Số dư đầu kỳ khi đổi kế toán hoặc phần mềm: cách thiết lập

Tôi cần những báo cáo nào để thiết lập số dư đầu kỳ sau khi đổi kế toán viên?

Số dư đầu kỳ lấy từ bảng cân đối kế toán cuối kỳ của năm thuế đã chốt sổ gần nhất, không lấy từ báo cáo kết quả kinh doanh và không lấy từ tờ khai đã nộp. Hãy yêu cầu kế toán viên cũ, hoặc xuất từ phần mềm cũ, các báo cáo dưới đây tính đến ngày cuối cùng của năm đó. Nghĩa vụ giữ sổ sách hoặc hồ sơ thường trực đủ để xác lập thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế thuộc về người nộp thuế.

Việc chuyển đổi đơn giản khi các tài khoản cũ đã được đối chiếu với sao kê và bảng cân đối kế toán cuối kỳ khớp với tờ khai đã nộp gần nhất. Việc chuyển đổi không đơn giản khi hai bên không khớp, khi tờ khai năm ngoái chưa nộp, khi kế toán viên cũ chưa bàn giao hồ sơ hoặc tệp sổ sách đã mất, hoặc khi bảng cân đối kế toán đầu kỳ chỉ cân bằng được nhờ một khoản lớn trong Opening Balance Equity, tài khoản "bù trừ chung" mà nhiều phần mềm dùng.

Tôi có thể thiết lập số dư đầu kỳ chỉ từ tờ khai đã nộp không?

Chỉ là phương án cuối cùng. Tờ khai đã nộp cùng lắm chỉ cho tổng số của bảng cân đối kế toán, và một số tờ khai không có bảng cân đối kế toán. Tờ khai được lập từ sổ sách: hướng dẫn điền Form 1120-S nêu rằng Schedule L "should agree with the corporation's books and records" (phải khớp với sổ sách và hồ sơ của công ty).

Một pháp nhân nhỏ có thể được phép bỏ qua Schedule L, và khi đó tờ khai không có bảng cân đối kế toán để đối chiếu. Ai đủ điều kiện và các giới hạn: Schedule L trên tờ khai của công ty.

Nếu sổ sách cũ đã mất, cột cuối năm của Schedule L trong tờ khai đã nộp gần nhất có thể là bảng cân đối kế toán cuối kỳ duy nhất bạn có. Hãy coi mỗi dòng là một tổng số cần được chứng minh bằng sao kê.

Sổ sách mới nên dùng ngày bắt đầu nào khi tôi chuyển sang phần mềm mới?

Hãy dùng ngày đầu tiên của một năm thuế. Không có quy tắc nào của IRS đặt ra ngày bắt đầu; đây là cách làm gọn nhất, vì khi đó số dư đầu kỳ chính là số dư cuối kỳ của một năm đã kết thúc. Hãy ghi ngày của số dư đầu kỳ là ngày chốt sổ, tức ngày cuối cùng của năm thuế trước (ngày 31 tháng 12 đối với năm dương lịch), mà trang này gọi là ngày mở sổ. Giao dịch đầu tiên trong sổ mới mang ngày đầu tiên của năm mới.

• Các ngày khớp với tờ khai. Ngày chốt sổ là ngày của bảng cân đối kế toán cuối năm trên tờ khai.
• Năm bắt đầu sạch sẽ. Trong hệ thống ghi sổ kép, Publication 583 nêu rằng các tài khoản thu nhập và chi phí được đóng vào cuối mỗi năm thuế, còn các tài khoản tài sản, nợ phải trả và giá trị ròng vẫn mở. Khi đó báo cáo kết quả kinh doanh của tệp mới bao trùm đúng năm mà tờ khai bao trùm.
• Vốn chủ sở hữu không cần tách. Nếu mở sổ giữa năm thì phải gồm cả lợi nhuận đã kiếm được từ đầu năm đến lúc đó, một con số mà không tờ khai đã nộp nào cho biết.

