Yurt Dışındaki Yüklenicilere Ödeme: Formlar ve Stopaj

ABD'deki bir işletme, yurt dışında çalışan yabancı bir yükleniciye Form 1099-NEC gönderir mi?

Genellikle hayır. Belgelenmiş bir yabancı kişinin tamamen ABD dışında yapılan hizmetler için aldığı ücret yabancı kaynaklı gelirdir ve normalde ABD stopajı ve bilgi beyanı dışındadır. Form 1099-NEC yurt içi yüklenici formudur; yabancı bir kişiye ödenen ABD kaynaklı çalışan dışı ödemeler (nonemployee compensation) ise genellikle bunun yerine Form 1042-S'ye yazılır (IRS: yabancı kaynaklı gelir; IRS: yüklenici bildirimi).

Yüklenicinin posta adresi, fatura para birimi, banka hesabı ve işletmenizin ABD'de bulunması, hizmetlerin nerede yapıldığını belirlemez. Sözleşmenin nerede yapıldığına veya ödemenin nereye gönderildiğine bakılmaksızın, hizmet gelirinin kaynağını genellikle işin yapıldığı yer belirler (IRS: kişisel hizmet gelirinin kaynağı). Ödemeyi yabancı kaynaklı saymadan önce hem alıcının vergi statüsünü hem de çalışma yerini belirleyin.

Yabancı bir bireyden veya şirketten hangi statü formunu istemeliyim?

Geliri alan sayılan kişiye uygun formu, tercihen ödemeden önce isteyin. Geçerli bir W-8, yurt içi bilgi beyanı bakımından yabancı statüyü belgeleyebilir; formu IRS'ye göndermek yerine kayıtlarınızda saklayın (IRS: W-8 talep edenler için talimatlar).

Bir formun adresi, sınıflandırması, sahibi veya anlaşma talebi bildiklerinizle çelişiyorsa formu inceleyin. Bir form, yalnızca tüm kutuları doldurulmuş diye güvenilir değildir (IRS: Publication 515).

Tüm hizmetler ABD dışında yapıldığında ABD stopajı uygulanır mı?

Genellikle hayır; tamamen yurt dışında yapılan hizmetler için yabancı bir kişiye ödenen ücrete mukim olmayanlara uygulanan ABD stopajı uygulanmaz. Bir ABD işletmesi sözleşmeyi imzalasa ve ABD'deki hesaptan ödese bile bu ücret genellikle yabancı kaynaklıdır; normalde Form 1042-S de gerekmez (IRS: kişisel hizmet gelirinin kaynağı; IRS: yabancı kaynaklı gelir).

Ödemeden önce gelir sahibinin uygun W-8 formunu, faturayı ve tarihli bir çalışma yeri kaydını alın. Tamamen yurt dışında yapılan hizmetler için Form 8233 anlaşma talebi gerekmez (IRS: W-8 talep edenler için talimatlar; IRS: Form 8233 talimatları).

Fatura ABD'deki işi veya lisans gibi hizmet dışı bir şeyi de karşılıyorsa, faturanın tamamını yabancı kaynaklı saymayın. ABD bildirim ve stopaj işlemine karar vermeden önce, her ödemenin neyin karşılığı olduğunu ve her hizmetin nerede yapıldığını belirleyin (IRS: Publication 515).

Yüklenici hizmetlerin bir kısmını fiziken ABD'dayken yaparsa ne değişir?

Yabancı bir yüklenicinin ücretinin ABD'de yapılan hizmetlere ait kısmı genellikle ABD kaynaklıdır. Her iki yerde yapılan hizmetler için doğru bir paylaştırma yapın; IRS genellikle ödeme dönemi için ABD hizmet günlerinin toplam hizmet günlerine bölünmesini kullanır (IRS: kişisel hizmet gelirinin kaynağı).

