Folha de pagamento para empregado em outro estado dos EUA

Meu empregado trabalha remotamente em outro estado. O que devo conferir primeiro?

Comece por onde o empregado realmente trabalha, onde ele é residente fiscal e quando cada situação começou. Depois confira cada obrigação da folha pelas regras atuais dos dois estados; o endereço da empresa, sozinho, não resolve. As regras de retenção de Nova York e a orientação da Califórnia sobre emprego em vários estados usam testes diferentes para impostos diferentes.

Obtenha o endereço do local de trabalho do empregado, o endereço residencial, a escala de trabalho com datas, os dias de viagem e qualquer acordo escrito de trabalho remoto. O endereço postal residencial não mostra onde ocorreu cada dia de trabalho. Se o empregado trabalha em um estado e mora em outro, consulte os dois órgãos antes de rodar a próxima folha. Para a configuração básica federal e do estado de origem, veja como configurar a folha de pagamento.

O endereço residencial ou o local físico de trabalho define a retenção?

Nenhum dos dois endereços define a retenção em todos os estados. O local de trabalho muitas vezes cria a retenção no estado da fonte da renda, enquanto a residência pode criar uma obrigação de retenção separada; a ligação do empregador com o estado também importa. As regras da Pensilvânia tratam de empregados residentes que trabalham dentro ou fora da Pensilvânia e de não residentes que trabalham dentro dela. Mas um empregador de outro estado cuja única ligação com a Pensilvânia é um empregado em teletrabalho em tempo integral em casa não é obrigado a reter o imposto da Pensilvânia. As regras de Nova York também distinguem salários de residentes e de não residentes, mas dizem que um empregador de outro estado sem escritório, negócio, constituição ou licença em Nova York não é obrigado a reter só porque um empregado mora lá.

A presença física nem sempre é a palavra final. Nova York geralmente trata um dia de teletrabalho em outro estado como dia de trabalho em Nova York quando o escritório principal de um não residente fica em Nova York, a menos que o empregador tenha estabelecido um escritório genuíno no local do teletrabalho. Essa regra da conveniência pode mudar o resultado mesmo que o empregado tenha ficado em casa em outro lugar. Confira as regras de fonte, de ligação do empregador e de alocação do estado de trabalho e do estado de residência antes de escolher o estado da retenção.

Para a retenção de um não residente em Nova York, peça ao empregado que certifique a não residência e estime a alocação dos salários em Nova York no Form IT-2104.1.

Nova Jersey também aplica uma regra de conveniência recíproca a certos não residentes designados a um escritório de Nova Jersey que trabalham remotamente por conveniência própria. Ela não se aplica a residentes da Pensilvânia cobertos por reciprocidade nem a um empregado que não presta nenhum serviço em Nova Jersey no ano.

Quando preciso me cadastrar no segundo estado?

Cadastre-se quando as regras do estado tornarem você responsável pela retenção, pela cobertura de seguro-desemprego ou por outro programa da folha, usando a conta que cada órgão exige. Revise a cobertura antes do primeiro pagamento afetado. A Califórnia exige que uma empresa empregadora se cadastre em até 15 dias se contratar um empregado e pagar mais de $100 em um trimestre do ano-calendário. O informe de salários e os depósitos podem ter calendários separados. A Pensilvânia exige uma conta de retenção do empregador antes de declarar e pagar a retenção, enquanto a Califórnia emite um número de conta de impostos da folha do empregador para as declarações da folha, os informes de salários, os pagamentos e os ajustes.

Uma conta estadual da folha não cadastra você automaticamente no órgão tributário do outro estado nem em uma cidade. Ela também não define se sua empresa precisa se registrar para operar lá; veja registro em outro estado.

Qual estado recebe o imposto de seguro-desemprego se o empregado trabalha em mais de um?

Para os serviços de um único empregado em vários estados, aplique em ordem os testes de cobertura do seguro-desemprego para identificar o estado que cobre; não divida os mesmos serviços entre estados só porque o empregado cruza uma fronteira. A orientação da Califórnia sobre vários estados descreve a sequência comum e diz que o empregado deve prestar algum trabalho na Califórnia para que ela possa cobrir todos esses serviços.

O empregador paga sua contribuição de seguro-desemprego; Nova Jersey também exige contribuições do trabalhador, descontadas do pagamento.

A Califórnia também descreve um acordo de cobertura interestadual para trabalho elegível em vários estados. Se os serviços são localizados, o formulário de opção da Califórnia diz que a opção não está disponível. Caso contrário, o empregado e o empregador assinam; a Califórnia e o estado com jurisdição ordinária devem aprová-la. Uma opção aprovada pode começar no primeiro dia do trimestre do envio ou em um trimestre posterior. Confirme a cobertura com os órgãos, principalmente para trabalho permanente em dois estados. A Califórnia usa esses testes também para a cobertura de invalidez, mas outros programas estaduais exigem verificação própria.

E se o empregado mora em um estado e trabalha regularmente em outro?