Nếu tờ khai năm ngoái chưa nộp, số dư cuối kỳ chưa phải số dư chốt: các bút toán cuối năm như khấu hao vẫn có thể thay đổi chúng. Hãy lấy bảng cân đối thử sau các bút toán đó, và so với Schedule L khi tờ khai được nộp.

Chuyển từ bảng tính cũng làm theo cách tương tự: các tổng số của bảng tính tại ngày chốt sổ đóng vai trò bảng cân đối thử. Với người nộp tờ khai theo năm tài chính, ngày đầu tiên là ngày đầu tiên của năm tài chính, không phải ngày 1 tháng 1. Nếu việc chuyển đổi xảy ra giữa năm, vẫn mở sổ với số dư cuối năm ngoái và nhập các tháng đã qua, như bên dưới.

Số dư đầu kỳ của tôi khớp thế nào với Schedule L trên tờ khai của hợp danh hoặc S corporation?

Bảng cân đối kế toán đầu kỳ phải bằng cột cuối năm của Schedule L trong tờ khai đã nộp gần nhất, theo từng nhóm dòng. Schedule L gộp các tài khoản vào những dòng cố định, nên một dòng có thể chứa nhiều tài khoản: hãy so tổng theo dòng, không so theo từng tài khoản.

Hướng dẫn điền Form 1120-S nêu rằng dòng khoản vay từ cổ đông thường phải khớp với số tiền trên các Schedule K-1. Hướng dẫn điền Form 1065 nêu rằng tổng tài sản đầu kỳ thường phải bằng tổng tài sản cuối kỳ của năm trước, và phải đính kèm bản giải trình nếu không bằng.

Khi sổ sách cũ và Schedule L khác nhau, nguyên nhân thường gặp là các bút toán được ghi sau khi nộp tờ khai, làm tròn đến đô la (các hướng dẫn cho phép tờ khai bỏ phần cent), Schedule L lập theo cơ sở thuế (các hướng dẫn điền Form 1065 có nhắc đến, và với người nộp Schedule M-3 thì cho phép khi sổ sách chỉ phản ánh các số tiền theo cơ sở thuế), và lỗi trong sổ sách cũ.

Nếu bạn sửa số dư cũ khi mở sổ mới, cột đầu kỳ của tờ khai kế tiếp có thể không khớp với cột cuối kỳ đã nộp, và tờ khai hợp danh cần bản giải trình đính kèm như nêu ở trên cho mọi chênh lệch về tổng tài sản. Việc điều chỉnh có ảnh hưởng đến thu nhập trên tờ khai đã nộp hay không là quyết định cần phán đoán của người chuẩn bị thuế, và phải được đưa ra trước khi dùng sổ mới để lập tờ khai.

Làm thế nào để thiết lập vốn chủ sở hữu: cổ phần và lợi nhuận giữ lại, vốn của thành viên hợp danh hoặc vốn của chủ doanh nghiệp một chủ?

Vốn chủ sở hữu là tài sản trừ nợ phải trả tại ngày mở sổ. Publication 583 gọi là giá trị ròng (net worth), tức "excess of assets over liabilities" (phần tài sản vượt nợ phải trả). Với công ty hoặc hợp danh, hãy lấy từng tài khoản vốn chủ sở hữu từ bảng cân đối thử cuối kỳ cũ và kiểm tra tổng bằng tài sản trừ nợ phải trả. Nếu không bằng, hãy tìm ra chênh lệch trước khi mở sổ; đừng nhập nó như một khoản cân đối.

Ba cái bẫy:

