États financiers mensuels pour investisseurs et conseil

Quels états financiers mensuels les investisseurs et le conseil d'administration attendent-ils?

Le cœur d'un dossier mensuel du conseil d'administration, ce sont trois états tirés des mêmes livres pour le même mois : un bilan, un état des résultats et un tableau des flux de trésorerie. Chacun répond à une question différente, et chacun détecte des erreurs que les autres laissent passer. L'IRS, l'agence fiscale fédérale des États-Unis, décrit le même noyau : de bons registres produisent des états des résultats et des bilans, et ces mêmes registres appuient la déclaration de revenus.

Utilisez la même base chaque mois et indiquez laquelle. Selon la méthode d'exercice, un produit compte lorsqu'il est gagné et une charge lorsqu'elle est engagée; selon la méthode de caisse, lorsque l'argent est reçu ou payé (Publication 538). Les forfaits payés d'avance, les factures impayées et le calendrier de la paie ne ressortent correctement que selon la méthode d'exercice. Pour savoir si les livres doivent suivre la méthode d'exercice avant que les investisseurs les voient, consultez mettre ses livres en ordre avant une levée de fonds.

Le cas n'est pas simple lorsque des clients paient des forfaits annuels d'avance, que de l'argent de SAFE ou de billets est arrivé, que des options d'achat d'actions ont été accordées, ou que les livres ont des mois de retard. Chacun de ces faits change ce que les états montrent et la façon dont ils se rattachent au formulaire 1120.

Rassemblez le plan comptable, les registres de paie, les relevés bancaires et de cartes, les contrats clients, les factures impayées des fournisseurs et le budget approuvé par le conseil d'administration.

Que contient un dossier du conseil d'administration tiré des livres?

Les livres fournissent les résultats réels; les prévisions et les modèles relèvent de la direction et partent de ces résultats. Un dossier tiré des livres contient en général :

1. Les trois états, pour le mois et depuis le début de l'exercice.
2. Le budget par rapport aux résultats réels, avec une courte explication pour chaque écart important.
3. Le taux de consommation de trésorerie net et l'autonomie financière, calculés à partir des livres, et non du solde bancaire.
4. Un tableau des produits reportés si les clients paient d'avance. Pour le construire, consultez produits reportés des abonnements SaaS.
5. Les effectifs et le coût de la paie, rapprochés du registre de paie.
6. La trésorerie par compte, rapprochée des rapprochements bancaires.

Rédigez le dossier en pensant qu'on le relira plus tard. Pour une société du Delaware, les documents remis au conseil d'administration à l'appui de ses décisions comptent parmi les « livres et registres » que les actionnaires peuvent demander à inspecter en vertu de l'article 220, et chaque dossier fait partie de l'historique examiné lors de la vérification diligente.

Que comprend une clôture de fin de mois, et qu'est-ce qui détermine sa vitesse?

Une clôture de fin de mois est l'ensemble des étapes qui rendent les livres du mois définitifs. Sa vitesse dépend de la rapidité avec laquelle les documents externes arrivent et de leur concordance, non d'un jour cible. Les étapes, dans l'ordre :

1. Recueillez les relevés des banques, des cartes, de la paie et des processeurs de paiement pour le mois.
2. Rapprochez chaque compte bancaire et de carte avec son relevé. L'IRS recommande de rapprocher le compte chèques chaque mois.
3. Comptabilisez la paie à partir du registre de paie : salaire brut, charges sociales de l'employeur et avantages.
4. Saisissez les factures de fournisseurs reçues et comptabilisez les charges engagées mais pas encore facturées.
5. Étalez les charges payées d'avance, comme un forfait logiciel annuel, sur les mois qu'elles couvrent.
6. Faites passer les produits gagnés des produits reportés vers les produits, pour les forfaits payés d'avance par les clients.
7. Comptabilisez l'amortissement et la rémunération à base d'actions.
8. Examinez le bilan compte par compte, puis verrouillez le mois.

Ce qui ralentit une clôture : des relevés qui arrivent en retard, des flux bancaires non rapprochés depuis des semaines, des frais de carte sans reçus, une paie comptabilisée en un seul virement global et des factures qui dorment dans une boîte de courriel. Ce qui l'accélère : des flux bancaires et de cartes connectés et rapprochés chaque semaine, un registre de paie remis le jour de la paie et une liste écrite des charges à payer récurrentes.

Si les livres ont déjà des mois de retard, rattrapez-les d'abord; consultez mettre ses livres en ordre avant une levée de fonds.

Comment montrer le taux de consommation de trésorerie et l'autonomie financière à partir des livres plutôt que du solde bancaire?