Dar kapsamlı bir yasal istisna, ABD'deki işi şu durumda yabancı kaynaklı sayar: mukim olmayan bir birey vergi yılında ABD'de en fazla 90 gün geçici olarak bulunmuşsa, ABD'deki hizmetler için toplam ödeme $3.000 tutarını aşmıyorsa ve sözleşme nitelikli bir yabancı ödeme yapanla veya bir ABD'li ödeme yapanın yurt dışı ofisiyle yapılmışsa. Olağan ABD ofisinizle yapılan sözleşme bu istisnaya uymaz (US Code: madde 861(a)(3)).

Mukim olmayan bir bireye yapılan ABD kaynaklı bağımsız hizmet ödemesi, geçerli bir istisna veya gereğince belgelenmiş bir anlaşma talebi durumu değiştirmedikçe genellikle %30 oranında stopaj gerektirir (IRS: kişisel hizmetler için ödeme; IRS: Publication 515). Yabancı bir kuruluş için stopaj sonucu, vergi sınıflandırmasına, geliri kimin elde ettiğine ve belgelerine bağlıdır. Tek başına bir W-8BEN veya W-8BEN-E, ABD'deki işin stopajdan muaf olduğunu kanıtlamaz (IRS: W-8 talep edenler için talimatlar). Yüklenicinin kendi ABD beyan durumu ayrı bir sorudur ve yabancı sahipler ABD vergisini ne zaman öder rehberinde ele alınır.

Bir bireyin yıl içindeki son ABD hizmet ödemesi için, bir IRS yazısı $5.000 tutarına kadar stopajı azaltabilir; yüklenici muafiyeti kullanmadan önce yazıyı almalı ve ödeme yapana vermelidir. Bir IRS stopaj anlaşması da kapsanan ödemeler için tutarı değiştirebilir (IRS: Publication 515).

Bunlar federal kurallardır. California da genellikle, mukim olmayan bir kişinin California kaynaklı ödemeleri bir takvim yılında $1.500 tutarını aştığında %7 stopaj yapar. Ödeme yapan Form 592'yi verir ve yükleniciye Form 592-B'yi iletir. Alıcı, farklı yerlerde yapılan iş için Form 587'yi, uygunsa muafiyet talebi için Form 590'ı verebilir; alıcı ödemeden önce Form 588 muafiyet izninin veya Form 589 oran indiriminin FTB onayını almalıdır. Diğer eyaletlerin kuralları farklıdır (California FTB: mukim olmayanlar için stopaj; California FTB: Form 589 talimatları).

Bir anlaşma stopajı kaldırsa bile Form 1042 ve 1042-S'yi ne zaman vermeliyim?

IRS bildirim kuralları kapsıyorsa, yabancı bir kişiye ödenen ABD kaynaklı bağımsız hizmet bedelini Form 1042-S ile bildirin. Stopajdan anlaşma muafiyeti tek başına Form 1042-S bildirimini ortadan kaldırmaz. Form 1042-S vermeniz gerekiyorsa, yıllık Form 1042'yi de vermelisiniz (IRS: Form 1042-S talimatları; IRS: yüklenici bildirimi).

2026 ödemeleri için Form 1042-S'yi 15 Mart 2027 tarihine kadar verin ve gönderin, Form 1042'yi de aynı tarihe kadar gönderin. Form 1042-S'yi elektronik göndermek zorundaysanız IRIS'i kullanın (IRS: Form 1042-S talimatları; IRS: Form 1042 talimatları). Form 1042-S'yi göndermek için otomatik 30 günlük uzatma almak üzere Form 8809'u bu tarihe kadar verin; Form 7004 ise bu tarihe kadar verildiğinde Form 1042 için otomatik altı aylık beyan uzatımı sağlar. Hiçbiri vergi ödemelerini veya alıcı nüshalarının verilmesini ertelemez. Alıcı nüshası için ayrı bir uzatma istemek üzere Form 15397'yi 15 Mart 2027 tarihine kadar gönderin; onay 30 gün süreye kadar uzatma verebilir (IRS: Form 1042-S talimatları; IRS: Form 1042 talimatları).

2026'da ödenen California hizmetleri için Ocak–Mart, Nisan–Mayıs, Haziran–Ağustos ve Eylül–Aralık dönemlerine ait Form 592'yi verin ve stopajı sırasıyla 15 Nisan, 15 Haziran, 15 Eylül 2026; 15 Ocak 2027 tarihlerine kadar ödeyin; Form 592-B'yi alıcıya 1 Şubat 2027 tarihine kadar verin (California FTB: Form 592 talimatları; California FTB: Form 592-B talimatları; California FTB: Publication 1017).

Kesilen vergiyi elektronik olarak yatırın: yatırılmamış vergi bir çeyrek ayın sonunda $2.000 tutarına ulaşırsa üç iş günü içinde yatırın; ay sonunda $200 veya daha fazla ama $2.000 tutarının altındaysa 15 gün içinde yatırın. Yıl sonunda $200 tutarının altındaki bakiye, Form 1042 ile son tarihine kadar ödenebilir (IRS: Form 1042 talimatları). Doğru olan her Form 1042-S'nin geç verilmesi, 30 gün içinde $60, 1 Ağustos'a kadar $130, sonrasında $340 tutarında ceza doğurabilir. Alıcı nüshasının verilmemesi, en fazla $340 tutarında ayrı bir ceza doğurabilir; kasıtlı ihmalin bedeli, bildirilmesi gereken kalemlerin $690 veya %%10 değerinden hangisi büyükse odur (IRS: Form 1042-S talimatları). Geç verilen bir Form 1042, ödenmemiş verginin her ay için %5 oranında, en fazla %25 kadar ceza doğurabilir; geç ödeme genellikle ayda %0,5 oranında, aynı üst sınıra kadar ceza doğurur (IRS: Form 1042 talimatları).

Kanadalı bir yüklenicinin anlaşma talebi, hangi formu aldığımı değiştirir mi?

Evet. Kanada mukimi bir birey, ABD'de yapılan hizmetler için anlaşma stopaj muafiyeti talep ediyorsa, bu ücret için genellikle size Form 8233 verir. Form 8233 bireyin ABD vergi kimlik numarasını ister; SSN veya ITIN başvurusu beklemedeyse, doldurulmuş başvurunun bir kopyasını ekleyin. Form W-8BEN yabancı statüyü belgeleyebilir, ancak bireyin ABD'deki kişisel hizmetler için anlaşma muafiyeti talebi formu değildir (IRS: Form 8233 talimatları; IRS: W-8BEN talimatları).

Kanada mukimliği tek başına anlaşma muafiyetinin geçerli olduğunu göstermez. Birey iç hukuka göre her iki ülkede de mukimse, anlaşmanın IV. maddesindeki mukimlik belirleme (tie-breaker) kuralını uygulayın. Form 8233'ü kabul etmeden önce talep edilen anlaşma maddesini, ABD'de bulunmayı ve yüklenicinin anlaşma uyarınca ABD'de daimi iş yeri olup olmadığını kontrol edin (IRS: Kanada–ABD anlaşması; Hazine: Kanada–ABD anlaşma protokolü). Birey her vergi yılı için ayrı bir Form 8233 doldurur ve Bölüm III'ü imzalar; Bölüm IV'ü siz imzalarsınız. Talebi kabul ederseniz, bir kopyasını 5 gün içinde IRS'ye gönderin ve muafiyeti kullanmadan önce postalamadan sonra en az 10 gün bekleyin. Sonradan ortaya çıkan bilgiler talebi geçersiz kılarsa IRS'ye bildirin ve ödenmemiş tutarlardan stopaj yapın (IRS: Form 8233 ve talimatları; IRS: Form 8233 talimatları). Kanadalı bir şirketin anlaşma talebi, kuruluş sınıflandırması ve belge kurallarına tabidir; genellikle bireyin Form 8233'ü yerine Form W-8BEN-E ile başlar (IRS: W-8 talep edenler için talimatlar; IRS: Publication 515). Yüklenicinin iki ülkedeki beyannameleri için bkz. ABD müşterileri olan Kanadalı serbest çalışanlar.

Yüklenici geçerli bir statü veya anlaşma formu vermezse ne olur?

Önce eksik yabancı statü formunu, eksik anlaşma talebinden ayırın. Yabancı statü belgelenmiş ama ABD hizmetleri için geçerli bir anlaşma talebi yoksa, anlaşma muafiyetini kullanmayın; ABD kaynaklı ödeme için stopajı ve Form 1042-S bildirimini belirleyin. Alıcının statüsü belgelenmemişse, yabancı kişi stopajı ve bildirimini veya yurt içi bildirimi ve yedek stopajı belirlemek için ödemeden önce IRS varsayım kurallarını uygulayın. Yurt dışından bir fatura tek başına ne statüyü ne de muafiyeti kanıtlar (IRS: W-8 talep edenler için talimatlar; IRS: Publication 515).

Ödeme zaten yapıldıysa, düzeltme veya beyan gerekip gerekmediğine karar vermeden önce çalışma yerini, alıcı statüsünü ve kesilen vergiyi yeniden oluşturun (IRS: Publication 515).

Stopaj yapan taraf, şahıs işletmesi, ortaklık veya şirket olsun, kesmesi gereken vergiden madde 1461 uyarınca kastın aranmadığı bir sorumlulukla borçludur; şahıs işletmesinde bu sorumluluk kişisel olarak sahibe aittir. Yabancı alıcı vergiyi öderse, stopaj yapan o vergiden artık sorumlu olmaz, ancak faiz ve cezalardan sorumlu olabilir. Vergiyi tahsil etmeyen veya ödemeyen bir sahip, yönetici veya sorumlu kişi, bunu kasten yaptıysa, ödenmeyen vergiye eşit bir madde 6672 cezasıyla ayrıca karşılaşabilir. Tarhiyat genellikle beyan verildikten sonra 3 yıl boyunca yapılabilir; beyan hiç verilmediyse her zaman yapılabilir; yasal istisnalar süreyi uzatabilir (IRS: Publication 515; US Code: madde 1461, 6501 ve 6672).

California stopajı için Revenue and Taxation Code madde 18668, makul sebep geçerli olmadıkça, stopaj yapmakla yükümlü kişiyi kesilmeyen vergiden sorumlu tutar. Bir eyalet yükümlülüğü vadesi gelip ödenebilir hale geldiğinde FTB genellikle tahsil için 20 yıl süreye sahiptir; sürenin durması veya sonraki yükümlülükler bu süreyi değiştirebilir (California yasası: madde 18668; California FTB: tahsilat zamanaşımı süresi).

Hangi kayıtlar çalışma yerini kanıtlar ve gideri destekler?

İşi kimin yaptığını, işletmenin neyin karşılığını ödediğini, hizmetlerin nerede yapıldığını ve farklı yerlerde yapılan her faturanın nasıl bölündüğünü gösteren kayıtları saklayın. Çalışılan gün kayıtları IRS'nin zamana dayalı paylaştırmasını destekler; sözleşmeler, faturalar ve ödeme kanıtları ise kayıtlara işlenen tutarı destekler (IRS: kişisel hizmet gelirinin kaynağı; IRS: işletme kayıtları).

• İmzalı sözleşmeyi, iş kapsamını, faturaları, ödeme onaylarını ve ülkeyi, tarihleri ve görevleri gösteren seyahat veya çalışılan gün kayıtlarını saklayın.
• W-8 veya W-9'u, varsa Form 8233'ü ve anlaşma destek belgelerini, ayrıca formu neden kabul ettiğinizi saklayın. W-8 formları kayıtlarınızda kalır; kabul edilen Form 8233'ün ise IRS'ye ayrı bir gönderim adımı vardır (IRS: W-8 talep edenler için talimatlar; IRS: Form 8233 talimatları).
• Her faturayı ödeme ve varsa Form 1042-S ile mutabık hale getirin. Bölünmüş bir fatura için, ödemeyi ABD ve yabancı hizmet günlerine ayıran hesabı saklayın (IRS: kişisel hizmet gelirinin kaynağı).

Yüklenici yurt dışında yaşayan bir ABD vatandaşı veya mukimiyse ne olur?

ABD vatandaşı veya ABD vergi mukimi, iş yurt dışında yapılsa bile bu form kuralları bakımından bir ABD kişisidir. W-8 değil, Form W-9 isteyin. Form 1099-NEC, bu bireye ödenen bildirilmesi gereken çalışan olmayan kişi ödemeleri $2.000 tutarına ulaştığında genellikle geçerlidir; yedek stopaj bu tutarın altında da formu gerektirebilir (IRS: W-8BEN talimatları; IRS: Form 1099 bildirim gereklilikleri). ABD dışında yaşamak, bir ABD kişisini Form 1042-S ve 1042 bakımından yabancı alıcıya dönüştürmez (IRS: Publication 515).

Örnek

Örnek tutarlar ABD dolarıdır. Bir ABD işletmesi, mukim olmayan bir bireye 20 hizmet günü için $10.000 ödemeyi kabul ediyor. Yüklenici 15 günü yurt dışında, beş günü ABD'de çalışıyor. Desteklenen bir zaman paylaştırması, yabancı kaynaklı hizmetlere $7.500, ABD kaynaklı hizmetlere $2.500 ayırıyor. Geçerli bir istisna veya geçerli bir anlaşma muafiyeti olmadan, ABD kaynaklı kısım üzerindeki olağan %30 stopaj $750 olurdu. İşletme genellikle ABD kaynaklı kısmı Form 1042-S ile bildirir ve Form 1042 verir. Bu örnekte Form 1042-S, kutu 1'de gelir kodu 17'yi, kutu 2'de $2.500 brüt geliri ve kutu 7a'da $750 kesintiyi gösterir (IRS: 2026 Form 1042-S). Geçerli bir anlaşma talebi stopajı kaldırsa bile bu bildirim formları genellikle yine gereklidir (IRS: kişisel hizmet gelirinin kaynağı; IRS: Form 1042-S talimatları).

Sizin durumunuz farklı mı?

• Bu kişi aslında çalışan olabilir: sınıflandırma, bordro ve form kurallarını değiştirir. Bkz. Çalışan olabilecek yükleniciler.
• Yüklenici ABD'de çalıştı veya anlaşma muafiyeti talep ediyor, ya da bir statü formu eksik: muhasebe kayıtları desteği için sözleşmeyi, çalışılan gün kaydını, mukimlik ve statü formlarını, faturaları ve ödeme geçmişini toplayın.
• Yüklenicinin kendi ABD vergi cevabına ihtiyacınız var: bkz. Yabancı sahipler ABD vergisini ne zaman öder.
• Yüklenici her iki ülkede beyanname veren Kanadalı bir serbest çalışan: bkz. ABD müşterileri olan Kanadalı serbest çalışanlar.
• ABD'deki LLC'nizin yabancı bir sahibi var: ayrı yıllık sahip bildirimi Yabancı sahipli tek üyeli LLC beyanı rehberinde ele alınır.
• Gerekli bir yurt içi yüklenici formunu vermediniz: bkz. Geç kalan yüklenici ve çalışan vergi formları. ABD'de çalışılan günler içeren geçmiş yabancı yüklenici ödemeleri için, ödeme ve stopaj kayıtlarını muhasebe kayıtları desteği için getirin.