دوسری ریاست میں کام کرنے والے ملازمین کا پے رول

میرا ملازم دوسری ریاست میں دور سے کام کرتا ہے۔ پہلے کیا دیکھوں؟

پہلے یہ دیکھیں کہ ملازم اصل میں کہاں کام کرتا ہے، ٹیکس کے لیے کہاں کا مقیم ہے، اور ہر انتظام کب شروع ہوا۔ پھر ہر پے رول ذمہ داری کو دونوں ریاستوں کے موجودہ قواعد کے مطابق جانچیں؛ صرف کمپنی کا پتہ جواب طے نہیں کرتا۔ New York کے ٹیکس کٹوتی کے قواعد اور California کی کئی ریاستوں میں ملازمت کی رہنمائی مختلف ٹیکسوں پر مختلف ٹیسٹ لاگو کرتے ہیں۔

ملازم کے کام کی جگہ کا پتہ، گھر کا پتہ، تاریخ وار کام کا شیڈول، سفر کے دن، اور دور سے کام کا کوئی بھی تحریری انتظام حاصل کریں۔ گھر کا ڈاک کا پتہ یہ نہیں دکھاتا کہ ہر کام کا دن کہاں گزرا۔ اگر ملازم ایک ریاست میں کام کرتا اور دوسری میں رہتا ہے تو اگلا پے رول چلانے سے پہلے دونوں ریاستی اداروں سے تصدیق کریں۔ بنیادی وفاقی اور اپنی ریاست کی ترتیب کے لیے پے رول قائم کرنا دیکھیں۔

کیا ٹیکس کی کٹوتی گھر کے پتے سے طے ہوتی ہے یا کام کی اصل جگہ سے؟

کوئی بھی پتہ ہر ریاست میں فیصلہ کن نہیں ہوتا۔ کام کی جگہ اکثر ماخذ ریاست میں کٹوتی پیدا کرتی ہے، جبکہ رہائش الگ کٹوتی کی ذمہ داری پیدا کر سکتی ہے؛ آجر کا اس ریاست سے تعلق بھی اہم ہے۔ Pennsylvania کے قواعد Pennsylvania کے اندر یا باہر کام کرنے والے مقیم ملازمین اور اس کے اندر کام کرنے والے غیر مقیموں کا احاطہ کرتے ہیں۔ لیکن ریاست سے باہر کا آجر جس کا Pennsylvania سے واحد تعلق پورے وقت کا گھر سے ٹیلی ورک کرنے والا ملازم ہو Pennsylvania کا ٹیکس کاٹنے کا پابند نہیں۔ New York کے قواعد بھی مقیم اور غیر مقیم اجرت کی نشاندہی کرتے ہیں، مگر کہتے ہیں کہ ریاست سے باہر کا آجر جس کا وہاں کوئی دفتر، کاروبار، انکارپوریشن یا لائسنس نہ ہو، صرف اس وجہ سے کٹوتی کا پابند نہیں کہ ملازم New York میں رہتا ہے۔

جسمانی موجودگی ہمیشہ آخری مرحلہ نہیں ہوتی۔ New York عموماً ریاست سے باہر ٹیلی ورک کے دن کو New York کا کام کا دن مانتا ہے جب غیر مقیم کا بنیادی دفتر New York میں ہو، سوائے اس کے کہ آجر نے ٹیلی ورک کی جگہ پر حقیقی دفتر قائم کیا ہو۔ یہ سہولت کا قاعدہ نتیجہ بدل سکتا ہے، حالانکہ ملازم کسی اور جگہ گھر پر رہا۔ کٹوتی کی ریاست چننے سے پہلے کام اور رہائش کی ریاستوں کے ماخذ، آجر سے تعلق اور تقسیم کے قواعد دیکھیں۔

New York میں غیر مقیم کی ٹیکس کٹوتی کے لیے ملازم سے Form IT-2104.1 پر غیر مقیم ہونے کی تصدیق اور New York اجرت کی تقسیم کا تخمینہ کروائیں۔