• Lợi nhuận giữ lại chỉ gồm các năm trước. Lợi nhuận của năm hiện tại hình thành từ các tháng bạn nhập; các khoản phân phối và khoản rút tiền trước đó đã nằm trong vốn chủ sở hữu cuối kỳ.
• Tài khoản accumulated adjustments của S corporation không phải là lợi nhuận giữ lại. Hướng dẫn điền Schedule M-2 mô tả đây là tài khoản thường phản ánh thu nhập ròng tích lũy chưa phân phối của các năm sau 1982, được lưu để tính ảnh hưởng thuế của các khoản phân phối; S corporation có earnings and profits tích lũy (lợi nhuận tích lũy tính theo quy tắc thuế) phải duy trì tài khoản này.
• Vốn K-1 của thành viên hợp danh tính theo cơ sở thuế (tính theo quy tắc thuế), không phải theo sổ sách. Hướng dẫn điền Form 1065 nêu rằng số dư đầu kỳ trên Schedule M-2 phải bằng vốn đầu kỳ theo cơ sở thuế của các thành viên hợp danh trên các Schedule K-1, kèm bản giải thích nếu không bằng. Hãy mở sổ với số theo sổ sách của từng thành viên hợp danh và theo dõi vốn theo cơ sở thuế riêng: tài khoản vốn của thành viên hợp danh trong sổ sách của LLC.

Thiết bị và khấu hao lũy kế được chuyển sang thế nào?

Hãy nhập thiết bị theo giá gốc và khấu hao lũy kế thành hai số dư riêng, lấy từ danh sách tài sản cố định, không lấy từ tờ khai. Tờ khai không chứa danh sách này: hướng dẫn điền Form 4562 quy định tài sản của năm hiện tại được báo cáo theo loại tài sản và tháng đưa vào sử dụng, còn tài sản cũ hơn thường chỉ xuất hiện dưới dạng một khoản khấu trừ tổng.

• Nguồn: danh sách tài sản cố định đằng sau bảng cân đối thử cuối kỳ cũ, so với bảng khấu hao đằng sau tờ khai đã nộp gần nhất. Nếu khấu hao theo sổ sách và khấu hao theo thuế khác nhau, hãy mở sổ theo số theo sổ sách và đưa bảng theo thuế cho người chuẩn bị thuế riêng. Publication 583 nêu rằng hồ sơ tài sản phải cho thấy giá mua, các khoản nâng cấp, khoản khấu trừ section 179 và khấu hao đã khai, cùng việc thanh lý nếu có.
• Đối chiếu: giá gốc trừ khấu hao lũy kế bằng dòng của Schedule L về tài sản khấu hao, nếu sổ sách theo cách khấu hao của tờ khai.
• Kiểm tra tính hợp lý: hướng dẫn điền Form 4562 nêu rằng khấu hao các năm trước cộng khấu hao năm hiện tại không bao giờ được vượt quá giá gốc tính khấu hao của tài sản, nên khấu hao lũy kế cao hơn giá gốc của một tài sản cho thấy danh sách có lỗi.
• Không nhập lại: các khoản mua cũ chỉ tồn tại trong số dư đầu kỳ, không bao giờ là chi phí hay tài sản mới.

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng chưa thanh toán được chuyển sang thế nào để không tính thu nhập hai lần?

Việc đưa hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng chưa thanh toán vào số dư đầu kỳ hay không tùy thuộc vào phương pháp mà sổ sách dùng. Với phương pháp dồn tích, hãy chuyển từng hóa đơn một lần, giữ ngày gốc, để khoản thanh toán sau đó tất toán hóa đơn thay vì tạo thu nhập hoặc chi phí mới. Hãy nhập chúng dưới dạng chứng từ, không nhập trong bút toán bảng cân đối thử đầu kỳ, và ghi mỗi chứng từ đối ứng với tài khoản đối ứng của bút toán đó thay vì doanh thu hay chi phí; tài khoản đó khi ấy có tổng bằng không. Với phương pháp tiền mặt, hãy giữ chúng dưới dạng danh sách: khoản thanh toán được tính khi được trả. Về thuế, phương pháp của các tờ khai đã nộp quyết định: theo phương pháp tiền mặt, thu nhập thường được tính khi nhận; theo phương pháp dồn tích, thường được tính khi phát sinh.

Hóa đơn mua hàng thì ngược lại: theo phương pháp tiền mặt, hóa đơn mua hàng chưa trả thường là chi phí khi được trả; theo phương pháp dồn tích, thường đã là chi phí của năm đã chốt và nằm trong khoản phải trả.

