Estados financieros mensuales para inversionistas y la junta

¿Qué estados financieros mensuales esperan los inversionistas y la junta directiva?

El núcleo de un paquete mensual para la junta directiva son tres estados, todos tomados de la misma contabilidad y del mismo mes: un balance general, un estado de resultados y un estado de flujos de efectivo. Cada uno responde una pregunta distinta y detecta errores que los otros no ven. El IRS describe el mismo núcleo: unos buenos registros producen estados de resultados y balances generales, y esos mismos registros respaldan la declaración de impuestos.

Use la misma base cada mes e indique cuál es. En el método de acumulación, el ingreso cuenta cuando se gana y el costo cuando se incurre; en el método de efectivo, cuando se recibe o se paga el dinero (Publication 538). Los planes prepagados, las facturas sin pagar y el momento de la nómina solo se ven bien en el método de acumulación. Si los libros deben estar en método de acumulación antes de que los vean los inversionistas, se explica en cómo poner en orden sus libros antes de recaudar capital.

El caso no es sencillo cuando los clientes pagan por adelantado planes anuales, cuando ya llegó dinero de SAFE o de pagarés, cuando se otorgaron opciones sobre acciones o cuando la contabilidad tiene meses de atraso. Cada una de estas situaciones cambia lo que muestran los estados y cómo se concilian con el Form 1120.

Reúna el catálogo de cuentas, los registros de nómina, los estados de cuenta del banco y de las tarjetas, los contratos de clientes, las facturas de proveedores sin pagar y el presupuesto aprobado por la junta directiva.

¿Qué incluye un paquete para la junta directiva que sale de los libros?

Los libros aportan los resultados reales; los pronósticos y los modelos son de la gerencia y parten de esos resultados. Un paquete armado a partir de los libros normalmente incluye:

1. Los tres estados, del mes y del año a la fecha.
2. El presupuesto contra los resultados reales, con una breve razón para cada diferencia grande.
3. El burn neto y los meses de caja disponibles (runway), calculados con los libros y no con el saldo del banco.
4. Un calendario de ingresos diferidos si los clientes pagan por adelantado. Cómo armarlo se explica en ingresos diferidos en suscripciones SaaS.
5. El número de empleados y el costo de la nómina, conciliados con el registro de nómina.
6. El efectivo por cuenta, conciliado con las conciliaciones bancarias.

Redacte el paquete pensando que alguien lo leerá más adelante. En una corporación de Delaware, los materiales que recibe la junta directiva en relación con sus decisiones cuentan como «libros y registros» que los accionistas pueden exigir inspeccionar conforme a la sección 220, y cada paquete pasa a formar parte del historial que se revisa en la debida diligencia.

¿Qué incluye el cierre mensual y qué decide qué tan rápido puede terminar?

El cierre mensual es el conjunto de pasos que deja definitivos los libros del mes. Su rapidez depende de qué tan pronto llegan los registros externos y de si concilian, no de un día meta. Los pasos, en orden:

1. Reunir los estados de cuenta del mes del banco, de las tarjetas, de la nómina y de los procesadores de pagos.
2. Conciliar cada cuenta bancaria y de tarjeta con su estado de cuenta. El IRS recomienda conciliar la cuenta corriente cada mes.
3. Registrar la nómina a partir del registro de nómina: sueldo bruto, impuestos del empleador y beneficios.
4. Ingresar las facturas de proveedores recibidas y acumular los costos incurridos que aún no se han facturado.
5. Distribuir los costos pagados por adelantado, como un plan anual de software, entre los meses que cubren.
6. Pasar de ingresos diferidos a ingresos los montos ganados de planes prepagados de clientes.
7. Registrar la depreciación y la compensación basada en acciones.
8. Revisar el balance general cuenta por cuenta y luego bloquear el mes.

Lo que retrasa un cierre: estados de cuenta que llegan tarde, conexiones bancarias sin conciliar durante semanas, cargos de tarjeta sin recibos, nómina registrada como una sola transferencia global y facturas que se quedan en una bandeja de correo. Lo que lo acelera: conexiones bancarias y de tarjetas conciliadas cada semana, un registro de nómina entregado el día de la nómina y una lista escrita de acumulaciones recurrentes.

Si la contabilidad ya tiene meses de atraso, póngala al día primero; vea cómo poner en orden sus libros antes de recaudar capital.

