Demonstrações financeiras mensais para investidores e conselho

Que demonstrações financeiras mensais os investidores e o conselho esperam?

O núcleo de um pacote mensal para o conselho são três demonstrações, todas tiradas da mesma contabilidade e do mesmo mês: balanço patrimonial, demonstração do resultado e demonstração do fluxo de caixa. Cada uma responde a uma pergunta diferente, e cada uma pega erros que as outras deixam passar. O IRS descreve o mesmo núcleo: bons registros produzem demonstrações do resultado e balanços patrimoniais, e os mesmos registros sustentam a declaração de imposto.

Use a mesma base todos os meses e diga qual é. No regime de competência, a renda conta quando é ganha e os custos quando são incorridos; no regime de caixa, quando o dinheiro é recebido ou pago (Publication 538). Planos pagos antecipadamente, contas a pagar e o momento da folha de pagamento só aparecem corretamente no regime de competência. Se a contabilidade precisa estar em regime de competência antes de os investidores a verem, isso está em como organizar a contabilidade antes de captar recursos.

O caso não é simples quando clientes pagam planos anuais antecipadamente, quando entrou dinheiro de SAFEs ou notas, quando foram outorgadas opções de ações ou quando a contabilidade está meses atrasada. Cada situação muda o que as demonstrações mostram e como elas fecham com o Form 1120.

Reúna o plano de contas, os relatórios da folha de pagamento, os extratos de bancos e cartões, os contratos de clientes, as faturas de fornecedores em aberto e o orçamento aprovado pelo conselho.

O que vai em um pacote para o conselho tirado da contabilidade?

A contabilidade fornece o realizado; previsões e modelos são da administração e partem desse realizado. Um pacote feito a partir da contabilidade costuma ter:

1. As três demonstrações, do mês e do ano até a data.
2. Orçado contra realizado, com um motivo curto para cada diferença grande.
3. Burn líquido e runway de caixa, calculados a partir da contabilidade, e não do saldo bancário.
4. Um cronograma de receita diferida, se os clientes pagam antecipado. Como montá-lo está em receita diferida em assinaturas de SaaS.
5. Número de empregados e custo da folha de pagamento, conciliados com o relatório da folha.
6. Caixa por conta, conciliado com as conciliações bancárias.

Escreva o pacote pensando que ele será lido depois. Em uma corporação de Delaware, os materiais fornecidos ao conselho em relação às suas decisões contam como “livros e registros” que os acionistas podem exigir para inspeção pela seção 220, e cada pacote passa a fazer parte do histórico conferido na verificação de due diligence.

O que inclui o fechamento do mês, e o que decide a rapidez com que ele termina?

O fechamento do mês é o conjunto de etapas que torna definitiva a contabilidade do mês. A rapidez depende de quão rápido os registros externos chegam e de eles conciliarem, e não de um dia-alvo. As etapas, em ordem:

1. Reúna os extratos de banco, cartão, folha de pagamento e processadores de pagamento do mês.
2. Concilie cada conta bancária e de cartão com o respectivo extrato. O IRS recomenda conciliar a conta corrente todo mês.
3. Lance a folha de pagamento a partir do relatório da folha: salário bruto, impostos do empregador e benefícios.
4. Lance as faturas de fornecedores recebidas e provisione os custos incorridos que ainda não foram cobrados.
5. Distribua os custos pagos antecipadamente, como um plano anual de software, pelos meses que eles cobrem.
6. Transfira da receita diferida a receita já ganha dos planos pagos antecipadamente pelos clientes.
7. Lance a depreciação e a remuneração em ações.
8. Revise o balanço patrimonial conta por conta e depois bloqueie o mês.

O que atrasa o fechamento: extratos que chegam tarde, feeds bancários sem conciliar por semanas, cobranças de cartão sem recibos, folha lançada como uma única transferência e faturas paradas em uma caixa de entrada. O que acelera: feeds de bancos e cartões conectados e conciliados toda semana, um relatório da folha entregue no dia do pagamento e uma lista escrita das provisões recorrentes.

Se a contabilidade já está meses atrasada, ponha-a em dia primeiro; veja como organizar a contabilidade antes de captar recursos.

