كشوف الرواتب لموظف يعمل في ولاية أخرى

موظفي يعمل عن بُعد في ولاية أخرى. ما الذي أفحصه أولًا؟

ابدأ بمكان عمل الموظف الفعلي، ومكان إقامته الضريبية، وتاريخ بدء كل ترتيب. ثم افحص كل التزام من التزامات الرواتب وفق القواعد الحالية في الولايتين؛ فعنوان الشركة وحده لا يحسم الجواب. وتطبّق قواعد الاستقطاع في نيويورك وإرشادات كاليفورنيا للتوظيف في عدة ولايات اختبارات مختلفة على ضرائب مختلفة.

احصل على عنوان موقع عمل الموظف وعنوان منزله وجدول عمله المؤرخ وأيام سفره وأي ترتيب مكتوب للعمل عن بُعد. فعنوان البريد المنزلي لا يبيّن مكان كل يوم عمل. وإذا كان الموظف يعمل في ولاية ويقيم في أخرى، فراجع الجهتين الضريبيتين قبل تشغيل الراتب التالي. وللاطلاع على الإعداد الأساسي على المستوى الفيدرالي وفي الولاية الأم، راجع إعداد كشوف الرواتب.

هل يتحكم عنوان المنزل أم موقع العمل الفعلي في الاستقطاع؟

لا يتحكم أي من العنوانين في كل الولايات. فموقع العمل ينشئ غالبًا استقطاعًا في ولاية المصدر، بينما قد تنشئ الإقامة واجب استقطاع منفصلًا؛ كما تهم صلة صاحب العمل بالولاية. وقواعد بنسلفانيا تشمل الموظفين المقيمين العاملين داخل بنسلفانيا أو خارجها وغير المقيمين العاملين داخلها. لكن صاحب العمل من خارج الولاية الذي لا تربطه ببنسلفانيا إلا موظف يعمل بدوام كامل من منزله لا يُطلب منه استقطاع ضريبة بنسلفانيا. وقواعد نيويورك تحدد أيضًا أجور المقيمين وغير المقيمين، لكنها تقول إن صاحب العمل من خارج الولاية الذي ليس له مكتب أو نشاط أو تأسيس أو ترخيص فيها لا يُطلب منه الاستقطاع لمجرد أن موظفًا يقيم في نيويورك.

والوجود الفعلي ليس دائمًا الفيصل. فنيويورك تعدّ عمومًا يوم العمل عن بُعد خارج الولاية يوم عمل في نيويورك عندما يكون المكتب الأساسي لغير المقيم في نيويورك، ما لم ينشئ صاحب العمل مكتبًا حقيقيًا في موقع العمل عن بُعد. وقاعدة الراحة هذه قد تغيّر النتيجة رغم أن الموظف بقي في منزله في مكان آخر. افحص قواعد تحديد المصدر والصلة بصاحب العمل والتوزيع في ولايتي العمل والإقامة قبل اختيار ولاية الاستقطاع.

ولاستقطاع غير المقيمين في نيويورك، اطلب من الموظف إقرار عدم الإقامة وتقدير توزيع أجور نيويورك على النموذج IT-2104.1.

وتطبّق نيوجيرسي أيضًا قاعدة راحة متبادلة على بعض غير المقيمين المعيّنين في مكتب بنيوجيرسي ويعملون عن بُعد لراحتهم الخاصة. ولا تنطبق على المقيمين في بنسلفانيا المشمولين بالمعاملة بالمثل ولا على موظف لا يؤدي أي خدمات في نيوجيرسي في تلك السنة.

