給投資人和董事會的月度財務報表

投資人和董事會期望看到哪些月度財務報表？

月度董事會資料包的核心是三張報表，全部取自同一份帳簿、同一個月份：資產負債表、損益表和現金流量表。每一張回答不同的問題，也各自抓得到其他報表漏掉的錯誤。IRS 描述的核心也是這樣：良好的記錄能產生損益表和資產負債表，同樣的記錄也支持稅表。

每月使用同一個基礎，並說明是哪一種。權責發生制下，收入在賺取時計入，成本在發生時計入；現金收付制則在收到或支付款項時計入（Publication 538）。預付方案、未付帳單和工資的時間差，只有在權責發生制下才能正確呈現。投資人看到帳簿之前，是否必須先改為權責發生制，請參閱融資前整理帳簿。

如果客戶預付年度方案、SAFE 或票據的款項已到帳、已授予股票期權，或帳簿已落後數個月，情況就不單純。這些都會改變報表呈現的內容，以及與 1120 表的對應方式。

請準備好會計科目表、工資登記冊、銀行和信用卡對帳單、客戶合約、未付的供應商帳單，以及經董事會批准的預算。

出自帳簿的董事會資料包應包含什麼？

帳簿提供實際數字；預測和模型屬於管理層，並以這些實際數字為起點。出自帳簿的資料包通常包含：

1. 三張報表，包括當月和年初至今。
2. 預算與實際對比，並對每項較大的差異附上簡短原因。
3. 根據帳簿而不是銀行餘額計算的淨燒錢速度和現金可支撐月數。
4. 如果客戶預付款項，則附上遞延收入明細表。如何編製，請參閱 SaaS 訂閱的遞延收入。
5. 員工人數和工資成本，與工資登記冊核對。
6. 各帳戶的現金，與銀行對帳核對。

編寫資料包時，請預期日後會有人閱讀。對德拉瓦州公司而言，為董事會行動而提供給董事會的資料，屬於股東可依第 220 條要求查閱的「帳簿與記錄」，而且每份資料包都會成為盡職調查所檢查的歷史記錄的一部分。

月結包含哪些步驟？哪些因素決定能多快完成？

月結是讓當月帳簿定稿的一系列步驟。完成速度取決於外部記錄多快送達、能否對上帳，而不是某個目標日期。步驟依序如下：

1. 收齊當月的銀行、信用卡、工資和支付處理商對帳單。
2. 把每個銀行和信用卡帳戶與對帳單核對。IRS 建議每月為支票帳戶對帳。
3. 根據工資登記冊記錄工資：總工資、雇主稅款和福利。
4. 輸入已收到的供應商帳單，並預提已發生但尚未開出帳單的成本。
5. 把預付成本（例如年度軟體方案）分攤到它所涵蓋的月份。
6. 把已賺取的收入，從預付客戶方案的遞延收入中轉出。
7. 記錄折舊和股權激勵費用。
8. 逐個帳戶審查資產負債表，然後鎖定該月。

拖慢月結的原因：對帳單太晚到、銀行資料擱置數週沒有對帳、信用卡支出沒有收據、工資只記成一筆整筆轉帳，以及帳單堆在收件匣裡。加快月結的做法：連接銀行和信用卡資料並每週對帳、在發薪日取得工資登記冊，以及列出定期預提項目的書面清單。

如果帳簿已經落後數個月，請先補帳；請參閱融資前整理帳簿。

如何從帳簿而不是銀行餘額，來呈現燒錢速度和資金可支撐月數？

淨燒錢速度是公司每月營運所消耗的金額：按帳簿記錄的成本減去收入，不含股權激勵費用和折舊等非現金成本，再加上購買設備的現金支出。資金可支撐月數是手上現金除以平均淨燒錢速度。兩者從帳簿來看，都比從銀行餘額的變化來看更準確，因為銀行餘額把時間差和融資混成了一個數字。

有三件事會扭曲按銀行餘額計算的燒錢速度：

• 預付帳單。一次付清的年度供應商帳單，會讓該月看起來花費很高，之後的 11 個月看起來花費很低。
• 未付帳單。已發生但尚未支付的成本，之後才會從銀行流出；這筆現金其實已有去向。
• 融資。SAFE、票據和股票的款項使餘額增加，但那是投資，不是收入，也不會減少燒錢速度。請在現金流量表中將其列為融資。SAFE 在資產負債表上如何呈現，請參閱融資前整理帳簿。

請按這種權責發生制的燒錢速度計算資金可支撐月數，並在資料包中說明平均值採用了哪幾個月。

營收成本包含哪些項目？為什麼毛利率取決於它？

營收成本包含為客戶提供所付費內容的成本；毛利率是收入減去營收成本，再除以收入。毛利率的可靠程度，取決於這個劃分，所以請寫下哪些帳戶屬於營收成本，並每月沿用同一政策。

對軟體公司而言，書面政策通常把託管費、用於為客戶運行產品的第三方軟體、支付處理費和客戶支援團隊列入營收成本，而把研發、銷售和一般費用放在毛利率之下。把一項成本在兩條線之間移動，會改變毛利率，卻不改變虧損，所以政策變更應向董事會披露。

