Başka eyalette çalışan personel için bordro vergileri

Çalışanım başka bir eyalette uzaktan çalışıyor. Önce neyi kontrol etmeliyim?

Çalışanın fiilen nerede çalıştığından, nerede vergi mukimi olduğundan ve her düzenin ne zaman başladığından başlayın. Ardından her bordro yükümlülüğünü iki eyaletin güncel kurallarına göre kontrol edin; yalnızca şirket adresi yanıtı belirlemez. New York'un stopaj kuralları ile California'nın çok eyaletli istihdam yönergesi, farklı vergilere farklı testler uygular.

Çalışanın iş yeri adresini, ev adresini, tarihli çalışma programını, seyahat günlerini ve varsa yazılı uzaktan çalışma düzenini edinin. Ev posta adresi, her iş gününün nerede geçtiğini göstermez. Çalışan bir eyalette çalışıp başka bir eyalette yaşıyorsa, bir sonraki bordroyu çalıştırmadan önce her iki idareyi de kontrol edin. Temel federal ve kendi eyaletinizdeki kurulum için bordro kurulumu rehberine bakın.

Stopajı ev adresi mi yoksa fiziksel çalışma yeri mi belirler?

Hiçbir adres her eyalette tek başına belirleyici değildir. Çalışma yeri çoğu zaman kaynak eyalet stopajı doğurur, ikamet ise ayrı bir stopaj yükümlülüğü doğurabilir; işverenin eyaletle bağlantısı da önemlidir. Pennsylvania'nın kuralları, Pennsylvania içinde veya dışında çalışan mukim çalışanları ve Pennsylvania içinde çalışan mukim olmayanları kapsar. Ancak Pennsylvania ile tek bağlantısı evden tam zamanlı uzaktan çalışan olan eyalet dışı bir işveren, Pennsylvania vergisi kesmek zorunda değildir. New York'un kuralları da mukim ve mukim olmayan ücretleri ayırır, ancak orada ofisi, işletmesi, kuruluşu veya ruhsatı olmayan eyalet dışı bir işverenin, yalnızca çalışan New York'ta yaşıyor diye stopaj yapmak zorunda olmadığını belirtir.

Fiziksel bulunma her zaman son adım değildir. New York, mukim olmayan bir çalışanın ana ofisi New York'taysa, işveren uzaktan çalışma yerinde gerçek bir ofis kurmadıkça, eyalet dışındaki bir uzaktan çalışma gününü genellikle New York iş günü sayar. Bu rahatlık kuralı, çalışan başka bir yerde evinde kalmış olsa bile sonucu değiştirebilir. Stopaj eyaletini seçmeden önce çalışma ve ikamet eyaletlerinin kaynak, işveren bağlantısı ve paylaştırma kurallarını kontrol edin.

New York'ta mukim olmayanlar için stopajda, çalışanın mukim olmadığını belgelemesini ve New York ücret paylaşımını Form IT-2104.1 üzerinde tahmin etmesini sağlayın.

New Jersey de karşılıklı bir rahatlık kuralı uygular; bu kural, New Jersey'deki bir ofise atanmış ancak kendi rahatı için uzaktan çalışan bazı mukim olmayan kişilere uygulanır. Karşılıklılık kapsamındaki Pennsylvania mukimlerine veya o yıl New Jersey'de hiç hizmet vermeyen bir çalışana uygulanmaz.

İkinci eyalette ne zaman kayıt yaptırmalıyım?

O eyaletin kuralları sizi stopaj, işsizlik kapsamı veya başka bir bordro programından sorumlu kılıyorsa, her idarenin istediği hesabı kullanarak kayıt yaptırın. Etkilenen ilk maaş ödemesinden önce kapsamı gözden geçirin. California, bir işletme işvereninin çalışan işe alıp bir takvim çeyreğinde $100 tutarını aşan ödeme yapması halinde 15 gün içinde kayıt yaptırmasını şart koşar. Ücret bildirimi ve vergi ödemelerinin ayrı takvimleri olabilir. Pennsylvania, stopajı bildirmeden ve ödemeden önce bir işveren stopaj hesabı gerektirir; California ise bordro beyanları, ücret raporları, ödemeler ve düzeltmeler için bir işveren bordro vergisi hesap numarası verir.

Bir eyalet bordro hesabı, sizi diğer eyaletin vergi idaresine veya bir şehre otomatik olarak kaydetmez. Bordro hesabı, şirketinizin orada iş yapmak üzere kayıt yaptırması gerekip gerekmediğini de belirlemez; bunun için başka bir eyalette kayıt rehberine bakın.

Çalışan birden fazla eyalette çalışıyorsa işsizlik vergisini hangi eyalet alır?

Tek bir çalışanın çok eyaletli hizmetlerinde, kapsayan eyaleti belirlemek için işsizlik kapsam testlerini sırayla uygulayın; çalışan bir sınır geçiyor diye aynı hizmetleri eyaletler arasında bölmeyin. California'nın çok eyaletli yönergesi olağan sırayı anlatır ve California'nın bu hizmetlerin tamamını kapsayabilmesi için çalışanın California'da bir miktar iş yapması gerektiğini belirtir.

İşsizlik katkı payını işveren öder; New Jersey ayrıca maaştan kesilen çalışan katkı payı da ister.

California ayrıca uygun çok eyaletli iş için bir eyaletler arası kapsam düzeni tanımlar. Hizmetler yerelleşmişse, California'nın seçim formu seçimin kullanılamayacağını belirtir. Aksi halde hem çalışan hem işveren imzalar; California ve olağan yargı yetkisine sahip eyalet onaylamalıdır. Onaylanan bir seçim, başvuru çeyreğinin ilk gününde veya sonraki bir çeyrekte başlayabilir. Özellikle iki eyalette kalıcı iş için kapsamı idarelerle teyit edin. California bu testleri maluliyet kapsamı için de kullanır, ancak diğer eyalet programları kendi kontrollerini gerektirir.

Çalışan bir eyalette yaşıyor ve düzenli olarak başka bir eyalette çalışıyorsa ne olur?

Gelir vergisi stopajı hem çalışılan eyalette hem ikamet edilen eyalette uygulanabilir. Önce çalışılan eyaletin orada kazanılan ücretlere ilişkin kuralını, ardından ikamet eyaletinin bu ücretlerde de stopaj isteyip istemediğini kontrol edin. Örneğin New Jersey'nin talimatları, çalışan kısmen New Jersey dışında çalışıyorsa veya diğer eyaletin stopajı daha düşükse ek mukim stopajı şart koşar. Bazı eyaletler, çalışanın beyannamesinde çalışılan eyalete ödenen vergi için mukim kredisi tanır, ancak bu tek başına işverene hangi stopaj hesabını kullanacağını söylemez. New York mukim kredisini açıklar; Pennsylvania'nın talimatları eyalet dışında çalışan mukim ile kısmen eyalet içinde çalışan mukim olmayan arasında ayrım yapar.

Tüm ücretleri ofis veya ev eyaletine yazmak yerine iş günlerini eyalet bazında izleyin. Örneğin Pennsylvania, bir karşılıklılık anlaşması bu uygulamayı değiştirmedikçe, genellikle mukim olmayan bir çalışanın Pennsylvania'da yaptığı hizmetlere ilişkin ücretinde stopaj ister, başka yerlerde yapılan hizmetler için istemez. Talimatları ayrıca tamamen veya kısmen eyalet dışında çalışan Pennsylvania mukimleri için stopajı da ele alır. Düzenli bölünmüş programlar, bordro raporlarında ve çalışanın ücret belgesinde gösterilen paylaşımı destekleyen kayıtlar gerektirir.

Karşılıklılık anlaşması stopaj eyaletini değiştirebilir mi?

Evet, ancak yalnızca anlaşmanın kapsadığı eyaletler ve ödemeler için; ayrıca çalışanın bir belge vermesi gerekebilir. Pennsylvania'nın işveren yönergesi karşılıklı eyaletlerini listeler ve şartları taşıyan mukim olmayan biri için Pennsylvania vergisi kesmeyi bırakan bir Pennsylvania işvereninin, o çalışanın ikamet eyaleti vergisini kesmesi gerektiğini belirtir. Pennsylvania'nın REV-419 belgesinde çalışan, uygun olur olmaz belgeyi işverene verir; ikisi de imzalar ve işveren karşılıklı eyalet talebi için bir kopyasını Pennsylvania'ya gönderir. İkamet değişmedikçe çalışanın bunu her yıl yenilemesi gerekmez.

Ters yönde, New Jersey'de çalışan bir Pennsylvania mukimi, New Jersey stopajını durdurmak için işverene Form NJ-165 verir. İşveren bunu New Jersey'ye göndermez, kendisi saklar. New Jersey'deki işveren, zorunluysa Pennsylvania vergisi kesmelidir; değilse kesmeyi seçebilir. Çalışan, Pennsylvania ikametinin sona erdiğini 10 gün içinde bildirmelidir.

