Nómina de empleados que trabajan en otro estado

Mi empleado trabaja a distancia en otro estado. ¿Qué debo revisar primero?

Empiece por el lugar donde el empleado realmente trabaja, el estado donde es residente fiscal y la fecha en que comenzó cada situación. Luego revise cada obligación de nómina según las reglas vigentes de ambos estados; la dirección de la empresa por sí sola no determina la respuesta. Las reglas de retención de Nueva York y la guía de California sobre empleo en varios estados aplican pruebas distintas a impuestos distintos.

Obtenga la dirección del lugar de trabajo del empleado, su domicilio, un calendario de trabajo con fechas, los días de viaje y cualquier acuerdo escrito de trabajo a distancia. Una dirección postal en casa no muestra dónde ocurrió cada día de trabajo. Si el empleado trabaja en un estado y vive en otro, consulte a ambas agencias antes de procesar la próxima nómina. Para la configuración federal básica y la del estado de origen, consulte cómo configurar la nómina.

¿La dirección del domicilio o el lugar físico de trabajo determina la retención?

Ninguna de las dos direcciones decide en todos los estados. El lugar de trabajo suele crear la obligación de retener en el estado de origen del ingreso, mientras que la residencia puede crear una obligación de retención aparte; también importa el vínculo del empleador con el estado. Las reglas de Pennsylvania cubren a los empleados residentes que trabajan dentro o fuera de Pennsylvania y a los no residentes que trabajan dentro. Pero un empleador de otro estado cuyo único vínculo con Pennsylvania es un teletrabajador de tiempo completo en su casa no está obligado a retener el impuesto de Pennsylvania. Las reglas de Nueva York también distinguen los salarios de residentes y no residentes, pero indican que un empleador de otro estado sin oficina, negocio, constitución ni licencia allí no está obligado a retener solo porque un empleado resida en Nueva York.

La presencia física no siempre es el último paso. Nueva York generalmente trata un día de teletrabajo fuera del estado como un día trabajado en Nueva York cuando la oficina principal de un no residente está en Nueva York, salvo que el empleador haya establecido una oficina de buena fe en el lugar de teletrabajo. Esa regla de conveniencia puede cambiar el resultado aunque el empleado se haya quedado en su casa en otro lugar. Revise las reglas de origen de ingresos, de vínculo con el empleador y de asignación de los estados de trabajo y de residencia antes de elegir el estado de retención.

Para la retención a no residentes de Nueva York, haga que el empleado certifique que no es residente y estime la asignación de salarios a Nueva York en el Form IT-2104.1.

Nueva Jersey también aplica una regla de conveniencia recíproca a ciertos no residentes asignados a una oficina de Nueva Jersey que trabajan a distancia por su propia conveniencia. No se aplica a los residentes de Pennsylvania cubiertos por reciprocidad ni a un empleado que no presta ningún servicio en Nueva Jersey ese año.

¿Cuándo debo registrarme en el segundo estado?

Regístrese cuando las reglas de ese estado lo hagan responsable de la retención, de la cobertura de desempleo o de otro programa de nómina, usando la cuenta que cada agencia exige. Revise la cobertura antes del primer pago afectado. California exige que un empleador comercial se registre dentro de 15 días si contrata a un empleado y paga más de $100 en un trimestre calendario. La declaración de salarios y los depósitos pueden tener calendarios distintos. Pennsylvania exige una cuenta de retención del empleador antes de declarar y pagar su retención, mientras que California emite un número de cuenta de impuestos de nómina del empleador para sus presentaciones de nómina, informes de salarios, pagos y ajustes.

Una cuenta de nómina estatal no lo registra automáticamente ante la agencia tributaria del otro estado ni ante una ciudad. Tampoco decide si su empresa debe registrarse para operar allí; consulte cómo registrarse en otro estado.

¿Qué estado recibe el impuesto de desempleo si el empleado trabaja en más de uno?

Para los servicios de un solo empleado en varios estados, aplique las pruebas de cobertura de desempleo en orden para identificar el estado que cubre; no divida los mismos servicios entre estados solo porque el empleado cruce una frontera. La guía de California para varios estados describe la secuencia habitual e indica que el empleado debe realizar algo de trabajo en California para que California pueda cubrir todos esos servicios.

El empleador paga su contribución de desempleo; Nueva Jersey también exige contribuciones del trabajador, deducidas del pago.

California también describe un acuerdo de cobertura interestatal para el trabajo elegible en varios estados. Si los servicios están localizados, el formulario de elección de California indica que la elección no está disponible. En los demás casos, firman tanto el empleado como el empleador; California y el estado con jurisdicción ordinaria deben aprobarla. Una elección aprobada puede comenzar el primer día del trimestre de presentación o de un trimestre posterior. Confirme la cobertura con las agencias, sobre todo si el trabajo es permanente en dos estados. California usa estas pruebas también para la cobertura por incapacidad, pero los demás programas estatales requieren su propia revisión.

¿Qué pasa si el empleado vive en un estado y trabaja de forma regular en otro?

La retención del impuesto sobre la renta puede aplicarse tanto en el estado de trabajo como en el de residencia. Revise la regla del estado de trabajo para los salarios ganados allí y luego si el estado de residencia también exige retener sobre esos salarios. Las instrucciones de Nueva Jersey, por ejemplo, exigen una retención adicional de residente cuando el empleado trabaja en parte fuera de Nueva Jersey o la retención del otro estado es menor. Algunos estados permiten un crédito de residente por el impuesto pagado al estado de trabajo en la declaración del empleado, pero eso por sí solo no le dice al empleador qué cuenta de retención usar. Nueva York explica el crédito de residente; las instrucciones de Pennsylvania distinguen el trabajo de residentes fuera del estado del trabajo de no residentes en parte dentro de él.

Registre los días de trabajo por estado en lugar de asignar todos los salarios al estado de la oficina o del domicilio. Pennsylvania, por ejemplo, generalmente exige retener sobre la compensación de un no residente por servicios prestados en Pennsylvania, no por servicios prestados en otro lugar, salvo que un acuerdo de reciprocidad cambie ese trato. Sus instrucciones también tratan la retención para residentes de Pennsylvania que trabajan total o parcialmente fuera del estado. Los calendarios divididos de forma regular necesitan registros que respalden la asignación que aparece en los informes de nómina y en el comprobante de salarios del empleado.

¿Un acuerdo de reciprocidad puede cambiar el estado de retención?

Sí, pero solo para los estados y los pagos que cubre el acuerdo, y el empleado puede tener que entregar un certificado. La guía de Pennsylvania para empleadores enumera sus estados con reciprocidad e indica que un empleador de Pennsylvania que deja de retener el impuesto de Pennsylvania a un no residente que califica debe retener el impuesto del estado de residencia de ese trabajador. Para el REV-419 de Pennsylvania, el empleado entrega el certificado al empleador tan pronto como sea elegible; ambos lo firman, y el empleador envía una copia a Pennsylvania para el reclamo del estado con reciprocidad. El empleado no necesita renovarlo cada año, salvo que cambie su residencia.

En sentido inverso, un residente de Pennsylvania que trabaja en Nueva Jersey entrega al empleador el Form NJ-165 para detener la retención de Nueva Jersey. El empleador lo conserva en lugar de enviarlo a Nueva Jersey. El empleador de Nueva Jersey debe retener el impuesto de Pennsylvania si está obligado a hacerlo; de lo contrario, puede optar por hacerlo. El empleado debe informar un cambio de residencia en Pennsylvania dentro de 10 días.

Verifique el alcance exacto del acuerdo antes de aplicarlo. Las reglas de reciprocidad de Pennsylvania se refieren a la remuneración de los empleados que cubre el acuerdo; no deciden la cobertura de desempleo, las contribuciones por incapacidad ni todos los impuestos locales sobre salarios. Si cambia la residencia del empleado, revise de nuevo el certificado y la retención.

Si el empleado espera deber impuesto sobre la renta de Pennsylvania y ya no califica para la exención de retención del REV-419, debe revocar el certificado por escrito dentro de 10 días de prever esa obligación.

¿Los impuestos de nómina de ciudades o condados siguen el lugar de trabajo?

A veces; un impuesto local puede seguir la residencia, el lugar de trabajo o ambos. Las reglas del impuesto sobre salarios de Filadelfia cubren a los residentes de Filadelfia dondequiera que trabajen y a los no residentes que trabajan en la ciudad. Los empleadores de Pennsylvania que cumplen las condiciones de la ciudad deben registrarse dentro de 30 días de convertirse en ese tipo de empleador.

Revise la ciudad y el condado de residencia del empleado y cada lugar de trabajo habitual, y luego verifique las reglas de la agencia local. La retención estatal no reemplaza una cuenta local requerida. Lleve por separado los días trabajados en la localidad cuando el impuesto se aplique solo al trabajo hecho allí, y consulte con la agencia local cualquier proceso de reembolso o corrección.

¿Qué cambia si el empleado se muda durante el año?

Revise de nuevo la retención, la cobertura de desempleo, las contribuciones por incapacidad o licencia y los impuestos locales a partir de las fechas efectivas de la mudanza y del cambio de lugar de trabajo. Una nueva dirección de domicilio por sí sola no prueba que el lugar de trabajo cambió, y un nuevo lugar de trabajo puede importar aunque la residencia siga igual. Las categorías de retención de Nueva York dependen de la residencia y de los servicios; las pruebas de cobertura de California dependen del patrón de los servicios y de otros hechos.

Anote el último día en la residencia anterior, el primer día en la nueva, cada cambio de lugar de trabajo y el primer pago afectado. Revise cualquier certificado de exención, actualice la configuración de la nómina y las cuentas con las agencias, y conserve las asignaciones estatales anterior y nueva del año para el comprobante de salarios de fin de año. Si los hechos no están claros, consulte a las agencias o pida una revisión de la nómina antes de cambiar períodos anteriores.

Retuvimos para el estado equivocado. ¿Cómo lo corregimos?

