Lohnabrechnung für Arbeitnehmer in einem anderen Bundesstaat

Mein Arbeitnehmer arbeitet aus der Ferne in einem anderen Bundesstaat. Was prüfe ich zuerst?

Beginnen Sie damit, wo der Arbeitnehmer tatsächlich arbeitet, wo er steuerlich ansässig ist und wann jede Regelung begann. Prüfen Sie dann jede Lohnsteuerpflicht nach den aktuellen Regeln beider Bundesstaaten; die Adresse des Unternehmens allein entscheidet die Antwort nicht. Die Einbehaltungsregeln von New York und die Hinweise Kaliforniens zur Beschäftigung in mehreren Bundesstaaten wenden für verschiedene Steuern unterschiedliche Tests an.

Besorgen Sie sich die Adresse des Arbeitsplatzes, die Wohnadresse, einen datierten Arbeitsplan, Reisetage und jede schriftliche Vereinbarung zur Arbeit aus der Ferne. Eine Postadresse zu Hause zeigt nicht, wo jeder Arbeitstag stattfand. Arbeitet der Arbeitnehmer in einem Bundesstaat und wohnt in einem anderen, fragen Sie vor der nächsten Lohnabrechnung beide Behörden. Für die grundlegende Einrichtung auf Bundesebene und im Heimatstaat lesen Sie Lohnabrechnung einrichten.

Entscheidet die Wohnadresse oder der tatsächliche Arbeitsort über den Einbehalt?

Keine der beiden Adressen entscheidet in jedem Bundesstaat. Der Arbeitsort begründet oft den Einbehalt im Quellenstaat, während der Wohnsitz eine eigene Einbehaltungspflicht begründen kann; auch die Verbindung des Arbeitgebers zum Bundesstaat spielt eine Rolle. Die Regeln von Pennsylvania erfassen in Pennsylvania ansässige Arbeitnehmer, die innerhalb oder außerhalb von Pennsylvania arbeiten, und Nichtansässige, die dort arbeiten. Ein Arbeitgeber außerhalb des Bundesstaates, dessen einzige Verbindung zu Pennsylvania ein in Vollzeit von zu Hause arbeitender Arbeitnehmer ist, muss die Steuer von Pennsylvania jedoch nicht einbehalten. Die Regeln von New York unterscheiden ebenfalls Löhne Ansässiger und Nichtansässiger, sagen aber, dass ein Arbeitgeber außerhalb des Bundesstaates ohne Büro, Geschäft, Gründung oder Lizenz dort nicht allein deshalb zum Einbehalt verpflichtet ist, weil ein Arbeitnehmer in New York wohnt.

Die körperliche Anwesenheit ist nicht immer der letzte Schritt. New York behandelt einen Homeoffice-Tag außerhalb des Bundesstaates in der Regel als Arbeitstag in New York, wenn das Hauptbüro eines Nichtansässigen in New York liegt, es sei denn, der Arbeitgeber hat am Homeoffice-Ort ein echtes Büro eingerichtet. Diese Convenience Rule kann das Ergebnis ändern, auch wenn der Arbeitnehmer anderswo zu Hause blieb. Prüfen Sie die Regeln zur Zuordnung der Einkünfte, zur Verbindung des Arbeitgebers und zur Aufteilung in Arbeits- und Wohnstaat, bevor Sie einen Einbehaltsstaat wählen.

Für den Einbehalt bei Nichtansässigen in New York lassen Sie den Arbeitnehmer auf Form IT-2104.1 die Nichtansässigkeit bescheinigen und die Aufteilung der Löhne auf New York schätzen.

New Jersey wendet ebenfalls eine Gegenseitigkeits-Convenience-Rule an auf bestimmte Nichtansässige, die einem Büro in New Jersey zugeordnet sind und zu ihrer eigenen Bequemlichkeit aus der Ferne arbeiten. Sie gilt nicht für in Pennsylvania Ansässige, für die Gegenseitigkeit gilt, und nicht für einen Arbeitnehmer, der in diesem Jahr keine Leistungen in New Jersey erbringt.

Wann muss ich mich im zweiten Bundesstaat registrieren?

