Paie d'un employé qui travaille dans un autre État

Mon employé travaille à distance dans un autre État. Que vérifier en premier?

Commencez par l'endroit où l'employé travaille réellement, l'État où il est résident fiscal et la date à laquelle chaque situation de travail a commencé. Vérifiez ensuite chaque obligation de paie selon les règles actuelles des deux États ; l'adresse de l'entreprise ne suffit pas à trancher. Les règles de retenue de New York et les directives de la Californie sur l'emploi dans plusieurs États appliquent des critères différents à des impôts différents.

Obtenez l'adresse du lieu de travail de l'employé, son adresse résidentielle, son horaire de travail daté, ses jours de déplacement et toute entente écrite de travail à distance. Une adresse postale à domicile ne montre pas où chaque jour de travail a eu lieu. Si l'employé travaille dans un État et habite dans un autre, vérifiez auprès des deux organismes avant de faire la prochaine paie. Pour la mise en place de base au fédéral et dans l'État d'attache, consultez la mise en place de la paie.

L'adresse résidentielle ou le lieu physique de travail détermine-t-il la retenue?

Aucune des deux adresses ne tranche dans tous les États. Le lieu de travail crée souvent une retenue dans l'État de source, tandis que la résidence peut créer une obligation de retenue distincte ; le lien de l'employeur avec l'État compte aussi. Les règles de la Pennsylvanie visent les employés résidents qui travaillent à l'intérieur ou à l'extérieur de la Pennsylvanie et les non-résidents qui y travaillent. Mais un employeur d'un autre État dont le seul lien avec la Pennsylvanie est un télétravailleur à temps plein à domicile n'est pas tenu de retenir l'impôt de la Pennsylvanie. Les règles de New York distinguent aussi les salaires des résidents et des non-résidents, mais précisent qu'un employeur d'un autre État qui n'y a ni bureau, ni entreprise, ni constitution en société, ni permis n'est pas tenu de retenir l'impôt du seul fait qu'un employé réside dans l'État de New York.

La présence physique n'est pas toujours le dernier mot. New York traite généralement un jour de télétravail fait dans un autre État comme un jour de travail à New York lorsque le bureau principal d'un non-résident est à New York, sauf si l'employeur a établi un véritable bureau au lieu de télétravail. Cette règle de la commodité de l'employeur peut changer le résultat même si l'employé est resté chez lui ailleurs. Vérifiez les règles de source du revenu, de lien avec l'employeur et de répartition de l'État de travail et de l'État de résidence avant de choisir l'État de retenue.

Pour la retenue de New York sur un non-résident, faites attester la non-résidence par l'employé et estimer la répartition de ses salaires de New York sur le formulaire IT-2104.1.

Le New Jersey applique aussi une règle de la commodité de l'employeur fondée sur la réciprocité à certains non-résidents affectés à un bureau du New Jersey qui travaillent à distance pour leur propre commodité. Elle ne s'applique pas aux résidents de la Pennsylvanie couverts par la réciprocité ni à un employé qui n'exécute aucun service au New Jersey durant l'année.

Quand dois-je m'inscrire dans le deuxième État?

Inscrivez-vous lorsque les règles de cet État vous rendent responsable de la retenue, de la couverture d'assurance chômage ou d'un autre programme de paie, au moyen du compte que chaque organisme exige. Examinez la couverture avant la première paie touchée. La Californie exige qu'un employeur de type entreprise s'inscrive dans les 15 jours s'il embauche un employé et verse plus de 100 $ dans un trimestre civil. La déclaration des salaires et les versements peuvent avoir des calendriers distincts. La Pennsylvanie exige un compte de retenues d'employeur avant de déclarer et de payer les retenues, tandis que la Californie attribue un numéro de compte de retenues sur la paie d'employeur pour ses productions de paie, ses rapports de salaires, ses paiements et ses rajustements.

Un compte de paie d'un État ne vous inscrit pas automatiquement auprès de l'administration fiscale de l'autre État ni d'une ville. Il ne règle pas non plus la question de savoir si votre entreprise doit s'inscrire pour y exercer ses activités ; consultez l'inscription dans un autre État.