¿Cómo mostramos el burn y los meses de caja disponibles (runway) a partir de los libros y no del saldo del banco?

El burn neto es lo que consume operar el negocio en un mes: sus costos menos sus ingresos según los registran los libros, sin contar costos que no son de efectivo, como la compensación basada en acciones y la depreciación, y sumando el efectivo gastado en equipo. Los meses de caja disponibles (runway) son el efectivo disponible dividido entre el burn neto promedio. Ambos se leen mejor en los libros que en el cambio del saldo bancario, porque el saldo del banco mezcla el momento de los pagos y el financiamiento en una sola cifra.

Tres cosas distorsionan un burn calculado con el saldo del banco:

• Facturas pagadas por adelantado. Una factura anual de un proveedor pagada en un solo mes hace que ese mes parezca caro y los once siguientes baratos.
• Facturas sin pagar. Los costos ya incurridos pero aún no pagados salen del banco más tarde; el efectivo ya está comprometido.
• Financiamiento. El dinero de SAFE, de pagarés y de acciones sube el saldo, pero es inversión: no son ingresos ni reducen el burn. Preséntelo como financiamiento en el estado de flujos de efectivo. Cómo se muestran los SAFE en el balance general se explica en cómo poner en orden sus libros antes de recaudar capital.

Calcule los meses de caja disponibles con ese burn por el método de acumulación, e indique en el paquete qué meses usa el promedio.

¿Qué va en el costo de ingresos y por qué el margen bruto depende de él?

El costo de ingresos reúne los costos de entregar lo que los clientes pagan; el margen bruto es el ingreso menos el costo de ingresos, dividido entre el ingreso. Como el margen es tan confiable como esa separación, deje por escrito qué cuentas pertenecen al costo de ingresos y mantenga la misma política cada mes.

En una empresa de software, una política escrita suele ubicar en el costo de ingresos el alojamiento, el software de terceros que se usa para operar el producto para los clientes, las comisiones de procesamiento de pagos y el equipo de atención al cliente, y dejar por debajo del margen bruto los costos de investigación, ventas y generales. Mover un costo de una línea a otra cambia el margen sin cambiar la pérdida, por lo que un cambio de política debe informarse a la junta directiva.

La declaración de impuestos tiene su propia línea: el costo de los bienes vendidos del Form 1120, línea 2, a partir del Form 1125-A cuando corresponde (instrucciones del Form 1120). Esa línea sigue las reglas fiscales, así que la cifra de la declaración no tiene por qué ser igual al costo de ingresos de los libros.

¿Cómo comparamos cada mes los resultados reales con el presupuesto?

Compare cada línea del estado de resultados con el presupuesto aprobado por la junta directiva para el mes y para el año a la fecha, y explique las diferencias grandes: es el análisis de variaciones. Use el mismo catálogo de cuentas para el presupuesto y los libros, o la comparación falla línea por línea.

• Bloquee la versión aprobada por la junta directiva; no la sobrescriba con un pronóstico posterior.
• Muestre el monto y el sentido de cada diferencia, en el mes y en el año a la fecha.
• Explique las diferencias superiores a un monto que la junta directiva acuerde, e indique si cada una es de momento (el costo pasa a un mes posterior) o permanente (no se va a recuperar).
• Concilie la columna de resultados reales con el estado de resultados cerrado, no con una exportación del banco.

¿Los libros mensuales tienen que coincidir con el Form 1120 de fin de año?

Los doce meses cerrados suman el año con el que parte el Form 1120. Por ley, el ingreso gravable se calcula con el método con el que la corporación lleva habitualmente sus libros (26 U.S.C. 446(a)). El Schedule L es el balance general «per books» (según los libros) y debe coincidir con los libros y registros; el Schedule M-1 concilia la utilidad contable con el ingreso gravable (instrucciones del Form 1120).

Los libros y la declaración pueden diferir, y la conciliación muestra cada diferencia:

• Compensación basada en acciones. Los libros registran el gasto de opciones y de acciones otorgadas a lo largo de la consolidación de derechos. La deducción fiscal de la empresa generalmente llega cuando la persona tributa por las acciones (26 U.S.C. 83(h)), por lo que el gasto contable se suma de nuevo en el Schedule M-1. Vea cómo otorgar opciones sobre acciones después de una valuación.
• Costos no deducibles. Algunas comidas, gastos de entretenimiento y cuotas de clubes son gastos en los libros, pero no deducciones en la declaración (instrucciones del Form 1120, Schedule M-1, línea 5c).
• Planes prepagados de clientes. El momento fiscal de los pagos anticipados puede diferir del ingreso contable; vea ingresos diferidos en suscripciones SaaS.

