Dành cho ai
- C corporation tại Hoa Kỳ có vốn đầu tư mạo hiểm, báo cáo hằng tháng cho nhà đầu tư hoặc hội đồng quản trị
- Nhà sáng lập lần đầu thiết lập quy trình kết sổ cuối tháng và hồ sơ họp hội đồng quản trị
Không đề cập ở đây
- Dự báo, mô hình tài chính và số liệu dự phóng khi gọi vốn
- Cách ghi chi tiết các gói khách hàng trả trước, và việc đổi phương pháp kế toán trên tờ khai thuế
- Quyền được cung cấp thông tin của nhà đầu tư, thỏa thuận trong văn bản đầu tư
Nhà đầu tư và hội đồng quản trị mong đợi những báo cáo tài chính hằng tháng nào?
Phần cốt lõi của hồ sơ họp hội đồng quản trị hằng tháng là ba báo cáo, đều lấy từ cùng một bộ sổ cho cùng một tháng: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Mỗi báo cáo trả lời một câu hỏi khác nhau và bắt được những lỗi mà các báo cáo kia bỏ sót. IRS mô tả cùng phần cốt lõi đó: sổ sách tốt tạo ra báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán, và chính các hồ sơ đó hỗ trợ tờ khai thuế.
| Báo cáo | Thể hiện gì | Bắt được lỗi gì |
|---|---|---|
| Bảng cân đối kế toán | Tiền mặt, khoản phải thu, chi phí trả trước, hóa đơn chưa thanh toán, doanh thu chưa thực hiện và vốn chủ sở hữu vào cuối tháng | Hóa đơn bị thiếu, tiền khách hàng trả trước chưa ghi, tiền của nhà đầu tư bị ghi thành thu nhập |
| Báo cáo kết quả kinh doanh | Doanh thu, giá vốn doanh thu, chi phí hoạt động và khoản lỗ ròng của tháng và từ đầu năm đến nay | Chi phí ghi sai tháng, doanh thu ghi khi tiền về thay vì khi đã kiếm được |
| Báo cáo lưu chuyển tiền tệ | Tiền từ hoặc dùng cho hoạt động kinh doanh, đầu tư như mua thiết bị, và tài chính như tiền cổ phần hoặc SAFE | Khoản lỗ trông nhỏ trong khi tiền đang cạn dần, hoặc ngược lại |
Hãy dùng cùng một cơ sở mỗi tháng và nói rõ đó là cơ sở nào. Theo cơ sở dồn tích, thu nhập được tính khi kiếm được và chi phí được tính khi phát sinh; theo cơ sở tiền mặt, tính khi nhận hoặc trả tiền (Publication 538). Gói trả trước, hóa đơn chưa thanh toán và thời điểm trả lương chỉ hiện đúng theo cơ sở dồn tích. Sổ sách có bắt buộc phải theo dồn tích trước khi nhà đầu tư xem hay không được nêu trong chỉnh sổ sách trước khi gọi vốn.
Trường hợp không đơn giản là khi khách hàng trả trước gói theo năm, khi tiền SAFE hoặc tiền giấy nợ đã về, khi đã cấp quyền chọn mua cổ phiếu, hoặc khi sổ sách trễ nhiều tháng. Mỗi điều đó làm thay đổi những gì các báo cáo thể hiện và cách chúng khớp với Form 1120.
Hãy thu thập hệ thống tài khoản kế toán, bảng lương, sao kê ngân hàng và thẻ, hợp đồng khách hàng, hóa đơn nhà cung cấp chưa thanh toán và ngân sách do hội đồng quản trị phê duyệt.
Hồ sơ họp hội đồng quản trị lấy từ sổ sách gồm những gì?
Sổ sách cung cấp số thực tế; dự báo và mô hình thuộc về ban điều hành và bắt đầu từ các số thực tế đó. Hồ sơ lập từ sổ sách thường gồm:
- Ba báo cáo, cho tháng và từ đầu năm đến nay.
- Ngân sách so với thực tế, kèm lý do ngắn cho mỗi chênh lệch lớn.
- Tốc độ đốt tiền ròng và thời gian tiền còn đủ dùng, tính từ sổ sách, không từ số dư ngân hàng.