A retenção do imposto de renda pode se aplicar nos dois estados, o de trabalho e o de residência. Confira a regra do estado de trabalho para os salários ganhos lá e depois se o estado de residência também exige retenção sobre esses salários. As instruções de Nova Jersey, por exemplo, exigem retenção adicional de residente quando o empregado trabalha em parte fora de Nova Jersey ou a retenção do outro estado é menor. Alguns estados permitem um crédito de residente pelo imposto pago ao estado de trabalho na declaração do empregado, mas isso, por si só, não diz ao empregador qual conta de retenção usar. Nova York explica o crédito de residente; as instruções da Pensilvânia distinguem o trabalho de residente fora do estado do trabalho de não residente em parte dentro dele.

Acompanhe os dias de trabalho por estado em vez de atribuir todos os salários ao estado do escritório ou da residência. A Pensilvânia, por exemplo, geralmente exige retenção sobre a remuneração de um não residente por serviços prestados na Pensilvânia, e não por serviços prestados em outro lugar, a menos que um acordo de reciprocidade mude esse tratamento. As instruções dela também tratam da retenção de residentes da Pensilvânia que trabalham total ou parcialmente fora do estado. Escalas regulares divididas exigem registros que sustentem a alocação mostrada nos informes da folha e no demonstrativo de salários do empregado.

Um acordo de reciprocidade pode mudar o estado da retenção?

Sim, mas apenas para os estados e pagamentos cobertos pelo acordo, e o empregado pode precisar entregar um certificado. A orientação da Pensilvânia para empregadores lista seus estados recíprocos e diz que um empregador da Pensilvânia que deixa de reter o imposto da Pensilvânia de um não residente qualificado deve reter o imposto do estado de residência desse trabalhador. No REV-419 da Pensilvânia, o empregado entrega o certificado ao empregador assim que for elegível; os dois assinam, e o empregador envia uma cópia à Pensilvânia para o pedido de estado recíproco. O empregado não precisa renová-lo todo ano, a menos que a residência mude.

No sentido inverso, um residente da Pensilvânia que trabalha em Nova Jersey entrega ao empregador o Form NJ-165 para interromper a retenção de Nova Jersey. O empregador o guarda, em vez de enviá-lo a Nova Jersey. O empregador de Nova Jersey deve reter o imposto da Pensilvânia se for obrigado; caso contrário, pode optar por fazê-lo. O empregado deve informar em até 10 dias uma mudança da residência na Pensilvânia.

Confira o alcance exato do acordo antes de aplicá-lo. As regras de reciprocidade da Pensilvânia dizem respeito à remuneração coberta do empregado; elas não decidem a cobertura de seguro-desemprego, as contribuições de invalidez nem todos os impostos locais sobre salários. Se a residência do empregado mudar, revise de novo o certificado e a retenção.

Se o empregado espera dever imposto de renda da Pensilvânia e deixa de se qualificar para a não retenção do REV-419, ele deve revogar o certificado por escrito em até 10 dias depois de prever essa obrigação.

Os impostos da folha de cidades ou condados seguem o local de trabalho?

Às vezes; um imposto local pode seguir a residência, o local de trabalho ou ambos. As regras do imposto sobre salários de Filadélfia abrangem residentes de Filadélfia onde quer que trabalhem e não residentes que trabalham na cidade. Empregadores da Pensilvânia que atendem às condições da cidade devem se cadastrar em até 30 dias depois de passarem a ser esse tipo de empregador.

Confira a cidade e o condado de residência do empregado e cada local de trabalho regular, e depois verifique as regras do órgão local. A retenção estadual não substitui uma conta local exigida. Registre separadamente os dias de trabalho locais quando o imposto se aplica apenas ao trabalho feito naquela localidade, e consulte o órgão local sobre qualquer processo de restituição ou correção.

O que muda quando o empregado se muda durante o ano?

Reveja a retenção, a cobertura de seguro-desemprego, as contribuições de invalidez ou licença e os impostos locais a partir das datas efetivas da mudança e do local de trabalho. Um novo endereço residencial, sozinho, não prova que o local de trabalho mudou, e um novo local de trabalho pode importar mesmo que a residência continue a mesma. As categorias de retenção de Nova York dependem da residência e dos serviços; os testes de cobertura da Califórnia dependem do padrão dos serviços e de outros fatos.

Registre o último dia na residência antiga, o primeiro dia na nova, cada mudança de local de trabalho e o primeiro pagamento afetado. Revise qualquer certificado de isenção, atualize as configurações da folha e as contas nos órgãos e guarde as alocações dos estados antigo e novo para o demonstrativo anual de salários. Quando os fatos não estiverem claros, pergunte aos órgãos ou peça uma revisão da folha antes de alterar períodos anteriores.

Retivemos para o estado errado. Como corrigir?