稅表有自己的欄位：1120 表第 2 行的銷貨成本，適用時來自 1125-A 表（1120 表說明）。該行依稅法規定，所以稅表上的數字不必等於帳簿上的營收成本。

每月如何把實際結果與預算比較？

把損益表的每一行，與經董事會批准的當月和年初至今預算比較，並說明較大的差異：這就是差異分析。預算和帳簿要使用同一份會計科目表，否則逐行比較會失敗。

• 鎖定經董事會批准的版本；不要用之後重新預測的版本覆蓋它。
• 顯示每項差異的金額和方向，包括當月和年初至今。
• 對超過董事會同意的金額的差異加以說明，並指出每項差異屬於時間差（成本移到之後的月份），還是永久性的（不會再回來）。
• 實際數欄要對上已結帳的損益表，而不是銀行匯出的資料。

每月帳簿必須和年底的 1120 表一致嗎？

12 個已結帳的月份加總起來，就是 1120 表的出發點。依法律規定，應稅收入須按公司經常記帳所用的方法計算（26 U.S.C. 446(a)）。Schedule L 是「按帳簿」編製的資產負債表，應與帳簿和記錄一致；Schedule M-1 則把帳面收入調節為應稅收入（1120 表說明）。

帳簿和稅表可能不同，調節表會顯示每一項差異：

• 股權激勵費用。帳簿在歸屬期間記錄期權和股票獎勵的費用。公司的稅務扣除，一般在受益人就該股票課稅時才發生（26 U.S.C. 83(h)），所以帳面費用要在 Schedule M-1 加回。請參閱估值後授予股票期權。
• 不可扣除的成本。有些餐飲、娛樂和俱樂部會費在帳簿上是費用，但在稅表上不可扣除（1120 表說明，Schedule M-1，第 5c 行）。
• 客戶預付方案。預收款項的稅務時間，可能與帳面收入不同；請參閱 SaaS 訂閱的遞延收入。

請把任何年底調整分錄記回帳簿，讓下一年度從同樣的數字開始。帳簿採權責發生制、稅表卻採現金收付制的情況，請參閱從現金收付制改為權責發生制。

股東有查閱帳簿的法定權利嗎？

月度報告的權利來自投資文件；公司的律師可以說明文件有什麼要求。法律設定的底線較窄：德拉瓦州股東只能以宣誓的書面要求、出於善意並基於正當目的，說明目的及所求記錄後，才能查閱帳簿與記錄（8 Del. C. section 220）。

依第 220 條，「帳簿與記錄」包括提出要求前 3 年的年度財務報表、董事會會議記錄，以及為董事會行動而提供給董事會的資料。月度報表和分類帳不在名單上，除非它們屬於那類董事會資料；而法院只有在股東證明有迫切需要時，才能命令提供其他記錄（第 220(e) 款和 (g) 款）。公司可以施加合理的保密限制。如果公司拒絕，或在 5 個營業日內沒有回覆，股東可以請求衡平法院（Court of Chancery）下令准許查閱。董事另有單獨的權利，可為與其職位合理相關的目的查閱帳簿。

在其他州設立的公司，依該州的查閱法規辦理，規定可能不同。

例子

以下例子僅作說明，以美元計。

每月支出 $150,000 的種子期 SaaS 公司

一家公司按權責發生制每月支出 $150,000，持有現金 $1,800,000。1 月支付了每年 1 月續約的 $360,000 年度供應商帳單，所以 3 月銀行只顯示流出 $120,000。帳簿顯示 3 月費用為 $150,000，因為預付帳單每月耗用 $30,000。按帳簿計算，資金可支撐月數為 12 個月（$1,800,000 ÷ $150,000）。若按 3 月的銀行流出額計算，會是 15 個月，高估了。

現金增加的幅度遠高於收入

一位客戶在 1 月預付 $240,000 購買一年期方案。1 月現金增加 $240,000，但帳簿顯示每月收入 $20,000，1 月的資產負債表上有 $220,000 的遞延收入。2 月銀行沒有顯示該客戶的新款項，帳簿則再次顯示 $20,000 的收入，遞延收入降至 $200,000。

年底核對

12 個已結帳的月份合計帳面虧損 $2,000,000，其中包括 $200,000 的股權激勵費用，這些期權在年內沒有人行使。年底資產低於 $10,000,000，所以稅表使用 Schedule M-1，也沒有其他帳面與稅務的差異。在 1120 表上，這 $200,000 在 Schedule M-1 加回，虧損為 $1,800,000。Schedule L 與十二月的資產負債表一致。

您的情況不同？

• 帳簿落後，或用試算表記帳：請先參閱融資前整理帳簿，並取得記帳協助。
• 客戶預付年度或多年期方案：請參閱 SaaS 訂閱的遞延收入。
• 稅表採現金收付制，而投資人要求權責發生制：請參閱從現金收付制改為權責發生制，並取得公司稅務協助。
• 即將融資，投資人會開啟資料室：請參閱投資人在盡職調查時要求的財務記錄。
• 創辦人在融資後開始領薪：請參閱獲創投支持的公司中創辦人的薪金。
• 已授予期權：請參閱估值後授予股票期權。
• 決定由誰記帳：請參閱自己記帳還是請記帳員，或取得月度記帳協助。