Como mostramos burn e runway a partir da contabilidade, e não do saldo bancário?

O burn líquido é o que manter o negócio consome em um mês: seus custos menos sua receita, como a contabilidade registra, sem os custos que não são caixa, como remuneração em ações e depreciação, e somando o caixa gasto em equipamentos. O runway é o caixa disponível dividido pelo burn líquido médio. Os dois ficam mais fiéis na contabilidade do que na variação do saldo bancário, porque o saldo bancário mistura prazos e financiamento em um só número.

Três coisas distorcem o burn calculado pelo saldo bancário:

• Faturas pagas antecipadamente. Uma fatura anual de fornecedor paga em um mês faz esse mês parecer caro e os onze seguintes parecerem baratos.
• Faturas em aberto. Custos incorridos e ainda não pagos saem do banco depois; o caixa já está comprometido.
• Financiamento. O dinheiro de SAFEs, notas e ações aumenta o saldo, mas é investimento, não é receita e não reduz o burn. Mostre-o como financiamento na demonstração do fluxo de caixa. Como os SAFEs aparecem no balanço patrimonial está em como organizar a contabilidade antes de captar recursos.

Calcule o runway sobre esse burn pelo regime de competência e diga no pacote quais meses a média usa.

O que entra no custo da receita, e por que a margem bruta depende disso?

O custo da receita reúne os custos de entregar o que os clientes pagam; a margem bruta é a receita menos o custo da receita, dividida pela receita. Como a margem só é confiável se essa divisão for confiável, registre por escrito quais contas pertencem ao custo da receita e mantenha a mesma política todos os meses.

Em uma empresa de software, uma política escrita costuma colocar no custo da receita a hospedagem, o software de terceiros usado para operar o produto para os clientes, as tarifas de processamento de pagamentos e a equipe de suporte ao cliente, e deixar pesquisa, vendas e custos gerais abaixo da margem bruta. Mover um custo de uma linha para a outra muda a margem sem mudar o prejuízo, então uma mudança de política deve ser informada ao conselho.

A declaração de imposto tem uma linha própria: o custo das mercadorias vendidas no Form 1120, linha 2, a partir do Form 1125-A quando se aplica (instruções do Form 1120). Essa linha segue regras fiscais, então o valor da declaração não precisa ser igual ao custo da receita da contabilidade.

Como comparamos o realizado com o orçamento todo mês?

Compare cada linha da demonstração do resultado com o orçamento aprovado pelo conselho para o mês e para o ano até a data, e explique as diferenças grandes: essa é a análise de variação. Use o mesmo plano de contas no orçamento e na contabilidade, ou a comparação falha linha por linha.

• Trave a versão aprovada pelo conselho; não a sobrescreva com uma reprevisão posterior.
• Mostre o valor e o sentido de cada diferença, no mês e no ano até a data.
• Explique as diferenças acima de um valor que o conselho aprove e diga se cada uma é de prazo (o custo passa para um mês posterior) ou permanente (não voltará).
• Ligue a coluna do realizado à demonstração do resultado fechada, e não a uma exportação do banco.

A contabilidade mensal precisa bater com o Form 1120 do fim do ano?

Os doze meses fechados somam o ano de que o Form 1120 parte. Pela lei, a renda tributável é apurada pelo método com que a corporação mantém regularmente seus livros (26 U.S.C. 446(a)). O Schedule L é o balanço patrimonial “per books” (conforme os livros) e deve concordar com os livros e registros; o Schedule M-1 concilia o lucro contábil com a renda tributável (instruções do Form 1120).

A contabilidade e a declaração podem diferir, e a conciliação mostra cada diferença:

• Remuneração em ações. A contabilidade registra a despesa com opções e prêmios em ações ao longo do período de aquisição gradual. A dedução fiscal da empresa geralmente vem quando a pessoa é tributada sobre as ações (26 U.S.C. 83(h)), então a despesa contábil é somada de volta no Schedule M-1. Veja como outorgar opções de ações depois de uma avaliação.
• Custos não dedutíveis. Algumas refeições, despesas de entretenimento e mensalidades de clubes são despesas na contabilidade, mas não são deduções na declaração (instruções do Form 1120, Schedule M-1, linha 5c).
• Planos pagos antecipadamente pelos clientes. O momento fiscal dos pagamentos antecipados pode diferir da receita contábil; veja receita diferida em assinaturas de SaaS.

