Pagar prestadores de serviços no exterior: formulários e retenção

Uma empresa dos EUA envia o Form 1099-NEC a um prestador de serviços estrangeiro que trabalha no exterior?

Em geral, não. O pagamento a uma pessoa estrangeira (foreign person) documentada por serviços prestados inteiramente fora dos EUA é renda de fonte estrangeira, normalmente fora da retenção e da declaração informativa dos EUA. O Form 1099-NEC é o formulário para prestadores de serviços dos EUA; a remuneração de fonte americana paga a uma pessoa estrangeira por serviços sem vínculo de emprego, em geral, vai no Form 1042-S (IRS: renda de fonte estrangeira; IRS: declaração de pagamentos a prestadores de serviços).

O endereço postal do prestador de serviços, a moeda da fatura, a conta bancária e o local da sua empresa nos EUA não definem onde os serviços foram prestados. O local da prestação geralmente determina a origem da renda de serviços, não importa onde o contrato foi assinado ou para onde o pagamento foi enviado (IRS: origem da renda de serviços pessoais). Defina a situação fiscal de quem recebe e o local do trabalho antes de tratar o pagamento como de fonte estrangeira.

Qual formulário de situação devo pedir a uma pessoa física ou empresa estrangeira?

Peça o formulário que corresponde a quem é tratado como o beneficiário da renda, de preferência antes do pagamento. Um W-8 válido pode comprovar a condição de estrangeiro para fins de declaração informativa nos EUA; guarde-o nos seus registros em vez de enviá-lo ao IRS (IRS: instruções para quem solicita o W-8).

Reveja o formulário se o endereço, a classificação, o dono ou o pedido de tratado contradiz o que você sabe. Um formulário não é confiável só porque todos os campos estão preenchidos (IRS: Publication 515).

A retenção dos EUA se aplica quando todos os serviços são prestados fora dos EUA?

Em geral, não há retenção dos EUA para não residentes sobre o pagamento a uma pessoa estrangeira por serviços prestados inteiramente no exterior. Esse pagamento geralmente é de fonte estrangeira, mesmo quando uma empresa dos EUA assina o contrato e paga com uma conta nos EUA; normalmente também não exige o Form 1042-S (IRS: origem da renda de serviços pessoais; IRS: renda de fonte estrangeira).

Antes de pagar, peça o W-8 correspondente ao dono da renda, a fatura e um registro datado do local de trabalho. Não é preciso o Form 8233 com pedido de tratado para serviços prestados inteiramente no exterior (IRS: instruções para quem solicita o W-8; IRS: instruções do Form 8233).

Não trate a fatura inteira como de fonte estrangeira se ela também paga por trabalho nos EUA ou por algo que não seja serviço, como uma licença. Identifique o que cada pagamento compra e onde cada serviço foi prestado antes de decidir o tratamento de declaração e de retenção nos EUA (IRS: Publication 515).

O que muda se o prestador de serviços presta parte dos serviços estando fisicamente nos EUA?

A parte do valor pago a um prestador de serviços estrangeiro que corresponde a serviços prestados nos EUA geralmente é de fonte americana. Para serviços prestados nos dois lugares, faça uma divisão exata; o IRS geralmente usa os dias de serviço nos EUA divididos pelo total de dias de serviço do período de pagamento (IRS: origem da renda de serviços pessoais).

Uma exceção legal restrita trata o trabalho nos EUA como de fonte estrangeira se uma pessoa física não residente está temporariamente nos EUA por no máximo 90 dias no ano fiscal, o total pago por serviços nos EUA não passa de $3.000 e o contrato é com um pagador estrangeiro qualificado ou com o escritório estrangeiro de um pagador dos EUA. Um contrato com o seu escritório habitual nos EUA não se qualifica (US Code: seção 861(a)(3)).

O pagamento de serviços independentes de fonte americana a uma pessoa física não residente geralmente exige retenção de 30%, a menos que uma exceção aplicável ou um pedido de tratado bem fundamentado mude isso (IRS: pagamento por serviços pessoais; IRS: Publication 515). A resposta sobre retenção para uma entidade estrangeira depende da classificação fiscal dela, de quem é dono da renda e da documentação. Um W-8BEN ou W-8BEN-E, sozinho, não prova que o trabalho nos EUA está isento de retenção (IRS: instruções para quem solicita o W-8). A situação de declaração do próprio prestador de serviços nos EUA é outra questão, tratada em quando donos estrangeiros devem imposto nos EUA.

