दूसरे राज्य में काम करने वाले कर्मचारियों का पेरोल कर

मेरा कर्मचारी दूसरे राज्य में दूर से काम करता है। पहले क्या जाँचूँ?

सबसे पहले देखें कि कर्मचारी असल में कहाँ काम करता है, कर के लिहाज़ से कहाँ का निवासी है, और हर व्यवस्था कब शुरू हुई। फिर दोनों राज्यों के मौजूदा नियमों के तहत हर पेरोल ज़िम्मेदारी जाँचें; सिर्फ़ कंपनी का पता जवाब तय नहीं करता। New York के विथहोल्डिंग नियम और California का बहु-राज्य रोज़गार मार्गदर्शन अलग-अलग करों पर अलग कसौटियाँ लगाते हैं।

कर्मचारी के कार्यस्थल का पता, घर का पता, तिथियों वाली काम की समय-सारणी, यात्रा के दिन, और दूर से काम करने का कोई भी लिखित इंतज़ाम जुटाएँ। घर का डाक पता यह नहीं दिखाता कि हर कार्य-दिवस कहाँ बीता। अगर कर्मचारी एक राज्य में काम करता और दूसरे में रहता है, तो अगला पेरोल चलाने से पहले दोनों एजेंसियों से जाँचें। संघीय और अपने राज्य की बुनियादी शुरुआत के लिए पेरोल शुरू करना देखें।

विथहोल्डिंग घर के पते से तय होती है या काम की जगह से?

हर राज्य में कोई एक पता निर्णायक नहीं होता। काम की जगह अक्सर स्रोत-राज्य में विथहोल्डिंग की ज़िम्मेदारी बनाती है, जबकि निवास अलग विथहोल्डिंग की ज़िम्मेदारी बना सकता है; नियोक्ता का उस राज्य से संबंध भी मायने रखता है। Pennsylvania के नियम उन निवासी कर्मचारियों को कवर करते हैं जो Pennsylvania के भीतर या बाहर काम करते हैं, और उन अनिवासियों को जो उसके भीतर काम करते हैं। पर दूसरे राज्य का वह नियोक्ता जिसका Pennsylvania से एकमात्र संबंध घर से पूरे समय टेलीवर्क करने वाला कर्मचारी है, Pennsylvania का कर काटने के लिए बाध्य नहीं है। New York के नियम भी निवासी और अनिवासी वेतन को पहचानते हैं, पर कहते हैं कि जिस दूसरे राज्य के नियोक्ता का वहाँ कोई दफ़्तर, कारोबार, निगमन या लाइसेंस नहीं है, वह सिर्फ़ इसलिए विथहोल्डिंग करने को बाध्य नहीं कि कर्मचारी New York में रहता है।

कर्मचारी शारीरिक रूप से कहाँ था, यह हमेशा आख़िरी बात नहीं होती। New York आमतौर पर किसी अनिवासी का मुख्य दफ़्तर New York में होने पर दूसरे राज्य में टेलीवर्क का दिन भी New York का कार्य-दिवस मानता है, जब तक कि नियोक्ता ने टेलीवर्क की जगह पर वास्तविक (bona fide) दफ़्तर न बनाया हो। वह सुविधा-नियम (convenience rule) नतीजा बदल सकता है, भले ही कर्मचारी कहीं और घर पर रहा हो। विथहोल्डिंग वाला राज्य चुनने से पहले काम और निवास वाले राज्यों के स्रोत, नियोक्ता-संबंध और आवंटन के नियम जाँचें।

New York के अनिवासी कर्मचारी की विथहोल्डिंग के लिए, कर्मचारी से Form IT-2104.1 पर अनिवासी होने का प्रमाण और New York वेतन के आवंटन का अनुमान दिलवाएँ।

New Jersey भी पारस्परिक सुविधा-नियम लागू करता है उन कुछ अनिवासियों पर जिन्हें New Jersey के दफ़्तर में नियुक्त किया गया है पर जो अपनी सुविधा से दूर से काम करते हैं। यह पारस्परिक समझौते के दायरे में आने वाले Pennsylvania निवासियों पर, या उस कर्मचारी पर लागू नहीं होता जो उस साल New Jersey में कोई सेवा नहीं देता।

दूसरे राज्य में पंजीकरण मुझे कब करना होगा?

तब पंजीकरण करें जब उस राज्य के नियम आपको विथहोल्डिंग, बेरोज़गारी कवरेज या किसी दूसरे पेरोल कार्यक्रम के लिए ज़िम्मेदार बनाएँ, और हर एजेंसी जो खाता माँगती है वही इस्तेमाल करें। पहली प्रभावित तनख़्वाह से पहले कवरेज की समीक्षा करें। California में कारोबारी नियोक्ता को 15 दिन के भीतर पंजीकरण करना होता है, अगर वह कर्मचारी रखता है और किसी कैलेंडर तिमाही में $100 से ज़्यादा देता है। वेतन रिपोर्टिंग और जमा की अलग समय-सारणियाँ हो सकती हैं। Pennsylvania विथहोल्डिंग की रिपोर्ट और भुगतान से पहले नियोक्ता विथहोल्डिंग खाता माँगता है, जबकि California पेरोल फ़ाइलिंग, वेतन रिपोर्ट, भुगतान और समायोजन के लिए नियोक्ता पेरोल कर खाता संख्या देता है।

एक राज्य का पेरोल खाता आपको दूसरे राज्य की कर एजेंसी या किसी शहर में अपने आप पंजीकृत नहीं करता। न ही पेरोल खाता यह तय करता है कि आपकी कंपनी को वहाँ कारोबार के लिए पंजीकरण करना होगा या नहीं; दूसरे राज्य में पंजीकरण देखें।

अगर कर्मचारी एक से ज़्यादा राज्यों में काम करे, तो बेरोज़गारी कर किस राज्य को जाता है?

एक कर्मचारी की बहु-राज्य सेवाओं के लिए, कवर करने वाले राज्य की पहचान करने के लिए बेरोज़गारी कवरेज की कसौटियाँ क्रम से लगाएँ; सिर्फ़ इसलिए कि कर्मचारी सीमा पार करता है, उन्हीं सेवाओं को राज्यों में न बाँटें। California का बहु-राज्य मार्गदर्शन आम क्रम बताता है और कहता है कि California उन सभी सेवाओं को कवर करे, इससे पहले कर्मचारी को California में कुछ काम करना होगा।

बेरोज़गारी का अंशदान नियोक्ता देता है; New Jersey में वेतन से कटने वाले कामगारों के अंशदान भी लगते हैं।

California पात्र बहु-राज्य काम के लिए एक अंतर-राज्यीय कवरेज व्यवस्था भी बताता है। अगर सेवाएँ स्थानीयकृत हैं, तो California का चुनाव फ़ॉर्म कहता है कि चुनाव उपलब्ध नहीं है। नहीं तो कर्मचारी और नियोक्ता दोनों हस्ताक्षर करते हैं; California और सामान्य अधिकार-क्षेत्र वाले राज्य को इसे मंज़ूर करना होगा। मंज़ूर चुनाव जमा करने वाली तिमाही के पहले दिन से या किसी बाद की तिमाही से शुरू हो सकता है। एजेंसियों से कवरेज पक्का करें, खासकर दो राज्यों में स्थायी काम के लिए। California विकलांगता कवरेज के लिए भी यही कसौटियाँ इस्तेमाल करता है, पर राज्य के दूसरे कार्यक्रमों के लिए अपनी अलग जाँच चाहिए।

अगर कर्मचारी एक राज्य में रहता है और नियमित रूप से दूसरे में काम करता है तो?

आयकर विथहोल्डिंग काम वाले राज्य और निवास वाले राज्य, दोनों में लागू हो सकती है। वहाँ कमाए वेतन के लिए काम वाले राज्य का नियम देखें, फिर देखें कि निवास वाला राज्य भी उसी वेतन पर कटौती माँगता है या नहीं। उदाहरण के लिए New Jersey के निर्देश तब अतिरिक्त निवासी कटौती माँगते हैं जब कर्मचारी कुछ हद तक New Jersey के बाहर काम करे या दूसरे राज्य की विथहोल्डिंग कम हो। कुछ राज्य कर्मचारी के रिटर्न पर काम वाले राज्य को चुकाए कर के लिए निवासी क्रेडिट देते हैं, पर इससे नियोक्ता को यह नहीं पता चलता कि कौन-सा कटौती खाता इस्तेमाल करे। New York निवासी क्रेडिट समझाता है; Pennsylvania के निर्देश राज्य के बाहर के निवासी काम और आंशिक रूप से राज्य के भीतर के अनिवासी काम में फ़र्क करते हैं।