Lance na contabilidade qualquer ajuste de fim de ano para que o próximo ano abra com os mesmos valores. Para contabilidade em regime de competência com declaração em regime de caixa, veja como mudar do regime de caixa para o de competência.

Os acionistas têm o direito legal de ver a contabilidade?

Os direitos de informação mensal vêm dos documentos do investimento; o advogado da empresa pode dizer o que eles exigem. A lei fixa um piso mais estreito: um acionista de Delaware só pode inspecionar livros e registros por pedido escrito sob juramento, de boa-fé e com finalidade legítima, descrevendo a finalidade e os registros procurados (8 Del. C. section 220).

Pela section 220, “livros e registros” incluem as demonstrações financeiras anuais dos 3 anos anteriores ao pedido, as atas do conselho e os materiais fornecidos ao conselho em relação às suas decisões. As demonstrações mensais e o livro-razão não estão na lista, a menos que tenham sido materiais do conselho desse tipo, e um tribunal só pode ordenar outros registros quando o acionista mostra uma necessidade premente (section 220(e) e (g)). A corporação pode impor restrições razoáveis de confidencialidade. Se ela recusar ou não responder em 5 dias úteis, o acionista pode pedir à Court of Chancery que ordene a inspeção. Um administrador tem um direito separado de examinar os livros para uma finalidade razoavelmente ligada ao seu cargo.

Uma corporação constituída em outro estado segue a lei de inspeção desse estado, que pode ser diferente.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos e usam dólares americanos.

SaaS em fase seed com gastos mensais de US$150.000

Uma empresa gasta US$150.000 por mês pelo regime de competência e tem US$1.800.000 em caixa. Em janeiro, pagou uma fatura anual de fornecedor de US$360.000, que renova todo janeiro, então em março o banco mostra saída de apenas US$120.000. A contabilidade mostra US$150.000 de despesa em março, porque US$30.000 da fatura paga antecipadamente são consumidos a cada mês. O runway pela contabilidade é de 12 meses (US$1.800.000 ÷ US$150.000). O runway calculado pela saída bancária de março seria de 15 meses, o que o superestima.

O caixa subiu muito mais que a receita

Um cliente paga antecipadamente US$240.000 em janeiro por um plano de um ano. O caixa sobe US$240.000 em janeiro, mas a contabilidade mostra US$20.000 de receita por mês e US$220.000 de receita diferida no balanço patrimonial de janeiro. Em fevereiro, o banco não mostra nada novo desse cliente, enquanto a contabilidade mostra de novo US$20.000 de receita e a receita diferida cai para US$200.000.

Conciliação de fim de ano

Os doze meses fechados somam um prejuízo contábil de US$2.000.000, incluindo US$200.000 de remuneração em ações por opções que ninguém exerceu durante o ano. O ativo do fim do ano está abaixo de $10.000.000, então a declaração usa o Schedule M-1, e não há outras diferenças entre contabilidade e imposto. No Form 1120, os US$200.000 são somados de volta no Schedule M-1, e o prejuízo é de US$1.800.000. O Schedule L bate com o balanço patrimonial de dezembro.

E no seu caso?

• A contabilidade está atrasada ou feita em planilha: comece por como organizar a contabilidade antes de captar recursos e peça ajuda com a escrituração contábil.
• Os clientes pagam planos anuais ou de vários anos antecipadamente: veja receita diferida em assinaturas de SaaS.
• A declaração está no regime de caixa e os investidores querem regime de competência: veja como mudar do regime de caixa para o de competência e peça ajuda com impostos de corporação.
• Uma rodada está chegando e os investidores vão abrir um data room: veja os registros financeiros que os investidores pedem na due diligence.
• Os fundadores vão para a folha de pagamento depois da captação: veja o salário de fundador em uma corporação financiada por venture capital.
• Foram outorgadas opções: veja como outorgar opções de ações depois de uma avaliação.
• Decidindo quem cuida da contabilidade: veja fazer a própria contabilidade ou contratar um responsável contábil, ou peça ajuda mensal com a escrituração contábil.