Quel État reçoit l'impôt sur le chômage si l'employé travaille dans plusieurs États?

Pour les services d'un même employé dans plusieurs États, appliquez dans l'ordre les critères de couverture de l'assurance chômage afin de déterminer l'État qui couvre l'employé ; ne répartissez pas les mêmes services entre des États simplement parce que l'employé traverse une frontière. Les directives de la Californie sur les services dans plusieurs États décrivent la séquence habituelle et précisent que l'employé doit accomplir une partie du travail en Californie pour que la Californie puisse couvrir tous ces services.

L'employeur paie sa cotisation d'assurance chômage ; le New Jersey exige aussi des cotisations des travailleurs, déduites de la paie.

La Californie décrit aussi une entente de couverture interétatique pour le travail admissible dans plusieurs États. Si les services sont localisés, le formulaire de choix de la Californie précise que le choix n'est pas offert. Sinon, l'employé et l'employeur le signent tous les deux ; la Californie et l'État qui a la compétence ordinaire doivent l'approuver. Un choix approuvé peut commencer le premier jour du trimestre de la demande ou d'un trimestre ultérieur. Confirmez la couverture auprès des organismes, surtout pour un travail permanent dans deux États. La Californie utilise aussi ces critères pour la couverture d'invalidité, mais les autres programmes des États exigent leur propre vérification.

Que faire si l'employé vit dans un État et travaille régulièrement dans un autre?

La retenue d'impôt sur le revenu peut s'appliquer à la fois dans l'État de travail et dans l'État de résidence. Vérifiez la règle de l'État de travail pour les salaires qui y sont gagnés, puis si l'État de résidence exige aussi une retenue sur ces salaires. Les instructions du New Jersey, par exemple, exigent une retenue supplémentaire pour les résidents lorsque l'employé travaille en partie hors du New Jersey ou que la retenue de l'autre État est plus faible. Certains États accordent un crédit aux résidents pour l'impôt payé à l'État de travail dans sa déclaration, mais cela n'indique pas à lui seul à l'employeur quel compte de retenues utiliser. New York explique le crédit pour résidents ; les instructions de la Pennsylvanie distinguent le travail d'un résident effectué hors de l'État de celui d'un non-résident effectué en partie dans l'État.

Suivez les jours de travail par État plutôt que d'attribuer tous les salaires à l'État du bureau ou du domicile. La Pennsylvanie, par exemple, exige généralement la retenue sur la rémunération d'un non-résident pour les services exécutés en Pennsylvanie, mais pas sur celle des services exécutés ailleurs, sauf si une entente de réciprocité change ce traitement. Ses instructions traitent aussi de la retenue pour les résidents de la Pennsylvanie qui travaillent entièrement ou en partie hors de l'État. Les horaires réguliers répartis entre deux États exigent des registres qui appuient la répartition indiquée dans les rapports de paie et le relevé de salaires de l'employé.

Une entente de réciprocité peut-elle changer l'État de retenue?

Oui, mais seulement pour les États et la rémunération visés par l'entente, et l'employé peut devoir fournir un certificat. Les directives de la Pennsylvanie pour les employeurs énumèrent les États avec lesquels elle a une entente de réciprocité et précisent qu'un employeur de la Pennsylvanie qui cesse de retenir l'impôt de la Pennsylvanie pour un non-résident admissible doit retenir l'impôt de l'État de résidence de ce travailleur. Pour le REV-419 de la Pennsylvanie, l'employé remet le certificat à l'employeur dès qu'il est admissible ; les deux le signent, et l'employeur en envoie une copie à la Pennsylvanie pour la demande liée à la réciprocité. L'employé n'a pas à le renouveler chaque année, sauf si sa résidence change.

Dans l'autre sens, un résident de la Pennsylvanie qui travaille au New Jersey remet à l'employeur le formulaire NJ-165 pour faire cesser la retenue du New Jersey. L'employeur le conserve au lieu de l'envoyer au New Jersey. L'employeur du New Jersey doit retenir l'impôt de la Pennsylvanie s'il y est tenu ; sinon, il peut choisir de le faire. L'employé doit signaler un changement de résidence hors de la Pennsylvanie dans les 10 jours.

