תשלום לקבלנים בחו״ל: טפסים וניכוי מס במקור

עסק אמריקאי שולח טופס 1099-NEC לקבלן זר שעובד בחו״ל?

בדרך כלל לא. תשלום לאדם זר מתועד עבור שירותים שבוצעו כולם מחוץ לארצות הברית הוא הכנסה ממקור זר, ובדרך כלל אינו כפוף לניכוי מס אמריקאי במקור או לדיווח בדוחות מידע. טופס 1099-NEC הוא טופס הקבלנים המקומי. תשלום ממקור אמריקאי לאדם זר עבור שירותי קבלן מדווח בדרך כלל בטופס 1042-S (IRS: הכנסה ממקור זר; IRS: דיווח על קבלנים).

כתובת הדואר של הקבלן, מטבע החשבונית, חשבון הבנק ומיקום העסק שלכם בארצות הברית אינם קובעים היכן בוצעו השירותים. מקום ביצוע העבודה קובע בדרך כלל את מקור ההכנסה משירותים, בלי קשר למקום שבו נחתם החוזה או נשלח התשלום (IRS: מקור הכנסה משירותים אישיים). קבעו את המעמד לצורכי מס של הנמען ואת מקום העבודה לפני שאתם מתייחסים לתשלום כהכנסה ממקור זר.

איזה טופס מעמד לבקש מאדם זר או מחברה זרה?

בקשו את הטופס שמתאים למי שנחשב מקבל ההכנסה, רצוי לפני התשלום. טופס W-8 תקף יכול לבסס מעמד זר לצורכי דיווח מקומי. שמרו אותו ברישומים שלכם ואל תשלחו אותו ל-IRS (IRS: הוראות למבקש טפסי W-8).

בדקו טופס אם הכתובת, הסיווג, הבעלים או הדרישה לפי אמנה סותרים את מה שידוע לכם. טופס אינו אמין רק מפני שכל התיבות בו מולאו (IRS: Publication 515).

האם ניכוי מס אמריקאי במקור חל כשכל השירותים בוצעו מחוץ לארצות הברית?

בדרך כלל לא חל ניכוי מס אמריקאי במקור מתושבי חוץ על תשלום לאדם זר עבור שירותים שבוצעו כולם בחו״ל. תשלום כזה הוא בדרך כלל הכנסה ממקור זר, גם כשעסק אמריקאי חותם על החוזה ומשלם מחשבון אמריקאי. בדרך כלל גם אין צורך בטופס 1042-S (IRS: מקור הכנסה משירותים אישיים; IRS: הכנסה ממקור זר).

לפני התשלום, אספו את טופס W-8 המתאים לבעל ההכנסה, חשבונית ורישום מתוארך של מקום העבודה. אין צורך בדרישה לפי אמנה בטופס 8233 לשירותים שבוצעו כולם בחו״ל (IRS: הוראות למבקש טפסי W-8; IRS: הוראות לטופס 8233).

אל תתייחסו לכל החשבונית כהכנסה ממקור זר אם היא משלמת גם על עבודה בארצות הברית או על דבר שאינו שירותים, כמו רישיון. זהו מה כל תשלום רוכש ובאיזה מקום בוצע כל שירות לפני שאתם קובעים את הטיפול בדיווח ובניכוי האמריקאיים (IRS: Publication 515).

מה משתנה אם הקבלן מבצע חלק מהשירותים כשהוא נמצא פיזית בארצות הברית?

החלק משכר הקבלן הזר שמיוחס לשירותים שבוצעו בארצות הברית הוא בדרך כלל ממקור אמריקאי. כששירותים בוצעו בשני המקומות, יש לחלק את התשלום במדויק. IRS משתמש בדרך כלל בימי שירות בארצות הברית חלקי סך ימי השירות בתקופת התשלום (IRS: מקור הכנסה משירותים אישיים).