New Jersey بھی باہمی سہولت کا قاعدہ لاگو کرتا ہے ان بعض غیر مقیموں پر جو New Jersey کے دفتر سے وابستہ ہیں اور اپنی سہولت کے لیے دور سے کام کرتے ہیں۔ یہ ان Pennsylvania کے مقیموں پر لاگو نہیں ہوتا جو باہمی معاہدے کے تحت آتے ہیں، نہ اس ملازم پر جو اس سال New Jersey میں کوئی خدمت انجام نہ دے۔

مجھے دوسری ریاست میں کب رجسٹر ہونا ہوگا؟

جب اس ریاست کے قواعد آپ کو کٹوتی، بے روزگاری کی کوریج یا کسی اور پے رول پروگرام کا ذمہ دار بنائیں تو ہر ادارے کے مطلوبہ اکاؤنٹ کے ذریعے رجسٹر ہوں۔ پہلی متاثرہ تنخواہ سے پہلے دیکھ لیں کہ کوریج کس ریاست میں ہے۔ California کے مطابق کاروباری آجر کو ملازم رکھنے اور کسی کیلنڈر سہ ماہی میں $100 سے زیادہ ادا کرنے پر 15 دن کے اندر رجسٹر ہونا لازمی ہے۔ اجرت کی رپورٹنگ اور ڈپازٹ کے الگ شیڈول ہو سکتے ہیں۔ Pennsylvania میں رپورٹنگ اور کٹوتی جمع کرانے سے پہلے آجر کی کٹوتی کا اکاؤنٹ لازمی ہے، جبکہ California پے رول فائلنگز، اجرت کی رپورٹوں، ادائیگیوں اور ایڈجسٹمنٹس کے لیے آجر کا پے رول ٹیکس اکاؤنٹ نمبر جاری کرتا ہے۔

ایک ریاستی پے رول اکاؤنٹ خود بخود آپ کو دوسری ریاست کے ٹیکس ادارے یا کسی شہر میں رجسٹر نہیں کرتا۔ نہ ہی پے رول اکاؤنٹ یہ طے کرتا ہے کہ آپ کی کمپنی کو وہاں کاروبار کے لیے رجسٹر ہونا ہے یا نہیں؛ دوسری ریاست میں رجسٹریشن دیکھیں۔

اگر ملازم ایک سے زیادہ ریاستوں میں کام کرے تو بے روزگاری ٹیکس کس ریاست کو جاتا ہے؟

ایک ملازم کی کئی ریاستوں میں خدمات کے لیے، جس ریاست کے نظام میں ملازم آتا ہے اسے معلوم کرنے کے لیے بے روزگاری کوریج کے ٹیسٹ ترتیب سے لاگو کریں؛ صرف اس لیے کہ ملازم سرحد پار کرتا ہے، ایک ہی خدمات کو ریاستوں میں تقسیم نہ کریں۔ California کی کئی ریاستوں کی رہنمائی عام ترتیب بیان کرتی ہے اور کہتی ہے کہ California ان تمام خدمات کو اپنے نظام میں لے، اس سے پہلے ملازم کو California میں کچھ کام کرنا ہوگا۔

آجر اپنی بے روزگاری کی شراکت ادا کرتا ہے؛ New Jersey کارکنوں کی شراکتیں بھی مانگتا ہے جو تنخواہ سے کاٹی جاتی ہیں۔

California اہل کئی ریاستوں کے کام کے لیے ریاستوں کے درمیان کوریج کا انتظام بھی بیان کرتا ہے۔ اگر خدمات مقامی ہوں تو California کا انتخاب فارم کہتا ہے کہ انتخاب دستیاب نہیں۔ ورنہ ملازم اور آجر دونوں دستخط کرتے ہیں؛ California اور عام اختیار رکھنے والی ریاست دونوں کو اسے منظور کرنا ہوگا۔ منظور شدہ انتخاب جمع کرانے والی سہ ماہی کے پہلے دن سے یا بعد کی سہ ماہی سے شروع ہو سکتا ہے۔ اداروں سے کوریج کی تصدیق کریں، خاص طور پر دو ریاستوں میں مستقل کام کے لیے۔ California معذوری کی کوریج کے لیے بھی یہی ٹیسٹ استعمال کرتا ہے، لیکن دوسری ریاستی اسکیموں کی الگ جانچ درکار ہے۔