متى يجب أن أسجّل في الولاية الثانية؟

سجّل عندما تجعلك قواعد تلك الولاية مسؤولًا عن الاستقطاع أو تغطية البطالة أو أي برنامج رواتب آخر، باستخدام الحساب الذي تشترطه كل جهة. وراجع التغطية قبل أول راتب متأثر. تشترط كاليفورنيا على صاحب العمل التسجيل خلال 15 يومًا إذا وظّف موظفًا ودفع أكثر من 100 دولار في ربع سنة تقويمي. وقد تكون للإبلاغ عن الأجور والإيداعات جداول مستقلة. وتشترط بنسلفانيا حساب استقطاع لصاحب العمل قبل الإبلاغ عن الاستقطاع ودفعه، بينما تُصدر كاليفورنيا رقم حساب ضريبة رواتب لصاحب العمل لإقرارات الرواتب وتقارير الأجور والمدفوعات والتعديلات.

حساب رواتب واحد في ولاية لا يسجّلك تلقائيًا لدى الجهة الضريبية في الولاية الأخرى أو في مدينة. كما أن حساب الرواتب لا يحسم ما إذا كانت شركتك مطالبة بالتسجيل لمزاولة النشاط هناك؛ راجع التسجيل في ولاية أخرى.

أي ولاية تتلقى ضريبة البطالة إذا عمل الموظف في أكثر من ولاية؟

في خدمات موظف واحد في عدة ولايات، طبّق اختبارات تغطية البطالة بالترتيب لتحديد الولاية التي تغطيه؛ ولا تقسّم الخدمات نفسها بين الولايات لمجرد أن الموظف يعبر الحدود. وإرشادات كاليفورنيا للتوظيف في عدة ولايات تصف التسلسل الشائع وتقول إن على الموظف أداء بعض العمل في كاليفورنيا قبل أن تغطي كاليفورنيا كل تلك الخدمات.

يدفع صاحب العمل مساهمته في البطالة؛ وتشترط نيوجيرسي أيضًا مساهمات من العمال تُخصم من الأجر.

وتصف كاليفورنيا أيضًا ترتيب تغطية بين الولايات للعمل المؤهل في عدة ولايات. وإذا كانت الخدمات محصورة في ولاية، فإن نموذج الاختيار في كاليفورنيا يقول إن الاختيار غير متاح. وفيما عدا ذلك، يوقّع الموظف وصاحب العمل كلاهما؛ ويجب أن توافق عليه كاليفورنيا والولاية صاحبة الاختصاص العادي. ويمكن أن يبدأ الاختيار المعتمد في أول يوم من ربع سنة التقديم أو في ربع سنة لاحق. تأكد من التغطية لدى الجهتين، خاصة في العمل الدائم في ولايتين. وتستخدم كاليفورنيا هذه الاختبارات لتغطية العجز أيضًا، لكن برامج الولايات الأخرى تحتاج إلى فحص خاص بها.

ماذا لو كان الموظف يقيم في ولاية ويعمل بانتظام في أخرى؟

قد ينطبق استقطاع ضريبة الدخل في ولاية العمل وولاية الإقامة معًا. افحص قاعدة ولاية العمل للأجور المكتسبة فيها، ثم افحص هل تشترط ولاية الإقامة أيضًا الاستقطاع على تلك الأجور. فـتعليمات نيوجيرسي، مثلًا، تشترط استقطاعًا إضافيًا للمقيمين عندما يعمل الموظف جزئيًا خارج نيوجيرسي أو يكون استقطاع الولاية الأخرى أقل. وتتيح بعض الولايات ائتمانًا للمقيم عن الضريبة المدفوعة لولاية العمل في إقرار الموظف، لكن ذلك لا يخبر صاحب العمل بحد ذاته أي حساب استقطاع يستخدم. وتوضح نيويورك ائتمان المقيم؛ وتعليمات بنسلفانيا تميّز بين عمل المقيم خارج الولاية وعمل غير المقيم داخلها جزئيًا.