Registrieren Sie sich, wenn die Regeln dieses Bundesstaates Sie für Einbehalt, Arbeitslosenversicherung oder ein anderes Lohnprogramm verantwortlich machen, mit dem Konto, das die jeweilige Behörde verlangt. Prüfen Sie den Versicherungsschutz vor der ersten betroffenen Gehaltszahlung. Kalifornien verlangt von einem Arbeitgeber die Registrierung innerhalb von 15 Tage, wenn er einen Arbeitnehmer einstellt und in einem Kalenderquartal mehr als $100 zahlt. Lohnmeldungen und Einzahlungen können eigene Fristen haben. Pennsylvania verlangt ein Konto für den Arbeitgeber-Einbehalt, bevor der Einbehalt gemeldet und gezahlt wird, während Kalifornien eine Kontonummer für die Lohnsteuer des Arbeitgebers vergibt für Lohnsteuererklärungen, Lohnmeldungen, Zahlungen und Korrekturen.

Ein Lohnsteuerkonto bei einem Bundesstaat registriert Sie nicht automatisch bei der Steuerbehörde des anderen Bundesstaates oder einer Stadt. Es entscheidet auch nicht, ob Ihr Unternehmen sich dort für die Geschäftstätigkeit registrieren muss; lesen Sie Registrierung in einem weiteren Bundesstaat.

Welcher Bundesstaat erhält die Arbeitslosenversicherung, wenn der Arbeitnehmer in mehr als einem arbeitet?

Wenden Sie bei den Leistungen eines einzelnen Arbeitnehmers in mehreren Bundesstaaten die Tests zur Versicherungspflicht der Reihe nach an, um den zuständigen Bundesstaat zu bestimmen; teilen Sie dieselben Leistungen nicht auf Bundesstaaten auf, nur weil der Arbeitnehmer eine Grenze überschreitet. Die Hinweise Kaliforniens zur Beschäftigung in mehreren Bundesstaaten beschreiben die übliche Reihenfolge und sagen, der Arbeitnehmer müsse in Kalifornien etwas Arbeit leisten, bevor Kalifornien alle diese Leistungen erfassen kann.

Der Arbeitgeber zahlt seinen Beitrag zur Arbeitslosenversicherung; New Jersey verlangt außerdem Beiträge der Arbeitnehmer, die vom Lohn abgezogen werden.

Kalifornien beschreibt außerdem eine Vereinbarung über die Versicherung zwischen Bundesstaaten für berechtigte Arbeit in mehreren Bundesstaaten. Ist die Arbeit örtlich gebunden, sagt das Wahlformular Kaliforniens, dass die Wahl nicht möglich ist. Andernfalls unterschreiben sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber; Kalifornien und der Bundesstaat mit der gewöhnlichen Zuständigkeit müssen zustimmen. Eine genehmigte Wahl kann am ersten Tag des Quartals der Einreichung oder eines späteren Quartals beginnen. Klären Sie den Versicherungsschutz mit den Behörden, besonders bei dauerhafter Arbeit in zwei Bundesstaaten. Kalifornien verwendet diese Tests auch für die Invaliditätsversicherung, doch andere Programme der Bundesstaaten brauchen eine eigene Prüfung.

Was gilt, wenn der Arbeitnehmer in einem Bundesstaat wohnt und regelmäßig in einem anderen arbeitet?

Der Einbehalt der Einkommensteuer kann sowohl im Arbeitsstaat als auch im Wohnstaat gelten. Prüfen Sie die Regel des Arbeitsstaates für dort verdiente Löhne und dann, ob der Wohnstaat auf diese Löhne ebenfalls einen Einbehalt verlangt. Die Anleitung von New Jersey verlangt zum Beispiel einen zusätzlichen Einbehalt für Ansässige, wenn der Arbeitnehmer teilweise außerhalb von New Jersey arbeitet oder der Einbehalt des anderen Bundesstaates niedriger ist. Manche Bundesstaaten gewähren in der Erklärung des Arbeitnehmers eine Anrechnung für im Arbeitsstaat gezahlte Steuer, doch das sagt dem Arbeitgeber für sich genommen nicht, welches Einbehaltskonto er nutzen muss. New York erklärt die Anrechnung für Ansässige; die Anleitung von Pennsylvania unterscheidet Arbeit Ansässiger außerhalb des Bundesstaates von Arbeit Nichtansässiger, die teilweise innerhalb stattfindet.

