Hoàn thiện sổ sách tồn đọng trước hạn nộp tờ khai thuế

Sổ sách phải thể hiện những gì trước khi nộp được tờ khai thuế?

Sổ sách phải thể hiện rõ tổng thu nhập, các khoản khấu trừ và tín thuế để làm căn cứ cho tờ khai. Sổ sách cũng phải phân biệt tiền kiếm được với các khoản tiền gửi vào không phải doanh thu, và phân biệt chi tiêu kinh doanh với chi tiêu cá nhân. IRS cho phép dùng bất kỳ hệ thống phù hợp nào, nhưng yêu cầu hồ sơ đủ để chứng minh các số tiền đã khai trên tờ khai (hướng dẫn lưu hồ sơ của IRS; 26 CFR 1.6001-1).

Một bản dựng lại sổ sách sẵn sàng cho việc khai thuế phải cho ra các kết quả kiểm tra sau, chứ không chỉ là danh sách giao dịch ngân hàng:

IRS giải thích rằng sổ sách kinh doanh tóm tắt các giao dịch thể hiện trên chứng từ gốc. Hãy bắt đầu từ tháng thiếu sớm nhất, đối chiếu xong tháng đó rồi mới làm tiếp, để số dư của các tháng sau không thừa hưởng sai sót của tháng trước. Tổng số sẽ đưa vào tờ khai nào còn tùy loại pháp nhân; xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào.

Tôi có thể xin gia hạn trong lúc hoàn thiện sổ sách không?

Thông thường là được: hãy nộp đơn xin gia hạn phù hợp trước ngày đến hạn ban đầu của tờ khai. Form 4868 và Form 7004 thường chỉ gia hạn thời gian nộp tờ khai, không gia hạn thời gian nộp thuế, vì vậy hãy ước tính và nộp số thuế còn nợ trước ngày đó, đồng thời giữ xác nhận gia hạn. Công dân hoặc cư dân Hoa Kỳ đủ điều kiện có nơi làm việc chính (tax home) và nơi ở thường xuyên ở nước ngoài, hoặc phục vụ quân đội ở nước ngoài, cùng một số hợp danh và công ty, thì được đến ngày 15 của tháng thứ sáu sau khi kết thúc năm để nộp tờ khai và nộp thuế. Hãy chứng minh điều kiện bằng một bản giải trình đính kèm tờ khai, hoặc nếu xin thêm thời gian nộp tờ khai trước ngày đó thì đánh dấu ô đủ điều kiện trên Form 4868 hoặc Form 7004. Tiền lãi vẫn tính trên số thuế chưa nộp kể từ ngày đến hạn thông thường (hướng dẫn gia hạn của IRS; 26 CFR 1.6081-5; hướng dẫn khai Form 7004).

Việc gia hạn cho pháp nhân không gia hạn tờ khai cá nhân của chủ sở hữu; nếu cần, hãy xin gia hạn riêng (hướng dẫn khai Form 7004 của IRS; IRS Topic 304). Gia hạn không giúp hoàn thiện sổ sách và không bao gồm mọi nghĩa vụ riêng biệt, chẳng hạn như nộp thuế lương hoặc thuế bán hàng của tiểu bang. Về hạn nộp tờ khai và các form của pháp nhân, hãy xem Doanh nghiệp của bạn nộp những tờ khai nào. Nếu tờ khai đã trễ, hãy xem Tiền phạt nộp tờ khai và nộp thuế trễ.

Tôi cần dựng lại những hồ sơ nào, và lấy bản sao ở đâu?

Hãy thu thập hồ sơ của mọi tháng còn thiếu trước khi phân loại giao dịch. Sao kê ngân hàng là điểm xuất phát, nhưng hóa đơn, báo cáo thanh toán, hồ sơ bảng lương và tờ khai đã nộp năm ngoái mới giải thích ý nghĩa của các khoản tiền vào và tiền ra (IRS Publication 583).

Với chủ doanh nghiệp một chủ, bảng ghi thu nhập và tiền lương (transcript) của IRS có thể giúp tìm các tờ khai thông tin được lập theo mã số thuế cá nhân, nhưng chỉ hiển thị các form đã nộp cho IRS. Hợp danh và công ty có thể yêu cầu bản ghi tờ khai doanh nghiệp nếu mất bản sao của năm ngoái; bản này thể hiện hầu hết các dòng của tờ khai, nhưng không có mọi tài liệu đính kèm. Hãy yêu cầu bên phát hành cấp lại chứng từ gốc còn thiếu.

Tôi có thể dùng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng thay cho biên lai không?

