다른 주에서 일하는 직원의 급여세

직원이 다른 주에서 원격 근무합니다. 가장 먼저 무엇을 확인해야 하나요?

직원이 실제로 일하는 곳, 세법상 거주지, 각 근무 형태가 시작된 시점부터 확인하세요. 그다음 두 주의 현행 규정에 따라 급여세 의무를 하나씩 살펴보세요. 회사 주소만으로는 답이 정해지지 않습니다. 뉴욕 주의 원천징수 규정과 캘리포니아 주의 여러 주에 걸친 고용 안내는 세금마다 다른 기준을 적용합니다.

직원의 근무지 주소, 집 주소, 날짜별 근무 일정, 출장일, 서면으로 된 원격 근무 약정을 확보하세요. 집 우편 주소만으로는 매 근무일을 어디에서 했는지 알 수 없습니다. 직원이 한 주에서 일하고 다른 주에 산다면, 다음 급여를 지급하기 전에 두 주 기관을 모두 확인하세요. 연방 차원과 본사 소재 주의 기본 설정은 급여 지급 설정를 참고하세요.

원천징수는 집 주소와 실제 근무지 중 어느 쪽을 따르나요?

모든 주에서 어느 한쪽 주소만 기준이 되지는 않습니다. 근무지는 흔히 근무지 주의 원천징수 의무를 만들고, 거주지는 별도의 원천징수 의무를 만들 수 있습니다. 고용주와 그 주의 연관성도 영향을 줍니다. 펜실베이니아 주 규정은 펜실베이니아 안팎에서 일하는 주민 직원과 펜실베이니아 안에서 일하는 비거주자를 다룹니다. 그러나 펜실베이니아와의 유일한 연결이 전일제 재택근무자인 타주 고용주는 펜실베이니아 세금을 원천징수할 의무가 없습니다. 뉴욕 주 규정도 거주자와 비거주자의 급여를 구분합니다. 다만 뉴욕에 사무소, 사업장, 설립 또는 면허가 없는 타주 고용주는 직원이 뉴욕에 산다는 이유만으로 원천징수할 의무가 없다고 밝힙니다.

실제로 어디에 있었는지가 마지막 판단 기준은 아닙니다. 뉴욕 주는 비거주자의 주 사무실이 뉴욕에 있으면, 고용주가 재택근무 장소에 정식 사무소를 두지 않은 한 타주에서 재택근무한 날도 일반적으로 뉴욕 근무일로 봅니다. 이 고용주 편의 규칙 때문에 직원이 다른 곳의 집에 머물렀더라도 결과가 달라질 수 있습니다. 원천징수 주를 정하기 전에 근무 주와 거주 주의 소득 귀속 규칙, 고용주 연관성 규칙, 배분 규칙을 확인하세요.

뉴욕 주 비거주자 원천징수를 위해서는 직원이 Form IT-2104.1로 비거주 사실을 증명하고 뉴욕 급여 배분을 추정하도록 하세요.

뉴저지 주도 상호 편의 규칙을 적용합니다. 뉴저지 사무실에 배정됐지만 본인의 편의로 원격 근무하는 일부 비거주자가 대상입니다. 상호 협정이 적용되는 펜실베이니아 주민이나, 그해 뉴저지에서 근로를 전혀 하지 않은 직원에게는 적용되지 않습니다.

두 번째 주에는 언제 등록해야 하나요?

그 주의 규정상 원천징수, 실업보험 적용 또는 다른 급여 프로그램에 대한 책임이 생기면, 각 기관이 요구하는 계정으로 등록하세요. 영향을 받는 첫 급여 지급 전에 적용 여부를 검토하세요. 캘리포니아 주는 사업 고용주가 직원을 고용하고 한 분기에 $100를 넘는 급여를 지급하면 15일 이내에 등록하도록 요구합니다. 급여 보고와 납부는 일정이 따로 있을 수 있습니다. 펜실베이니아 주는 원천징수를 보고하고 납부하기 전에 고용주 원천징수 계정을 요구하며, 캘리포니아 주는 급여 신고, 급여 보고서, 납부, 정정에 쓰는 고용주 급여세 계정 번호를 발급합니다.

한 주의 급여세 계정을 만들었다고 해서 다른 주의 세무 당국이나 시에 자동으로 등록되지는 않습니다. 또한 급여세 계정이 있다고 해서 회사가 그 주에서 사업을 하기 위한 등록이 필요한지가 정해지지도 않습니다. 다른 주에 등록하기를 참고하세요.