חריג צר בחוק רואה בעבודה בארצות הברית הכנסה ממקור זר אם אדם שהוא תושב חוץ שהה בארצות הברית זמנית לא יותר מ-90 יום בשנת המס, סך התשלום על שירותים בארצות הברית אינו עולה על $3,000, והחוזה הוא עם משלם זר מזכה או עם המשרד הזר של משלם אמריקאי. חוזה עם המשרד האמריקאי הרגיל שלכם אינו מזכה (US Code: סעיף 861(a)(3)).

תשלום ממקור אמריקאי לתושב חוץ עבור שירותים כעצמאי מחייב בדרך כלל ניכוי במקור בשיעור 30%, אלא אם חריג חל או שדרישה לפי אמנה נתמכת כראוי משנה זאת (IRS: תשלום עבור שירותים אישיים; IRS: Publication 515). התשובה לגבי ניכוי במקור מישות זרה תלויה בסיווגה לצורכי מס, במי שבבעלותו ההכנסה ובמסמכים שבידיה. טופס W-8BEN או W-8BEN-E לבדו אינו מוכיח שעבודה בארצות הברית פטורה מניכוי במקור (IRS: הוראות למבקש טפסי W-8). חובות ההגשה של הקבלן עצמו בארצות הברית הן שאלה נפרדת, שנסקרת במתי בעלים זרים חייבים במס אמריקאי.

בתשלום האחרון של השנה על שירותים בארצות הברית לאדם פרטי, מכתב מ-IRS יכול להפחית את הניכוי במקור על סכום של עד $5,000. הקבלן חייב להשיג את המכתב ולמסור אותו למשלם לפני השימוש בפטור. גם הסכם ניכוי במקור עם IRS יכול לשנות את הסכום בתשלומים המכוסים (IRS: Publication 515).

אלה כללים פדרליים. גם קליפורניה מנכה בדרך כלל במקור 7% כשהתשלומים ממקור קליפורני לתושב חוץ עולים על $1,500 בשנה קלנדרית. המשלם מגיש טופס 592 ומוסר לקבלן טופס 592-B. הנמען יכול למסור טופס 587 כדי לחלק עבודה ממקומות שונים, או טופס 590 כדי לבקש פטור אם הוא זכאי. הנמען חייב לקבל מ-FTB אישור לוויתור בטופס 588 או להפחתה בטופס 589 לפני התשלום. במדינות אחרות הכללים שונים (FTB של קליפורניה: ניכוי במקור מתושבי חוץ; FTB של קליפורניה: הוראות לטופס 589).

מתי צריך להגיש טפסי 1042 ו-1042-S, גם אם אמנה מבטלת את הניכוי במקור?

דווחו בטופס 1042-S על תשלום ממקור אמריקאי לאדם זר עבור שירותים כקבלן, כשכללי הדיווח של IRS חלים עליו. פטור מניכוי במקור לפי אמנה אינו מבטל בפני עצמו את חובת הדיווח בטופס 1042-S. אם חובה להגיש טופס 1042-S, חובה להגיש גם את טופס 1042 השנתי (IRS: הוראות לטופס 1042-S; IRS: דיווח על קבלנים).

בתשלומים של 2026, הגישו ומסרו טפסי 1042-S והגישו טופס 1042 עד 15 במרץ 2027. אם חובה להגיש טופס 1042-S בדרך אלקטרונית, השתמשו ב-IRIS (IRS: הוראות לטופס 1042-S; IRS: הוראות לטופס 1042). הגישו טופס 8809 עד המועד הזה להארכה אוטומטית של 30 יום להגשת טופס 1042-S. טופס 7004 עד המועד הזה נותן הארכה אוטומטית של שישה חודשים להגשת טופס 1042. אף אחת מההארכות אינה דוחה הפקדות מס או מסירת עותקים לנמענים. כדי לבקש הארכה נפרדת למסירת עותקי הנמענים, שלחו טופס 15397 עד 15 במרץ 2027. אישור יכול להעניק עד 30 ימים (IRS: הוראות לטופס 1042-S; IRS: הוראות לטופס 1042).

