Payer des entrepreneurs à l'étranger : formulaires et retenues

Une entreprise américaine envoie-t-elle un formulaire 1099-NEC à un entrepreneur étranger qui travaille à l'étranger?

En général, non. La rémunération d'une personne étrangère dont le statut est documenté, pour des services exécutés entièrement hors des États-Unis est un revenu de source étrangère, qui échappe normalement à la retenue américaine et à la déclaration de renseignements. Le formulaire 1099-NEC est le formulaire des entrepreneurs américains; la rémunération de non-employés de source américaine versée à une personne étrangère se déclare plutôt, en général, sur le formulaire 1042-S (IRS : revenu de source étrangère; IRS : déclaration des paiements aux entrepreneurs).

L'adresse postale de l'entrepreneur, la devise de la facture, son compte bancaire et l'emplacement aux États-Unis de votre entreprise n'établissent pas où les services ont été rendus. Le lieu d'exécution détermine généralement la source du revenu de services, peu importe où le contrat a été conclu ou où le paiement a été envoyé (IRS : source du revenu de services personnels). Établissez à la fois le statut fiscal du bénéficiaire et le lieu de travail avant de traiter le paiement comme un revenu de source étrangère.

Quel formulaire de statut demander à un particulier ou à une société de l'étranger?

Demandez le formulaire qui correspond à la personne considérée comme recevant le revenu, de préférence avant le paiement. Un formulaire W-8 valide peut établir le statut étranger aux fins de la déclaration de renseignements américaine; conservez-le dans vos registres plutôt que de l'envoyer à l'IRS (IRS : instructions à l'intention des demandeurs de formulaires W-8).

Examinez un formulaire si son adresse, sa classification, son propriétaire ou sa demande fondée sur une convention fiscale contredit ce que vous savez. Un formulaire n'est pas fiable du seul fait que toutes les cases sont remplies (IRS : Publication 515).

La retenue américaine s'applique-t-elle quand tous les services sont exécutés hors des États-Unis?

En général, aucune retenue américaine sur les non-résidents ne s'applique à la rémunération d'une personne étrangère pour des services exécutés entièrement à l'étranger. Cette rémunération est généralement de source étrangère, même lorsqu'une entreprise américaine signe le contrat et paie à partir d'un compte américain; elle n'exige normalement pas non plus de formulaire 1042-S (IRS : source du revenu de services personnels; IRS : revenu de source étrangère).

Avant de payer, obtenez le formulaire W-8 correspondant du propriétaire du revenu, la facture et un registre daté du lieu de travail. Aucune demande fondée sur une convention fiscale au moyen du formulaire 8233 n'est nécessaire pour des services exécutés entièrement à l'étranger (IRS : instructions à l'intention des demandeurs de formulaires W-8; IRS : instructions du formulaire 8233).

Ne traitez pas l'ensemble de la facture comme un revenu de source étrangère si elle paie aussi du travail aux États-Unis ou autre chose que des services, comme une licence. Déterminez ce que chaque paiement achète et où chaque service a été exécuté avant de décider du traitement de la déclaration et de la retenue américaines (IRS : Publication 515).

Qu'est-ce qui change si l'entrepreneur exécute une partie des services pendant qu'il se trouve physiquement aux États-Unis?

La partie des honoraires d'un entrepreneur étranger attribuable aux services exécutés aux États-Unis est généralement de source américaine. Pour des services exécutés aux deux endroits, faites une répartition exacte; l'IRS utilise généralement le nombre de jours de services aux États-Unis divisé par le nombre total de jours de services pour la période de paie (IRS : source du revenu de services personnels).

Une exception étroite prévue par la loi traite le travail aux États-Unis comme un revenu de source étrangère si un particulier non résident est temporairement aux États-Unis pendant au plus 90 jours dans l'année d'imposition, si la rémunération totale pour des services aux États-Unis ne dépasse pas 3 000 $ et si le contrat est conclu avec un payeur étranger admissible ou avec le bureau étranger d'un payeur américain. Un contrat conclu avec votre bureau américain habituel n'est pas admissible (US Code : article 861(a)(3)).

La rémunération de services indépendants de source américaine versée à un particulier non résident entraîne généralement une retenue de 30 %, sauf si une exception applicable ou une demande fondée sur une convention fiscale et bien étayée la modifie (IRS : rémunération de services personnels; IRS : Publication 515). La retenue applicable à une entité étrangère dépend de sa classification fiscale, de la personne qui est propriétaire du revenu et de sa documentation. Un formulaire W-8BEN ou W-8BEN-E ne prouve pas à lui seul que le travail aux États-Unis est exempt de retenue (IRS : instructions à l'intention des demandeurs de formulaires W-8). La situation de l'entrepreneur lui-même à l'égard de la déclaration américaine est une question distincte, traitée dans quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.

Pour le dernier paiement de services aux États-Unis de l'année versé à un particulier, une lettre de l'IRS peut réduire la retenue sur un montant pouvant atteindre 5 000 $; l'entrepreneur doit obtenir la lettre et la remettre au payeur avant de se prévaloir de l'exemption. Une entente de retenue de l'IRS peut aussi modifier le montant pour les paiements visés (IRS : Publication 515).

Ce sont des règles fédérales. La Californie retient aussi généralement 7 % lorsque les paiements de source californienne versés à un non-résident dépassent 1 500 $ dans une année civile. Le payeur produit le formulaire 592 et remet le formulaire 592-B à l'entrepreneur. Le bénéficiaire peut remettre le formulaire 587 pour répartir un travail exécuté à plusieurs endroits ou, s'il y est admissible, le formulaire 590 pour demander une exemption; il doit obtenir l'approbation du Franchise Tax Board (FTB) pour une dispense au moyen du formulaire 588 ou une réduction au moyen du formulaire 589 avant le paiement. D'autres États ont des règles différentes (Franchise Tax Board de la Californie : retenue sur les non-résidents; Franchise Tax Board de la Californie : instructions du formulaire 589).

Quand dois-je produire les formulaires 1042 et 1042-S, même si une convention fiscale supprime la retenue?

Déclarez sur le formulaire 1042-S la rémunération de services indépendants de source américaine versée à une personne étrangère lorsque les règles de déclaration de l'IRS s'appliquent. Une exemption de retenue prévue par une convention fiscale ne supprime pas à elle seule la déclaration au moyen du formulaire 1042-S. Si vous devez produire un formulaire 1042-S, vous devez aussi produire le formulaire annuel 1042 (IRS : instructions du formulaire 1042-S; IRS : déclaration des paiements aux entrepreneurs).

Pour les paiements de 2026, produisez et remettez les formulaires 1042-S, et produisez le formulaire 1042, au plus tard le 15 mars 2027. Si vous devez produire le formulaire 1042-S par voie électronique, utilisez IRIS (IRS : instructions du formulaire 1042-S; IRS : instructions du formulaire 1042). Produisez le formulaire 8809 à cette date pour obtenir une prolongation automatique de 30 jours du délai de production du formulaire 1042-S; le formulaire 7004, produit à cette date, donne une prolongation automatique de six mois pour produire le formulaire 1042. Aucun des deux ne reporte les dépôts d'impôt ni la remise des exemplaires aux bénéficiaires. Pour demander une prolongation distincte pour les exemplaires des bénéficiaires, envoyez le formulaire 15397 au plus tard le 15 mars 2027; l'approbation peut accorder jusqu'à 30 jours (IRS : instructions du formulaire 1042-S; IRS : instructions du formulaire 1042).

Pour les services californiens payés en 2026, produisez le formulaire 592 et versez la retenue pour les périodes de janvier à mars, d'avril à mai, de juin à août et de septembre à décembre, respectivement au plus tard aux dates suivantes : 15 avril, 15 juin, 15 septembre 2026 ; 15 janvier 2027; remettez le formulaire 592-B au bénéficiaire au plus tard le 1er février 2027 (Franchise Tax Board de la Californie : instructions du formulaire 592; Franchise Tax Board de la Californie : instructions du formulaire 592-B; Franchise Tax Board de la Californie : Publication 1017).

Déposez l'impôt retenu par voie électronique : si l'impôt non déposé atteint 2 000 $ à la fin d'un quart de mois, déposez-le dans les trois jours ouvrables; s'il est d'au moins 200 $ mais inférieur à 2 000 $ à la fin du mois, déposez-le dans les 15 jours. Un solde de fin d'année inférieur à 200 $ peut être payé avec le formulaire 1042 à sa date limite (IRS : instructions du formulaire 1042). La production tardive de chaque formulaire 1042-S exact peut coûter 60 $ dans les 30 jours, 130 $ jusqu'au 1er août ou 340 $ ensuite. L'omission de remettre un exemplaire au bénéficiaire peut entraîner une pénalité distincte pouvant atteindre 340 $; le mépris délibéré coûte le plus élevé de 690 $ ou de 10 % des éléments à déclarer (IRS : instructions du formulaire 1042-S). Un formulaire 1042 produit en retard peut coûter 5 % de l'impôt impayé par mois, jusqu'à 25 %; le paiement tardif coûte habituellement 0,5 % par mois, jusqu'au même plafond (IRS : instructions du formulaire 1042).

La demande fondée sur une convention fiscale d'un entrepreneur canadien change-t-elle le formulaire à obtenir?

Oui. Si un particulier résident du Canada demande une exemption de retenue prévue par la convention fiscale pour des services exécutés aux États-Unis, il vous remet généralement le formulaire 8233 pour cette rémunération. Le formulaire 8233 exige le numéro d'identification fiscale américain du particulier; si un SSN ou un ITIN est en attente, joignez une copie de la demande remplie. Le formulaire W-8BEN peut documenter le statut étranger, mais ce n'est pas le formulaire pour l'exemption d'un particulier prévue par la convention fiscale à l'égard de services personnels rendus aux États-Unis (IRS : instructions du formulaire 8233; IRS : instructions du formulaire W-8BEN).

La résidence canadienne ne suffit pas à établir que l'exemption de la convention fiscale s'applique. Si le particulier est résident des deux pays selon leur droit interne, appliquez la règle de départage de résidence de l'article IV de la convention. Vérifiez l'article de la convention invoqué, la présence aux États-Unis et si l'entrepreneur a un établissement stable aux États-Unis au sens de la convention avant d'accepter le formulaire 8233 (IRS : convention Canada–États-Unis; Trésor américain : protocole de la convention Canada–États-Unis). Le particulier remplit un formulaire 8233 distinct pour chaque année d'imposition et signe la partie III; vous signez la partie IV. Si vous acceptez la demande, envoyez-en une copie à l'IRS dans les 5 jours et attendez au moins 10 jours après l'envoi avant de vous prévaloir de l'exemption. Si des faits ultérieurs infirment la demande, avisez l'IRS et retenez l'impôt sur les montants impayés (IRS : formulaire 8233 et instructions; IRS : instructions du formulaire 8233). La demande d'une société canadienne fondée sur la convention fiscale suit les règles de sa classification d'entité et de sa documentation, en commençant habituellement par le formulaire W-8BEN-E plutôt que par le formulaire 8233 d'un particulier (IRS : instructions à l'intention des demandeurs de formulaires W-8; IRS : Publication 515). Pour les déclarations de l'entrepreneur dans les deux pays, voyez travailleurs autonomes canadiens avec des clients américains.

Que faire si l'entrepreneur ne fournit pas de formulaire valide de statut ou de convention fiscale?

Distinguez d'abord l'absence d'un formulaire de statut étranger de l'absence d'une demande fondée sur une convention fiscale. Si le statut étranger est documenté mais qu'aucune demande valide fondée sur une convention fiscale n'existe pour les services aux États-Unis, n'appliquez pas l'exemption de la convention; déterminez la retenue et la déclaration au moyen du formulaire 1042-S pour la rémunération de source américaine. Si le statut du bénéficiaire n'est pas documenté, appliquez les règles de présomption de l'IRS avant le paiement pour déterminer la retenue et la déclaration applicables à une personne étrangère, ou la déclaration ordinaire et la retenue de réserve applicables aux paiements versés à une personne américaine. Une facture de l'étranger ne prouve ni le statut ni l'exemption (IRS : instructions à l'intention des demandeurs de formulaires W-8; IRS : Publication 515).

Si un paiement a déjà été fait, reconstituez son lieu de travail, le statut du bénéficiaire et tout impôt retenu avant de décider si une correction ou une production est nécessaire (IRS : Publication 515).

L'agent de retenue, qu'il soit entrepreneur individuel, société de personnes ou société par actions, doit l'impôt qu'il devait retenir en vertu de l'article 1461, sans critère de caractère délibéré; pour une entreprise individuelle, c'est le propriétaire en personne. Si le bénéficiaire étranger paie l'impôt, l'agent ne doit plus cet impôt, mais peut encore devoir des intérêts et des pénalités. Un propriétaire, un dirigeant ou une autre personne responsable qui omet délibérément de percevoir l'impôt ou de le verser peut aussi faire face, séparément, à une pénalité de l'article 6672 égale à l'impôt impayé. La cotisation est généralement permise pendant 3 ans après la production d'une déclaration, mais en tout temps si aucune déclaration n'est produite; des exceptions prévues par la loi peuvent prolonger ce délai (IRS : Publication 515; US Code : articles 1461, 6501 et 6672).

Pour la retenue californienne, l'article 18668 du Revenue and Taxation Code rend la personne tenue de retenir responsable de l'impôt omis, sauf cause raisonnable. Lorsqu'une dette d'État devient exigible, le FTB dispose généralement de 20 ans pour la recouvrer; des suspensions ou des dettes ultérieures peuvent modifier ce délai (Loi de la Californie : article 18668; Franchise Tax Board de la Californie : délai de recouvrement).

Quels registres prouvent le lieu de travail et justifient la dépense?

Conservez des registres qui montrent qui a fait le travail, ce que l'entreprise a payé, où les services ont été exécutés et comment chaque facture visant plusieurs lieux a été répartie. Les registres des jours de travail appuient la répartition de l'IRS fondée sur le temps, tandis que les contrats, les factures et les preuves de paiement appuient le montant inscrit dans les livres (IRS : source du revenu de services personnels; IRS : registres d'entreprise).

• Conservez l'entente signée, l'énoncé des travaux, les factures, les confirmations de paiement et tout registre de déplacements ou de jours de travail indiquant le pays, les dates et les tâches.
• Conservez le formulaire W-8 ou W-9, tout formulaire 8233 et ses pièces justificatives de convention fiscale, ainsi que la raison pour laquelle vous avez accepté le formulaire. Les formulaires W-8 restent dans vos registres; les formulaires 8233 acceptés exigent une étape distincte de transmission à l'IRS (IRS : instructions à l'intention des demandeurs de formulaires W-8; IRS : instructions du formulaire 8233).
• Rapprochez chaque facture du paiement et de tout formulaire 1042-S. Pour une facture répartie, conservez le calcul qui attribue la rémunération aux jours de services aux États-Unis et à l'étranger (IRS : source du revenu de services personnels).

Que faire si l'entrepreneur est un citoyen ou un résident américain qui vit à l'étranger?

Un citoyen américain ou un résident fiscal des États-Unis est une personne américaine (US person) selon ces règles de formulaires, même si le travail est fait à l'étranger. Demandez le formulaire W-9, et non un W-8. Le formulaire 1099-NEC s'applique généralement lorsque la rémunération de non-employés à déclarer versée à ce particulier atteint 2 000 $; la retenue de réserve peut exiger le formulaire en deçà de ce montant (IRS : instructions du formulaire W-8BEN; IRS : exigences de déclaration du formulaire 1099). Vivre hors des États-Unis ne transforme pas une personne américaine en bénéficiaire étranger pour les formulaires 1042-S et 1042 (IRS : Publication 515).

Exemple

Les montants sont à titre indicatif, en dollars américains. Une entreprise américaine convient de payer 10 000 $ à un particulier non résident pour 20 jours de services. L'entrepreneur travaille 15 jours à l'étranger et cinq jours aux États-Unis. Une répartition du temps bien étayée attribue 7 500 $ aux services de source étrangère et 2 500 $ aux services de source américaine. Sans exception applicable ni exemption valide fondée sur une convention fiscale, la retenue habituelle de 30 % sur la partie de source américaine serait de 750 $. L'entreprise déclare généralement la partie de source américaine sur le formulaire 1042-S et produit le formulaire 1042. Dans ce cas, le formulaire 1042-S indique le code de revenu 17 à la case 1, 2 500 $ de revenu brut à la case 2 et 750 $ retenus à la case 7a (IRS : formulaire 1042-S de 2026). Si une demande valide fondée sur une convention fiscale supprime la retenue, ces formulaires de déclaration demeurent généralement exigés (IRS : source du revenu de services personnels; IRS : instructions du formulaire 1042-S).

Votre situation est différente?

• Le travailleur est peut-être un employé : la classification change les règles de paie et de formulaires. Voyez entrepreneurs qui pourraient être des employés.
• L'entrepreneur a travaillé aux États-Unis ou invoque une exemption de convention fiscale, ou un formulaire de statut est manquant : rassemblez le contrat, le registre des jours de travail, les formulaires de résidence et de statut, les factures et l'historique des paiements pour obtenir de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez besoin de la réponse fiscale américaine pour l'entrepreneur lui-même : voyez quand les propriétaires étrangers doivent de l'impôt américain.
• L'entrepreneur est un travailleur autonome canadien qui produit des déclarations dans les deux pays : voyez travailleurs autonomes canadiens avec des clients américains.
• Votre LLC américaine a un propriétaire étranger : sa déclaration annuelle distincte de propriétaire est traitée dans production de la déclaration d'une LLC à membre unique à capitaux étrangers.
• Vous avez omis un formulaire d'entrepreneur américain exigé : voyez formulaires fiscaux tardifs des entrepreneurs et des employés. Pour des paiements passés à des entrepreneurs étrangers comportant des jours travaillés aux États-Unis, apportez les registres de paiement et de retenue pour obtenir de l'aide en tenue de livres.