雇員在外州工作：工資稅怎麼處理

我的雇員在另一個州遠端工作，應該先查什麼？

請先查明雇員實際在哪裡工作、在哪裡是稅務居民，以及各項安排從什麼時候開始。然後依兩個州現行的規則，逐項查核每個工資稅義務；光憑公司地址，不能決定答案。紐約州的預扣稅規則和加州的多州僱傭指引，對不同的稅種，適用不同的測試。

請取得雇員的工作地址、住家地址、標明日期的工作時間表、出差天數，以及任何書面的遠端工作安排。住家郵寄地址，並不能顯示每個工作日是在哪裡工作。如果雇員在一個州工作、住在另一個州，請在下一次發薪之前，向兩個州的機構查核。聯邦和雇主所在州的基本設定，請看設立工資系統。

預扣稅是看住家地址，還是看實際工作地點？

沒有哪個地址在每個州都起決定作用。工作地點通常會產生來源州的預扣稅，而居住地可能產生另一項預扣義務；雇主與該州的關聯也很重要。賓夕法尼亞州的規則涵蓋在賓州境內或境外工作的居民雇員，以及在賓州境內工作的非居民。但是，只因全職在家遠距辦公的雇員，而與賓州有關聯的外州雇主，不必預扣賓州稅。紐約州的規則也區分居民和非居民的工資，但表示，在紐約州沒有辦公室、營業處、註冊成立或執照的外州雇主，不會僅因雇員住在紐約州就必須預扣。

實際在哪裡工作，並不一定是最後一步。如果非居民的主要辦公室在紐約州，紐約州一般把外州的遠距辦公日視為紐約州的工作日，除非雇主在遠距辦公地點設立了真實的辦公室。這項便利規則，即使雇員是在別處的家裡工作，也可能改變結果。在選定預扣州之前，請先查核工作州和居住州的來源規則、雇主關聯規則和收入分攤規則。

對於紐約州的非居民預扣，請讓雇員在 IT-2104.1 表上證明非居民身份，並估算在紐約州的工資分攤。

紐澤西州也適用互惠的便利規則，對象是被分派到紐澤西州辦公室、但出於自身方便而遠端工作的某些非居民。它不適用於受互惠協議涵蓋的賓州居民，也不適用於當年沒有在紐澤西州提供任何服務的雇員。

我何時必須在第二個州登記？

當該州的規則使您要負責預扣稅、失業保險涵蓋或其他工資項目時，就要登記，並使用各機構要求的帳戶。請在首次受影響的發薪之前，檢視涵蓋範圍。加州規定，企業雇主如果僱用了雇員，並在一個曆季內支付超過 $100，必須在 15 天 內登記。工資報告和預繳款，可能有各自的時間表。賓夕法尼亞州要求雇主先有預扣稅帳戶，才能申報和繳納預扣稅；而加州會發給雇主一個工資稅帳號，用於其工資稅申報、工資報告、付款和調整。

一個州的工資帳戶，不會自動使您在另一個州的稅務機關或某個城市登記。工資帳戶也不能決定您的公司是否必須在當地登記營業；請看在另一個州登記。

如果雇員在多個州工作，失業保險稅繳給哪個州？

對於單一雇員的多州服務，請依序適用失業保險涵蓋的測試，找出涵蓋的州；不要僅因雇員跨越州界，就把同一項服務分給不同的州。加州的多州指引說明了常見的順序，並指出雇員必須在加州從事一些工作，加州才能涵蓋這些服務的全部。

失業保險費由雇主繳納；紐澤西州還要求從工資中扣繳工人的繳費。

加州還說明了適用於合資格多州工作的跨州涵蓋安排。如果服務的工作地點是集中的，加州的選擇表表示不能做這項選擇。其他情況下，由雇員和雇主雙方簽署；加州和具有一般管轄權的州必須批准。獲批准的選擇，可以從提交所在季度的第一天，或更晚的季度開始。請向各機構確認涵蓋範圍，尤其是在兩個州有長期工作的情況。加州也用這些測試來判定傷殘保險的涵蓋，但其他州的項目需要各自查核。