Sao kê giúp chứng minh tiền đã chuyển đi; riêng chúng thì có thể chưa chứng minh được món hàng đã mua hay mục đích kinh doanh. IRS liệt kê sao kê là một loại chứng từ hỗ trợ, nhưng cho biết có thể cần kết hợp nhiều loại để xác lập người nhận tiền, số tiền, việc thanh toán, ngày và mô tả mục đích kinh doanh (hướng dẫn lưu hồ sơ của IRS).

Hãy đối chiếu từng dòng sao kê với hóa đơn, biên lai, lịch sử đơn hàng, hợp đồng hoặc giải trình bằng văn bản có bằng chứng khác chứng minh. Khoản thanh toán thẻ hiện trong tài khoản ngân hàng là một lần chuyển tiền để trả dư nợ thẻ; những giao dịch mua bằng thẻ mới là các chi phí có thể có. Đừng khấu trừ cả hai. Với chi phí đi lại, quà tặng, bữa ăn và việc sử dụng xe, Publication 463 mô tả thêm các bằng chứng cần có về số tiền, thời gian, địa điểm và mục đích kinh doanh. Riêng một khoản trừ tiền trong ngân hàng không cung cấp đủ những thông tin này.

Nếu tôi làm mất biên lai hoặc chưa từng giữ thì sao?

Hãy cố dựng lại chứng từ còn thiếu từ các hồ sơ độc lập, và đánh dấu mọi khoản chi mà bạn không chứng minh được trước khi tờ khai được lập. Hãy xin lại hóa đơn hoặc biên lai bản sao, ghép với sao kê, và ghi chú mục đích kinh doanh khi bạn còn nhớ được. IRS yêu cầu có chứng từ hỗ trợ cho các bút toán trong cả sổ sách lẫn tờ khai.

Thiếu biên lai không tự động loại bỏ mọi khoản chi, nhưng ước đoán thì không an toàn. Với chi phí đi lại, quà tặng và xe, Publication 463 nêu rằng hồ sơ chưa đầy đủ cần có một bản giải trình cụ thể cùng các bằng chứng khác đủ sức thuyết phục, và không được chỉ ước chừng số tiền. Nếu hồ sơ bị mất do hoàn cảnh ngoài tầm kiểm soát của bạn, Publication 463 cho phép bạn dựng lại hồ sơ hoặc các khoản chi. Hãy lập danh sách riêng các khoản còn chưa chắc về số tiền hoặc mục đích để người lập tờ khai quyết định khoản nào có thể được chấp nhận.

Làm sao tách chi tiêu cá nhân và kinh doanh trong cùng một tài khoản?

Hãy phân loại từng giao dịch theo bản chất của nó, không theo tài khoản chứa nó. IRS khuyên nên giữ tài khoản kinh doanh và tài khoản cá nhân riêng biệt, đồng thời xác định nguồn của các khoản tiền gửi vào và loại chi phí (IRS Publication 583).

Trước tiên, hãy ghép các khoản chuyển tiền giữa các tài khoản của chính bạn, khoản thanh toán thẻ và tiền vay với phía đối ứng của chúng; đừng gọi chúng là doanh thu hay chi phí hoạt động chỉ vì chúng đi qua tài khoản. Tiền nhận từ một khoản vay thật không phải là thu nhập (IRS Publication 334). Sau đó, đánh dấu từng khoản tiền vào và khoản chi là kinh doanh, cá nhân, chuyển khoản, khoản vay hoặc chưa xác định. Với khoản chi dùng chung, chỉ ghi phần kinh doanh có căn cứ như một chi phí kinh doanh tiềm năng, và giữ lại căn cứ của cách chia (IRS Publication 334). Hãy tách riêng chi tiêu cá nhân và các khoản rút vốn của chủ sở hữu. Với chủ doanh nghiệp một chủ, khoản rút cá nhân không phải là chi phí kinh doanh. Với hợp danh hoặc công ty, khoản trả cho chủ sở hữu có thể bị đánh thuế theo cách khác; đừng gọi một khoản trả là khoản vay, tiền lương hay khoản phân phối nếu không có thỏa thuận và hồ sơ chứng minh. Đặc biệt, khoản S corporation trả cho chủ sở hữu làm việc trong công ty có thể được coi là tiền lương dù được gọi là khoản phân phối (hướng dẫn của IRS).

Tổng thu nhập trong sổ sách có phải khớp với Form 1099-K và Form 1099-NEC không?

Sổ sách của bạn phải giải thích từng khoản chênh lệch; tổng thu nhập chịu thuế không nhất thiết bằng tổng các form. Form 1099-K báo cáo tổng số tiền thanh toán đã xử lý trước khi trừ phí, hoàn tiền và các điều chỉnh khác, trong khi hồ sơ của bạn có thể còn gồm tiền mặt và khoản thanh toán trực tiếp không có trên form này (hướng dẫn về Form 1099-K của IRS).