सारा वेतन दफ़्तर या घर वाले राज्य को देने के बजाय राज्य के हिसाब से कार्य-दिवस दर्ज करें। उदाहरण के लिए Pennsylvania आमतौर पर अनिवासी के उस पारिश्रमिक पर विथहोल्डिंग माँगता है जो Pennsylvania में की गई सेवाओं का है, न कि दूसरी जगह की सेवाओं का, जब तक कोई पारस्परिक समझौता यह बदल न दे। उसके निर्देश उन Pennsylvania निवासियों की विथहोल्डिंग के बारे में भी हैं जो पूरी तरह या आंशिक रूप से राज्य के बाहर काम करते हैं। नियमित बँटी हुई समय-सारणियों के लिए ऐसे रिकॉर्ड चाहिए जो पेरोल रिपोर्टों और कर्मचारी के वेतन विवरण में दिखाए आवंटन का समर्थन करें।

क्या पारस्परिक समझौता विथहोल्डिंग वाला राज्य बदल सकता है?

हाँ, पर सिर्फ़ उन राज्यों और वेतन के लिए जो समझौते के दायरे में हैं, और कर्मचारी को प्रमाणपत्र देना पड़ सकता है। Pennsylvania का नियोक्ता मार्गदर्शन अपने पारस्परिक राज्यों की सूची देता है और कहता है कि जो Pennsylvania नियोक्ता किसी पात्र अनिवासी के लिए Pennsylvania का कर काटना बंद करता है, उसे उस कामगार के निवास वाले राज्य का कर काटना होगा। Pennsylvania के REV-419 के लिए कर्मचारी पात्र होते ही प्रमाणपत्र नियोक्ता को देता है; दोनों हस्ताक्षर करते हैं, और नियोक्ता पारस्परिक-राज्य के दावे के लिए उसकी एक प्रति Pennsylvania को भेजता है। कर्मचारी को इसे हर साल नवीनीकृत करने की ज़रूरत नहीं, जब तक निवास न बदले।

उलटी दिशा में, New Jersey में काम करने वाला Pennsylvania का निवासी New Jersey की विथहोल्डिंग रुकवाने के लिए नियोक्ता को Form NJ-165 देता है। नियोक्ता इसे New Jersey को भेजने के बजाय अपने पास रखता है। New Jersey का नियोक्ता, अगर ज़रूरी हो तो, Pennsylvania का कर काटे; नहीं तो वह ऐसा करना चुन सकता है। कर्मचारी को Pennsylvania निवास में बदलाव की सूचना 10 दिन के भीतर देनी होगी।

लागू करने से पहले समझौते का सटीक दायरा जाँचें। Pennsylvania के पारस्परिक नियम कवर किए गए कर्मचारी के पारिश्रमिक से जुड़े हैं; वे बेरोज़गारी कवरेज, विकलांगता अंशदान या हर स्थानीय वेतन कर का फ़ैसला नहीं करते। अगर कर्मचारी का निवास बदलता है, तो प्रमाणपत्र और विथहोल्डिंग की फिर से समीक्षा करें।

अगर कर्मचारी को Pennsylvania आयकर देना पड़ने की उम्मीद है और वह REV-419 के बिना-विथहोल्डिंग वाले लाभ के लिए अब पात्र नहीं है, तो कर्मचारी को उस देयता का अनुमान होने के 10 दिन के भीतर प्रमाणपत्र लिखित में रद्द करना होगा।

क्या शहर या काउंटी का पेरोल कर काम की जगह के हिसाब से लगता है?

कभी-कभी; स्थानीय कर निवास, कार्यस्थल या दोनों के हिसाब से लग सकता है। Philadelphia के Wage Tax नियम Philadelphia के उन निवासियों को कवर करते हैं जो कहीं भी काम करें, और उन अनिवासियों को जो शहर में काम करते हैं। शहर की शर्तें पूरी करने वाले Pennsylvania नियोक्ताओं को ऐसा नियोक्ता बनने के 30 दिन के भीतर पंजीकरण करना होगा।

कर्मचारी का शहर और काउंटी, और हर नियमित कार्यस्थल जाँचें, फिर स्थानीय एजेंसी के नियम पक्के करें। राज्य की विथहोल्डिंग ज़रूरी स्थानीय खाते की जगह नहीं लेती। जब कर सिर्फ़ उस इलाके के काम पर लगता हो, तो स्थानीय कार्य-दिवस अलग रखें, और रिफ़ंड या सुधार की प्रक्रिया स्थानीय एजेंसी से जाँचें।

साल के बीच में कर्मचारी दूसरी जगह रहने चला जाए तो क्या बदलता है?