No último pagamento do ano por serviços nos EUA a uma pessoa física, uma carta do IRS pode reduzir a retenção sobre até $5.000; o prestador de serviços deve obter a carta e entregá-la a quem paga antes de usar a isenção. Um acordo de retenção com o IRS também pode mudar o valor dos pagamentos cobertos (IRS: Publication 515).

Estas são regras federais. A Califórnia também geralmente retém 7% quando os pagamentos de fonte californiana a um não residente passam de $1.500 em um ano-calendário. Quem paga apresenta o Form 592 e entrega o Form 592-B ao prestador de serviços. Quem recebe pode entregar o Form 587 para dividir um trabalho feito em locais diferentes ou, se for elegível, o Form 590 para pedir isenção; antes do pagamento, quem recebe deve obter a aprovação da FTB para uma dispensa pelo Form 588 ou uma redução pelo Form 589. Outros estados têm regras diferentes (California FTB: retenção de não residentes; California FTB: instruções do Form 589).

Quando devo apresentar os Forms 1042 e 1042-S, mesmo que um tratado elimine a retenção?

Declare no Form 1042-S a remuneração de serviços independentes de fonte americana paga a uma pessoa estrangeira quando as regras de declaração do IRS a cobrem. Uma isenção de retenção por tratado, por si só, não elimina a declaração no Form 1042-S. Se você precisa apresentar o Form 1042-S, também deve apresentar o Form 1042 anual (IRS: instruções do Form 1042-S; IRS: declaração de pagamentos a prestadores de serviços).

Para pagamentos de 2026, apresente e entregue os Forms 1042-S e apresente o Form 1042 até 15 de março de 2027. Se você é obrigado a enviar o Form 1042-S por via eletrônica, use o IRIS (IRS: instruções do Form 1042-S; IRS: instruções do Form 1042). Apresente o Form 8809 até essa data para obter uma prorrogação automática de 30 dias para apresentar o Form 1042-S; o Form 7004, apresentado até essa data, dá uma prorrogação automática de seis meses para apresentar o Form 1042. Nenhuma das duas adia os depósitos do imposto nem a entrega das cópias a quem recebeu. Para pedir uma prorrogação separada da cópia de quem recebeu, envie o Form 15397 até 15 de março de 2027; a aprovação pode conceder até 30 dias (IRS: instruções do Form 1042-S; IRS: instruções do Form 1042).

Para serviços na Califórnia pagos em 2026, apresente o Form 592 e recolha a retenção de janeiro a março, de abril a maio, de junho a agosto e de setembro a dezembro até 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro de 2026; 15 de janeiro de 2027, respectivamente; entregue o Form 592-B a quem recebeu até 1º de fevereiro de 2027 (California FTB: instruções do Form 592; California FTB: instruções do Form 592-B; California FTB: Publication 1017).

Deposite o imposto retido por via eletrônica: se o imposto não depositado chega a $2.000 no fim de um período de um quarto de mês, deposite em até três dias úteis; se está em pelo menos $200, mas abaixo de $2.000, no fim do mês, deposite em até 15 dias. Um saldo no fim do ano abaixo de $200 pode ser pago com o Form 1042 até o vencimento dele (IRS: instruções do Form 1042). A apresentação atrasada de cada Form 1042-S correto pode custar $60 em até 30 dias, $130 até 1º de agosto ou $340 depois disso. Deixar de entregar uma cópia a quem recebeu pode gerar uma multa separada de até $340; o descumprimento intencional custa o maior valor entre $690 e 10% dos itens que deveriam ser declarados (IRS: instruções do Form 1042-S). Um Form 1042 atrasado pode custar 5% do imposto não pago por mês, até 25%; o pagamento atrasado costuma custar 0,5% por mês, até o mesmo teto (IRS: instruções do Form 1042).

O pedido de tratado de um prestador de serviços canadense muda o formulário que devo pedir?