Đổi phần mềm không làm đổi phương pháp kế toán, nên hãy giữ phương pháp mà sổ sách cũ và các tờ khai đã nộp đang dùng. Nếu chúng khác nhau, xem sổ dồn tích và tờ khai thuế theo cơ sở tiền mặt trước khi mở sổ. Việc đổi chính phương pháp thường cần IRS chấp thuận: phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ. Với sổ theo phương pháp dồn tích, hãy kiểm tra tổng khoản phải thu và khoản phải trả bằng bảng cân đối thử cuối kỳ cũ, và báo cáo kết quả kinh doanh của kỳ trước không có doanh thu hay chi phí nào từ chúng.

Còn các tháng của năm nay trước khi chuyển đổi thì sao?

Hãy thiết lập số dư đầu kỳ tại ngày mở sổ, rồi nhập từng tháng đã qua và đối chiếu tháng đó trước khi bắt đầu tháng kế tiếp.

1. Nhập các số dư ở trên, mang ngày mở sổ, tức ngày cuối cùng của năm ngoái.
2. Với mỗi tháng đã qua, nhập các giao dịch từ sao kê ngân hàng và thẻ. Với sổ theo phương pháp dồn tích, nhập thêm hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng của tháng và các bút toán không dùng tiền mặt như khấu hao từ hồ sơ của chính bạn, áp các khoản thanh toán vào hóa đơn đang mở thay vì nhập lại chúng thành doanh thu hay chi phí. Các báo cáo hằng tháng của tệp cũ chỉ để đối chiếu chéo; nhập các giao dịch của tệp đó là tùy chọn.
3. Đối chiếu từng tháng. Publication 583 nêu rằng nên đối chiếu tài khoản vãng lai mỗi tháng, để sao kê, sổ séc và sổ sách khớp nhau.
4. So sánh lợi nhuận lũy kế từ đầu năm với báo cáo cuối cùng của kế toán viên cũ cho cùng ngày, nếu có.

Không cần nhập giao dịch của các năm trước để mở sổ. Những gì tờ khai kế tiếp cần từ tệp mới (bảng lương, khoản trả cho nhà cung cấp để lập Form 1099, thuế bán hàng, hàng tồn kho) tùy thuộc vào tờ khai đó: hãy xác nhận với người chuẩn bị thuế sẽ nộp tờ khai. Hãy giữ các báo cáo và tệp cũ trong những khoảng thời gian nêu tại lưu hồ sơ kinh doanh trong bao lâu.

Một dòng sao kê chứng minh một khoản thanh toán và ngày thanh toán, không cho biết khoản đó để làm gì. Publication 583 nêu rằng chỉ có bằng chứng đã thanh toán thì chưa xác lập khoản khấu trừ, nên hãy giữ cả hóa đơn hoặc phiếu bán hàng: biên lai bị mất.

Làm thế nào để không ghi trùng giao dịch trong tệp mới?

Dùng một ngày mở sổ và một nguồn duy nhất cho mỗi kỳ. Giao dịch trùng xảy ra khi cùng một giao dịch vào sổ hai lần qua hai đường.

• Số dư đầu kỳ là số dư, không phải giao dịch. Hãy nhập chúng một lần, mang ngày mở sổ, và không nhập giao dịch nào khác mang ngày bằng hoặc trước ngày đó, trừ các hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng chưa thanh toán bên dưới, vốn giữ ngày gốc. Một tờ séc hoặc khoản tiền gửi còn chờ xử lý lúc đó đã nằm trong số dư tiền mặt của sổ sách, nên khi dòng ngân hàng của nó được ghi nhận, đừng nhập lại như một khoản thanh toán hay tiền gửi mới.
• Một nguồn cho mỗi kỳ. Lấy hoạt động ngân hàng của từng tháng từ nguồn dữ liệu ngân hàng tự động (bank feed), hoặc từ sao kê, hoặc từ tệp cũ, không lấy từ hai nguồn chồng lên nhau. Hãy bắt đầu mọi nguồn dữ liệu tự động hoặc việc nhập dữ liệu vào ngày sau ngày mở sổ.
• Chỉ nhập các hóa đơn bán hàng và hóa đơn mua hàng chưa thanh toán một lần, và đừng nhập thêm các giao dịch bán hay mua mà chúng phát sinh từ đó.
• Để bảng đối chiếu tìm ra phần còn lại. Bảng đối chiếu của tháng đầu tiên bắt đầu từ số dư sao kê tại ngày mở sổ, kèm danh sách các khoản chưa xử lý. Chênh lệch còn lại sau đó là một bút toán bị thiếu hoặc bị trùng; số dư đầu kỳ sai có cách sửa riêng.