घर बदलने और कार्यस्थल बदलने की प्रभावी तिथियों से विथहोल्डिंग, बेरोज़गारी कवरेज, विकलांगता या अवकाश के अंशदान और स्थानीय करों की फिर से जाँच करें। सिर्फ़ नया घर का पता यह साबित नहीं करता कि कार्यस्थल बदला, और निवास वही रहने पर भी नया कार्यस्थल मायने रख सकता है। New York की विथहोल्डिंग श्रेणियाँ निवास और सेवाओं पर टिकी हैं; California की कवरेज कसौटियाँ सेवाओं के स्वरूप और दूसरे तथ्यों पर।

पुराने निवास का आख़िरी दिन, नए का पहला दिन, हर कार्यस्थल बदलाव, और प्रभावित पहली तनख़्वाह दर्ज करें। कोई भी छूट प्रमाणपत्र जाँचें, पेरोल सेटिंग और एजेंसी खाते अपडेट करें, और वर्षांत के वेतन विवरण के लिए पुराने और नए राज्यों के आवंटन रखें। तथ्य साफ़ न हों तो पिछली अवधियाँ बदलने से पहले एजेंसियों से पूछें या पेरोल की समीक्षा करवाएँ।

हमने गलत राज्य के लिए विथहोल्डिंग कर दी। इसे कैसे सुधारें?

पहले हर वेतन अवधि का कार्यस्थल, निवास, वेतन और असल जमा किया गया कर मिलाएँ। फिर विथहोल्डिंग और वेतन रिपोर्ट संशोधित करने के लिए हर राज्य की प्रक्रिया अपनाएँ; यह न मानें कि एक राज्य को किया भुगतान अपने आप दूसरे राज्य में चला जाता है। California EDD का सुधार पृष्ठ रिटर्न, वेतन रिपोर्ट और जमा के लिए अलग प्रक्रियाएँ देता है, और कहता है कि मूल रिपोर्ट भरे जाने से पहले तिमाही समायोजन प्रोसेस नहीं हो सकता।

अगर भरा हुआ Form W-2 राज्य के वेतन या असल में काटे गए कर को गलत दिखाता है, तो उसे सुधारने के लिए प्रभावित एजेंसियों के निर्देश मानें और कर्मचारी को सुधारा हुआ विवरण दें। एक राज्य को चुकाए कर का नाम बदलकर दूसरे राज्य की विथहोल्डिंग न बनाएँ; New Jersey के निर्देश कहते हैं कि उसके W-2 की विथहोल्डिंग वाली प्रविष्टि असल में कटे कर को दिखानी चाहिए। Form W-2c, राज्य के आँकड़ों के लिए boxes 15–17 और स्थानीय आँकड़ों के लिए 18–20 इस्तेमाल करें। सिर्फ़ राज्य या स्थानीय सुधारों के लिए IRS के निर्देश कहते हैं कि सुधारे हुए फ़ॉर्म प्रभावित एजेंसी और कर्मचारी को भेजें, SSA को नहीं; एजेंसी से पूछें कि उसे Form W-3c चाहिए या नहीं। अगर संघीय boxes भी बदलते हैं, तो SSA के W-2c और W-3c निर्देश मानें और जाँचें कि संघीय पेरोल रिटर्न भी सुधारने पड़ेंगे या नहीं।

नियोक्ता की संशोधित पेरोल रिपोर्ट, कर्मचारी के राज्य आयकर रिटर्न या रिफ़ंड दावे से अलग है। कर्मचारी को उस राज्य से रिफ़ंड माँगना पड़ सकता है जिसने कर रखा, और सही राज्य में कर निपटाना पड़ सकता है; Pennsylvania की मार्गदर्शिका कवर किए गए पारस्परिक-राज्य वेतन के लिए कर्मचारी का रिफ़ंड रास्ता बताती है। कर्मचारी को सुधारे विवरण जल्दी दें, पर पेरोल के ज़रिए रिफ़ंड का वादा न करें। अगर जमा या रिटर्न छूटे, तो पेरोल कर में पिछड़ गए देखें।