Le taux de consommation de trésorerie net (burn rate) est ce que l'exploitation consomme en un mois : les charges moins les produits, tels que les livres les enregistrent, sans les charges hors trésorerie comme la rémunération à base d'actions et l'amortissement, et avec la trésorerie dépensée en équipement. L'autonomie financière (runway) est la trésorerie disponible divisée par le taux de consommation net moyen. Les deux se lisent mieux dans les livres que dans la variation du solde bancaire, parce que le solde bancaire mélange le calendrier des paiements et le financement dans un seul chiffre.

Trois éléments faussent un taux de consommation calculé sur le solde bancaire :

• Factures payées d'avance. Une facture annuelle de fournisseur payée en un seul mois fait paraître ce mois coûteux et les onze suivants bon marché.
• Factures impayées. Les charges engagées mais pas encore payées sortent de la banque plus tard; l'argent est déjà engagé.
• Financement. L'argent des SAFE, des billets et des actions fait monter le solde, mais c'est de l'investissement, non un produit, et il ne réduit pas le taux de consommation. Présentez-le comme du financement dans le tableau des flux de trésorerie. Pour la façon dont les SAFE figurent au bilan, consultez mettre ses livres en ordre avant une levée de fonds.

Calculez l'autonomie financière à partir de ce taux de consommation selon la méthode d'exercice, et indiquez dans le dossier les mois qui servent à la moyenne.

Que met-on dans le coût des produits, et pourquoi la marge brute en dépend-elle?

Le coût des produits regroupe les coûts de livraison de ce que les clients paient; la marge brute est le produit moins le coût des produits, divisé par le produit. Comme la marge n'est fiable que si cette répartition l'est, notez par écrit les comptes qui appartiennent au coût des produits et gardez la même politique chaque mois.

Pour une société de logiciels, une politique écrite place souvent dans le coût des produits l'hébergement, les logiciels de tiers qui font fonctionner le produit pour les clients, les frais de traitement des paiements et l'équipe de soutien à la clientèle, et place la recherche, les ventes et les frais généraux sous la marge brute. Déplacer un coût d'une ligne à l'autre change la marge sans changer la perte; un changement de politique doit donc être communiqué au conseil d'administration.

La déclaration de revenus a sa propre ligne : le coût des marchandises vendues sur le formulaire 1120, ligne 2, tiré du formulaire 1125-A lorsqu'il s'applique (instructions du formulaire 1120). Cette ligne suit les règles fiscales; le chiffre de la déclaration n'a donc pas à égaler le coût des produits des livres.

Comment comparer chaque mois les résultats réels au budget?

Comparez chaque ligne de l'état des résultats au budget approuvé par le conseil d'administration pour le mois et depuis le début de l'exercice, et expliquez les écarts importants : c'est l'analyse des écarts. Utilisez le même plan comptable pour le budget et pour les livres, sinon la comparaison échoue ligne par ligne.

• Verrouillez la version approuvée par le conseil d'administration; ne l'écrasez pas avec une prévision révisée plus tard.
• Montrez le montant et le sens de chaque écart, pour le mois et depuis le début de l'exercice.
• Expliquez les écarts supérieurs à un seuil sur lequel le conseil s'entend, et précisez si chacun est un décalage dans le temps (la charge passe à un mois ultérieur) ou permanent (elle ne reviendra pas).
• Rattachez la colonne des résultats réels à l'état des résultats clôturé, et non à un export bancaire.

Les livres mensuels doivent-ils correspondre au formulaire 1120 de fin d'année?

Les douze mois clôturés s'additionnent pour donner l'année dont part le formulaire 1120. Selon la loi, le revenu imposable se calcule selon la méthode que la société utilise régulièrement pour tenir ses livres (26 U.S.C. 446(a)). L'annexe L est le bilan « selon les livres » et doit concorder avec les livres et registres; l'annexe M-1 rapproche le résultat comptable du revenu imposable (instructions du formulaire 1120).

Les livres et la déclaration peuvent différer, et le rapprochement montre chaque différence :

• Rémunération à base d'actions. Les livres comptabilisent la charge des options et des attributions d'actions pendant l'acquisition des droits. La déduction fiscale de la société vient en général au moment où la personne est imposée sur les actions (26 U.S.C. 83(h)); la charge comptable est donc réintégrée à l'annexe M-1. Consultez accorder des options d'achat d'actions après une évaluation.
• Frais non déductibles. Certains repas, divertissements et cotisations de club sont des charges dans les livres, mais non des déductions sur la déclaration (instructions du formulaire 1120, annexe M-1, ligne 5c).
• Forfaits payés d'avance par les clients. Le calendrier fiscal des paiements anticipés peut différer des produits comptables; consultez produits reportés des abonnements SaaS.