Làm sao biết số dư đầu kỳ đã đúng?

Số dư đầu kỳ đạt khi sổ mới khớp với bảng cân đối thử cuối kỳ cũ, các sao kê, danh sách tài sản và tờ khai đã nộp. Điều đó cho thấy chúng có chứng từ hỗ trợ, không cho thấy sổ sách cũ đúng: chênh lệch mà bạn không giải thích được là lúc nên nhờ người chuẩn bị thuế. Hãy chạy các kiểm tra sau trước khi nhập tháng đầu tiên.

Khi các kiểm tra đều đạt, hãy khóa sổ tại ngày mở sổ để các kỳ trước không bị thay đổi.

Nếu kế toán viên cũ hoặc phần mềm cũ không đưa hồ sơ cho tôi thì sao?

Khi được yêu cầu, một CPA, enrolled agent hoặc luật sư phải hoàn trả ngay hồ sơ của khách hàng cần cho việc tuân thủ thuế liên bang, và tranh chấp về phí thường không làm thay đổi điều đó. Nhân viên ghi sổ không lập gì gửi IRS chỉ bị ràng buộc bởi điều khoản hợp đồng dịch vụ và luật tiểu bang. Sổ cái cũ và bảng cân đối thử có được coi là hồ sơ của khách hàng hay không có thể tùy thuộc vào thư thỏa thuận dịch vụ, nên hãy yêu cầu bằng văn bản: đổi kế toán viên.

Khi hồ sơ không được giao, hãy dựng lại từ các nguồn ngoài sổ sách cũ, rồi nhờ kiểm tra vốn chủ sở hữu đầu kỳ.

• Bản trích lục của tờ khai đã nộp. Với Form 1065, Form 1120 và Form 1120-S, IRS cung cấp bản trích lục tờ khai thuế doanh nghiệp miễn phí, qua tài khoản thuế doanh nghiệp, bằng Form 4506-T hoặc qua điện thoại. Bản này cho thấy hầu hết các dòng như đã khai, nhưng không có các giấy tờ hoặc bản kê đính kèm tờ khai. Bản trích lục tờ khai có sẵn trong năm hiện tại và các tờ khai được xử lý trong 3 năm xử lý trước đó, và hầu hết yêu cầu Form 4506-T được xử lý trong vòng 10 ngày làm việc. Schedule C là một phần của Form 1040, nên chủ doanh nghiệp một chủ thay vào đó yêu cầu bản trích lục tờ khai bằng Form 4506-T.
• Bản sao tờ khai. Form 4506 yêu cầu bản sao kèm các giấy tờ đính kèm như đã nộp ban đầu, với phí $30 cho mỗi tờ khai; IRS cho biết hãy chờ tối đa 75 ngày theo lịch.
• Sao kê từ ngân hàng, đơn vị phát hành thẻ và bên cho vay, ngược về ngày chốt sổ.
• Bản sao của chính bạn. IRS khuyên giữ bản sao các tờ khai đã nộp. Hãy kiểm tra email của bạn và mọi cổng thông tin khách hàng mà kế toán viên đã dùng.

Sổ sách được dựng lại từ sao kê: dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa. Mọi số tiền đều tính bằng đô la Hoa Kỳ.