अवैतनिक पेरोल कर किसी व्यक्ति तक पहुँच सकता है। IRC 3102(b), 3111 और 3403 के तहत एकल स्वामी नियोक्ता के रूप में संघीय रोज़गार कर सीधे चुकाता है, जानबूझकर चूक की कसौटी के बिना। कोई साझेदार, अधिकारी, शेयरधारक या भुगतान पर नियंत्रण रखने वाला दूसरा व्यक्ति अगर जानबूझकर काटे गए संघीय करों को जमा नहीं करता, तो उस पर IRC 6672 के तहत संघीय ट्रस्ट फ़ंड जुर्माना लग सकता है; जुर्माना अवैतनिक आयकर विथहोल्डिंग और कर्मचारी के FICA हिस्से के बराबर होता है, और सिर्फ़ पद काफ़ी नहीं है। आम निर्धारण अवधि अगले 15 अप्रैल के बाद तीन साल, या बाद में रिटर्न भरे जाने के तीन साल बाद खत्म होती है; रिटर्न भरे जाने तक यह शुरू नहीं होती। वसूली आमतौर पर निर्धारण के दस साल बाद तक चलती है, कानूनी विस्तारों के अधीन। अलग से, New York Tax Law §685(g) जानबूझकर अपनी विथहोल्डिंग जमा न करने वाले व्यक्ति को अवैतनिक कर और ब्याज के लिए ज़िम्मेदार बना सकता है। उसकी सामान्य निर्धारण सीमा विथहोल्डिंग रिटर्न के तीन साल बाद है; अगले 15 अप्रैल से पहले भरा रिटर्न उसी तिथि को भरा माना जाता है, जबकि न भरे रिटर्न पर निर्धारण खुला रहता है।

उदाहरण

समझाने के लिए अमेरिकी डॉलर में राशियाँ। Pennsylvania में स्थित एक कंपनी साल भर के लिए एक कर्मचारी को $80,000 देती है। कर्मचारी New Jersey में रहता है और Pennsylvania दफ़्तर के दस दिनों को छोड़कर अपना सारा नियमित काम वहीं घर से करता है। मान लें कि उन दफ़्तर के दिनों से जुड़ा $4,000 का वेतन है, और New Jersey के काम के लिए $76,000 बचता है। New Jersey में वहाँ काम करने वाले निवासियों के नियोक्ताओं को पंजीकरण करना और विथहोल्डिंग करनी होती है। अगर कर्मचारी और नियोक्ता REV-419 पर हस्ताक्षर करते हैं, नियोक्ता उसे Pennsylvania को भेजता है और New Jersey का कर काटता है, तो Pennsylvania का पारस्परिक नियम कवर किए गए पारिश्रमिक पर, उन दफ़्तर के दिनों समेत, Pennsylvania की विथहोल्डिंग हटा सकता है। इस व्यवस्था के बिना कंपनी को Pennsylvania के काम पर Pennsylvania की विथहोल्डिंग परखनी होगी। अगर Pennsylvania दफ़्तर के दिन अस्थायी या आनुषंगिक हैं, तो New Jersey की बेरोज़गारी स्थानीयकरण कसौटी New Jersey की ओर इशारा करती है; दफ़्तर के दिनों के $4,000 वेतन के आधार पर बेरोज़गारी कर बाँटने के बजाय दोनों एजेंसियों से कवरेज पक्का करें। Pennsylvania का स्थानीय वेतन कर दफ़्तर के दिनों पर फिर भी लग सकता है।

आपके लिए अलग है?

• आपका कर्मचारी दूसरी जगह रहने चला गया है, उसकी नियमित बँटी हुई राज्य-समय-सारणी है, या पहले की तनख़्वाह गलत राज्य के लिए काटी गई थी: बहीखाता सहायता के लिए तिथियों वाले पते, कार्य-दिवसों की जगहें, वेतन के रिकॉर्ड, राज्य खाता संख्याएँ, जमा और वेतन विवरण जुटाएँ।
• आपको पहले कर्मचारी के लिए बुनियादी पेरोल खाते चाहिए: पेरोल शुरू करना देखें।
• दूर से काम करने वाले कामगार की वजह से कारोबार पर आय या फ़्रैंचाइज़ कर फ़ाइलिंग की ज़िम्मेदारी आ सकती है: दूसरे राज्यों में कारोबार की आय पर कर देखें।
• आपकी कंपनी को कामगार के राज्य में कारोबार करने का अधिकार चाहिए हो सकता है: दूसरे राज्य में पंजीकरण देखें।
• कर्मचारी कनाडा में रहता और काम करता है: सीमा पार कर्मचारी रखना देखें।