עבור שירותים בקליפורניה ששולמו ב-2026, הגישו טופס 592 והעבירו את המס שנוכה עבור ינואר–מרץ, אפריל–מאי, יוני–אוגוסט וספטמבר–דצמבר עד 15 באפריל, 15 ביוני, 15 בספטמבר 2026. 15 בינואר 2027, בהתאמה. מסרו טופס 592-B לנמען עד 1 בפברואר 2027 (FTB של קליפורניה: הוראות לטופס 592; FTB של קליפורניה: הוראות לטופס 592-B; FTB של קליפורניה: Publication 1017).

הפקידו את המס שנוכה בדרך אלקטרונית: אם המס שלא הופקד מגיע ל-$2,000 בסוף רבע חודש, יש להפקיד תוך שלושה ימי עסקים. אם הוא לפחות $200 אבל נמוך מ-$2,000 בסוף החודש, יש להפקיד תוך 15 יום. יתרה בסוף השנה שנמוכה מ-$200 אפשר לשלם עם טופס 1042 עד מועדו (IRS: הוראות לטופס 1042). הגשה באיחור של כל טופס 1042-S נכון יכולה לעלות $60 תוך 30 יום, $130 עד 1 באוגוסט, או $340 אחר כך. אי-מסירה של עותק לנמען יכולה לגרור קנס נפרד של עד $340. התעלמות מכוונת מחייבת קנס בגובה הסכום הגבוה מבין $690 לבין 10% מהפריטים שחובה לדווח עליהם (IRS: הוראות לטופס 1042-S). הגשה באיחור של טופס 1042 יכולה לעלות 5% מהמס שלא שולם לכל חודש, עד 25%. תשלום באיחור עולה בדרך כלל 0.5% לחודש, עד אותה תקרה (IRS: הוראות לטופס 1042).

הדרישה של קבלן קנדי לפי אמנה משנה את הטופס שאני אוסף?

כן. אם אדם פרטי תושב קנדה דורש פטור לפי אמנה מניכוי במקור על שירותים שבוצעו בארצות הברית, הוא מוסר לכם בדרך כלל טופס 8233 עבור התשלום הזה. טופס 8233 מחייב מספר זיהוי מס אמריקאי של האדם. אם בקשה ל-SSN או ל-ITIN עדיין תלויה ועומדת, צרפו עותק של הבקשה המלאה. טופס W-8BEN יכול לתעד מעמד זר, אבל הוא אינו הטופס לפטור של אדם פרטי לפי אמנה על שירותים אישיים בארצות הברית (IRS: הוראות לטופס 8233; IRS: הוראות ל-W-8BEN).

תושבות קנדית לבדה אינה מבססת שהפטור לפי האמנה חל. אם האדם תושב בשתי המדינות לפי הדין הפנימי, יש להחיל את כלל ההכרעה בתושבות לפי סעיף IV של האמנה. בדקו את סעיף האמנה שנדרש, את השהות בארצות הברית ואת השאלה אם לקבלן יש מוסד קבע (permanent establishment) בארצות הברית לפי האמנה, לפני שאתם מקבלים טופס 8233 (IRS: אמנת קנדה וארצות הברית; משרד האוצר האמריקאי: פרוטוקול האמנה בין קנדה לארצות הברית). האדם ממלא טופס 8233 נפרד לכל שנת מס וחותם על חלק III. אתם חותמים על חלק IV. אם אתם מקבלים את הדרישה, שלחו עותק ל-IRS בתוך 5 ימים והמתינו לפחות 10 ימים אחרי המשלוח לפני שאתם משתמשים בפטור. אם עובדות מאוחרות יותר מפריכות את הדרישה, הודיעו ל-IRS ונכו מס במקור מסכומים שטרם שולמו (IRS: טופס 8233 והוראותיו; IRS: הוראות לטופס 8233). דרישה לפי אמנה של חברה קנדית נקבעת לפי הסיווג שלה וכללי המסמכים, ובדרך כלל מתחילה בטופס W-8BEN-E ולא בטופס 8233 של אדם פרטי (IRS: הוראות למבקש טפסי W-8; IRS: Publication 515). לגבי הדוחות של הקבלן בשתי המדינות, ראו פרילנסרים קנדיים עם לקוחות אמריקאיים.