如果雇員住在一個州，經常在另一個州工作，怎麼辦？

所得稅預扣，可能同時在工作州和居住州適用。請先查看工作州對在當地賺取的工資的規則，再看居住州是否也要求對這些工資預扣。例如，紐澤西州的說明規定，當雇員部分工作在紐澤西州之外，或另一個州的預扣額較低時，要額外預扣居民的稅款。有些州在雇員的稅表上，允許就已繳給工作州的稅款給予居民抵免，但這本身不會告訴雇主該用哪個預扣稅帳戶。紐約州說明了居民抵免；賓夕法尼亞州的說明，區分居民在州外工作，與非居民部分在州內工作。

請按州追蹤工作日，不要把所有工資都歸給辦公室所在州或居住州。例如，賓夕法尼亞州一般要求對非居民在賓州提供服務的報酬預扣稅款，而不是對在其他地方提供服務的報酬預扣，除非互惠協議改變了這項處理。其說明也涵蓋對全部或部分在州外工作的賓州居民的預扣。經常分州工作的安排，需要有記錄來支持工資報告和雇員工資報告上顯示的分攤數字。

互惠協議能改變預扣的州嗎？

可以，但僅限於協議涵蓋的州和報酬，雇員可能需要提供證明表。賓夕法尼亞州的雇主指引列出了其互惠州，並指出，賓州雇主如果對符合條件的非居民停止預扣賓州稅，就必須預扣該工人的居住州稅款。關於賓州的 REV-419，雇員在符合資格後要儘快把證明表交給雇主；雙方簽署，雇主再把副本寄給賓州，以申請互惠州處理。除非居住地改變，雇員不必每年更新。

反過來，在紐澤西州工作的賓州居民，向雇主提交 NJ-165 表，以停止紐澤西州的預扣。雇主自行保存，不必寄給紐澤西州。紐澤西州雇主如果規定要預扣賓州稅，就必須預扣；否則可以選擇預扣。雇員如果不再是賓州居民，必須在 10 天內通報。

套用之前，請先查核協議的確切範圍。賓夕法尼亞州的互惠規則針對的是涵蓋的雇員報酬；它們不決定失業保險的涵蓋、傷殘保險繳費，或每一項地方工資稅。如果雇員的居住地有變，請重新檢視證明表和預扣稅。

如果雇員預期要繳賓州所得稅，而不再符合 REV-419 免預扣的資格，雇員必須在預見到該稅款責任後 10 天內，以書面撤銷證明表。

市或縣的工資稅，是跟著工作地點走嗎？

有時會；地方稅可能跟著居住地、工作地點，或兩者。費城的工資稅規則涵蓋無論在哪裡工作的費城居民，以及在市內工作的非居民。符合該市條件的賓州雇主，必須在成為這類雇主後 30 天 內登記。

請查看雇員居住的城市和縣，以及每個經常工作的地點，然後核實地方機構的規則。州的預扣稅，不能取代規定要有的地方帳戶。如果地方稅只適用於在該地方的工作，請分開記錄在當地的工作日，並向地方機構查詢任何退稅或更正的程序。

雇員在年度內搬家，有什麼變化？

請從搬家和工作地點變更的生效日期起，重新檢視預扣稅、失業保險涵蓋、傷殘或休假繳費，以及地方稅。新的住家地址，本身並不能證明雇員的工作地點有變；而即使居住地不變，新的工作地點也可能有影響。紐約州的預扣類別取決於居住地和服務；加州的涵蓋測試取決於服務的模式和其他事實。

請記錄在舊居住地的最後一天、在新居住地的第一天、每次工作地點的變更，以及首次受影響的發薪。請檢視任何免預扣證明表，更新工資系統設定和機構帳戶，並保留新舊兩州的分攤數字，用於年終的工資報告。事實不清楚時，在更改以前期間之前，請先詢問各機構，或尋求工資審查。

我們預扣錯了州，怎麼更正？

請先核對每個發薪期間的工作地點、居住地、工資和實際預繳的稅款。然後依各州的程序，更正預扣稅和工資報告；不要以為付給一個州的款項，會自動轉到另一個州。加州 EDD 的更正頁面，對稅表、工資報告和預繳款有各自的程序，並指出，在提交原始報告之前，不能處理季度調整。