تتبّع أيام العمل بحسب الولاية بدلًا من إسناد كل الأجور إلى ولاية المكتب أو المنزل. فبنسلفانيا، مثلًا، تشترط عمومًا الاستقطاع على تعويضات غير المقيم عن الخدمات المؤداة في بنسلفانيا، لا عن الخدمات المؤداة في مكان آخر، ما لم تغيّر اتفاقية معاملة بالمثل هذه المعاملة. وتتناول تعليماتها أيضًا استقطاع المقيمين في بنسلفانيا الذين يعملون كليًا أو جزئيًا خارج الولاية. وتحتاج الجداول المنتظمة الموزعة بين ولايتين إلى سجلات تدعم التوزيع الظاهر في تقارير الرواتب وفي كشف أجور الموظف.

هل يمكن لاتفاقية معاملة بالمثل أن تغيّر ولاية الاستقطاع؟

نعم، لكن فقط للولايات والأجور التي تشملها الاتفاقية، وقد يحتاج الموظف إلى تقديم شهادة. فـإرشادات بنسلفانيا لأصحاب العمل تسرد ولايات المعاملة بالمثل وتقول إن صاحب العمل في بنسلفانيا الذي يتوقف عن استقطاع ضريبة بنسلفانيا لغير مقيم مؤهل يجب أن يستقطع ضريبة ولاية إقامة ذلك العامل. وبالنسبة إلى النموذج REV-419 في بنسلفانيا، يسلّم الموظف الشهادة إلى صاحب العمل فور أن يصبح مؤهلًا؛ ويوقّعها الاثنان، ويرسل صاحب العمل نسخة منها إلى بنسلفانيا لمطالبة ولاية المعاملة بالمثل. ولا يحتاج الموظف إلى تجديدها سنويًا ما لم تتغير إقامته.

وفي الاتجاه المعاكس، يسلّم المقيم في بنسلفانيا الذي يعمل في نيوجيرسي صاحبَ العمل النموذج NJ-165 لإيقاف استقطاع نيوجيرسي. ويحتفظ به صاحب العمل ولا يرسله إلى نيوجيرسي. وعلى صاحب العمل في نيوجيرسي استقطاع ضريبة بنسلفانيا إذا كان مطالبًا بذلك؛ وإلا فيجوز له أن يختار ذلك. ويجب على الموظف الإبلاغ عن تغيير الإقامة من بنسلفانيا خلال 10 أيام.

افحص النطاق الدقيق للاتفاقية قبل تطبيقها. فقواعد المعاملة بالمثل في بنسلفانيا تتعلق بتعويضات الموظفين المشمولة؛ ولا تحسم تغطية البطالة ولا مساهمات العجز ولا كل ضرائب الأجور المحلية. وإذا تغيّرت إقامة الموظف، فراجع الشهادة والاستقطاع من جديد.

وإذا كان الموظف يتوقع أن تترتب عليه ضريبة دخل بنسلفانيا ولم يعد مؤهلًا لعدم الاستقطاع بموجب REV-419، فعليه إلغاء الشهادة كتابيًا خلال 10 أيام من توقعه لتلك الضريبة.

هل تتبع ضرائب الرواتب على مستوى المدينة أو المقاطعة موقع العمل؟

أحيانًا؛ فقد تتبع الضريبة المحلية الإقامة أو موقع العمل أو كليهما. وقواعد ضريبة الأجور في فيلادلفيا تشمل المقيمين في فيلادلفيا أينما عملوا وغير المقيمين الذين يعملون في المدينة. وعلى أصحاب العمل في بنسلفانيا المستوفين لشروط المدينة التسجيل خلال 30 يومًا من اليوم الذي يصبحون فيه أصحاب عمل بهذه الصفة.

افحص مدينة الموظف ومقاطعة إقامته وكل موقع عمل منتظم، ثم تحقق من قواعد الجهة المحلية. فاستقطاع الولاية لا يحل محل حساب محلي مطلوب. واحتفظ بأيام العمل المحلية على حدة عندما تنطبق الضريبة على العمل في تلك المنطقة فقط، وراجع الجهة المحلية بشأن أي عملية استرداد أو تصحيح.

