מס שכר לעובדים שעובדים במדינה אחרת בארה״ב

העובד שלי עובד מרחוק במדינה אחרת. מה כדאי לבדוק קודם?

מתחילים במקום שבו העובד עובד בפועל, במקום שבו הוא תושב לצורכי מס, ובמועד שבו כל הסדר התחיל. אחר כך בודקים כל חובת שכר לפי הכללים העדכניים של שתי המדינות; כתובת החברה לבדה אינה קובעת את התשובה. כללי ניכוי המס במקור של ניו יורק והנחיות קליפורניה להעסקה במספר מדינות מחילים מבחנים שונים על מסים שונים.

אוספים את כתובת מקום העבודה של העובד, כתובת המגורים, לוח עבודה מתוארך, ימי נסיעה וכל הסדר כתוב לעבודה מרחוק. כתובת דואר ביתית אינה מראה היכן התרחש כל יום עבודה. אם העובד עובד במדינה אחת וגר באחרת, בודקים אצל שתי הרשויות לפני הרצת תשלום השכר הבא. להקמה בסיסית פדרלית ובמדינת הבית, ראו הקמת מערך שכר.

האם כתובת המגורים או מקום העבודה הפיזי קובעים את הניכוי במקור?

אף כתובת אינה קובעת בכל מדינה. מקום העבודה יוצר לרוב ניכוי במקור במדינת המקור, ומגורים יכולים ליצור חובת ניכוי נפרדת; גם הקשר של המעסיק למדינה חשוב. הכללים של פנסילבניה מכסים עובדים תושבים שעובדים בתוך פנסילבניה או מחוצה לה ותושבי חוץ שעובדים בתוכה. אבל מעסיק ממדינה אחרת שהקשר היחיד שלו לפנסילבניה הוא עובד במשרה מלאה שעובד מרחוק מהבית אינו חייב לנכות מס של פנסילבניה במקור. הכללים של ניו יורק מבחינים גם הם בין שכר של תושבים לשכר של תושבי חוץ, אך קובעים שמעסיק ממדינה אחרת שאין לו שם משרד, עסק, התאגדות או רישיון אינו חייב לנכות מס רק משום שעובד מתגורר בניו יורק.

נוכחות פיזית אינה תמיד השלב האחרון. ניו יורק רואה בדרך כלל יום עבודה מרחוק במדינה אחרת כיום עבודה בניו יורק כשהמשרד העיקרי של תושב חוץ נמצא בניו יורק, אלא אם המעסיק הקים משרד אמיתי במקום העבודה מרחוק. כלל הנוחות הזה יכול לשנות את התוצאה גם אם העובד נשאר בבית במקום אחר. בודקים את כללי קביעת המקור, הקשר של המעסיק והקצאת ההכנסה במדינת העבודה ובמדינת המגורים לפני שבוחרים מדינה לניכוי במקור.

לניכוי במקור בניו יורק מתושב חוץ, העובד מצהיר על אי-תושבות ומעריך את חלוקת השכר לניו יורק בטופס IT-2104.1.

גם ניו ג׳רזי מחילה כלל נוחות הדדי על תושבי חוץ מסוימים ששויכו למשרד בניו ג׳רזי ועובדים מרחוק לנוחותם. הכלל אינו חל על תושבי פנסילבניה המכוסים בהסכם הדדיות או על עובד שאינו נותן שירותים בניו ג׳רזי באותה שנה.

מתי חייבים להירשם במדינה השנייה?

נרשמים כשכללי אותה מדינה מטילים עליכם אחריות לניכוי במקור, לכיסוי אבטלה או לתוכנית שכר אחרת, בחשבון שכל רשות דורשת. בודקים את הכיסוי לפני המשכורת הראשונה שמושפעת. קליפורניה דורשת ממעסיק עסקי להירשם תוך 15 ימים אם הוא מעסיק עובד ומשלם יותר מ-$100 ברבעון קלנדרי. לדיווחי שכר והפקדות יכולים להיות לוחות זמנים נפרדים. פנסילבניה דורשת חשבון ניכוי במקור למעסיק לפני הדיווח והתשלום של הניכוי, וקליפורניה מנפיקה מספר חשבון מס שכר למעסיק להגשות השכר, דוחות השכר, התשלומים וההתאמות.

חשבון שכר במדינה אחת אינו רושם אתכם אוטומטית ברשות המסים של המדינה האחרת או בעיר. גם אינו קובע אם החברה שלכם צריכה להירשם לפעילות עסקית שם; ראו רישום במדינה אחרת.

איזו מדינה מקבלת מס אבטלה אם העובד עובד ביותר ממדינה אחת?

בשירותים של עובד אחד במספר מדינות, מחילים לפי הסדר את מבחני כיסוי האבטלה כדי לזהות את המדינה המכסה; לא מחלקים את אותם שירותים בין מדינות רק כי העובד חוצה גבול. ההנחיות של קליפורניה להעסקה במספר מדינות מתארות את הסדר הנפוץ וקובעות שהעובד חייב לבצע עבודה כלשהי בקליפורניה לפני שקליפורניה יכולה לכסות את כל השירותים האלה.

המעסיק משלם את הפרשת האבטלה שלו; ניו ג׳רזי דורשת גם הפרשות של עובדים שמנוכים מהשכר.

קליפורניה מתארת גם הסדר כיסוי בין-מדינתי לעבודה שעומדת בתנאים במספר מדינות. אם השירותים מקומיים, טופס הבחירה של קליפורניה קובע שהבחירה אינה זמינה. אחרת, העובד והמעסיק חותמים שניהם; קליפורניה והמדינה בעלת הסמכות הרגילה חייבות לאשר אותה. בחירה מאושרת יכולה להתחיל ביום הראשון של רבעון ההגשה או ברבעון מאוחר יותר. מאשרים את הכיסוי מול הרשויות, במיוחד בעבודה קבועה בשתי מדינות. קליפורניה משתמשת במבחנים האלה גם לכיסוי נכות, אך תוכניות מדינתיות אחרות דורשות בדיקה משלהן.

מה אם העובד גר במדינה אחת ועובד באופן קבוע במדינה אחרת?

ניכוי מס הכנסה במקור יכול לחול הן במדינת העבודה והן במדינת המגורים. בודקים את כלל מדינת העבודה לשכר שהופק בה, ואז אם מדינת המגורים דורשת גם היא ניכוי במקור על אותו שכר. ההוראות של ניו ג׳רזי, למשל, דורשות ניכוי נוסף כתושב כשהעובד עובד חלקית מחוץ לניו ג׳רזי או שהניכוי של המדינה האחרת נמוך יותר. מדינות מסוימות מאפשרות זיכוי תושב על מס ששולם למדינת העבודה בדוח של העובד, אבל זה כשלעצמו אינו אומר למעסיק באיזה חשבון ניכוי להשתמש. ניו יורק מסבירה את זיכוי התושב; ההוראות של פנסילבניה מבחינות בין עבודה של תושב מחוץ למדינה לעבודה של תושב חוץ שמתבצעת חלקית בתוכה.

עוקבים אחרי ימי עבודה לפי מדינה ולא משייכים את כל השכר למדינת המשרד או הבית. פנסילבניה, למשל, דורשת בדרך כלל ניכוי במקור מהתגמול של תושב חוץ על שירותים שבוצעו בפנסילבניה, ולא על שירותים במקום אחר, אלא אם הסכם הדדיות משנה את היחס. ההוראות שלה מתייחסות גם לניכוי במקור לתושבי פנסילבניה שעובדים כולה או חלקה מחוץ למדינה. לוחות עבודה מפוצלים קבועים דורשים רישומים שתומכים בהקצאה שמופיעה בדוחות השכר ובדף השכר של העובד.

האם הסכם הדדיות יכול לשנות את מדינת הניכוי?

כן, אבל רק למדינות ולתשלומים שההסכם מכסה, וייתכן שהעובד יצטרך למסור אישור. ההנחיות של פנסילבניה למעסיקים מפרטות את מדינות ההדדיות שלה וקובעות שמעסיק בפנסילבניה שמפסיק לנכות מס של פנסילבניה מתושב חוץ זכאי חייב לנכות את מס מדינת המגורים של אותו עובד. ב-REV-419 של פנסילבניה, העובד מגיש את האישור למעסיק מיד כשהוא זכאי; שניהם חותמים עליו, והמעסיק שולח עותק לפנסילבניה לצורך תביעת מדינת הדדיות. העובד אינו צריך לחדש אותו מדי שנה אלא אם המגורים משתנים.

בכיוון ההפוך, תושב פנסילבניה שעובד בניו ג׳רזי מוסר למעסיק טופס NJ-165 כדי להפסיק את הניכוי במקור של ניו ג׳רזי. המעסיק שומר אותו ואינו שולח אותו לניו ג׳רזי. מעסיק בניו ג׳רזי חייב לנכות מס של פנסילבניה אם נדרש לכך; אחרת הוא רשאי לבחור בכך. העובד חייב לדווח על סיום המגורים בפנסילבניה תוך 10 ימים.

