख लें।

सुधार रिटर्न भरने से पहले करें ताकि दोनों मेल खाएँ। अगर साल बंद हो गया है या रिटर्न भरा जा चुका है, तो नियम यह नहीं बताता कि सुरक्षित दायरे की जाँच के लिए बहीखाते में सुधार कितनी देर तक किया जा सकता है, और भरे हुए साल का बहीखाता बदलने का मतलब संशोधित रिटर्न हो सकता है; देखें कर का समय आने से पहले बिना श्रेणी वाले खर्च।

बहीखाते की नीति के विरुद्ध खर्च दर्ज की गई वस्तु का रास्ता उलटा है: उसे संपत्ति खाते में ले जाएँ, और मूल्यह्रास तब शुरू हो जब वह उपयोग में आए। बहीखाता और रिटर्न फिर भी ठोस कारण से अलग हो सकते हैं, जैसे बहीखाते में पूँजीकृत वस्तु पर section 179 या बोनस मूल्यह्रास; C corporation का Schedule M-1 बहीखाते की आय और रिटर्न की आय का मिलान करता है (Form 1120 के निर्देश)। स्थायी संपत्तियों की सूची में कर का कॉलम और बहीखाते का कॉलम अलग रखें; देखें गुम मूल्यह्रास अनुसूची दोबारा बनाना।

मैं इस साल चुनाव करना भूल गया: मेरे पास क्या विकल्प हैं?

नियम के अनुसार विवरण समय पर भरे मूल रिटर्न के साथ होना चाहिए। उसमें लिखा है कि चुनाव लेखा पद्धति बदलकर नहीं किया जा सकता, और Commissioner की देर से चुनाव की मंज़ूरी से पहले संशोधित रिटर्न से भी नहीं किया जा सकता (नियम)। IRS का मूर्त संपत्ति वाला पृष्ठ सिर्फ़ समय पर विवरण देने का तरीका बताता है और बाद में सुधार का कोई रास्ता नहीं देता।

देर से चुनाव की राहत दो नियमों से मिलती है, जिनकी ओर चुनाव का नियम इशारा करता है:

• स्वचालित छह महीने। Section 301.9100-2(b) रिटर्न की मूल देय तारीख से (एक्सटेंशन गिने बिना) छह महीने देता है, ताकि रिटर्न के साथ देय नियामक चुनाव किया जा सके, बशर्ते रिटर्न समय पर भरा गया हो। de minimis चुनाव इसी किस्म का चुनाव है, और उसका नियम समय बढ़ाने के लिए sections 301.9100-1 से 301.9100-3 की ओर भेजता है। इसमें विवरण के साथ संशोधित रिटर्न भरा जाता है, जिसके ऊपर "FILED PURSUANT TO § 301.9100-2" लिखा हो, और उसे वहीं भेजा जाता है जहाँ समय पर रिटर्न जाता। इसमें कोई निर्णय का अनुरोध या शुल्क नहीं लगता, लेकिन हर प्रभावित साल का रिटर्न चुनाव के अनुरूप होना चाहिए। चुनाव का नियम खुद Commissioner की देर से चुनाव की मंज़ूरी से पहले संशोधित रिटर्न पर रोक लगाता है, और कोई स्रोत नहीं बताता कि यह स्वचालित विस्तार उस मंज़ूरी के बराबर माना जाएगा या नहीं, इसलिए इस पर भरोसा करने से पहले CPA से पुष्टि कराएँ।
• मंज़ूरी का अनुरोध। Section 301.9100-3 बाकी मामलों को कवर करता है। यह शुल्क वाला letter ruling अनुरोध है, जो तब मिलता है जब करदाता ने उचित और सद्भावना से काम किया हो और सरकार के हित प्रभावित न हों।

चुनाव के बिना $200 या उससे कम की वस्तुएँ आम तौर पर आपूर्ति मानी जाती हैं और बाकी आम तौर पर पूँजीकृत होकर उनका मूल्यह्रास होता है। Section 179 का चुनाव कानून में मिली समय-सीमा के भीतर भरे संशोधित रिटर्न पर किया जा सकता है (Form 4562 के निर्देश), और बोनस मूल्यह्रास तब तक लागू रहता है जब तक व्यवसाय उससे बाहर न निकले; देखें उपकरण को पहले साल में खर्च दिखाने की मार्गदर्शिका।

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं; सभी राशियाँ अमेरिकी डॉलर में हैं, और किसी भी व्यवसाय के पास applicable financial statement नहीं है।