Anlaşmanın kesin kapsamını uygulamadan önce kontrol edin. Pennsylvania'nın karşılıklılık kuralları, kapsanan çalışan ücretiyle ilgilidir; işsizlik kapsamını, maluliyet katkı paylarını veya her yerel ücret vergisini belirlemez. Çalışanın ikameti değişirse belgeyi ve stopajı yeniden gözden geçirin.

Çalışan Pennsylvania gelir vergisi ödemesi gerekeceğini bekliyorsa ve REV-419 kapsamında stopaj yapılmaması hakkından artık yararlanamıyorsa, çalışan bu yükümlülüğü öngördüğü andan itibaren 10 gün içinde belgeyi yazılı olarak iptal etmelidir.

Şehir veya ilçe bordro vergileri çalışma yerini mi izler?

Bazen; yerel vergi ikameti, çalışma yerini veya ikisini birden izleyebilir. Philadelphia'nın ücret vergisi kuralları, nerede çalışırlarsa çalışsınlar Philadelphia mukimlerini ve şehirde çalışan mukim olmayanları kapsar. Şehrin koşullarını karşılayan Pennsylvania işverenleri, böyle bir işveren olduktan sonra 30 gün içinde kayıt yaptırmalıdır.

Çalışanın ikamet ettiği şehri ve ilçesini her düzenli iş yerini kontrol edin, ardından yerel idarenin kurallarını doğrulayın. Eyalet stopajı, gerekli bir yerel hesabın yerini tutmaz. Vergi yalnızca o yerel yönetimde yapılan işe uygulanıyorsa yerel iş günlerini ayrı tutun; iade veya düzeltme sürecini de yerel idareye sorun.

Çalışan yıl içinde taşınırsa ne değişir?

Taşınmanın ve iş yeri değişikliğinin yürürlük tarihlerinden itibaren stopajı, işsizlik kapsamını, maluliyet veya izin katkı paylarını ve yerel vergileri yeniden kontrol edin. Yeni bir ev adresi tek başına çalışanın iş yerinin değiştiğini kanıtlamaz; ikamet aynı kalsa bile yeni bir iş yeri önemli olabilir. New York'un stopaj kategorileri ikamete ve hizmetlere bağlıdır; California'nın kapsam testleri hizmetlerin düzenine ve diğer olgulara bağlıdır.

Eski ikametteki son günü, yenisindeki ilk günü, her iş yeri değişikliğini ve etkilenen ilk maaş ödemesini kaydedin. Muafiyet belgelerini gözden geçirin, bordro ayarlarını ve idare hesaplarını güncelleyin, yıl sonu ücret belgesi için eski ve yeni eyalet paylaşımlarını saklayın. Olgular belirsizse, önceki dönemleri değiştirmeden önce idarelere sorun veya bordro incelemesi yaptırın.

Yanlış eyalet için stopaj yaptık. Nasıl düzeltiriz?

Önce her ödeme döneminin çalışma yerini, ikametini, ücretlerini ve fiili vergi ödemelerini mutabık hale getirin. Ardından stopaj ve ücret raporlarını düzeltmek için her eyaletin sürecini izleyin; bir eyalete yapılan ödemenin otomatik olarak diğerine taşındığını varsaymayın. California EDD'nin düzeltme sayfasında beyannameler, ücret raporları ve vergi ödemeleri için ayrı usuller vardır ve çeyreklik düzeltmenin, ilk rapor verilmeden işlenemeyeceği belirtilir.

Verilmiş bir Form W-2, fiilen kesilen eyalet ücretlerini veya vergisini yanlış gösteriyorsa, etkilenen idarelerin talimatlarını izleyerek düzeltin ve çalışana düzeltilmiş belge verin. Bir eyalete ödenen vergiyi başka bir eyalet için stopaj olarak göstermeyin; New Jersey'nin talimatları, W-2 stopaj girdisinin fiilen kesilen vergiyi yansıtması gerektiğini belirtir. Form W-2c'de eyalet verileri için 15–17, yerel veriler için 18–20 numaralı kutuları kullanın. Yalnızca eyalet veya yerel düzeltmeler için IRS talimatları, düzeltilmiş formların SSA'ya değil etkilenen idareye ve çalışana gönderilmesini söyler; idareye Form W-3c gerekip gerekmediğini sorun. Federal kutular da değişiyorsa SSA'nın W-2c ve W-3c talimatlarını izleyin ve federal bordro beyannamelerinin de düzeltilmesi gerekip gerekmediğini kontrol edin.