מה אם הקבלן מסרב למסור טופס מעמד תקף או טופס אמנה?

קודם הבחינו בין טופס מעמד זר שחסר לבין דרישה לפי אמנה שחסרה. אם המעמד הזר מתועד אבל אין דרישה תקפה לפי אמנה על שירותים בארצות הברית, אל תשתמשו בפטור לפי האמנה. קבעו ניכוי במקור ודיווח בטופס 1042-S עבור תשלום ממקור אמריקאי. אם מעמד הנמען אינו מתועד, החילו את כללי החזקה של IRS לפני התשלום כדי לקבוע ניכוי במקור ודיווח של אדם זר, או דיווח מקומי וניכוי במקור חלופי (backup withholding). חשבונית מחו״ל לבדה אינה מוכיחה לא מעמד ולא פטור (IRS: הוראות למבקש טפסי W-8; IRS: Publication 515).

אם תשלום כבר בוצע, שחזרו את מקום העבודה, את מעמד הנמען ואת המס שנוכה, אם נוכה, לפני שאתם מחליטים אם נדרשים תיקון או הגשה (IRS: Publication 515).

סוכן הניכוי במקור, בין שהוא עצמאי, שותפות או חברה, חייב במס שהיה חייב לנכות לפי סעיף 1461, בלי מבחן של כוונה. אצל עסק יחידני זה בעל העסק באופן אישי. אם הנמען הזר משלם את המס, הסוכן אינו חייב עוד באותו מס, אבל עדיין יכול להיות חייב בריבית ובקנסות. בעלים, נושא משרה או אדם אחראי אחר שבמכוון לא גבה או לא העביר את המס יכול להיות חשוף בנפרד לקנס לפי סעיף 6672 השווה למס שלא שולם. ל-IRS מותר בדרך כלל להטיל שומה במשך 3 שנים אחרי הגשת דוח, אבל בכל עת אם לא הוגש דוח. חריגים בחוק יכולים להאריך את התקופה (IRS: Publication 515; US Code: סעיפים 1461, 6501 ו-6672).

לגבי ניכוי במקור בקליפורניה, סעיף 18668 ב-Revenue and Taxation Code מטיל על מי שחייב לנכות את האחריות למס שהוחמץ, אלא אם יש סיבה סבירה. מרגע שחבות מדינתית הופכת לברת תשלום, ל-FTB יש בדרך כלל 20 שנים לגבות אותה. השהיות או חבויות מאוחרות יותר יכולות לשנות את התקופה (חוק קליפורניה: סעיף 18668; FTB של קליפורניה: מגבלת הזמן לגבייה).

אילו רישומים מוכיחים את מקום העבודה ותומכים בהוצאה?

שמרו רישומים שמראים מי ביצע את העבודה, על מה העסק שילם, היכן בוצעו השירותים ואיך חולקה כל חשבונית שמכסה כמה מקומות. רישומי ימי עבודה תומכים בחלוקה לפי זמן של IRS, וחוזים, חשבוניות והוכחות תשלום תומכים בסכום שנרשם בספרים (IRS: מקור הכנסה משירותים אישיים; IRS: רישומים עסקיים).