Registre en los libros cualquier ajuste de fin de año para que el año siguiente abra con las mismas cifras. El caso de libros en método de acumulación con una declaración en método de efectivo se explica en cómo pasar del método de efectivo al de acumulación.

¿Los accionistas tienen derecho legal a ver los libros?

Los derechos de reporte mensual provienen de los documentos de inversión; el abogado de la empresa puede indicar qué exigen. La ley fija un mínimo más estrecho: un accionista de Delaware solo puede inspeccionar libros y registros mediante una solicitud escrita bajo juramento, de buena fe y con un propósito legítimo, que describa el propósito y los registros que busca (8 Del. C. section 220).

Conforme a la sección 220, los «libros y registros» incluyen los estados financieros anuales de los 3 años anteriores a la solicitud, las actas de la junta directiva y los materiales que recibió la junta directiva en relación con sus decisiones. Los estados financieros mensuales y el libro mayor no están en la lista, salvo que hayan sido materiales de la junta directiva de ese tipo, y un tribunal solo puede ordenar otros registros cuando el accionista demuestra una necesidad imperiosa (sección 220(e) y (g)). La corporación puede imponer restricciones razonables de confidencialidad. Si se niega o no responde en un plazo de 5 días hábiles, el accionista puede pedir al Court of Chancery que ordene la inspección. Un director tiene un derecho distinto a examinar los libros con un fin razonablemente relacionado con su cargo.

Una corporación constituida en otro estado se rige por la ley de inspección de ese estado, que puede ser distinta.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y usan dólares estadounidenses.

SaaS en etapa semilla con $150,000 de gasto mensual

Una empresa gasta $150,000 al mes por el método de acumulación y tiene $1,800,000 en efectivo. En enero pagó una factura anual de un proveedor por $360,000 que se renueva cada enero, así que en marzo el banco muestra salidas por solo $120,000. Los libros muestran $150,000 de gasto en marzo, porque cada mes se consumen $30,000 de la factura pagada por adelantado. Los meses de caja disponibles según los libros son 12 ($1,800,000 ÷ $150,000). Calculados con la salida del banco de marzo, serían 15 meses, lo que los sobrestima.

El efectivo subió mucho más que los ingresos

Un cliente paga por adelantado $240,000 en enero por un plan de un año. El efectivo sube $240,000 en enero, pero los libros muestran $20,000 de ingresos cada mes y $220,000 de ingresos diferidos en el balance general de enero. En febrero el banco no muestra nada nuevo de ese cliente, mientras que los libros vuelven a mostrar $20,000 de ingresos y los ingresos diferidos bajan a $200,000.

Conciliación de fin de año

Los doce meses cerrados suman una pérdida contable de $2,000,000, que incluye $200,000 de compensación basada en acciones por opciones que nadie ejerció durante el año. Los activos al cierre del año son menores de $10,000,000, así que la declaración usa el Schedule M-1, y no hay otras diferencias entre contabilidad e impuestos. En el Form 1120, los $200,000 se suman de nuevo en el Schedule M-1 y la pérdida es de $1,800,000. El Schedule L coincide con el balance general de diciembre.

¿Su caso es distinto?

• La contabilidad está atrasada o se lleva en una hoja de cálculo: empiece con cómo poner en orden sus libros antes de recaudar capital y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Los clientes pagan por adelantado planes anuales o de varios años: vea ingresos diferidos en suscripciones SaaS.
• La declaración usa el método de efectivo y los inversionistas quieren el de acumulación: vea cómo pasar del método de efectivo al de acumulación y obtenga ayuda con impuestos corporativos.
• Se acerca una ronda y los inversionistas abrirán un data room: vea los registros financieros que piden los inversionistas en la debida diligencia.
• Los fundadores pasarán a la nómina después de la ronda: vea el sueldo de los fundadores en una corporación respaldada por capital de riesgo.
• Ya se otorgaron opciones: vea cómo otorgar opciones sobre acciones después de una valuación.
• Está decidiendo quién lleva los libros: vea llevar usted mismo la contabilidad o contratar a un responsable contable, o solicite ayuda mensual con la contabilidad.