اگر ملازم ایک ریاست میں رہتا ہے اور باقاعدگی سے دوسری میں کام کرتا ہے تو کیا ہوگا؟

آمدنی ٹیکس کی کٹوتی کام کی ریاست اور رہائش کی ریاست دونوں میں لاگو ہو سکتی ہے۔ پہلے کام کی ریاست کا وہاں کمائی ہوئی اجرت کا قاعدہ دیکھیں، پھر یہ کہ کیا رہائش کی ریاست بھی انہی اجرتوں پر کٹوتی مانگتی ہے۔ مثال کے طور پر New Jersey کی ہدایات اضافی مقیم کٹوتی لازمی کرتی ہیں جب ملازم جزوی طور پر New Jersey سے باہر کام کرتا ہو یا دوسری ریاست کی کٹوتی کم ہو۔ کچھ ریاستیں ملازم کے گوشوارے میں کام کی ریاست کو ادا کیے گئے ٹیکس پر مقیم کریڈٹ دیتی ہیں، لیکن اس سے آجر کو خود یہ پتہ نہیں چلتا کہ کون سا کٹوتی اکاؤنٹ استعمال کرنا ہے۔ New York مقیم کریڈٹ کی وضاحت کرتا ہے؛ Pennsylvania کی ہدایات ریاست سے باہر مقیم کے کام اور جزوی طور پر اندر غیر مقیم کے کام میں فرق کرتی ہیں۔

ساری اجرت دفتر یا گھر کی ریاست کو دینے کے بجائے ریاست کے حساب سے کام کے دن کا ریکارڈ رکھیں۔ مثال کے طور پر Pennsylvania عموماً غیر مقیم کے اس معاوضے پر کٹوتی لازمی کرتا ہے جو Pennsylvania میں خدمات کا ہو، دوسری جگہ کی خدمات کا نہیں، سوائے اس کے کہ باہمی معاہدہ اس طریقے کو بدل دے۔ اس کی ہدایات ان Pennsylvania کے مقیموں کی کٹوتی کو بھی بیان کرتی ہیں جو مکمل یا جزوی طور پر ریاست سے باہر کام کرتے ہیں۔ باقاعدہ تقسیم شدہ شیڈول کے لیے ایسے ریکارڈ چاہییں جو پے رول رپورٹوں اور ملازم کی اجرت کے گوشوارے میں دکھائی گئی تقسیم کی تائید کریں۔

کیا باہمی معاہدہ کٹوتی کی ریاست بدل سکتا ہے؟

ہاں، لیکن صرف ان ریاستوں اور ادائیگیوں کے لیے جو معاہدے میں آتی ہیں، اور ملازم کو سرٹیفکیٹ دینا پڑ سکتا ہے۔ Pennsylvania کی آجر کے لیے رہنمائی اس کی باہمی ریاستوں کی فہرست دیتی ہے اور کہتی ہے کہ جو Pennsylvania کا آجر کسی اہل غیر مقیم کے لیے Pennsylvania ٹیکس کاٹنا بند کرے اسے اس کارکن کی رہائش کی ریاست کا ٹیکس کاٹنا ہوگا۔ Pennsylvania کے REV-419 کے لیے ملازم اہل ہوتے ہی سرٹیفکیٹ آجر کے پاس جمع کراتا ہے؛ دونوں دستخط کرتے ہیں، اور آجر باہمی ریاست کے دعوے کے لیے اس کی نقل Pennsylvania کو بھیجتا ہے۔ ملازم کو اسے سالانہ تجدید کرنے کی ضرورت نہیں جب تک رہائش نہ بدلے۔

الٹی سمت میں، New Jersey میں کام کرنے والا Pennsylvania کا مقیم New Jersey کی کٹوتی روکنے کے لیے آجر کو Form NJ-165 دیتا ہے۔ آجر اسے New Jersey کو بھیجنے کے بجائے اپنے پاس رکھتا ہے۔ New Jersey کا آجر اگر لازمی ہو تو Pennsylvania ٹیکس کاٹے؛ ورنہ وہ کاٹنے کا انتخاب کر سکتا ہے۔ ملازم کو Pennsylvania کی رہائش ختم ہونے کی اطلاع 10 دن کے اندر دینی ہوگی۔