- Bảng doanh thu chưa thực hiện, nếu khách hàng trả trước. Cách lập bảng này nằm trong doanh thu chưa thực hiện của gói đăng ký SaaS.
- Số nhân sự và chi phí lương, khớp với bảng lương.
- Tiền mặt theo từng tài khoản, khớp với các bản đối chiếu ngân hàng.
Hãy soạn hồ sơ với giả định rằng sau này sẽ có người đọc lại. Với công ty Delaware, tài liệu cung cấp cho hội đồng quản trị liên quan đến các quyết định của hội đồng được tính là "sổ sách và hồ sơ" mà cổ đông có thể yêu cầu kiểm tra theo section 220, và mọi hồ sơ họp đều trở thành một phần lịch sử được kiểm tra trong thẩm định trước đầu tư.
Kết sổ cuối tháng gồm những bước nào, và điều gì quyết định tốc độ hoàn thành?
Kết sổ cuối tháng là chuỗi bước làm cho sổ sách của tháng trở thành bản cuối. Tốc độ hoàn thành phụ thuộc vào việc hồ sơ từ bên ngoài đến nhanh đến đâu và có đối chiếu khớp hay không, không phụ thuộc vào một ngày mục tiêu. Các bước theo thứ tự:
- Thu thập sao kê ngân hàng, thẻ, tiền lương và đơn vị xử lý thanh toán của tháng.
- Đối chiếu mọi tài khoản ngân hàng và thẻ với sao kê. IRS khuyên đối chiếu tài khoản séc mỗi tháng.
- Ghi tiền lương từ bảng lương: tiền lương gộp, thuế và phúc lợi do người sử dụng lao động chịu.
- Nhập hóa đơn nhà cung cấp đã nhận, và ghi dồn tích các chi phí đã phát sinh nhưng chưa có hóa đơn.
- Phân bổ các chi phí trả trước, chẳng hạn gói phần mềm theo năm, vào các tháng mà chúng bao phủ.
- Chuyển phần doanh thu đã kiếm được ra khỏi doanh thu chưa thực hiện đối với các gói khách hàng trả trước.
- Ghi khấu hao và thù lao bằng cổ phiếu.
- Rà soát bảng cân đối kế toán từng tài khoản, rồi khóa tháng.
Điều làm chậm kết sổ: sao kê đến muộn, dữ liệu ngân hàng tự động chưa đối chiếu suốt nhiều tuần, khoản chi bằng thẻ không có biên lai, tiền lương ghi thành một khoản chuyển gộp, và hóa đơn nằm trong hộp thư. Điều giúp nhanh hơn: dữ liệu ngân hàng và thẻ được kết nối và đối chiếu hằng tuần, bảng lương được gửi đúng ngày trả lương, và có danh sách bằng văn bản các khoản dồn tích lặp lại.
Nếu sổ sách đã trễ nhiều tháng, hãy làm cho kịp trước; xem chỉnh sổ sách trước khi gọi vốn.
Làm sao thể hiện tốc độ đốt tiền và thời gian tiền còn đủ dùng từ sổ sách thay vì từ số dư ngân hàng?
Tốc độ đốt tiền ròng (net burn) là số tiền việc vận hành doanh nghiệp tiêu hao trong tháng: chi phí trừ doanh thu theo cách sổ sách ghi, không tính các chi phí không dùng tiền mặt như thù lao bằng cổ phiếu và khấu hao, và cộng tiền mặt đã chi cho thiết bị. Thời gian tiền còn đủ dùng (runway) là tiền mặt hiện có chia cho tốc độ đốt tiền ròng trung bình. Cả hai đọc từ sổ sách tốt hơn từ thay đổi của số dư ngân hàng, vì số dư ngân hàng trộn thời điểm và nguồn tài chính vào một con số.
Ba điều làm sai lệch tốc độ đốt tiền tính theo số dư ngân hàng:
- Hóa đơn trả trước. Một hóa đơn nhà cung cấp theo năm được trả trong một tháng khiến tháng đó trông tốn kém và mười một tháng sau trông rẻ.