직원이 여러 주에서 일하면 실업세는 어느 주에 내나요?

직원 한 명의 여러 주에 걸친 근로에는 실업보험 적용 기준을 순서대로 적용해 담당 주를 정하세요. 직원이 경계를 넘나든다는 이유로 같은 근로를 주별로 나누지 마세요. 캘리포니아 주의 여러 주 근로 안내는 일반적인 순서를 설명하며, 캘리포니아가 그 근로 전체를 담당하려면 직원이 캘리포니아에서 일부 근로를 해야 한다고 밝힙니다.

실업보험 부담금은 고용주가 냅니다. 뉴저지 주는 급여에서 공제하는 근로자 부담금도 요구합니다.

캘리포니아 주는 해당하는 여러 주에 걸친 근로에 대해 주 간 적용 약정도 설명합니다. 근로가 한 주에 집중돼 있다면 캘리포니아 주의 선택 서식에 따라 이 선택은 사용할 수 없습니다. 그렇지 않으면 직원과 고용주가 모두 서명해야 하고, 캘리포니아 주와 통상 관할권이 있는 주가 승인해야 합니다. 승인된 선택은 제출 분기의 첫날 또는 그 이후 분기부터 시작할 수 있습니다. 특히 두 주에서 상시 근무하는 경우에는 적용 여부를 각 기관에 확인하세요. 캘리포니아 주는 장애보험 적용에도 같은 기준을 쓰지만, 다른 주 프로그램은 각각 따로 확인해야 합니다.

직원이 한 주에 살면서 다른 주에서 정기적으로 일하면 어떻게 하나요?

소득세 원천징수는 근무지 주와 거주 주 모두에서 적용될 수 있습니다. 먼저 근무지 주가 그 지역에서 번 급여에 적용하는 규칙을 확인하고, 그다음 거주 주도 같은 급여에 원천징수를 요구하는지 확인하세요. 예를 들어 뉴저지 주의 지침은 직원이 뉴저지 밖에서도 일하거나 다른 주의 원천징수액이 더 적으면 추가로 거주자 원천징수를 하도록 요구합니다. 일부 주는 직원의 신고서에서 근무지 주에 낸 세금에 대해 거주자 세액공제를 허용하지만, 그것만으로 고용주가 어느 원천징수 계정을 써야 하는지가 정해지지는 않습니다. 뉴욕 주는 거주자 세액공제를 설명합니다. 펜실베이니아 주의 지침은 주 밖에서 일하는 주민과 주 안에서 일부 일하는 비거주자를 구분합니다.

급여 전체를 사무실 소재 주나 집이 있는 주에 몰아서 배정하지 말고, 근무일을 주별로 기록하세요. 예를 들어 펜실베이니아 주는 상호 협정이 다르게 정하지 않는 한, 비거주자가 펜실베이니아에서 한 근로에 대한 보수에는 원천징수를 요구하고 다른 곳에서 한 근로의 보수에는 요구하지 않는 것이 일반적입니다. 펜실베이니아 주민이 주 안팎에서 전부 또는 일부 일하는 경우의 원천징수도 지침에서 다룹니다. 정기적으로 근무지가 나뉘는 경우, 급여 보고서와 직원의 급여 명세서에 나타낸 배분을 뒷받침하는 기록이 필요합니다.

상호 협정으로 원천징수 주가 바뀔 수 있나요?

가능합니다. 다만 협정이 다루는 주와 급여에 한하며, 직원이 증명서를 내야 할 수도 있습니다. 펜실베이니아 주의 고용주 안내는 상호 협정을 맺은 주를 열거하며, 자격이 되는 비거주자에 대해 펜실베이니아 세금 원천징수를 중단한 펜실베이니아 고용주는 그 근로자의 거주 주 세금을 원천징수해야 한다고 밝힙니다. 펜실베이니아 주의 REV-419의 경우, 직원은 자격이 되는 즉시 증명서를 고용주에게 제출하고, 양쪽이 서명하며, 고용주는 상호 협정 주 청구를 위해 사본을 펜실베이니아 주에 보냅니다. 거주지가 바뀌지 않는 한 매년 갱신할 필요는 없습니다.

반대 방향으로, 뉴저지에서 일하는 펜실베이니아 주민은 뉴저지 원천징수를 중단시키려고 고용주에게 Form NJ-165를 제출합니다. 고용주는 이 서식을 뉴저지 주에 보내지 않고 보관합니다. 뉴저지 고용주는 요구되는 경우 펜실베이니아 세금을 원천징수해야 하며, 그렇지 않은 경우에는 선택적으로 원천징수할 수 있습니다. 직원은 펜실베이니아 거주가 바뀌면 10일 이내에 알려야 합니다.