Sim. Se uma pessoa física residente no Canadá pede isenção de retenção por tratado para serviços prestados nos EUA, ela geralmente lhe entrega o Form 8233 para essa remuneração. O Form 8233 exige o número de identificação fiscal dos EUA da pessoa; se um SSN ou ITIN está pendente, anexe uma cópia do pedido preenchido. O Form W-8BEN pode comprovar a condição de estrangeiro, mas não é o formulário para a isenção por tratado de uma pessoa física sobre serviços pessoais prestados nos EUA (IRS: instruções do Form 8233; IRS: instruções do W-8BEN).

A residência no Canadá, sozinha, não prova que a isenção do tratado se aplica. Se a pessoa física é residente dos dois países pela lei interna, aplique a regra de desempate de residência do Artigo IV do tratado. Antes de aceitar o Form 8233, verifique o artigo do tratado invocado, a presença nos EUA e se o prestador de serviços tem um estabelecimento permanente nos EUA pelo tratado (IRS: tratado entre Canadá e EUA; Tesouro dos EUA: protocolo do tratado entre Canadá e EUA). A pessoa física preenche um Form 8233 separado para cada ano fiscal e assina a Parte III; você assina a Parte IV. Se aceitar o pedido, envie uma cópia ao IRS em até 5 dias e espere pelo menos 10 dias depois do envio antes de usar a isenção. Se fatos posteriores derrubarem o pedido, avise o IRS e retenha o imposto sobre os valores ainda não pagos (IRS: Form 8233 e instruções; IRS: instruções do Form 8233). O pedido de tratado de uma corporação canadense segue a classificação da entidade e as regras de documentação dela, em geral começando pelo Form W-8BEN-E, e não pelo Form 8233 de uma pessoa física (IRS: instruções para quem solicita o W-8; IRS: Publication 515). Para as declarações do prestador de serviços nos dois países, veja profissionais independentes canadenses com clientes nos EUA.

E se o prestador de serviços não fornecer um formulário válido de situação ou de tratado?

Primeiro, distinga a falta do formulário de condição de estrangeiro da falta de um pedido de tratado. Se a condição de estrangeiro está documentada, mas não há um pedido de tratado válido para serviços nos EUA, não use a isenção do tratado; defina a retenção e a declaração no Form 1042-S para o pagamento de fonte americana. Se a situação de quem recebe não está documentada, aplique as regras de presunção do IRS antes do pagamento para definir a retenção e a declaração de pessoa estrangeira, ou a declaração de pessoa dos EUA e a retenção adicional (backup withholding). Uma fatura do exterior, sozinha, não prova nem a situação nem a isenção (IRS: instruções para quem solicita o W-8; IRS: Publication 515).

Se um pagamento já foi feito, reconstrua o local do trabalho, a situação de quem recebeu e qualquer imposto retido antes de decidir se é preciso corrigir ou apresentar algo (IRS: Publication 515).

O agente de retenção (withholding agent), seja autônomo (sole proprietor), sociedade de pessoas ou corporação, deve o imposto que era obrigado a reter pela seção 1461, sem teste de intenção; no caso de uma empresa individual, isso recai sobre o próprio proprietário. Se quem recebe o pagamento no exterior paga o imposto, o agente deixa de dever esse imposto, mas ainda pode dever juros e multas. Um dono, diretor ou outra pessoa responsável que deixe de reter ou de repassar o imposto de forma intencional pode enfrentar, separadamente, uma multa da seção 6672 igual ao imposto não pago. O lançamento geralmente é permitido por 3 anos depois da apresentação da declaração, mas a qualquer tempo se nenhuma declaração foi apresentada; exceções previstas em lei podem estender o prazo (IRS: Publication 515; US Code: seções 1461, 6501 e 6672).

Na retenção da Califórnia, a seção 18668 do Revenue and Taxation Code torna responsável pelo imposto não retido quem era obrigado a reter, a menos que haja causa razoável (reasonable cause). Quando uma dívida estadual passa a ser devida e exigível, a FTB geralmente tem 20 anos para cobrá-la; suspensões ou dívidas posteriores podem mudar esse prazo (Lei da Califórnia: seção 18668; California FTB: prazo para cobrança).