- Hóa đơn chưa thanh toán. Chi phí đã phát sinh nhưng chưa trả sẽ rời ngân hàng sau; tiền đó đã bị cam kết.
- Nguồn tài chính. Tiền SAFE, giấy nợ và cổ phần làm số dư tăng nhưng là tiền đầu tư, không phải doanh thu và không làm giảm tốc độ đốt tiền. Hãy thể hiện chúng là hoạt động tài chính trên báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Cách SAFE hiện trên bảng cân đối kế toán được nêu trong chỉnh sổ sách trước khi gọi vốn.
Hãy tính thời gian tiền còn đủ dùng dựa trên tốc độ đốt tiền dồn tích đó, và nói rõ trong hồ sơ mức trung bình dùng những tháng nào.
Giá vốn doanh thu gồm những gì, và vì sao biên lợi nhuận gộp phụ thuộc vào đó?
Giá vốn doanh thu gồm các chi phí để cung cấp thứ khách hàng trả tiền; biên lợi nhuận gộp là doanh thu trừ giá vốn doanh thu, chia cho doanh thu. Vì biên lợi nhuận chỉ đáng tin bằng cách phân chia này, hãy ghi lại tài khoản nào thuộc giá vốn doanh thu và giữ cùng một chính sách mỗi tháng.
Với công ty phần mềm, một chính sách bằng văn bản thường xếp chi phí lưu trữ, phần mềm bên thứ ba dùng để vận hành sản phẩm cho khách hàng, phí xử lý thanh toán và đội hỗ trợ khách hàng vào giá vốn doanh thu, còn chi phí nghiên cứu, bán hàng và chi phí chung nằm dưới biên lợi nhuận gộp. Chuyển một khoản chi phí giữa hai dòng làm thay đổi biên lợi nhuận mà không thay đổi khoản lỗ, nên việc đổi chính sách cần được báo cho hội đồng quản trị.
Tờ khai thuế có dòng riêng: giá vốn hàng bán trên Form 1120, line 2, từ Form 1125-A khi áp dụng (hướng dẫn Form 1120). Dòng đó theo quy tắc thuế, nên con số trên tờ khai không nhất thiết bằng giá vốn doanh thu trong sổ sách.
Làm sao so sánh kết quả thực tế với ngân sách mỗi tháng?
Hãy so sánh từng dòng của báo cáo kết quả kinh doanh với ngân sách do hội đồng quản trị phê duyệt cho tháng và từ đầu năm đến nay, rồi giải thích các chênh lệch lớn: đây là phân tích chênh lệch (variance analysis). Hãy dùng cùng một hệ thống tài khoản kế toán cho ngân sách và sổ sách, nếu không phép so sánh sẽ sai từng dòng.
- Khóa phiên bản do hội đồng quản trị phê duyệt; đừng ghi đè bằng bản dự báo lại sau đó.
- Hiển thị số tiền và chiều của từng chênh lệch, theo tháng và từ đầu năm đến nay.
- Giải thích các chênh lệch trên mức mà hội đồng quản trị đồng ý, và nói rõ mỗi chênh lệch là do thời điểm (chi phí chuyển sang tháng sau) hay vĩnh viễn (sẽ không quay lại).
- Cột số thực tế phải khớp với báo cáo kết quả kinh doanh đã kết sổ, không phải với bảng xuất từ ngân hàng.
Sổ sách hằng tháng có phải khớp với Form 1120 cuối năm không?
Mười hai tháng đã kết sổ cộng lại thành năm mà Form 1120 bắt đầu từ đó. Theo luật, thu nhập chịu thuế được tính theo phương pháp mà công ty thường xuyên dùng để ghi sổ (26 U.S.C. 446(a)). Schedule L là bảng cân đối kế toán "theo sổ sách" và phải khớp với sổ sách và hồ sơ; Schedule M-1 đối chiếu thu nhập theo sổ sách với thu nhập chịu thuế (hướng dẫn Form 1120).