Hãy đối chiếu từng form với các giao dịch gốc. Nếu một tài khoản thanh toán thu tiền cho nhiều hoạt động, hãy chia các khoản thanh toán theo hoạt động bằng hồ sơ giao dịch (hướng dẫn về Form 1099-K của IRS). Đối chiếu số tiền trên Form 1099-NEC với hóa đơn và các khoản đã thanh toán, kiểm tra xem khoản nào cũng xuất hiện trong báo cáo của đơn vị xử lý thanh toán không, và mỗi lần bán chỉ tính một lần. So sánh tổng số tiền thanh toán đã xử lý với các khoản hoàn tiền, phí và số tiền ròng thực sự vào ngân hàng. Hãy tìm hiểu nguyên nhân nếu có form phát hành sai người nộp thuế hoặc sai số tiền, và yêu cầu bên phát hành sửa lại. Với hợp danh hoặc công ty, hãy kiểm tra xem Form 1099-K có đứng tên cá nhân chủ sở hữu dù pháp nhân mới là bên bán hàng không; hãy yêu cầu bên phát hành sửa và giữ hồ sơ bán hàng. Đừng trì hoãn việc nộp tờ khai để chờ Form 1099-K được sửa (hướng dẫn về Form 1099-K của IRS). Thu nhập không được báo cáo trên form nào vẫn phải có trong sổ sách. Về cách tính thuế đối với doanh thu trên sàn thương mại, xem Thuế thu nhập của người bán hàng trực tuyến.

Sổ sách tồn đọng phải theo phương pháp kế toán nào?

Hãy dựng lại sổ sách theo phương pháp kế toán mà doanh nghiệp dùng cho tờ khai thuế, trừ khi có việc đổi phương pháp hợp lệ. Việc hoàn thiện sổ sách không tự nó chuyển doanh nghiệp từ kế toán theo tiền mặt sang kế toán dồn tích. Theo phương pháp tiền mặt, thu nhập nhìn chung được khai khi nhận tiền, còn chi phí thường được khấu trừ hoặc vốn hóa khi chi trả; theo phương pháp dồn tích, thu nhập nhìn chung được khai khi phát sinh, còn chi phí được khấu trừ hoặc vốn hóa khi phát sinh (IRS Publication 583).

Hãy kiểm tra tờ khai đã nộp gần nhất và cách xử lý hàng tồn kho trước khi xếp giao dịch vào năm thuế. Doanh nghiệp bán hàng tồn kho có thể có thêm quy định và ngoại lệ về hàng tồn kho; nếu chỉ dựng lại từ ngân hàng thì có thể bỏ sót hàng còn trong kho hoặc hóa đơn khách hàng chưa thanh toán. IRS cho biết việc đổi phương pháp kế toán nhìn chung cần được IRS chấp thuận, thường xin bằng Form 3115 (IRS Publication 583; IRS Form 3115). Nếu nghi phương pháp đang dùng là sai, hãy đánh dấu để rà soát về thuế, đừng âm thầm đổi tổng số của năm nay.

Hợp danh hoặc công ty của tôi có cần bảng cân đối kế toán khớp với tờ khai năm ngoái không?

Nếu pháp nhân phải hoàn thành Schedule L, bảng cân đối kế toán của pháp nhân phải khớp với sổ sách và hồ sơ của mình. Một số hợp danh và công ty nhỏ hơn đủ điều kiện không phải lập Schedule L, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn của tờ khai áp dụng, đừng cho rằng lúc nào cũng bắt buộc (Form 1065; Form 1120-S; Form 1120).

Hãy bắt đầu dựng lại từ số dư cuối kỳ trước của tiền mặt, khoản phải thu, hàng tồn kho, tài sản, khoản vay và vốn chủ sở hữu. Đối chiếu từng khoản với sao kê và hồ sơ hiện tại trước khi ghi các tháng còn thiếu. Hướng dẫn khai Form 1065 nêu rằng tổng tài sản đầu kỳ nhìn chung phải bằng tổng tài sản cuối kỳ của năm trước; nếu có chênh lệch không giải thích được thì cần có bản giải trình. Sai sót của năm trước có thể cần được rà soát riêng. Đừng ép bảng cân đối kế toán mới cho khớp bằng cách tự thêm một khoản cân đối giả, hoặc coi chênh lệch số dư đầu kỳ là thu nhập của năm hiện tại.

Sổ sách sau khi dựng lại có thể cho thấy tôi còn nợ khoản nào khác?