ماذا يتغير عندما ينتقل الموظف خلال السنة؟

أعد فحص الاستقطاع وتغطية البطالة ومساهمات العجز أو الإجازة والضرائب المحلية اعتبارًا من تاريخي الانتقال الفعلي وتغيير موقع العمل. فعنوان المنزل الجديد وحده لا يثبت أن موقع العمل تغيّر، وقد يهم موقع العمل الجديد حتى لو بقيت الإقامة كما هي. وفئات الاستقطاع في نيويورك تعتمد على الإقامة والخدمات؛ واختبارات التغطية في كاليفورنيا تعتمد على نمط الخدمات ووقائع أخرى.

سجّل آخر يوم في الإقامة القديمة وأول يوم في الجديدة وكل تغيير في موقع العمل وأول راتب تأثر. وراجع أي شهادة إعفاء، وحدّث إعدادات الرواتب وحسابات الجهات، واحتفظ بتوزيعات الولاية القديمة والجديدة للسنة في كشف الأجور الختامي. وعندما تكون الوقائع غير واضحة، اسأل الجهات أو اطلب مراجعة لكشوف الرواتب قبل تغيير فترات سابقة.

استقطعنا لولاية خاطئة. كيف نصحح ذلك؟

قم أولًا بمطابقة موقع العمل والإقامة والأجور والإيداعات الضريبية الفعلية لكل فترة دفع. ثم اتبع عملية كل ولاية لتعديل الاستقطاع وتقارير الأجور؛ ولا تفترض أن مبلغًا دُفع إلى ولاية ينتقل تلقائيًا إلى أخرى. وصفحة التصحيح لدى EDD في كاليفورنيا فيها إجراءات منفصلة للإقرارات وتقارير الأجور والإيداعات، وتقول إن التعديل ربع السنوي لا يمكن معالجته قبل تقديم التقرير الأصلي.

إذا كان النموذج W-2 المقدَّم يذكر خطأً أجور الولاية أو الضريبة المستقطعة فعليًا، فاتبع تعليمات الجهات المتأثرة لتصحيحه وسلّم الموظف كشفًا مصحّحًا. ولا تغيّر وصف ضريبة دُفعت لولاية على أنها استقطاع لولاية أخرى؛ فـتعليمات نيوجيرسي تقول إن خانة الاستقطاع في W-2 يجب أن تعكس الضريبة المستقطعة فعليًا. استخدم النموذج W-2c، الخانات 15–17 لبيانات الولاية و18–20 للبيانات المحلية. وفي التصحيحات الخاصة بالولاية أو الجهة المحلية فقط، توجّه تعليمات IRS النماذج المصحّحة إلى الجهة المتأثرة والموظف، لا إلى SSA؛ فاسأل الجهة هل تحتاج إلى النموذج W-3c. وإذا تغيّرت الخانات الفيدرالية أيضًا، فاتبع تعليمات SSA للنموذجين W-2c وW-3c وافحص هل تحتاج إقرارات الرواتب الفيدرالية إلى تصحيح كذلك.

تقرير الرواتب المعدّل من صاحب العمل مستقل عن إقرار ضريبة دخل الولاية للموظف أو مطالبته بالاسترداد. وقد يضطر الموظف إلى طلب استرداد من الولاية التي احتفظت بالضريبة وتسوية الضريبة في الولاية الصحيحة؛ ودليل بنسلفانيا يصف مسار استرداد الموظف لأجور ولايات المعاملة بالمثل المشمولة. سلّم الموظف الكشوف المصحّحة بسرعة، لكن لا تعده باسترداد عبر كشوف الرواتب. وإذا فاتت إيداعات أو إقرارات، فراجع التأخر في ضرائب الرواتب.