İşverenin düzeltilmiş bordro raporu, çalışanın eyalet gelir vergisi beyannamesinden veya iade talebinden ayrıdır. Çalışanın, vergiyi tutan eyaletten iade talep etmesi ve vergiyi doğru eyalette ödemesi gerekebilir; Pennsylvania'nın rehberi, kapsanan karşılıklı eyalet ücretleri için çalışanın iade yolunu anlatır. Çalışana düzeltilmiş belgeleri vakit kaybetmeden verin, ancak bordro üzerinden iade sözü vermeyin. Vergi ödemeleri veya beyannameler atlandıysa gecikmiş bordro vergileri rehberine bakın.

Ödenmemiş bordro vergisi bir kişiye ulaşabilir. Şahıs işletmesi sahibi, işveren olarak federal istihdam vergilerinden doğrudan sorumludur; bu, IRC 3102(b), 3111 ve 3403 uyarınca ve kasıt testi olmaksızındır. Ödemeyi denetleyen bir ortak, yönetici, hissedar veya başka bir kişi, kesilen federal vergileri kasten aktarmazsa IRC 6672 uyarınca federal trust fund cezasıyla karşılaşabilir; ceza, ödenmemiş gelir vergisi stopajı artı çalışanın FICA payına eşittir ve tek başına unvan yeterli değildir. Olağan tarhiyat süresi, sonraki 15 Nisan'dan veya daha geç bir beyanname verilmesinden üç yıl sonra sona erer; beyanname verilene kadar başlamaz. Tahsilat genellikle tarhiyattan sonra on yıl sürer; kanuni uzatmalar saklıdır. Ayrıca, New York Tax Law §685(g), stopajını kasten aktarmayan bir kişiyi ödenmemiş vergi ve faizden sorumlu kılabilir. Olağan tarhiyat sınırı, stopaj beyannamesinden sonra üç yıldır; sonraki 15 Nisan'dan önce verilen bir beyanname o tarihte verilmiş sayılır, verilmemiş bir beyanname ise tarhiyatı açık bırakır.

Örnek

ABD doları cinsinden örnek tutarlar. Pennsylvania merkezli bir şirket, bir çalışanına yıl için $80.000 ödüyor. Çalışan New Jersey'de yaşıyor ve Pennsylvania ofisindeki on gün dışında tüm düzenli işini New Jersey'deki evinden yapıyor. Ücretin $4.000'ının bu ofis günleriyle ilgili olduğunu ve New Jersey işi için $76.000 kaldığını varsayın. New Jersey, orada çalışan mukimlerin işverenlerinin kayıt yaptırmasını ve stopaj yapmasını şart koşar. Çalışan ve işveren REV-419'u imzalarsa, işveren bunu Pennsylvania'ya gönderir ve New Jersey vergisi keserse, Pennsylvania'nın karşılıklılık kuralı, bu ofis günleri dahil kapsanan ücret üzerindeki Pennsylvania stopajını kaldırabilir. Bu uygulama yoksa, şirket Pennsylvania'da yapılan iş için Pennsylvania stopajının gerekip gerekmediğini değerlendirmelidir. Pennsylvania ofis günleri geçici veya ikincil ise, New Jersey'nin işsizlik yerelleşme testi New Jersey'yi işaret eder; işsizlik vergisini $4.000'lık ofis günü ücretine göre bölmek yerine kapsamı iki idareyle teyit edin. Pennsylvania yerel ücret vergisi ofis günlerine yine de uygulanabilir.

Sizin durumunuz farklı mı?

• Çalışanınız taşındı, düzenli olarak bölünmüş eyalet programı var veya önceki ödemeler yanlış eyalet için stopajla kesildi: muhasebe kayıt desteği için tarihli adresleri, iş günü yerlerini, ödeme kayıtlarını, eyalet hesap numaralarını, vergi ödemelerini ve ücret belgelerini toplayın.
• İlk çalışanınız için temel bordro hesaplarına ihtiyacınız var: bordro kurulumu rehberine bakın.
• Uzaktan çalışan, işletme gelir vergisi veya franchise vergisi beyan yükümlülüğü doğurabilir: diğer eyaletlerde işletme gelir vergisi rehberine bakın.
• Şirketinizin, çalışanın eyaletinde iş yapma yetkisine ihtiyacı olabilir: başka bir eyalette kayıt rehberine bakın.
• Çalışan Kanada'da yaşıyor ve çalışıyor: sınırın öbür tarafındaki bir çalışanı işe alma rehberine bakın.