Việc hoàn thiện sổ sách có thể phát hiện các nghĩa vụ nằm ngoài tờ khai thuế thu nhập. Hãy rà soát hồ sơ thanh toán và bán hàng về việc khai báo cho nhà thầu, tiền lương và thuế bán hàng trước khi coi công việc là đã xong (IRS Publication 583).

Quy định nộp tờ khai cho các vấn đề này tùy thuộc vào bên chi trả, loại pháp nhân và tiểu bang. Về thù lao của chủ sở hữu, xem Mức lương của chủ sở hữu S corporation; về thuế bán hàng, xem Khắc phục thuế bán hàng chưa thu. Nếu nhiều năm thuế chưa nộp tờ khai, hãy dùng Khắc phục các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp.

Sau khi nộp tờ khai, tôi phải giữ hồ sơ trong bao lâu?

Hãy giữ sổ sách đã dựng lại và các chứng từ đi kèm suốt thời hạn mà tờ khai còn có thể bị thay đổi hoặc kiểm tra; một số hồ sơ phải giữ lâu hơn. Hãy giữ bản sao các tờ khai đã nộp để chuyển số dư và phương pháp sang các năm sau (hướng dẫn lưu giữ hồ sơ của IRS).

Đây không phải là các thời hạn duy nhất có thể áp dụng: IRS nêu các thời hạn dài hơn cho một số yêu cầu và thu nhập bị bỏ sót. Quy định của tiểu bang có thể khác. Chẳng hạn, Texas Comptroller yêu cầu lưu hồ sơ thuế bán hàng và thuế sử dụng ít nhất bốn năm, và khuyên giữ cho đến khi mọi cuộc kiểm tra hoặc tranh chấp liên quan được giải quyết. Nếu bạn thay bản giấy gốc bằng hồ sơ điện tử, hệ thống lưu trữ phải giữ được các bản sao đọc rõ và truy xuất được theo quy định của IRS (IRS Publication 583).

Ví dụ

Chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều là đô la Hoa Kỳ. Form 1099-K và báo cáo của đơn vị xử lý thanh toán của một chuyên gia tư vấn tự kinh doanh cho thấy $50.000 tiền khách hàng thanh toán. Đơn vị xử lý hoàn tiền $5.000 cho khách, thu $2.000 tiền phí và chuyển vào ngân hàng $43.000. Khách hàng trả trực tiếp $30.000 vào ngân hàng, và khoản này cũng được báo cáo trên Form 1099-NEC. Một khoản chuyển $10.000 từ tài khoản tiết kiệm riêng của chuyên gia tư vấn là một khoản tiền vào khác.

Sổ sách cho thấy $80.000 khách hàng thanh toán, $5.000 hoàn tiền và $75.000 doanh thu từ khách hàng sau khi trừ hoàn tiền. Sau khi trừ $2.000 phí của đơn vị xử lý, tiền khách hàng thanh toán được gửi vào ngân hàng tổng cộng là $73.000. Tổng tiền gửi vào ngân hàng là $83.000, gồm cả khoản chuyển $10.000 từ tiết kiệm, vốn không phải doanh thu. Form 1099-NEC không cộng thêm $30.000 thu nhập nữa. Chuyên gia tư vấn vẫn cần hồ sơ cho các chi phí khác trước khi tờ khai sẵn sàng.

Trường hợp của bạn khác?

• Thiếu tờ khai của nhiều năm: dùng Khắc phục các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp để xác định thứ tự nộp.
• Sổ sách cho thấy thiếu bảng lương, hoặc chủ sở hữu S corporation không có lương: hãy xem Mức lương của chủ sở hữu S corporation và tìm dịch vụ ghi sổ kế toán để xử lý hồ sơ bảng lương.
• Thuế bán hàng đáng lẽ phải thu nhưng chưa từng thu: xem Khắc phục thuế bán hàng chưa thu.
• Chủ sở hữu nước ngoài có LLC một thành viên tại Hoa Kỳ: hồ sơ Form 5472 của công ty cần được xử lý riêng; xem Nộp tờ khai cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.
• Công ty là công ty Canada: xem Báo cáo tài chính cuối năm của công ty về các yêu cầu của tờ khai T2.
• Doanh nghiệp trễ sổ sách hơn một năm, còn tồn đọng thuế lương hoặc thuế bán hàng, hoặc cần bảng cân đối kế toán của pháp nhân: hãy thu thập sao kê ngân hàng và thẻ, báo cáo thanh toán, các Form 1099, sao kê khoản vay, hồ sơ bảng lương và tờ khai đã nộp gần nhất trước khi tìm dịch vụ ghi sổ kế toán. Khi sổ sách đã cập nhật, hãy so sánh tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ.