给投资人和董事会的月度财务报表

投资人和董事会期望看到哪些月度财务报表？

月度董事会资料包的核心是三张报表，都取自同一套账簿、同一个月份：资产负债表、损益表和现金流量表。每张表回答不同的问题，也各自能发现其他表漏掉的错误。IRS 对这一核心的描述相同：好的记录能产生损益表和资产负债表，同样的记录也支持税表。

每个月使用同一个会计基础，并注明是哪一种。权责发生制下，收入在赚到时计入，成本在发生时计入；收付实现制下，则在收到或付出款项时计入（第 538 号出版物）。预付方案、未付账单和工资的时间差，只有在权责发生制下才能正确呈现。账簿在投资人查看之前是否必须是权责发生制，请看融资前整理账簿。

如果客户预付年度方案、已经收到 SAFE 或票据资金、已经授予股票期权，或者账簿已落后几个月，情况就不简单。每一种都会改变报表的内容，以及它们与 1120 表对接的方式。

请收集会计科目表、工资表、银行和信用卡对账单、客户合同、未付的供应商账单，以及董事会批准的预算。

由账簿生成的董事会资料包里应该放什么？

账簿提供实际数据；预测和模型属于管理层，并以这些实际数据为起点。由账簿生成的资料包通常包含：

1. 当月和本年累计的三张报表。
2. 预算与实际对比，每个较大差异附一句简短的原因。
3. 净现金消耗率和资金可支撑月数，根据账簿计算，而不是根据银行余额。
4. 如果客户预付，还有递延收入明细表。编制方法请看SaaS 订阅的递延收入。
5. 员工人数和工资成本，与工资表核对一致。
6. 按账户列示的现金，与银行对账记录核对一致。

请按“以后会被人阅读”的标准来写资料包。对特拉华州公司而言，董事会为其行动而收到的资料，属于股东可依据第 220 条要求查阅的“账簿和记录”，每一期资料包也都会成为尽职调查时核查的历史记录的一部分。

月末结账包括哪些步骤？结得多快取决于什么？

月末结账是一套让当月账簿定稿的步骤。结账能多快完成，取决于外部记录多快到手、能否对上，而不取决于某个目标日期。步骤依次如下：

1. 收集当月的银行、信用卡、工资和支付处理平台的对账单。
2. 把每个银行账户和信用卡账户与对账单核对。IRS 建议每月对支票账户做对账。
3. 根据工资表记录工资：税前工资、雇主税费和福利。
4. 录入收到的供应商账单，并对已发生但尚未开票的成本做应计。
5. 把预付成本（例如年度软件订阅）分摊到它所覆盖的各个月份。
6. 把客户预付方案中已赚到的收入从递延收入转出。
7. 记录折旧和股权激励费用。
8. 逐个账户检查资产负债表，然后锁定当月。

拖慢结账的原因：对账单迟到、银行账务数据好几周没有对账、信用卡支出没有收据、工资被记成一笔笼统的转账，以及账单一直放在邮箱里。加快结账的做法：银行和信用卡的联网数据每周对账、发薪日当天拿到工资表，以及一份写明的经常性应计项目清单。

如果账簿已经落后好几个月，请先补账；请看融资前整理账簿。

怎样根据账簿而不是银行余额来展示现金消耗率和资金可支撑月数？

净现金消耗率，是经营公司每个月消耗的钱：按账簿记录的成本减去收入，不计入股权激励费用和折旧等非现金成本，再加上购买设备花的现金。资金可支撑月数，是手头现金除以平均净现金消耗率。两者根据账簿来看，都比根据银行余额的变化更准确，因为银行余额把时间差和融资混在了一个数字里。

有三件事会扭曲按银行余额算出的现金消耗率：

• 预付账单。 某个月一次付清的年度供应商账单，会让那个月看起来花费很高，而之后十一个月看起来很低。
• 未付账单。 已发生但还没付的成本，晚些时候才会从银行扣走；这笔钱其实已经被占用了。
• 融资。 SAFE、票据和股票资金会增加余额，但属于投资，不是收入，也不会降低现金消耗率。请在现金流量表中作为融资活动列示。SAFE 如何在资产负债表上列示，请看融资前整理账簿。

请按这种权责发生制的现金消耗率来算资金可支撑月数，并在资料包里说明平均数用的是哪几个月。

收入成本里该放什么？毛利率为什么取决于它？

收入成本包含向客户交付其所付费的产品或服务的成本；毛利率是收入减去收入成本，再除以收入。毛利率的可靠程度取决于这条划分，所以请写下哪些科目属于收入成本，并且每个月都沿用同一政策。

对软件公司而言，书面政策通常把托管费用、为客户运行产品所用的第三方软件、支付处理费用和客户支持团队放入收入成本，而把研发、销售和管理费用放在毛利率以下。把某项成本在两条之间移动，会改变毛利率，却不会改变亏损，所以政策变动应当向董事会披露。