Vérifiez la portée exacte de l'entente avant de l'appliquer. Les règles de réciprocité de la Pennsylvanie visent la rémunération des employés couverts ; elles ne décident ni de la couverture d'assurance chômage, ni des cotisations d'invalidité, ni de toutes les taxes locales sur les salaires. Si la résidence d'un employé change, examinez de nouveau le certificat et la retenue.

Si l'employé s'attend à devoir de l'impôt sur le revenu à la Pennsylvanie et n'est plus admissible à la non-retenue du REV-419, il doit révoquer le certificat par écrit dans les 10 jours suivant le moment où il prévoit cette obligation.

Les taxes sur la paie d'une ville ou d'un comté suivent-elles le lieu de travail?

Parfois ; une taxe locale peut suivre la résidence, le lieu de travail ou les deux. Les règles de la taxe sur les salaires de Philadelphie visent les résidents de Philadelphie où qu'ils travaillent et les non-résidents qui travaillent dans la ville. Les employeurs de la Pennsylvanie qui remplissent les conditions de la ville doivent s'inscrire dans les 30 jours suivant le moment où ils deviennent un tel employeur.

Vérifiez la ville et le comté de résidence de l'employé et chaque lieu de travail régulier, puis les règles de l'administration locale. La retenue de l'État ne remplace pas un compte local exigé. Tenez à part les jours de travail locaux lorsque la taxe ne s'applique qu'au travail exécuté dans la localité, et renseignez-vous auprès de l'administration locale sur tout processus de remboursement ou de correction.

Que change un déménagement de l'employé en cours d'année?

Réexaminez la retenue, la couverture d'assurance chômage, les cotisations d'invalidité ou de congé et les taxes locales à partir des dates effectives du déménagement et du lieu de travail. Une nouvelle adresse résidentielle ne prouve pas à elle seule que le lieu de travail a changé, et un nouveau lieu de travail peut compter même si la résidence reste la même. Les catégories de retenue de New York dépendent de la résidence et des services ; les critères de couverture de la Californie dépendent du profil des services et d'autres faits.

Notez le dernier jour à l'ancienne résidence, le premier jour à la nouvelle, chaque changement de lieu de travail et la première paie touchée. Examinez tout certificat d'exemption, mettez à jour les paramètres de paie et les comptes auprès des organismes, et conservez les répartitions anciennes et nouvelles entre les États pour le relevé de salaires de fin d'année. Quand les faits ne sont pas clairs, interrogez les organismes ou faites examiner la paie avant de modifier des périodes antérieures.

Nous avons retenu l'impôt pour le mauvais État. Comment corriger?

Rapprochez d'abord, pour chaque période de paie, le lieu de travail, la résidence, les salaires et les versements d'impôt réels. Suivez ensuite le processus de chaque État pour modifier les retenues et les rapports de salaires ; ne présumez pas qu'un paiement fait à un État est automatiquement transféré à un autre. La page de correction de l'EDD de la Californie prévoit des procédures distinctes pour les déclarations, les rapports de salaires et les versements, et précise qu'un rajustement trimestriel ne peut pas être traité avant que le rapport initial soit produit.

Si un formulaire W-2 produit indique à tort les salaires de l'État ou l'impôt réellement retenu, suivez les instructions des organismes touchés pour le corriger et remettez à l'employé un relevé corrigé. Ne présentez pas l'impôt payé à un État comme une retenue pour un autre ; les instructions du New Jersey précisent que l'inscription de la retenue sur le W-2 doit refléter l'impôt réellement retenu. Utilisez le formulaire W-2c, cases 15 à 17 pour les données de l'État et 18 à 20 pour les données locales. Pour les corrections visant seulement l'État ou la localité, les instructions de l'IRS prévoient d'envoyer les formulaires corrigés à l'organisme touché et à l'employé, non à la SSA ; demandez à l'organisme s'il a besoin du formulaire W-3c. Si des cases fédérales changent aussi, suivez les instructions de la SSA sur les formulaires W-2c et W-3c et vérifiez si les déclarations fédérales de paie doivent aussi être corrigées.