如果已提交的 W-2 表，錯報了州的工資或實際預扣的稅款，請依受影響機構的說明更正，並向雇員提供更正後的報告。不要把繳給一個州的稅款，改標為另一個州的預扣稅；紐澤西州的說明指出，W-2 上的預扣欄必須反映實際預扣的稅款。請使用 W-2c 表，第 15–17 欄填州的資料，第 18–20 欄填地方的資料。對於僅限於州或地方的更正，IRS 的說明指示，把更正後的表格交給受影響的機構和雇員，而不是 SSA；請詢問該機構是否需要 W-3c 表。如果聯邦的欄位也有變，請依 SSA 的 W-2c 和 W-3c 說明辦理，並查看聯邦工資稅表是否也需要更正。

雇主更正的工資報告，與雇員的州所得稅表或退稅申請，是分開的。雇員可能要向保留了稅款的州申請退稅，並在正確的州結清稅款；賓夕法尼亞州的指南說明了涵蓋的互惠州工資，雇員如何申請退稅。請儘快向雇員提供更正後的報告，但不要承諾透過工資系統退稅。如果漏繳了預繳款或漏報了稅表，請看工資稅欠繳。

未繳的工資稅，可能追究到個人。獨資經營者以雇主身份，直接負責聯邦僱傭稅，依 IRC 3102(b)、3111 和 3403，不需要證明故意。合夥人、高級職員、股東或其他掌控付款的人，如果故意不繳納已預扣的聯邦稅款，可能面臨IRC 6672 的聯邦信託基金罰款；罰款金額等於未繳的所得稅預扣額，加上雇員負擔的 FICA 部分，單憑職銜不足以構成責任。通常的評定期間，在次年 4 月 15 日或較晚的稅表提交日之後滿三年時結束；在提交稅表之前不會開始計算。徵收期一般在評定後十年，法定延長的情況除外。另外，紐約州稅法 §685(g) 可以使故意不繳納其預扣稅款的人，要負責繳納未繳的稅款，另加利息。其一般評定時限，是預扣稅表提交後三年；在次年 4 月 15 日之前提交的稅表，視為在該日提交，而未提交稅表則評定期間不受限制。

範例

以下金額為美元，僅供說明。一家總部在賓夕法尼亞州的公司，全年支付給一名雇員 $80,000。該雇員住在紐澤西州，所有日常工作都在當地的家中完成，只有十天在賓州辦公室。假設與那些辦公室日相關的工資是 $4,000，其餘 $76,000 是紐澤西州的工作。紐澤西州要求僱用在當地工作的居民的雇主登記並預扣稅款。如果雇員和雇主簽署了 REV-419，雇主把它寄給賓州，並預扣紐澤西州的稅款，賓夕法尼亞州的互惠規則可以免去對涵蓋報酬的賓州預扣，包括那些辦公室日。沒有這項處理，公司就必須就在賓州的工作，測試是否要預扣賓州稅。如果在賓州辦公室的日子只是暫時或附帶的，紐澤西州的失業保險工作地點集中測試就指向紐澤西州；請向兩個州的機構確認涵蓋範圍，而不要依辦公室日的 $4,000 工資來分割失業保險稅。賓州的地方工資稅，可能仍適用於那些辦公室日。

您的情況不同嗎？

• 您的雇員搬了家、有經常分州工作的時間表，或以前的工資預扣到了錯誤的州： 請收集標明日期的地址、工作日的所在地、工資記錄、州帳戶編號、預繳款和工資報告，以便尋求記帳協助。
• 您需要為第一名雇員設立基本的工資帳戶： 請看設立工資系統。
• 遠端工作的人，可能使您產生營業所得稅或特許經營稅的申報義務： 請看其他州的營業所得稅。
• 您的公司可能需要取得在工人所在州營業的許可： 請看在另一個州登記。
• 雇員住在加拿大並在加拿大工作： 請看跨境僱用雇員。