Primeiro concilie, para cada período de pagamento, o local de trabalho, a residência, os salários e os depósitos de imposto realmente feitos. Depois siga o processo de cada estado para retificar a retenção e os informes de salários; não presuma que um pagamento feito a um estado passa automaticamente para outro. A página de correção do EDD da Califórnia tem procedimentos separados para declarações, informes de salários e depósitos, e diz que um ajuste trimestral não pode ser processado antes de o informe original ser entregue.

Se um Form W-2 entregue declara errado os salários estaduais ou o imposto realmente retido, siga as instruções dos órgãos afetados para corrigi-lo e entregue ao empregado um demonstrativo corrigido. Não reclassifique o imposto pago a um estado como retenção para outro; as instruções de Nova Jersey dizem que o campo de retenção do W-2 deve refletir o imposto realmente retido. Use o Form W-2c, campos 15 a 17 para dados estaduais e 18 a 20 para dados locais. Para correções somente estaduais ou locais, as instruções do IRS mandam enviar os formulários corrigidos ao órgão afetado e ao empregado, e não à SSA; pergunte ao órgão se ele precisa do Form W-3c. Se os campos federais também mudarem, siga as instruções da SSA sobre o W-2c e o W-3c e verifique se as declarações federais da folha também precisam de correção.

O informe retificado da folha do empregador é separado da declaração de imposto de renda estadual ou do pedido de restituição do empregado. O empregado pode ter de pedir a restituição ao estado que ficou com o imposto e acertar o imposto no estado correto; o guia da Pensilvânia descreve o caminho de restituição do empregado para salários cobertos de estados recíprocos. Entregue prontamente os demonstrativos corrigidos ao empregado, mas não prometa restituição pela folha de pagamento. Se depósitos ou declarações foram perdidos, veja imposto sobre a folha em atraso.

O imposto da folha não pago pode atingir uma pessoa. Um empresário individual (sole proprietor) deve diretamente os impostos trabalhistas federais como empregador, conforme o IRC 3102(b), 3111 e 3403, sem teste de intenção. Um sócio, diretor, acionista ou outra pessoa que controlava o pagamento pode enfrentar a multa federal de recuperação do imposto retido do IRC 6672 se deixar de recolher de forma intencional os impostos federais retidos; a multa é igual à retenção não paga do imposto de renda mais a parcela do empregado do FICA, e o cargo, por si só, não basta. O prazo usual de lançamento termina três anos após o 15 de abril seguinte ou a entrega posterior da declaração; ele só começa a correr quando a declaração é entregue. A cobrança geralmente dura dez anos após o lançamento, sujeita a prorrogações previstas em lei. Separadamente, a New York Tax Law §685(g) pode tornar a pessoa que deixa de recolher de forma intencional a retenção responsável pelo imposto não pago, mais juros. O prazo ordinário de lançamento é de três anos após a declaração de retenção; uma declaração entregue antes do 15 de abril seguinte é considerada entregue nessa data, enquanto uma declaração não entregue deixa o lançamento em aberto.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos. Uma empresa sediada na Pensilvânia paga US$80.000 a um empregado no ano. O empregado mora em Nova Jersey e faz todo o trabalho regular de casa, lá, exceto por dez dias no escritório da Pensilvânia. Suponha que US$4.000 dos salários se refiram a esses dias no escritório, restando US$76.000 pelo trabalho em Nova Jersey. Nova Jersey exige que empregadores de residentes que trabalham lá se cadastrem e retenham. Se o empregado e o empregador assinam o REV-419, o empregador o envia à Pensilvânia e retém o imposto de Nova Jersey, a regra de reciprocidade da Pensilvânia pode eliminar a retenção da Pensilvânia sobre a remuneração coberta, inclusive esses dias no escritório. Sem esse tratamento, a empresa deve avaliar a retenção da Pensilvânia sobre o trabalho feito na Pensilvânia. Se os dias no escritório da Pensilvânia são temporários ou eventuais, o teste de localização do seguro-desemprego de Nova Jersey aponta para Nova Jersey; confirme a cobertura com os dois órgãos, em vez de dividir o imposto de seguro-desemprego com base nos US$4.000 de salários dos dias no escritório. O imposto local sobre salários da Pensilvânia ainda pode se aplicar aos dias no escritório.

É diferente para você?

• Seu empregado se mudou, tem uma escala regular dividida entre estados ou pagamentos anteriores foram retidos para o estado errado: reúna endereços com datas, locais dos dias de trabalho, registros de pagamento, números das contas estaduais, depósitos e demonstrativos de salários para a ajuda de contabilidade.
• Você precisa das contas básicas da folha para o primeiro empregado: veja como configurar a folha de pagamento.
• O trabalhador remoto pode criar a obrigação de entregar declaração de imposto de renda empresarial ou de imposto de franquia: veja imposto de renda empresarial em outros estados.
• Sua empresa pode precisar de autorização para operar no estado do trabalhador: veja registro em outro estado.
• O empregado mora e trabalha no Canadá: veja como contratar um empregado do outro lado da fronteira.