Comptabilisez dans les livres tout ajustement de fin d'année, pour que l'année suivante s'ouvre sur les mêmes chiffres. Le cas de livres tenus selon la méthode d'exercice alors que la déclaration suit la méthode de caisse est traité dans passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice.

Les actionnaires ont-ils le droit légal de consulter les livres?

Les droits de rapport mensuel découlent des documents d'investissement; l'avocat de la société peut dire ce qu'ils exigent. La loi fixe un minimum plus étroit : un actionnaire d'une société du Delaware ne peut inspecter les livres et registres que par une demande écrite sous serment, faite de bonne foi et dans un but légitime, qui décrit ce but et les registres visés (8 Del. C. article 220).

Selon l'article 220, les « livres et registres » comprennent les états financiers annuels des 3 années précédant la demande, les procès-verbaux du conseil d'administration et les documents remis au conseil à l'appui de ses décisions. Les états mensuels et le grand livre n'en font pas partie, sauf s'ils étaient des documents du conseil de ce type, et un tribunal ne peut ordonner la production d'autres registres que si l'actionnaire démontre un besoin impérieux (article 220(e) et (g)). La société peut imposer des restrictions de confidentialité raisonnables. Si elle refuse ou ne répond pas dans les 5 jours ouvrables, l'actionnaire peut demander à la Court of Chancery (tribunal des sociétés du Delaware) d'ordonner l'inspection. Un administrateur a un droit distinct d'examiner les livres à une fin raisonnablement liée à sa fonction.

Une société constituée dans un autre État suit la loi d'inspection de cet État, qui peut différer.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration et sont en dollars américains.

Une startup SaaS en phase d'amorçage qui dépense 150 000 $ par mois

Une société dépense 150 000 $ par mois selon la méthode d'exercice et détient 1 800 000 $ en trésorerie. En janvier, elle a payé une facture annuelle de fournisseur de 360 000 $ qui se renouvelle chaque janvier; en mars, la banque ne montre donc que 120 000 $ de sorties. Les livres montrent 150 000 $ de charges en mars, parce que 30 000 $ de la facture payée d'avance s'utilisent chaque mois. L'autonomie financière selon les livres est de 12 mois (1 800 000 $ ÷ 150 000 $). Calculée sur les sorties bancaires de mars, elle serait de 15 mois, ce qui la surestime.

La trésorerie a augmenté bien plus que les produits

Un client paie d'avance 240 000 $ en janvier pour un forfait d'un an. La trésorerie augmente de 240 000 $ en janvier, mais les livres montrent 20 000 $ de produits par mois et 220 000 $ de produits reportés au bilan de janvier. En février, la banque ne montre rien de nouveau de ce client, alors que les livres montrent de nouveau 20 000 $ de produits et que les produits reportés tombent à 200 000 $.

Rapprochement de fin d'année

Les douze mois clôturés totalisent une perte comptable de 2 000 000 $, dont 200 000 $ de rémunération à base d'actions pour des options que personne n'a levées pendant l'année. L'actif de fin d'année est inférieur à 10 000 000 $; la déclaration utilise donc l'annexe M-1, et il n'y a aucun autre écart entre les livres et le fiscal. Sur le formulaire 1120, les 200 000 $ sont réintégrés à l'annexe M-1, et la perte est de 1 800 000 $. L'annexe L concorde avec le bilan de décembre.

Votre situation est différente?

• Les livres sont en retard ou tenus dans un chiffrier : commencez par mettre ses livres en ordre avant une levée de fonds et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Des clients paient d'avance des forfaits annuels ou pluriannuels : consultez produits reportés des abonnements SaaS.
• La déclaration suit la méthode de caisse et les investisseurs veulent la méthode d'exercice : consultez passer de la méthode de caisse à la méthode d'exercice et obtenez de l'aide en fiscalité des sociétés.
• Un tour de financement approche et les investisseurs ouvriront une salle de données virtuelle : consultez documents financiers demandés par les investisseurs lors de la vérification diligente.
• Les fondateurs passeront à la paie après le financement : consultez salaire des fondateurs dans une société financée par capital de risque.
• Des options ont été accordées : consultez accorder des options d'achat d'actions après une évaluation.
• Vous cherchez qui tiendra les livres : consultez tenir ses livres soi-même ou embaucher un spécialiste, ou obtenez de l'aide mensuelle en tenue de livres.