Erfassen Sie die Arbeitstage nach Bundesstaat, statt alle Löhne dem Bürostaat oder dem Wohnstaat zuzuordnen. Pennsylvania verlangt zum Beispiel in der Regel den Einbehalt auf die Vergütung eines Nichtansässigen für Leistungen in Pennsylvania, nicht auf die Vergütung für Leistungen anderswo, sofern kein Gegenseitigkeitsabkommen dies ändert. Die Anleitung regelt auch den Einbehalt für in Pennsylvania Ansässige, die ganz oder teilweise außerhalb des Bundesstaates arbeiten. Bei regelmäßig geteilten Arbeitsplänen brauchen Sie Unterlagen, die die Aufteilung in den Lohnmeldungen und in der Lohnbescheinigung des Arbeitnehmers belegen.

Kann ein Gegenseitigkeitsabkommen den Einbehaltsstaat ändern?

Ja, aber nur für die vom Abkommen erfassten Bundesstaaten und Vergütungen, und der Arbeitnehmer muss möglicherweise eine Bescheinigung vorlegen. Der Leitfaden von Pennsylvania für Arbeitgeber nennt die Staaten mit Gegenseitigkeit und sagt, ein Arbeitgeber in Pennsylvania, der für einen berechtigten Nichtansässigen den Einbehalt der Steuer von Pennsylvania beendet, müsse die Steuer des Wohnstaates dieses Arbeitnehmers einbehalten. Bei REV-419 von Pennsylvania reicht der Arbeitnehmer die Bescheinigung beim Arbeitgeber ein, sobald er berechtigt ist; beide unterschreiben, und der Arbeitgeber sendet eine Kopie an Pennsylvania für den Anspruch auf Gegenseitigkeit. Der Arbeitnehmer muss sie nicht jährlich erneuern, es sei denn, der Wohnsitz ändert sich.

In der Gegenrichtung gibt ein in Pennsylvania ansässiger Arbeitnehmer, der in New Jersey arbeitet, dem Arbeitgeber Form NJ-165, um den Einbehalt von New Jersey zu beenden. Der Arbeitgeber bewahrt sie auf, statt sie an New Jersey zu senden. Der Arbeitgeber in New Jersey muss die Steuer von Pennsylvania einbehalten, wenn er dazu verpflichtet ist; andernfalls kann er sich dafür entscheiden. Der Arbeitnehmer muss einen Wechsel des Wohnsitzes in Pennsylvania innerhalb von 10 Tagen melden.

Prüfen Sie den genauen Umfang des Abkommens, bevor Sie es anwenden. Die Gegenseitigkeitsregeln von Pennsylvania betreffen die Vergütung erfasster Arbeitnehmer; sie entscheiden weder über die Arbeitslosenversicherung noch über Invaliditätsbeiträge oder jede kommunale Lohnsteuer. Ändert sich der Wohnsitz eines Arbeitnehmers, prüfen Sie Bescheinigung und Einbehalt erneut.

Erwartet der Arbeitnehmer, Einkommensteuer an Pennsylvania zu schulden, und erfüllt er die Voraussetzungen für den Verzicht auf den Einbehalt nach REV-419 nicht mehr, muss er die Bescheinigung innerhalb von 10 Tagen schriftlich widerrufen, ab dem Zeitpunkt, zu dem er diese Steuerschuld erwartet.

Folgen Lohnsteuern von Stadt oder Landkreis dem Arbeitsort?

Manchmal; eine kommunale Steuer kann dem Wohnsitz, dem Arbeitsort oder beiden folgen. Die Regeln zur Wage Tax von Philadelphia erfassen Einwohner von Philadelphia, wo auch immer sie arbeiten, und Nichtansässige, die in der Stadt arbeiten. Arbeitgeber in Pennsylvania, die die Bedingungen der Stadt erfüllen, müssen sich innerhalb von 30 Tage registrieren, nachdem sie zu einem solchen Arbeitgeber geworden sind.

Prüfen Sie Stadt und Landkreis des Wohnsitzes des Arbeitnehmers sowie jeden regelmäßigen Arbeitsort und prüfen Sie dann die Regeln der örtlichen Behörde. Der Einbehalt des Bundesstaates ersetzt kein erforderliches kommunales Konto. Führen Sie kommunale Arbeitstage getrennt, wenn die Steuer nur für Arbeit in dieser Gemeinde gilt, und klären Sie Erstattungen oder Korrekturen mit der örtlichen Behörde.