Que registros comprovam o local do trabalho e sustentam a despesa?

Guarde registros que mostrem quem fez o trabalho, o que a empresa pagou, onde os serviços foram prestados e como cada fatura de locais mistos foi dividida. Os registros de dias trabalhados sustentam a divisão por tempo usada pelo IRS, enquanto contratos, faturas e comprovantes de pagamento sustentam o valor lançado na contabilidade (IRS: origem da renda de serviços pessoais; IRS: registros da empresa).

• Guarde o contrato assinado, o escopo do trabalho, as faturas, as confirmações de pagamento e qualquer registro de viagens ou dias trabalhados que mostre o país, as datas e as tarefas.
• Guarde o W-8 ou o W-9, qualquer Form 8233 e os documentos do tratado, e o motivo pelo qual você aceitou o formulário. Os formulários W-8 ficam nos seus registros; os Forms 8233 aceitos têm uma etapa separada de envio ao IRS (IRS: instruções para quem solicita o W-8; IRS: instruções do Form 8233).
• Concilie cada fatura com o pagamento e com qualquer Form 1042-S. Em uma fatura dividida, guarde o cálculo que atribui o pagamento aos dias de serviço nos EUA e no exterior (IRS: origem da renda de serviços pessoais).

E se o prestador de serviços é cidadão ou residente dos EUA morando no exterior?

Um cidadão dos EUA ou residente fiscal dos EUA é uma pessoa dos EUA (US person) para essas regras de formulários, mesmo que o trabalho seja feito no exterior. Peça o Form W-9, não um W-8. O Form 1099-NEC geralmente se aplica quando a remuneração declarável paga a essa pessoa, sem vínculo de emprego, chega a $2.000; a retenção adicional (backup withholding) pode exigir o formulário abaixo desse valor (IRS: instruções do W-8BEN; IRS: exigências de declaração do Form 1099). Morar fora dos EUA não transforma uma pessoa dos EUA em beneficiária estrangeira para os Forms 1042-S e 1042 (IRS: Publication 515).

Exemplo

Os valores ilustrativos são em dólares americanos. Uma empresa dos EUA concorda em pagar US$10.000 a uma pessoa física não residente por 20 dias de serviço. O prestador de serviços trabalha 15 dias no exterior e cinco dias nos EUA. Uma divisão de tempo bem fundamentada atribui US$7.500 aos serviços de fonte estrangeira e US$2.500 aos serviços de fonte americana. Sem uma exceção aplicável nem isenção válida por tratado, a retenção usual de 30% sobre a parte de fonte americana seria de US$750. A empresa geralmente declara a parte de fonte americana no Form 1042-S e apresenta o Form 1042. Neste caso, o Form 1042-S mostra o código de renda 17 na caixa 1, US$2.500 de renda bruta na caixa 2 e US$750 retidos na caixa 7a (IRS: Form 1042-S de 2026). Se um pedido válido de tratado eliminar a retenção, esses formulários de declaração geralmente continuam exigidos (IRS: origem da renda de serviços pessoais; IRS: instruções do Form 1042-S).

É diferente no seu caso?

• O trabalhador pode ser um empregado: a classificação muda as regras de folha de pagamento e de formulários. Veja prestadores de serviços que podem ser empregados.
• O prestador de serviços trabalhou nos EUA ou pede isenção por tratado, ou falta um formulário de situação: reúna o contrato, o registro de dias trabalhados, os formulários de residência e de situação, as faturas e o histórico de pagamentos para a ajuda com contabilidade.
• Você precisa da resposta fiscal do prestador de serviços nos EUA: veja quando donos estrangeiros devem imposto nos EUA.
• O prestador de serviços é um profissional independente canadense que declara nos dois países: veja profissionais independentes canadenses com clientes nos EUA.
• Sua LLC dos EUA tem um dono estrangeiro: a declaração anual separada do dono está em declaração de uma LLC de um único membro com dono estrangeiro.
• Você deixou de apresentar um formulário exigido de prestador de serviços dos EUA: veja formulários atrasados de prestadores de serviços e empregados. Para pagamentos passados a prestadores de serviços estrangeiros com dias trabalhados nos EUA, leve os registros de pagamento e de retenção para a ajuda com contabilidade.