لاگو کرنے سے پہلے معاہدے کا درست دائرہ دیکھیں۔ Pennsylvania کے باہمی قواعد شامل ملازم کے معاوضے سے متعلق ہیں؛ وہ بے روزگاری کی کوریج، معذوری کی شراکتوں یا ہر مقامی اجرت ٹیکس کا فیصلہ نہیں کرتے۔ اگر ملازم کی رہائش بدلے تو سرٹیفکیٹ اور کٹوتی کا دوبارہ جائزہ لیں۔

اگر ملازم کو توقع ہو کہ اس پر Pennsylvania آمدنی ٹیکس واجب ہوگا اور وہ REV-419 کی عدم کٹوتی کا اہل نہ رہے تو ملازم کو اس ذمہ داری کی توقع کے 10 دن کے اندر سرٹیفکیٹ تحریری طور پر منسوخ کرنا ہوگا۔

کیا شہر یا کاؤنٹی کا پے رول ٹیکس کام کی جگہ کے مطابق ہوتا ہے؟

کبھی کبھی؛ مقامی ٹیکس رہائش، کام کی جگہ، یا دونوں کے مطابق ہو سکتا ہے۔ Philadelphia کے Wage Tax کے قواعد Philadelphia کے مقیموں کا، وہ کہیں بھی کام کریں، اور شہر میں کام کرنے والے غیر مقیموں کا احاطہ کرتے ہیں۔ جو Pennsylvania کے آجر شہر کی شرائط پوری کریں انہیں ایسے آجر بننے کے 30 دن کے اندر رجسٹر ہونا ہوگا۔

ملازم کے رہائشی شہر اور کاؤنٹی اور ہر باقاعدہ کام کی جگہ دیکھیں، پھر مقامی ادارے کے قواعد کی تصدیق کریں۔ ریاستی کٹوتی لازمی مقامی اکاؤنٹ کی جگہ نہیں لیتی۔ جب ٹیکس صرف اس علاقے میں کام پر لگتا ہو تو مقامی کام کے دن الگ رکھیں، اور کسی بھی ریفنڈ یا اصلاح کا طریقہ مقامی ادارے سے پوچھیں۔

سال کے دوران ملازم منتقل ہو جائے تو کیا بدلتا ہے؟

منتقلی اور کام کی جگہ کی مؤثر تاریخوں سے ٹیکس کی کٹوتی، بے روزگاری کی کوریج، معذوری یا چھٹی کی شراکتیں اور مقامی ٹیکس دوبارہ دیکھیں۔ صرف نیا گھر کا پتہ ثابت نہیں کرتا کہ کام کی جگہ بدلی، اور نئی کام کی جگہ اہم ہو سکتی ہے چاہے رہائش وہی رہے۔ New York کی کٹوتی کی اقسام رہائش اور خدمات پر منحصر ہیں؛ California کی کوریج کے ٹیسٹ خدمات کے نمونے اور دوسرے حقائق پر منحصر ہیں۔

پرانی رہائش کا آخری دن، نئی رہائش کا پہلا دن، کام کی جگہ کی ہر تبدیلی، اور پہلی متاثرہ تنخواہ لکھ لیں۔ کوئی بھی چھوٹ کا سرٹیفکیٹ دیکھیں، پے رول کی ترتیبات اور ادارہ جاتی اکاؤنٹس اپ ڈیٹ کریں، اور سال کے آخر کے اجرت کے گوشوارے کے لیے پرانی اور نئی ریاستی تقسیم محفوظ رکھیں۔ جب حقائق واضح نہ ہوں تو پچھلی مدتیں بدلنے سے پہلے اداروں سے پوچھیں یا پے رول کا جائزہ لیں۔