税表有自己的行：1120 表第 2 行的销货成本，适用时来自 1125-A 表（1120 表填报说明）。该行遵循税法规则，所以税表上的数字不一定等于账簿里的收入成本。

每个月怎样把实际结果与预算做对比？

把损益表的每一行，与董事会批准的当月和本年累计预算对比，并解释较大的差异：这就是差异分析。预算和账簿要使用同一套会计科目表，否则逐行对比会失败。

• 锁定董事会批准的版本；不要用后来的重新预测覆盖它。
• 列出每项差异的金额和方向，包括当月和本年累计。
• 对超过董事会认可规模的差异做出解释，并说明每项属于时间性差异（成本移到后面的月份），还是永久性差异（不会再回来）。
• 实际数栏要与已结账的损益表核对，不要与银行导出的数据核对。

月度账簿必须与年末的 1120 表一致吗？

十二个已结账的月份加起来，就是 1120 表的出发点。依法，应税收入按公司通常记账所用的方法计算（26 U.S.C. 446(a)）。Schedule L 是“按账簿”编制的资产负债表，应当与账簿和记录一致；Schedule M-1 把账面收入调整为应税收入（1120 表填报说明）。

账簿和税表可以不同，对账表会列出每一项差异：

• 股权激励费用。 账簿在归属期内记录期权和股票奖励费用。公司的税务扣除通常在当事人就该股票被征税时才发生（26 U.S.C. 83(h)），因此账面费用要在 Schedule M-1 上加回。请看估值后授予股票期权。
• 不可扣除的费用。 部分餐饮、娱乐和俱乐部会费在账簿里是费用，但在税表上不能扣除（1120 表填报说明，Schedule M-1，第 5c 行）。
• 客户预付方案。 预收款在税务上的时点，可能与账面收入不同；请看SaaS 订阅的递延收入。

年末的调整要记回账簿，这样明年的期初数就与此一致。账簿用权责发生制而税表用收付实现制的情况，请看从收付实现制改为权责发生制。

股东有法定权利查看账簿吗？

按月汇报的权利来自投资文件；公司律师可以说明文件有什么要求。法规设定的是范围更窄的底线：特拉华州股东只能通过宣誓的书面要求、出于善意并有正当目的来查阅账簿和记录，要求中须说明目的和所需记录（《特拉华州法典》第 8 编第 220 条）。

依据第 220 条，“账簿和记录”包括提出要求之前 3 年的年度财务报表、董事会会议记录，以及董事会为其行动而收到的资料。月度报表和账簿不在清单上，除非它们属于上述董事会资料；只有股东证明有迫切需要时，法院才能命令提供其他记录（第 220(e) 和 (g) 款）。公司可以施加合理的保密限制。如果公司拒绝，或在 5 个工作日内没有答复，股东可以请求衡平法院命令公司允许查阅。董事另有权为与其职位合理相关的目的查阅账簿。

在其他州成立的公司，适用该州的查阅规定，可能有所不同。

示例

以下示例仅作说明，金额均为美元。

每月支出 $150,000 的种子阶段 SaaS 公司

一家公司按权责发生制，每月支出 $150,000，持有现金 $1,800,000。1 月它支付了一笔 $360,000 的年度供应商账单，每年 1 月续费，所以 3 月银行只显示流出了 $120,000。账簿显示 3 月的费用是 $150,000，因为预付账单每月用掉 $30,000。按账簿算，资金可支撑月数是 12 个月（$1,800,000 ÷ $150,000）。按 3 月的银行流出额算，会得出 15 个月，高估了。

现金的增长远超过收入

一位客户在 1 月预付 $240,000，买下一年的方案。现金在 1 月增加 $240,000，但账簿每月只显示 $20,000 的收入，1 月的资产负债表上有 $220,000 的递延收入。2 月，银行没有显示这位客户的新款项，而账簿再次显示 $20,000 的收入，递延收入降到 $200,000。

年末核对

十二个已结账的月份合计账面亏损 $2,000,000，其中包括 $200,000 的股权激励费用，对应的期权当年没有人行权。年末资产低于 $10,000,000，所以税表使用 Schedule M-1，也没有其他账税差异。在 1120 表上，这 $200,000 在 Schedule M-1 上加回，亏损为 $1,800,000。Schedule L 与 12 月的资产负债表一致。

你的情况不同？

• 账簿落后，或用电子表格记账：请先看融资前整理账簿，并获取记账服务。
• 客户预付年度或多年期方案：请看SaaS 订阅的递延收入。
• 税表用收付实现制，而投资人要求权责发生制：请看从收付实现制改为权责发生制，并获取公司报税服务。
• 即将融资，投资人会打开数据室：请看尽职调查时投资人索取的财务资料。
• 融资后创始人要开始领工资：请看风投支持的公司里的创始人工资。
• 已经授予期权：请看估值后授予股票期权。
• 决定由谁来记账：请看自己记账还是请记账员，或获取月度记账服务。