S corporation đổi nhân viên ghi sổ vào ngày 1 tháng 7

Giả sử sổ theo phương pháp tiền mặt, nên không có khoản phải thu hay phải trả, và doanh thu vượt giới hạn dành cho người nộp nhỏ của Schedule L, nên công ty phải điền Schedule L. Bảng cân đối kế toán cuối kỳ ngày 31 tháng 12 từ sổ sách cũ: ngân hàng US$25.000; thiết bị US$40.000 theo giá gốc, trừ US$15.000 khấu hao lũy kế, nên tổng tài sản là US$50.000; một khoản vay US$20.000; capital stock US$10.000 và lợi nhuận giữ lại US$20.000, nên vốn chủ sở hữu là US$30.000. Nợ phải trả cộng vốn chủ sở hữu là US$50.000.

Sổ mới mang các số dư này tại ngày 31 tháng 12, tức ngày mở sổ, và các tổng số khớp với cột cuối năm của Schedule L. Các giao dịch từ ngày 1 tháng 1 đến hết tháng 6 được nhập từ sao kê và đối chiếu từng tháng; việc đổi nhân viên ghi sổ vào ngày 1 tháng 7 không cần bút toán đặc biệt.

Chủ doanh nghiệp một chủ chuyển từ bảng tính sang phần mềm mới

Schedule C không có bảng cân đối kế toán, nên số dư đầu kỳ lấy từ sao kê tính đến ngày 31 tháng 12: ngân hàng US$8.000 và số dư thẻ US$5.000. Vốn chủ sở hữu của chủ sở hữu là US$3.000. Không nhập giao dịch cũ nào; thu nhập và chi phí được nhập từ tháng 1.

LLC hai thành viên bị đánh thuế như hợp danh

Giả sử hợp danh không đạt điều kiện người nộp nhỏ, nên điền Schedule L và M-2 cùng mục L trên từng Schedule K-1. Sổ sách cho thấy tổng vốn của các thành viên hợp danh là US$60.000, trong khi các Schedule K-1 cho thấy vốn theo cơ sở thuế là US$45.000. Schedule L, lập từ sổ sách, thể hiện US$60.000. Sổ mới mở ở mức US$60.000, chia theo từng thành viên hợp danh như sổ cũ cho thấy. Khoản chênh lệch US$15.000 nằm lại trên một bảng riêng theo cơ sở thuế để người chuẩn bị thuế đối chiếu Schedule M-2 với các K-1.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sổ sách cũ và tờ khai đã nộp không khớp, tờ khai năm ngoái chưa nộp, kế toán viên cũ không giao hồ sơ, hoặc vốn chủ sở hữu đầu kỳ cần một bút toán bù trừ lớn: những điều này quyết định số dư nào đáng tin, và quyết định đó phải có trước khi sổ mới được dùng để lập tờ khai. Đây là lúc nên nhờ nhân viên ghi sổ hoặc người chuẩn bị thuế: dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách chưa từng tồn tại trước năm nay: xem số dư đầu kỳ khi sổ sách bắt đầu muộn.
• Opening Balance Equity có số dư lớn: xem Opening Balance Equity.
• Vốn chủ sở hữu khác với tờ khai đã nộp: xem lợi nhuận giữ lại không khớp với tờ khai năm ngoái.
• Bạn đang cân nhắc chuyển đổi giữa năm hoặc chuyển bao nhiêu dữ liệu lịch sử: xem đổi phần mềm kế toán giữa năm.
• Bạn cần biết Schedule L là gì: xem Schedule L trên tờ khai của công ty.
• Bạn cần hồ sơ hoặc quyền truy cập IRS từ kế toán viên cũ: xem đổi kế toán viên.
• Bạn đang thay nhân viên ghi sổ giữa năm: xem thay nhân viên ghi sổ của bạn.
• Danh sách tài sản cố định bị mất: xem dựng lại bảng khấu hao bị mất.
• Thiếu sổ sách của nhiều tháng: xem bù sổ sách bị chậm.
• Người nước ngoài sở hữu công ty tại Hoa Kỳ và các hồ sơ phải nộp đã bị bỏ lỡ: xem dựng lại sổ sách cho các hồ sơ chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ lỡ.
• Doanh nghiệp ở Canada: xem đổi kế toán viên tại Canada.