अलग-अलग चालान पर लैपटॉप और मॉनिटर

एक स्वरोज़गार डिज़ाइनर अलग-अलग चालान पर $1,800 का लैपटॉप और $900 का मॉनिटर खरीदता है। बहीखाते में साल के पहले दिन से $2,500 से कम की खरीद को खर्च मानने की नीति है, दोनों वस्तुएँ खर्च खाते में दर्ज हैं, और डिज़ाइनर समय पर भरे रिटर्न के साथ चुनाव का विवरण लगाता है। हर वस्तु सीमा से नीचे है, इसलिए अगर दोनों सामान्य और ज़रूरी व्यावसायिक लागत हैं, तो दोनों की कटौती Schedule C पर अन्य खर्च के रूप में मिल सकती है।

अगले साल डिज़ाइनर $2,000 का टैबलेट खरीदता है और रिटर्न में विवरण नहीं लगाता। पहले साल का चुनाव आगे नहीं चलता, इसलिए उस साल टैबलेट सुरक्षित दायरे से बाहर है।

सीमा से महँगी आरी

एक ठेकेदार $3,800 की आरी खरीदता है। वह सीमा से ऊपर है, इसलिए सुरक्षित दायरा लागू नहीं होता और सामान्य नियम तय करते हैं। जो आरी कई साल चलती है, वह आम तौर पर पूँजीकृत होकर उसका मूल्यह्रास होता है, जिससे लागत कई सालों में बँटती है; अगर आरी पात्र हो, तो section 179 या बोनस मूल्यह्रास से पहले साल में कटौती मिल सकती है।

संपत्ति के रूप में दर्ज टैबलेट

एक सलाहकार $2,000 का टैबलेट खरीदता है, उसे उपकरण खाते में दर्ज करता है और उसका मूल्यह्रास करता है, जबकि रिटर्न में उसकी कटौती ली जाती है। बहीखाता और रिटर्न मेल नहीं खाते। अगर रिटर्न की कटौती section 179 या बोनस मूल्यह्रास पर टिकी है, तो यह अंतर रह सकता है। अगर वह सुरक्षित दायरे पर टिकी है, तो बहीखाते में टैबलेट खर्च दर्ज होना चाहिए: साल के पहले दिन से $2,500 से कम की वस्तुओं को खर्च मानने की नीति हो और रिटर्न अभी भरा न गया हो, तो सलाहकार $2,000 को खर्च खाते में ले जाता है, मूल्यह्रास उलटता है और चुनाव का विवरण लगाता है; तब दोनों मेल खा जाते हैं। उस नीति के बिना टैबलेट सुरक्षित दायरे से बाहर है, और अगर section 179 या बोनस मूल्यह्रास लागू होता है तो रिटर्न फिर भी पहले साल में उसकी कटौती ले सकता है; देखें उपकरण की मार्गदर्शिका।

आपके मामले में फ़र्क है?

• साल में दसियों हज़ार डॉलर की खरीद हो, या वस्तुएँ सीमा से ऊपर हों: हर साल section 179, बोनस या सामान्य मूल्यह्रास तय करता है। पढ़ें उपकरण को पहले साल में खर्च दिखाने की मार्गदर्शिका और साल के अंत से पहले उपकरण खरीदना, और बहीखाता सहायता से हर वस्तु को खर्च या संपत्ति में छाँटें।
• बहीखाता और रिटर्न एक ही वस्तु को अलग तरह से दिखाते हैं: बहीखाता सहायता और गुम मूल्यह्रास अनुसूची दोबारा बनाना से स्थायी संपत्तियों की सूची और खर्च खातों का रिटर्न से मिलान कराएँ।
• पिछले तैयारकर्ता ने चुनाव नहीं किया, या आपसे कोई साल छूट गया: देर से चुनाव मिल सकता है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर है, इसलिए बहीखाता सहायता के साथ हर साल का बहीखाता और भरा रिटर्न एक साथ जँचवाएँ।
• साल के अंत की खरीद में निजी और व्यावसायिक उपयोग मिला है: चालान या वस्तु को चुकाई गई राशि पर सीमा से जाँचें, फिर मिले-जुले उपयोग के खर्च से निकाले व्यावसायिक हिस्से की ही कटौती लें; बहीखाता सहायता से हर वस्तु पर बहीखाता और रिटर्न मिलवाएँ।
• खरीद किराये की इमारत की मरम्मत या सुधार है: किराये की मरम्मत या सुधार देखें।
• पैसा व्यवसाय शुरू होने से पहले खर्च हुआ था: देखें LLC या एकल स्वामी के शुरुआती खर्च।