Was ändert sich, wenn der Arbeitnehmer im Lauf des Jahres umzieht?

Prüfen Sie Einbehalt, Arbeitslosenversicherung, Beiträge für Invalidität oder Freistellung und kommunale Steuern ab dem Wirksamkeitsdatum des Umzugs und des Wechsels des Arbeitsorts erneut. Eine neue Wohnadresse allein beweist nicht, dass sich der Arbeitsort geändert hat, und ein neuer Arbeitsort kann auch dann zählen, wenn der Wohnsitz gleich bleibt. Die Kategorien für den Einbehalt in New York richten sich nach Wohnsitz und Leistungen; die Tests Kaliforniens zur Versicherungspflicht richten sich nach dem Muster der Leistungen und anderen Umständen.

Halten Sie den letzten Tag am alten Wohnort, den ersten Tag am neuen, jeden Wechsel des Arbeitsorts und die erste betroffene Gehaltszahlung fest. Prüfen Sie jede Freistellungsbescheinigung, aktualisieren Sie die Einstellungen der Lohnabrechnung und die Konten bei den Behörden und bewahren Sie die alten und neuen Aufteilungen auf die Bundesstaaten für die Lohnbescheinigung zum Jahresende auf. Sind die Umstände unklar, fragen Sie die Behörden oder lassen Sie die Lohnabrechnung prüfen, bevor Sie frühere Zeiträume ändern.

Wir haben für den falschen Bundesstaat einbehalten. Wie korrigieren wir das?

Stimmen Sie zuerst für jeden Abrechnungszeitraum Arbeitsort, Wohnsitz, Löhne und tatsächliche Einzahlungen ab. Folgen Sie dann dem Verfahren jedes Bundesstaates zur Berichtigung von Einbehalt und Lohnmeldungen; gehen Sie nicht davon aus, dass eine Zahlung an einen Bundesstaat automatisch zu einem anderen wechselt. Die Korrekturseite der California EDD enthält getrennte Verfahren für Erklärungen, Lohnmeldungen und Einzahlungen und sagt, eine Quartalskorrektur könne nicht bearbeitet werden, bevor die ursprüngliche Meldung eingereicht ist.

Weist eine eingereichte Form W-2 die Löhne oder die tatsächlich einbehaltene Steuer des Bundesstaates falsch aus, befolgen Sie die Anweisungen der betroffenen Behörden zur Korrektur und geben Sie dem Arbeitnehmer eine berichtigte Bescheinigung. Bezeichnen Sie an einen Bundesstaat gezahlte Steuer nicht als Einbehalt für einen anderen um; die Anleitung von New Jersey sagt, der Eintrag zum Einbehalt auf der W-2 müsse die tatsächlich einbehaltene Steuer wiedergeben. Verwenden Sie Form W-2c, Felder 15–17 für Daten des Bundesstaates und 18–20 für kommunale Daten. Bei Korrekturen nur auf Ebene des Bundesstaates oder der Kommune verlangen die Anweisungen des IRS, berichtigte Formulare an die betroffene Behörde und den Arbeitnehmer zu senden, nicht an die SSA (Social Security Administration, US-Sozialversicherungsbehörde); fragen Sie die Behörde, ob sie Form W-3c braucht. Ändern sich auch Bundesfelder, folgen Sie den Anweisungen der SSA zu W-2c und W-3c und prüfen Sie, ob auch Lohnsteuererklärungen des Bundes zu korrigieren sind.

Die berichtigte Lohnmeldung eines Arbeitgebers ist von der Steuererklärung oder dem Erstattungsantrag des Arbeitnehmers beim Bundesstaat getrennt. Der Arbeitnehmer muss die Erstattung möglicherweise bei dem Bundesstaat beantragen, der die Steuer behalten hat, und die Steuer im richtigen Bundesstaat begleichen; der Leitfaden von Pennsylvania beschreibt den Erstattungsweg des Arbeitnehmers für erfasste Löhne bei Gegenseitigkeit. Geben Sie dem Arbeitnehmer zügig berichtigte Bescheinigungen, versprechen Sie aber keine Erstattung über die Lohnabrechnung. Wurden Einzahlungen oder Erklärungen versäumt, lesen Sie Lohnsteuer im Rückstand.