قد تصل ضريبة الرواتب غير المدفوعة إلى شخص بعينه. فـالمالك الفرد يتحمل مباشرة ضرائب التوظيف الفيدرالية بصفته صاحب العمل بموجب IRC 3102(b) و3111 و3403، دون اختبار التعمّد. وقد يواجه الشريك أو المسؤول أو المساهم أو أي شخص تحكّم في الدفع غرامة صندوق الأمانة الفيدرالية بموجب IRC 6672 إذا أخفق عمدًا في تحويل الضرائب الفيدرالية المستقطعة؛ وتساوي الغرامة ضريبة الدخل المستقطعة غير المدفوعة مضافًا إليها حصة الموظف من FICA، ولا يكفي اللقب وحده. ومدة التقدير المعتادة تنتهي بعد ثلاث سنوات من 15 أبريل التالي أو من تقديم إقرار لاحق؛ ولا تبدأ إلا بعد تقديم إقرار. ويستمر التحصيل عمومًا عشر سنوات بعد التقدير، مع التمديدات القانونية. ومن جهة أخرى، قد يجعل قانون الضرائب في نيويورك §685(g) الشخص الذي يخفق عمدًا في تحويل استقطاعه مسؤولًا عن الضريبة غير المدفوعة مضافًا إليها الفائدة. وحد التقدير المعتاد فيه هو ثلاث سنوات بعد إقرار الاستقطاع؛ ويُعدّ الإقرار المقدَّم قبل 15 أبريل التالي مقدَّمًا في ذلك التاريخ، أما الإقرار غير المقدَّم فيبقي التقدير مفتوحًا.

مثال

مبالغ للتوضيح بالدولار الأمريكي. تدفع شركة مقرها بنسلفانيا لموظف 80,000 دولار عن السنة. ويقيم الموظف في نيوجيرسي وينجز كل عمله المنتظم من منزله هناك، باستثناء عشرة أيام في مكتب بنسلفانيا. افترض أن 4,000 دولار من الأجور تخص أيام المكتب تلك، فيبقى 76,000 دولار لعمل نيوجيرسي. تشترط نيوجيرسي على أصحاب العمل الذين لديهم مقيمون يعملون فيها التسجيل والاستقطاع. وإذا وقّع الموظف وصاحب العمل النموذج REV-419، وأرسله صاحب العمل إلى بنسلفانيا واستقطع ضريبة نيوجيرسي، فإن قاعدة المعاملة بالمثل في بنسلفانيا قد تُلغي استقطاع بنسلفانيا عن التعويضات المشمولة، بما فيها أيام المكتب تلك. ودون هذه المعاملة، فعلى الشركة فحص مدى لزوم استقطاع بنسلفانيا على العمل المنجز في بنسلفانيا. وإذا كانت أيام المكتب في بنسلفانيا مؤقتة أو عرضية، فإن اختبار الحصر في نيوجيرسي لتغطية البطالة يشير إلى نيوجيرسي؛ فتأكد من التغطية لدى الجهتين بدلًا من تقسيم ضريبة البطالة على أساس أجور أيام المكتب البالغة 4,000 دولار. وقد تنطبق ضريبة الأجور المحلية في بنسلفانيا على أيام المكتب مع ذلك.

هل وضعك مختلف؟

• انتقل موظفك، أو لديه جدول منتظم مقسّم بين ولايتين، أو استُقطع من أجره السابق لولاية خاطئة: اجمع العناوين المؤرخة ومواقع أيام العمل وسجلات الدفع ومعرّفات حسابات الولاية والإيداعات وكشوف الأجور لطلب مساعدة في مسك الدفاتر.
• تحتاج إلى حسابات رواتب أساسية لأول موظف لديك: راجع إعداد كشوف الرواتب.
• قد ينشئ العامل عن بُعد التزامًا بتقديم إقرار ضريبة دخل أو امتياز على النشاط التجاري: راجع ضريبة دخل الأعمال في الولايات الأخرى.
• قد تحتاج شركتك إلى ترخيص لمزاولة النشاط في ولاية العامل: راجع التسجيل في ولاية أخرى.
• يقيم الموظف ويعمل في كندا: راجع توظيف موظف عبر الحدود.