• שמרו את ההסכם החתום, היקף העבודה, חשבוניות, אישורי תשלום וכל יומן נסיעות או ימי עבודה שמראה מדינה, תאריכים ומשימות.
• שמרו את טופס W-8 או W-9, כל טופס 8233 ותמיכה באמנה, ואת הסיבה שבגללה קיבלתם את הטופס. טפסי W-8 נשארים ברישומים שלכם, ולטפסי 8233 שהתקבלו יש שלב נפרד של הגשה ל-IRS (IRS: הוראות למבקש טפסי W-8; IRS: הוראות לטופס 8233).
• התאימו כל חשבונית לתשלום ולכל טופס 1042-S. בחשבונית מפוצלת, שמרו את החישוב ששייך את התשלום לימי שירות בארצות הברית ולימי שירות בחו״ל (IRS: מקור הכנסה משירותים אישיים).

מה אם הקבלן הוא אזרח או תושב ארצות הברית שמתגורר בחו״ל?

אזרח ארצות הברית או תושב מס אמריקאי הוא נישום אמריקאי (US person) לצורכי כללי הטפסים האלה, גם אם העבודה מתבצעת בחו״ל. בקשו טופס W-9 ולא W-8. טופס 1099-NEC חל בדרך כלל כשתגמולים שחובה לדווח עליהם לאדם הזה עבור שירותים כקבלן מגיעים ל-$2,000. ניכוי במקור חלופי יכול לחייב את הטופס גם מתחת לסכום הזה (IRS: הוראות ל-W-8BEN; IRS: דרישות הדיווח בטפסי 1099). מגורים מחוץ לארצות הברית אינם הופכים נישום אמריקאי לנמען זר לצורכי טפסי 1042-S ו-1042 (IRS: Publication 515).

דוגמה

הסכומים להמחשה בלבד, בדולרים אמריקאיים. עסק אמריקאי מסכים לשלם $10,000 לתושב חוץ עבור 20 ימי שירות. הקבלן עובד 15 ימים בחו״ל וחמישה ימים בארצות הברית. חלוקה נתמכת לפי זמן משייכת $7,500 לשירותים ממקור זר ו-$2,500 לשירותים ממקור אמריקאי. בלי חריג מתאים או פטור תקף לפי אמנה, הניכוי הרגיל של 30% על החלק האמריקאי יהיה $750. העסק מדווח בדרך כלל על החלק האמריקאי בטופס 1042-S ומגיש טופס 1042. במקרה הזה, טופס 1042-S מציג בתיבה 1 את קוד ההכנסה 17, בתיבה 2 הכנסה ברוטו של $2,500, ובתיבה 7a ניכוי של $750 (IRS: טופס 1042-S לשנת 2026). אם דרישה תקפה לפי אמנה מבטלת את הניכוי, טפסי הדיווח האלה עדיין נדרשים בדרך כלל (IRS: מקור הכנסה משירותים אישיים; IRS: הוראות לטופס 1042-S).

שונה אצלכם?

• ייתכן שמי שעובד אצלכם הוא עובד שכיר: הסיווג משנה את כללי השכר והטפסים. ראו קבלנים שאולי הם עובדים.
• הקבלן עבד בארצות הברית או דורש פטור לפי אמנה, או שחסר טופס מעמד: אספו את החוזה, יומן ימי העבודה, טפסי תושבות ומעמד, חשבוניות והיסטוריית תשלומים והביאו אותם לעזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם צריכים את התשובה האמריקאית למס של הקבלן עצמו: ראו מתי בעלים זרים חייבים במס אמריקאי.
• הקבלן הוא פרילנסר קנדי שמגיש דוחות בשתי המדינות: ראו פרילנסרים קנדיים עם לקוחות אמריקאיים.
• ל-LLC האמריקאית שלכם יש בעלים זר: הדיווח השנתי הנפרד של הבעלים מכוסה בהגשת דוחות של LLC עם בעלים זר יחיד.
• פספסתם טופס קבלן מקומי שחובה להגיש: ראו טפסי מס באיחור לקבלנים ולעובדים. לגבי תשלומים קודמים לקבלנים זרים עם ימי עבודה בארצות הברית, הביאו את רישומי התשלום והניכוי במקור לעזרה בהנהלת חשבונות.