| Schedule | Khi nào áp dụng |
|---|---|
| L, M-1 và M-2 | Bắt buộc, trừ khi tổng doanh thu và tổng tài sản cuối năm đều dưới $250.000 |
| M-3 thay cho M-1 | Tổng tài sản cuối năm từ $10.000.000 trở lên |
Sổ sách và tờ khai có thể khác nhau, và bản đối chiếu cho thấy từng chênh lệch:
- Thù lao bằng cổ phiếu. Sổ sách ghi chi phí quyền chọn và cổ phiếu thưởng trong suốt thời gian xác lập quyền sở hữu. Khoản khấu trừ thuế của công ty thường đến khi người nhận bị đánh thuế trên cổ phiếu (26 U.S.C. 83(h)), nên chi phí theo sổ sách được cộng lại trên Schedule M-1. Xem cấp quyền chọn mua cổ phiếu sau khi định giá.
- Chi phí không được khấu trừ. Một số khoản ăn uống, giải trí và hội phí câu lạc bộ là chi phí trong sổ sách nhưng không phải khoản khấu trừ trên tờ khai (hướng dẫn Form 1120, Schedule M-1, line 5c).
- Gói khách hàng trả trước. Thời điểm tính thuế của khoản thanh toán trước có thể khác doanh thu theo sổ sách; xem doanh thu chưa thực hiện của gói đăng ký SaaS.
Hãy ghi mọi điều chỉnh cuối năm ngược vào sổ sách để năm sau mở sổ với cùng các con số. Trường hợp sổ sách ghi theo dồn tích còn tờ khai dùng phương pháp tiền mặt được nêu trong chuyển từ phương pháp tiền mặt sang kế toán dồn tích.
Cổ đông có quyền hợp pháp xem sổ sách không?
Quyền nhận báo cáo hằng tháng đến từ văn bản đầu tư; luật sư của công ty có thể cho biết văn bản đó yêu cầu gì. Luật quy định một mức sàn hẹp hơn: cổ đông Delaware chỉ được kiểm tra sổ sách và hồ sơ bằng yêu cầu bằng văn bản có tuyên thệ, vì thiện chí và vì mục đích chính đáng, nêu rõ mục đích và hồ sơ cần xem (8 Del. C. section 220).
Theo section 220, "sổ sách và hồ sơ" gồm báo cáo tài chính hằng năm của 3 năm trước yêu cầu, biên bản họp hội đồng quản trị, và tài liệu cung cấp cho hội đồng liên quan đến các quyết định của hội đồng. Báo cáo hằng tháng và sổ cái không nằm trong danh sách, trừ khi chúng là tài liệu của hội đồng thuộc loại đó, và tòa án chỉ có thể ra lệnh cho xem hồ sơ khác khi cổ đông chứng minh có nhu cầu cấp thiết (section 220(e) và (g)). Công ty có thể đặt ra các hạn chế bảo mật hợp lý. Nếu công ty từ chối hoặc không trả lời trong 5 ngày làm việc, cổ đông có thể đề nghị Court of Chancery ra lệnh cho kiểm tra. Giám đốc có quyền riêng để xem sổ sách vì mục đích hợp lý liên quan đến vị trí của giám đốc.
Công ty thành lập ở tiểu bang khác tuân theo luật kiểm tra của tiểu bang đó, có thể khác.
Ví dụ
Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa và dùng đô la Hoa Kỳ.
SaaS giai đoạn seed chi $150.000 mỗi tháng
Một công ty chi $150.000 mỗi tháng theo cơ sở dồn tích và có $1.800.000 tiền mặt. Vào tháng 1, công ty trả hóa đơn nhà cung cấp theo năm $360.000, gia hạn vào mỗi tháng 1, nên vào tháng 3 ngân hàng chỉ ghi $120.000 chi ra. Sổ sách ghi $150.000 chi phí tháng 3, vì mỗi tháng dùng hết $30.000 của hóa đơn trả trước. Thời gian tiền còn đủ dùng theo sổ sách là 12 tháng ($1.800.000 ÷ $150.000). Nếu tính theo khoản chi ra của ngân hàng tháng 3, kết quả là 15 tháng, cao hơn thực tế.