בודקים את ההיקף המדויק של ההסכם לפני שמחילים אותו. כללי ההדדיות של פנסילבניה נוגעים לתגמול של עובדים מכוסים; הם אינם קובעים כיסוי אבטלה, תשלומי נכות או כל מס שכר מקומי. אם המגורים של העובד משתנים, בודקים שוב את האישור ואת הניכוי במקור.

אם העובד צופה שיהיה חייב במס הכנסה של פנסילבניה ואינו זכאי עוד לפטור מניכוי לפי REV-419, העובד חייב לבטל את האישור בכתב תוך 10 ימים מרגע שהוא צופה את החבות הזאת.

האם מסי שכר של עיר או מחוז נקבעים לפי מקום העבודה?

לפעמים; מס מקומי יכול להיקבע לפי מגורים, מקום עבודה או שניהם. כללי מס השכר של פילדלפיה מכסים תושבי פילדלפיה בכל מקום שבו הם עובדים ותושבי חוץ שעובדים בעיר. מעסיקים בפנסילבניה שעומדים בתנאי העיר חייבים להירשם תוך 30 ימים מהרגע שנהיו מעסיקים כאלה.

בודקים את העיר והמחוז שבהם העובד גר ואת כל מקום עבודה קבוע, ואז מאמתים את כללי הרשות המקומית. ניכוי מדינתי במקור אינו מחליף חשבון מקומי נדרש. שומרים ימי עבודה מקומיים בנפרד כשהמס חל רק על עבודה באותו אזור, ובודקים עם הרשות המקומית כל תהליך של החזר או תיקון.

מה משתנה כשהעובד עובר דירה במהלך השנה?

בודקים מחדש ניכוי במקור, כיסוי אבטלה, תשלומי נכות או חופשה ומסים מקומיים מתאריכי המעבר ומקום העבודה בפועל. כתובת מגורים חדשה לבדה אינה מוכיחה שמקום העבודה השתנה, ומקום עבודה חדש יכול להיות חשוב גם אם המגורים לא השתנו. קטגוריות הניכוי במקור של ניו יורק תלויות במגורים ובשירותים; מבחני הכיסוי של קליפורניה תלויים בדפוס השירותים ובעובדות אחרות.

רושמים את היום האחרון במגורים הישנים, את היום הראשון בחדשים, כל שינוי במקום עבודה ואת המשכורת הראשונה שהושפעה. בודקים כל אישור פטור, מעדכנים הגדרות שכר וחשבונות ברשויות, ושומרים את ההקצאות במדינה הישנה והחדשה לדף השכר של סוף השנה. כשהעובדות לא ברורות, שואלים את הרשויות או מקבלים בדיקת שכר לפני ששינויים מתבצעים בתקופות קודמות.

ניכינו מס במקור למדינה הלא נכונה. איך מתקנים?

קודם מיישבים את מקום העבודה, המגורים, השכר וההפקדות בפועל בכל תקופת שכר. אחר כך פועלים לפי התהליך של כל מדינה לתיקון ניכוי במקור ודוחות שכר; לא מניחים שתשלום שהועבר למדינה אחת עובר אוטומטית לאחרת. דף התיקונים של EDD בקליפורניה כולל הליכים נפרדים לדוחות מס, דוחות שכר והפקדות, וקובע שאי אפשר לעבד התאמה רבעונית לפני שהדוח המקורי הוגש.

אם טופס W-2 שהוגש מציג באופן שגוי שכר או מס מדינתי שנוכה בפועל, פועלים לפי הוראות הרשויות שנפגעו כדי לתקן אותו ונותנים לעובד דף מתוקן. לא משנים את שם המס ששולם למדינה אחת לניכוי במקור של אחרת; ההוראות של ניו ג׳רזי קובעות שרישום הניכוי ב-W-2 חייב לשקף מס שנוכה בפועל. משתמשים ב-טופס W-2c, תיבות 15–17 לנתוני מדינה ו-18–20 לנתונים מקומיים. בתיקונים של מדינה או של רשות מקומית בלבד, הוראות ה-IRS מורות לשלוח את הטפסים המתוקנים לרשות שנפגעה ולעובד, לא ל-SSA; שואלים את הרשות אם היא צריכה טופס W-3c. אם גם תיבות פדרליות משתנות, פועלים לפי ההוראות של SSA ל-W-2c ו-W-3c ובודקים אם גם דוחות שכר פדרליים צריכים תיקון.