Le rapport de paie modifié d'un employeur est distinct de la déclaration d'impôt de l'État ou de la demande de remboursement de l'employé. L'employé peut devoir demander un remboursement à l'État qui a gardé l'impôt et régler l'impôt dans le bon État ; le guide de la Pennsylvanie décrit la voie de remboursement de l'employé pour les salaires visés par la réciprocité. Remettez rapidement des relevés corrigés à l'employé, mais ne promettez pas de remboursement par la paie. Si des versements ou des déclarations ont été manqués, consultez les retards de retenues sur la paie.

Les retenues sur la paie impayées peuvent atteindre une personne. Un entrepreneur individuel doit directement les impôts fédéraux sur l'emploi à titre d'employeur en vertu des articles 3102(b), 3111 et 3403 de l'IRC, sans critère de caractère volontaire. Un associé, un dirigeant, un actionnaire ou une autre personne qui contrôlait les paiements peut faire face à la pénalité fédérale sur les sommes détenues en fiducie de l'article 6672 de l'IRC s'il omet volontairement de remettre les impôts fédéraux retenus ; la pénalité équivaut à la retenue d'impôt sur le revenu impayée plus la part de l'employé des cotisations FICA, et le titre seul ne suffit pas. La période de cotisation habituelle se termine trois ans après le 15 avril suivant ou après la production tardive d'une déclaration ; elle ne commence pas tant qu'aucune déclaration n'est produite. Le recouvrement dure généralement dix ans après la cotisation, sous réserve de prolongations prévues par la loi. Séparément, l'article 685(g) de la loi fiscale de New York peut rendre responsable de l'impôt impayé, plus les intérêts, la personne qui omet volontairement de remettre ses retenues. Sa limite de cotisation ordinaire est de trois ans après la déclaration de retenues ; une déclaration produite avant le 15 avril suivant est réputée produite à cette date, tandis qu'une déclaration non produite laisse la cotisation ouverte.

Exemple

Montants à titre d'illustration, en dollars américains. Une entreprise établie en Pennsylvanie verse 80 000 $ US à un employé pour l'année. L'employé habite au New Jersey et y accomplit tout son travail régulier de chez lui, sauf dix jours au bureau de la Pennsylvanie. Supposons que 4 000 $ de salaires se rapportent à ces jours de bureau, ce qui laisse 76 000 $ pour le travail au New Jersey. Le New Jersey exige que les employeurs de résidents qui y travaillent s'inscrivent et retiennent l'impôt. Si l'employé et l'employeur signent le REV-419, que l'employeur l'envoie à la Pennsylvanie et retient l'impôt du New Jersey, la règle de réciprocité de la Pennsylvanie peut supprimer la retenue de la Pennsylvanie sur la rémunération visée, y compris ces jours de bureau. Sans ce traitement, l'entreprise doit évaluer la retenue de la Pennsylvanie sur le travail exécuté en Pennsylvanie. Si les jours de bureau en Pennsylvanie sont temporaires ou accessoires, le critère de localisation du New Jersey pour l'assurance chômage désigne le New Jersey ; confirmez la couverture auprès des deux organismes plutôt que de répartir l'impôt sur le chômage selon les 4 000 $ de salaires des jours de bureau. La taxe locale sur les salaires de la Pennsylvanie peut quand même s'appliquer aux jours de bureau.

Votre situation est différente?

• Votre employé a déménagé, a un horaire régulier partagé entre deux États, ou sa paie antérieure a fait l'objet d'une retenue pour le mauvais État : rassemblez les adresses datées, les lieux des jours de travail, les registres de paie, les identifiants des comptes d'État, les versements et les relevés de salaires pour obtenir de l'aide en tenue de livres.
• Vous avez besoin des comptes de paie de base pour votre premier employé : consultez la mise en place de la paie.
• Le travailleur à distance peut créer une obligation de production de l'impôt sur le revenu des entreprises ou de la taxe de franchise : consultez l'impôt sur le revenu des entreprises dans d'autres États.
• Votre entreprise a peut-être besoin d'une autorisation pour exercer ses activités dans l'État du travailleur : consultez l'inscription dans un autre État.
• L'employé vit et travaille au Canada : consultez embaucher un employé de l'autre côté de la frontière.