Unbezahlte Lohnsteuer kann eine Person treffen. Ein Einzelunternehmer schuldet die Bundeslohnsteuer als Arbeitgeber unmittelbar nach IRC 3102(b), 3111 und 3403, ohne Prüfung des Vorsatzes. Ein Gesellschafter, eine Führungskraft, ein Aktionär oder eine andere Person, die über die Zahlung entschied, kann der Trust-Fund-Zuschlag des Bundes nach IRC 6672 unterliegen, wenn sie einbehaltene Bundessteuern vorsätzlich nicht abführt; die Strafe entspricht dem unbezahlten Einbehalt der Einkommensteuer plus dem Arbeitnehmeranteil an FICA (US-Sozialversicherungs- und Medicare-Beiträge), und eine Funktionsbezeichnung allein genügt nicht. Die übliche Festsetzungsfrist endet drei Jahre nach dem folgenden 15. April oder einer späteren Einreichung der Erklärung; sie beginnt erst, wenn eine Erklärung eingereicht ist. Die Einziehung dauert in der Regel zehn Jahre nach der Festsetzung, vorbehaltlich gesetzlicher Verlängerungen. Gesondert kann New York Tax Law §685(g) eine Person, die ihren Einbehalt vorsätzlich nicht abführt, für die unbezahlte Steuer plus Zinsen haftbar machen. Die gewöhnliche Festsetzungsgrenze beträgt drei Jahre nach der Einbehaltungserklärung; eine vor dem folgenden 15. April eingereichte Erklärung gilt an diesem Tag als eingereicht, während eine nicht eingereichte Erklärung die Festsetzung offen lässt.

Beispiel

Beträge zur Veranschaulichung, in US-Dollar. Ein Unternehmen mit Sitz in Pennsylvania zahlt einem Arbeitnehmer $80.000 für das Jahr. Der Arbeitnehmer wohnt in New Jersey und erledigt dort seine gesamte reguläre Arbeit von zu Hause, außer an zehn Tagen im Büro in Pennsylvania. Angenommen, $4.000 des Lohns entfallen auf diese Bürotage, bleiben $76.000 für die Arbeit in New Jersey. New Jersey verlangt von Arbeitgebern dort arbeitender Ansässiger Registrierung und Einbehalt. Unterschreiben Arbeitnehmer und Arbeitgeber REV-419, sendet der Arbeitgeber sie an Pennsylvania und behält die Steuer von New Jersey ein, kann die Gegenseitigkeitsregel von Pennsylvania den Einbehalt von Pennsylvania auf die erfasste Vergütung entfallen lassen, einschließlich dieser Bürotage. Ohne diese Behandlung muss das Unternehmen den Einbehalt von Pennsylvania für die Arbeit in Pennsylvania prüfen. Sind die Bürotage in Pennsylvania vorübergehend oder gelegentlich, weist der Test von New Jersey zur örtlichen Bindung für die Arbeitslosenversicherung auf New Jersey; klären Sie den Versicherungsschutz mit beiden Behörden, statt die Arbeitslosenversicherung nach den $4.000 des Lohns für die Bürotage aufzuteilen. Die kommunale Lohnsteuer von Pennsylvania kann für die Bürotage trotzdem gelten.

Anders in Ihrem Fall?

• Ihr Arbeitnehmer ist umgezogen, hat einen regelmäßig auf Bundesstaaten geteilten Arbeitsplan oder früherer Lohn wurde für den falschen Bundesstaat einbehalten: Sammeln Sie datierte Adressen, Arbeitsorte nach Tagen, Lohnunterlagen, Kontonummern der Bundesstaaten, Einzahlungen und Lohnbescheinigungen für Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie brauchen die grundlegenden Lohnkonten für Ihren ersten Arbeitnehmer: Lesen Sie Lohnabrechnung einrichten.
• Der Arbeitnehmer aus der Ferne kann eine Pflicht zu Erklärungen zur Unternehmenseinkommensteuer oder Franchise Tax auslösen: Lesen Sie Unternehmenseinkommensteuer in anderen Bundesstaaten.
• Ihr Unternehmen braucht möglicherweise eine Erlaubnis zur Geschäftstätigkeit im Bundesstaat des Arbeitnehmers: Lesen Sie Registrierung in einem weiteren Bundesstaat.
• Der Arbeitnehmer wohnt und arbeitet in Kanada: Lesen Sie Einen Arbeitnehmer über die Grenze hinweg einstellen.