דוח שכר מתוקן של מעסיק נפרד מהדוח או מתביעת ההחזר של העובד במס הכנסה מדינתי. ייתכן שהעובד יצטרך לבקש החזר מהמדינה ששמרה את המס ולהסדיר את המס במדינה הנכונה; המדריך של פנסילבניה מתאר את מסלול ההחזר של העובד לשכר מכוסה ממדינת הדדיות. נותנים לעובד דפים מתוקנים בהקדם, אך לא מבטיחים החזר דרך השכר. אם הפקדות או דוחות הוחמצו, ראו פיגור במס שכר.

מס שכר שלא שולם יכול להגיע לאדם. בעל עסק יחידני חייב ישירות במסי תעסוקה פדרליים כמעסיק לפי IRC 3102(b), 3111 ו-3403, בלי מבחן כוונה. שותף, נושא משרה, בעל מניות או אדם אחר ששלט בתשלום יכול להיות חשוף לקנס מס הנאמנות הפדרלי לפי IRC 6672 אם לא העביר בכוונה מסים פדרליים שנוכו; הקנס שווה לניכוי מס ההכנסה שלא שולם בתוספת חלק העובד ב-FICA, ותואר בלבד אינו מספיק. תקופת הטלת השומה הרגילה מסתיימת שלוש שנים אחרי ה-15 באפריל שלאחר מכן או אחרי הגשת דוח מאוחרת יותר; היא אינה מתחילה עד שהוגש דוח. הגבייה נמשכת בדרך כלל עשר שנים אחרי הטלת השומה, בכפוף להארכות בחוק. בנפרד, חוק המס של ניו יורק §685(g) יכול להטיל על אדם שלא העביר בכוונה את הניכוי במקור חבות למס שלא שולם בתוספת ריבית. מגבלת הטלת השומה הרגילה שלו היא שלוש שנים אחרי דוח הניכוי במקור; דוח שהוגש לפני ה-15 באפריל שלאחר מכן נחשב כמוגש באותו תאריך, ואילו דוח שלא הוגש משאיר את הטלת השומה פתוחה.

דוגמה

סכומים להמחשה בדולרים אמריקאים. חברה שמבוססת בפנסילבניה משלמת לעובד $80,000 לשנה. העובד גר בניו ג׳רזי ומבצע שם מהבית את כל עבודתו הרגילה, מלבד עשרה ימים במשרד בפנסילבניה. נניח ש-$4,000 משכר קשורים לימי המשרד האלה, ונשארים $76,000 לעבודה בניו ג׳רזי. ניו ג׳רזי דורשת ממעסיקים של תושבים שעובדים שם להירשם ולנכות מס במקור. אם העובד והמעסיק חותמים על REV-419, המעסיק שולח אותו לפנסילבניה ומנכה מס של ניו ג׳רזי, כלל ההדדיות של פנסילבניה יכול להסיר את הניכוי במקור של פנסילבניה מהתגמול המכוסה, כולל ימי המשרד האלה. בלי ההסדר הזה, החברה צריכה לבדוק ניכוי במקור של פנסילבניה על העבודה בפנסילבניה. אם ימי המשרד בפנסילבניה זמניים או אגביים, מבחן העבודה המקומית של ניו ג׳רזי לאבטלה מצביע על ניו ג׳רזי; מאשרים את הכיסוי מול שתי הרשויות ולא מחלקים מס אבטלה לפי $4,000 משכר ימי המשרד. מס שכר מקומי של פנסילבניה עדיין יכול לחול על ימי המשרד.

המצב שלכם שונה?

• העובד שלכם עבר דירה, יש לו לוח עבודה מפוצל קבוע בין מדינות, או ששכר קודם נוכה למדינה הלא נכונה: אספו כתובות מתוארכות, מקום העבודה בכל יום, רישומי שכר, מספרי חשבון במדינות, הפקדות ודפי שכר עבור עזרה בהנהלת חשבונות.
• אתם צריכים חשבונות שכר בסיסיים לעובד הראשון: ראו הקמת מערך שכר.
• העובד מרחוק עשוי ליצור חובת הגשה של מס הכנסה עסקי או מס זיכיון: ראו מס הכנסה עסקי במדינות אחרות.
• ייתכן שהחברה שלכם צריכה היתר לפעול עסקית במדינת העובד: ראו רישום במדינה אחרת.
• העובד גר ועובד בקנדה: ראו העסקת עובד מעבר לגבול.