ہم نے غلط ریاست کے لیے ٹیکس کاٹ لیا۔ اسے کیسے درست کریں؟

پہلے ہر تنخواہ کی مدت کی کام کی جگہ، رہائش، اجرت اور ٹیکس کے اصل ڈپازٹ ملائیں۔ پھر کٹوتی اور اجرت کی رپورٹیں درست کرنے کے لیے ہر ریاست کا طریقہ اپنائیں؛ یہ فرض نہ کریں کہ ایک ریاست کو کی گئی ادائیگی خود بخود دوسری کو منتقل ہو جاتی ہے۔ California EDD کے اصلاح کے صفحے پر گوشواروں، اجرت کی رپورٹوں اور ڈپازٹس کے الگ طریقے دیے ہیں، اور بتایا گیا ہے کہ اصل رپورٹ جمع ہونے سے پہلے سہ ماہی ایڈجسٹمنٹ پراسیس نہیں ہو سکتی۔

اگر جمع شدہ Form W-2 ریاستی اجرت یا اصل کاٹے گئے ٹیکس کو غلط دکھاتا ہے تو اسے درست کرنے کے لیے متاثرہ اداروں کی ہدایات پر عمل کریں اور ملازم کو درست شدہ گوشوارہ دیں۔ ایک ریاست کو ادا کیے گئے ٹیکس کو دوسری کی کٹوتی کا نام نہ دیں؛ New Jersey کی ہدایات کہتی ہیں کہ اس کے W-2 کی کٹوتی کا اندراج اصل کاٹے گئے ٹیکس کی عکاسی کرے۔ Form W-2c، ریاستی ڈیٹا کے لیے boxes 15–17 اور مقامی ڈیٹا کے لیے 18–20 استعمال کریں۔ صرف ریاستی یا مقامی اصلاحات کے لیے IRS کی ہدایات درست شدہ فارم متاثرہ ادارے اور ملازم کو بھیجنے کو کہتی ہیں، SSA کو نہیں؛ ادارے سے پوچھیں کہ اسے Form W-3c چاہیے یا نہیں۔ اگر وفاقی خانے بھی بدلیں تو SSA کی W-2c اور W-3c ہدایات پر عمل کریں اور دیکھیں کہ کیا وفاقی پے رول گوشواروں کی بھی اصلاح لازمی ہے۔

آجر کی ترمیم شدہ پے رول رپورٹ ملازم کے ریاستی آمدنی ٹیکس گوشوارے یا ریفنڈ کے دعوے سے الگ ہے۔ ملازم کو اس ریاست سے ریفنڈ مانگنا پڑ سکتا ہے جس نے ٹیکس رکھا اور درست ریاست میں ٹیکس ادا کرنا پڑ سکتا ہے؛ Pennsylvania کی گائیڈ باہمی معاہدے میں شامل ریاست کی اجرت کے لیے ملازم کے ریفنڈ کا راستہ بیان کرتی ہے۔ ملازم کو درست شدہ گوشوارے جلد دیں، لیکن پے رول کے ذریعے ریفنڈ کا وعدہ نہ کریں۔ اگر ڈپازٹ یا گوشوارے چھوٹ گئے ہوں تو پے رول ٹیکس میں تاخیر دیکھیں۔

غیر ادا شدہ پے رول ٹیکس کسی شخص تک پہنچ سکتا ہے۔ انفرادی کاروبار کا مالک بطور آجر وفاقی ملازمت ٹیکس براہ راست ادا کرنے کا ذمہ دار ہے، IRC 3102(b)، 3111 اور 3403 کے تحت، جان بوجھ کر ناکامی کے ٹیسٹ کے بغیر۔ شریک، افسر، حصص دار یا ادائیگی پر اختیار رکھنے والے دوسرے شخص پر، اگر وہ جان بوجھ کر کاٹا گیا وفاقی ٹیکس جمع کرانے میں ناکام رہے، IRC 6672 کے تحت وفاقی ٹرسٹ فنڈ جرمانہ لگ سکتا ہے؛ جرمانہ غیر ادا شدہ آمدنی ٹیکس کی کٹوتی جمع ملازم کے FICA حصے کے برابر ہوتا ہے، اور صرف عہدہ کافی نہیں۔ تشخیص کی معمول کی مدت اگلے 15 اپریل یا بعد کے گوشوارے کی فائلنگ کے تین سال بعد ختم ہوتی ہے؛ یہ گوشوارہ جمع ہونے تک شروع نہیں ہوتی۔ وصولی عموماً تشخیص کے دس سال بعد تک چلتی ہے، قانونی توسیعوں کے ساتھ۔ الگ سے، New York Tax Law §685(g) اس شخص کو، جو جان بوجھ کر اپنی کٹوتی جمع کرانے میں ناکام رہے، غیر ادا شدہ ٹیکس اور سود کا ذمہ دار بنا سکتا ہے۔ اس کی عام تشخیص کی حد کٹوتی کے گوشوارے کے تین سال بعد ہے؛ اگلے 15 اپریل سے پہلے جمع ہونے والا گوشوارہ اسی تاریخ کو جمع شدہ مانا جاتا ہے، جبکہ جمع نہ ہونے والا گوشوارہ تشخیص کو کھلا رکھتا ہے۔