협정을 적용하기 전에 정확한 적용 범위를 확인하세요. 펜실베이니아 주의 상호 규칙은 해당 직원의 보수에 관한 것이며, 실업보험 적용, 장애보험 부담금, 모든 지방 급여세를 정하지는 않습니다. 직원의 거주지가 바뀌면 증명서와 원천징수를 다시 검토하세요.

직원이 펜실베이니아 소득세를 내야 할 것으로 예상하고 더 이상 REV-419 원천징수 면제 자격이 없다면, 직원은 그 납세 의무를 예상한 때부터 10일 이내에 서면으로 증명서를 철회해야 합니다.

시·카운티 급여세는 근무지를 따르나요?

때에 따라 다릅니다. 지방세는 거주지, 근무지 또는 둘 다를 따를 수 있습니다. 필라델피아 시 급여세 규정은 어디에서 일하든 필라델피아 주민과, 시 안에서 일하는 비거주자를 대상으로 합니다. 시의 조건에 해당하는 펜실베이니아 고용주는 그런 고용주가 된 날부터 30일 이내에 등록해야 합니다.

직원이 사는 시와 카운티, 정기적으로 일하는 모든 근무지를 확인한 뒤 해당 지방 기관의 규칙을 확인하세요. 주 원천징수가 필요한 지방 계정을 대신하지는 않습니다. 해당 지역 안에서 일한 경우에만 세금이 적용된다면 지방 근무일을 따로 기록하세요. 환급이나 정정 절차도 지방 기관에 확인하세요.

직원이 연중에 이사하면 무엇이 달라지나요?

이사 날짜와 근무지 변경 날짜부터 원천징수, 실업보험 적용, 장애보험·휴가 부담금, 지방세를 다시 확인하세요. 새 집 주소만으로 근무지가 바뀌었다고 할 수 없고, 거주지가 그대로여도 새 근무지가 중요할 수 있습니다. 뉴욕 주의 원천징수 구분은 거주지와 근로 내용에 따라 달라지고, 캘리포니아 주의 적용 기준은 근로 양상과 그 밖의 사실관계에 따라 달라집니다.

이전 거주지에서의 마지막 날, 새 거주지에서의 첫날, 모든 근무지 변경, 영향을 받는 첫 급여 지급일을 기록하세요. 면제 증명서를 검토하고, 급여 시스템 설정과 기관 계정을 갱신하며, 연말 급여 명세서를 위해 이전 주와 새 주의 배분 내역을 보관하세요. 사실관계가 불분명하면 이전 기간을 고치기 전에 기관에 문의하거나 급여 검토를 받으세요.

다른 주로 잘못 원천징수했습니다. 어떻게 바로잡나요?

먼저 급여 기간별로 근무지, 거주지, 급여액, 실제 납부 내역을 맞춰 보세요. 그다음 각 주의 원천징수 및 급여 보고서 수정 절차를 따르세요. 한 주에 낸 세금이 자동으로 다른 주로 옮겨진다고 가정하지 마세요. 캘리포니아 EDD의 정정 안내 페이지는 신고서, 급여 보고서, 납부에 대한 절차를 따로 안내하며, 원래 보고서를 제출하기 전에는 분기 조정을 처리할 수 없다고 밝힙니다.

제출한 Form W-2에 주 급여나 실제 원천징수한 세액이 잘못 적혀 있다면, 영향을 받는 기관의 지침에 따라 정정하고 직원에게 정정한 명세서를 제공하세요. 한 주에 낸 세금을 다른 주의 원천징수액으로 이름만 바꿔 적지 마세요. 뉴저지 주의 지침은 W-2의 원천징수 항목이 실제로 원천징수한 세액을 반영해야 한다고 밝힙니다. Form W-2c의 15~17번 칸은 주 정보, 18~20번 칸은 지방 정보에 쓰세요. 주 또는 지방 정보만 정정하는 경우, IRS 지침은 정정한 양식을 SSA가 아니라 해당 기관과 직원에게 보내도록 안내합니다. Form W-3c가 필요한지는 해당 기관에 문의하세요. 연방 칸도 바뀐다면 SSA의 W-2c 및 W-3c 지침을 따르고, 연방 급여세 신고서도 정정해야 하는지 확인하세요.