Tiền tăng nhiều hơn doanh thu rất nhiều
Một khách hàng trả trước $240.000 vào tháng 1 cho gói một năm. Tiền mặt tăng $240.000 trong tháng 1, nhưng sổ sách ghi $20.000 doanh thu mỗi tháng và $220.000 doanh thu chưa thực hiện trên bảng cân đối kế toán tháng 1. Sang tháng 2, ngân hàng không có khoản mới nào từ khách hàng đó, trong khi sổ sách lại ghi $20.000 doanh thu và doanh thu chưa thực hiện giảm còn $200.000.
Đối chiếu cuối năm
Mười hai tháng đã kết sổ cộng lại là khoản lỗ $2.000.000 theo sổ sách, gồm $200.000 thù lao bằng cổ phiếu cho các quyền chọn chưa ai thực hiện trong năm. Tổng tài sản cuối năm dưới $10.000.000, nên tờ khai dùng Schedule M-1, và không còn chênh lệch nào khác giữa sổ sách và thuế. Trên Form 1120, $200.000 được cộng lại trên Schedule M-1, và khoản lỗ là $1.800.000. Schedule L khớp với bảng cân đối kế toán tháng 12.
Trường hợp của bạn khác thì sao?
- Sổ sách bị trễ hoặc đang ghi bằng bảng tính: hãy bắt đầu với chỉnh sổ sách trước khi gọi vốn và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
- Khách hàng trả trước gói theo năm hoặc nhiều năm: xem doanh thu chưa thực hiện của gói đăng ký SaaS.
- Tờ khai dùng phương pháp tiền mặt còn nhà đầu tư muốn dồn tích: xem chuyển từ phương pháp tiền mặt sang kế toán dồn tích và nhận hỗ trợ về thuế công ty.
- Sắp gọi vốn và nhà đầu tư sẽ mở phòng dữ liệu: xem hồ sơ tài chính nhà đầu tư yêu cầu khi thẩm định trước đầu tư.
- Nhà sáng lập sẽ nhận lương sau khi gọi vốn: xem lương nhà sáng lập trong C corporation có vốn đầu tư mạo hiểm.
- Đã cấp quyền chọn mua cổ phiếu: xem cấp quyền chọn mua cổ phiếu sau khi định giá.
- Đang quyết định ai giữ sổ sách: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ, hoặc nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán hằng tháng.
Số liệu trên trang này
| Số liệu | Giá trị | Nguồn |
|---|---|---|
| Điều kiện của Form 1120 để không phải điền Schedules L, M-1 và M-2 Cả tổng doanh thu (trang 1, line 1a cộng các line từ 4 đến 10) và tổng tài sản cuối năm đều phải thấp hơn số tiền này; Schedule K, câu hỏi 13. Form 1120 và hướng dẫn bản chính thức mới nhất là cho năm thuế 2025. | $250.000 Năm thuế 2025 | IRS: Hướng dẫn Form 1120 Đã kiểm tra |
| Tổng tài sản cuối năm buộc phải nộp Schedule M-3 Tổng tài sản không hợp nhất hoặc hợp nhất vào ngày cuối cùng của năm thuế. Quy định giảm nhẹ khi điền một phần có thể cho phép dùng Schedule M-1. Hướng dẫn Form 1120 bản chính thức mới nhất là cho năm thuế 2025. | $10.000.000 Năm thuế 2025 | IRS: Hướng dẫn Form 1120 Đã kiểm tra |
Nguồn chính
- IRS: Publication 583, Bắt đầu kinh doanh và lưu giữ hồ sơ
- IRS: Publication 538, Kỳ kế toán và phương pháp kế toán
- US Code: 26 U.S.C. 446, quy tắc chung về phương pháp kế toán
- US Code: 26 U.S.C. 83(h), khoản khấu trừ của người sử dụng lao động
- IRS: Hướng dẫn Form 1120 (2025)
- Delaware Code: Title 8, section 220, quyền kiểm tra sổ sách và hồ sơ
Về hướng dẫn này
Bản dịch từ hướng dẫn tiếng Anh · Đọc bản gốc tiếng Anh
Trang này giải thích các quy tắc chung cho năm thuế được nêu. Đây không phải là tư vấn cho trường hợp của bạn.
Thay đổi so với bản tiếng Anh gốc
- : Xuất bản lần đầu.