مثال

امریکی ڈالر میں صرف وضاحت کے لیے رقمیں۔ Pennsylvania میں قائم ایک کمپنی ایک ملازم کو سال کے لیے $80,000 ادا کرتی ہے۔ ملازم New Jersey میں رہتا ہے اور Pennsylvania کے دفتر میں دس دن کے سوا تمام باقاعدہ کام وہیں گھر سے کرتا ہے۔ فرض کریں $4,000 کی اجرت ان دفتر کے دنوں سے متعلق ہے، اور $76,000 New Jersey کے کام کے ہیں۔ New Jersey ان مقیموں کے آجروں سے، جو وہاں کام کرتے ہیں، رجسٹر ہونا اور ٹیکس کاٹنا لازمی کرتا ہے۔ اگر ملازم اور آجر REV-419 پر دستخط کریں، آجر اسے Pennsylvania کو بھیجے اور New Jersey ٹیکس کاٹے تو Pennsylvania کا باہمی قاعدہ معاہدے میں شامل معاوضے پر، ان دفتر کے دنوں سمیت، Pennsylvania کی کٹوتی ختم کر سکتا ہے۔ اس رعایت کے بغیر کمپنی کو Pennsylvania کے کام پر Pennsylvania کی کٹوتی کی جانچ کرنی ہوگی۔ اگر Pennsylvania کے دفتر کے دن عارضی یا ضمنی ہوں تو New Jersey کا بے روزگاری کے مقامی کام کا ٹیسٹ New Jersey کی طرف اشارہ کرتا ہے؛ دفتر کے دنوں کی $4,000 اجرت کی بنیاد پر بے روزگاری ٹیکس بانٹنے کے بجائے دونوں اداروں سے کوریج کی تصدیق کریں۔ Pennsylvania کا مقامی اجرت ٹیکس پھر بھی دفتر کے دنوں پر لاگو ہو سکتا ہے۔

آپ کی صورت مختلف ہے؟

• آپ کا ملازم منتقل ہو گیا، اس کا شیڈول باقاعدگی سے دو ریاستوں میں تقسیم ہے، یا پچھلی تنخواہ پر غلط ریاست کے لیے کٹوتی ہوئی: حساب کتاب میں مدد کے لیے تاریخ وار پتے، کام کے دنوں کی جگہیں، ادائیگی کے ریکارڈ، ریاستی اکاؤنٹ نمبر، ڈپازٹ اور اجرت کے گوشوارے جمع کریں۔
• آپ کو پہلے ملازم کے لیے بنیادی پے رول اکاؤنٹس چاہییں: پے رول قائم کرنا دیکھیں۔
• دور سے کام کرنے والا کارکن کاروباری آمدنی یا فرنچائز ٹیکس فائلنگ کی ذمہ داری پیدا کر سکتا ہے: دوسری ریاستوں میں کاروباری آمدنی ٹیکس دیکھیں۔
• آپ کی کمپنی کو کارکن کی ریاست میں کاروبار کی اجازت چاہیے ہو سکتی ہے: دوسری ریاست میں رجسٹریشن دیکھیں۔
• ملازم کینیڈا میں رہتا اور کام کرتا ہے: سرحد پار ملازم رکھنا دیکھیں۔