Primero concilie, período de pago por período de pago, el lugar de trabajo, la residencia, los salarios y los depósitos de impuestos realmente hechos. Luego siga el proceso de cada estado para enmendar la retención y los informes de salarios; no suponga que un pago hecho a un estado pasa automáticamente a otro. La página de correcciones del California EDD tiene procedimientos separados para declaraciones, informes de salarios y depósitos, e indica que un ajuste trimestral no se puede procesar antes de presentar el informe original.

Si un Form W-2 ya presentado declara mal los salarios estatales o el impuesto realmente retenido, siga las instrucciones de las agencias afectadas para corregirlo y entregue al empleado un comprobante corregido. No reclasifique el impuesto pagado a un estado como retención de otro; las instrucciones de Nueva Jersey indican que la casilla de retención del W-2 debe reflejar el impuesto realmente retenido. Use el Form W-2c, casillas 15–17 para datos estatales y 18–20 para datos locales. Para correcciones solo estatales o locales, las instrucciones del IRS indican enviar los formularios corregidos a la agencia afectada y al empleado, no a la SSA; pregunte a la agencia si necesita el Form W-3c. Si también cambian las casillas federales, siga las instrucciones de la SSA sobre el W-2c y el W-3c y verifique si también deben corregirse las declaraciones federales de nómina.

El informe de nómina enmendado del empleador es independiente de la declaración estatal del impuesto sobre la renta del empleado o de su solicitud de reembolso. Es posible que el empleado deba pedir el reembolso al estado que se quedó con el impuesto y liquidar el impuesto en el estado correcto; la guía de Pennsylvania describe la vía de reembolso del empleado para los salarios cubiertos de estados con reciprocidad. Entregue pronto al empleado los comprobantes corregidos, pero no prometa un reembolso a través de la nómina. Si se omitieron depósitos o declaraciones, consulte atrasos en impuestos de nómina.

El impuesto de nómina impago puede alcanzar a una persona. Un propietario único debe directamente los impuestos federales de nómina como empleador según el IRC 3102(b), 3111 y 3403, sin prueba de intención. Un socio, ejecutivo, accionista u otra persona que controlaba el pago puede enfrentar la multa federal de fondos en fideicomiso del IRC 6672 si no remite de forma intencional los impuestos federales retenidos; la multa equivale a la retención impaga del impuesto sobre la renta más la parte del empleado de FICA, y el cargo por sí solo no basta. El plazo habitual de determinación termina tres años después del 15 de abril siguiente o de una presentación posterior de la declaración; no comienza hasta que se presente una declaración. El cobro generalmente dura diez años después de la determinación, con las extensiones previstas en la ley. Por separado, el New York Tax Law §685(g) puede hacer responsable de la deuda impaga más intereses a una persona que no remite de forma intencional su retención. Su límite ordinario de determinación es de tres años después de la declaración de retención; una declaración presentada antes del 15 de abril siguiente se considera presentada en esa fecha, mientras que una declaración no presentada deja abierta la determinación.

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares estadounidenses. Una empresa con sede en Pennsylvania paga $80,000 en el año a un empleado. El empleado vive en Nueva Jersey y realiza todo su trabajo habitual desde su casa allí, salvo diez días en la oficina de Pennsylvania. Suponga que $4,000 de los salarios corresponden a esos días de oficina, y quedan $76,000 por el trabajo en Nueva Jersey. Nueva Jersey exige que los empleadores de residentes que trabajan allí se registren y retengan. Si el empleado y el empleador firman el REV-419, el empleador lo envía a Pennsylvania y retiene el impuesto de Nueva Jersey, la regla de reciprocidad de Pennsylvania puede eliminar la retención de Pennsylvania sobre la compensación cubierta, incluidos esos días de oficina. Sin ese trato, la empresa debe evaluar la retención de Pennsylvania sobre el trabajo hecho en Pennsylvania. Si los días de oficina en Pennsylvania son temporales o incidentales, la prueba de localización del desempleo de Nueva Jersey apunta a Nueva Jersey; confirme la cobertura con ambas agencias en lugar de dividir el impuesto de desempleo según los $4,000 de salarios de los días de oficina. El impuesto local sobre salarios de Pennsylvania aún puede aplicarse a los días de oficina.

¿Su caso es distinto?

• Su empleado se mudó, tiene un calendario fijo dividido entre estados o se retuvo para el estado equivocado en pagos anteriores: reúna direcciones con fechas, lugares de cada día de trabajo, registros de pago, números de cuenta estatales, depósitos y comprobantes de salarios para la ayuda de contabilidad.
• Necesita las cuentas de nómina básicas para su primer empleado: consulte cómo configurar la nómina.
• El trabajador a distancia puede crear la obligación de presentar el impuesto sobre la renta de negocios o de franquicia: consulte impuesto sobre la renta de negocios en otros estados.
• Su empresa puede necesitar autorización para operar en el estado del trabajador: consulte cómo registrarse en otro estado.
• El empleado vive y trabaja en Canadá: consulte cómo contratar a un empleado al otro lado de la frontera.