고용주의 급여 보고서 수정은 직원의 주 소득세 신고서나 환급 청구와는 별개입니다. 직원은 세금을 징수한 주에 환급을 청구하고, 올바른 주에서 세금을 정산해야 할 수 있습니다. 펜실베이니아 주의 안내서는 상호 협정 주의 급여에 대한 직원의 환급 경로를 설명합니다. 정정된 명세서는 직원에게 신속히 주되, 급여 처리를 통한 환급을 약속하지는 마세요. 납부나 신고를 놓쳤다면 급여세를 밀린 경우를 참고하세요.

미납한 급여세는 개인에게도 책임이 미칠 수 있습니다. 개인사업자는 고용주로서 연방 고용세를 직접 납부할 책임이 있으며, IRC 3102(b), 3111, 3403에 따라 고의성 여부는 따지지 않습니다. 파트너, 임원, 주주 또는 납부를 통제한 그 밖의 사람이 원천징수한 연방세를 고의로 납부하지 않으면 IRC 6672에 따른 연방 신탁기금 가산세를 부담할 수 있습니다. 이 가산세는 미납한 소득세 원천징수액에 직원 부담 FICA(사회보장·메디케어세)를 더한 금액과 같으며, 직함만으로는 책임이 생기지 않습니다. 통상적인 부과 기간은 다음 해 4월 15일 또는 그보다 늦은 신고서 제출일부터 3년이 지나면 끝나며, 신고서를 제출하기 전에는 시작되지 않습니다. 징수는 일반적으로 부과 후 10년간 가능하며, 법에 따른 연장이 적용될 수 있습니다. 별도로 뉴욕 주 세법 §685(g)는 원천징수액을 고의로 납부하지 않은 사람이 미납 세금과 이자를 책임지게 할 수 있습니다. 통상적인 부과 제한은 원천징수 신고서 제출 후 삼 년입니다. 다음 해 4월 15일 이전에 제출한 신고서는 그날 제출한 것으로 간주하며, 신고서를 제출하지 않았다면 부과 기간이 계속 열려 있습니다.

예시

미국 달러 기준의 예시 금액입니다. 펜실베이니아 주에 본사를 둔 회사가 직원에게 연간 $80,000를 지급합니다. 이 직원은 뉴저지에 살고, 펜실베이니아 사무실에서 일한 열흘을 제외한 모든 정규 근무를 뉴저지의 집에서 합니다. 사무실 근무일에 해당하는 급여를 $4,000로 가정하면, 뉴저지에서 한 근로는 $76,000입니다. 뉴저지 주는 주민을 그곳에서 일하게 하는 고용주에게 등록과 원천징수를 요구합니다. 직원과 고용주가 REV-419에 서명하고, 고용주가 이를 펜실베이니아 주에 보내고 뉴저지 세금을 원천징수하면, 펜실베이니아 주의 상호 규칙에 따라 그 사무실 근무일을 포함한 해당 보수에 대한 펜실베이니아 원천징수가 면제될 수 있습니다. 이 처리를 받지 못하면 회사는 펜실베이니아에서 한 근로에 대해 펜실베이니아 원천징수 여부를 따져 봐야 합니다. 펜실베이니아 사무실 근무일이 일시적이거나 부수적이라면 뉴저지 주의 실업보험 근로 지역 집중 기준상 뉴저지가 담당 주가 됩니다. 사무실 근무일 급여 $4,000를 기준으로 실업세를 나누지 말고, 두 기관에 적용 여부를 확인하세요. 펜실베이니아 지방 급여세는 사무실 근무일에 여전히 적용될 수 있습니다.

본인 상황이 다른가요?

• 직원이 이사했거나, 근무지가 정기적으로 두 주로 나뉘거나, 이전 급여를 잘못된 주로 원천징수한 경우: 날짜별 주소, 근무일 위치, 급여 기록, 주 계정 ID, 납부 내역, 급여 명세서를 모아 장부 관리 지원을 받으세요.
• 첫 직원을 위한 기본 급여 계정이 필요한 경우: 급여 지급 설정를 참고하세요.
• 원격 근무자 때문에 사업 소득세나 프랜차이즈세 신고 의무가 생길 수 있는 경우: 다른 주의 사업 소득세를 참고하세요.
• 회사가 근로자가 있는 주에서 사업할 권한이 필요할 수 있는 경우: 다른 주에 등록하기를 참고하세요.
• 직원이 캐나다에 살면서 캐나다에서 일하는 경우: 국경을 넘어 직원 고용하기를 참고하세요.